Amíg vannak eszközeink és szoftvereink, addig hatékony kommunikációra lesz szükségünk ahhoz, hogy hatékonyan közvetítsük másoknak termékeink használatát, létrehozását, működését és felépítését. MIÉRT? Egyszerűen azért, mert a műszaki kommunikációs készségekre szükség van az információk rögzítéséhez és ahhoz, hogy a közönség jobban megértse az általunk értékesített terméket vagy technológiát.
Míg a valós világban a kommunikáció szavak vagy kifejezések használatával történik, addig a technikai kommunikáció a virtuális világban a Műszaki dokumentáció használatával történik!
A műszaki termékdokumentáció kizárólag azzal a céllal készül, hogy segítse a végfelhasználót az általa használt termék vagy technológia működésének és felépítésének megértésében. Ez inkább a termék csavarjainak részletes leírása - egy "hogyan kell használni" kézikönyv az új alkalmazottak, felhasználók és bárki más számára, akinek tudnia kell, hogyan működik!
Bármennyire is egyszerűnek hangzik, a műszaki dokumentáció mégis zavarba ejtő lehet! A műszaki dokumentumok többsége több fázist tartalmaz, a "Hogyan használjuk: Ha új és korlátozott tapasztalattal rendelkezik" és a "Hogyan kell a hibaelhárítást elvégezni" között: Hiba vagy hiba esetén"
Ezért, ha nem tudja, hol kezdje, íme egy átfogó útmutató, amely segít megválaszolni a technikai dokumentáció mit, miért és hogyan kérdéseit, miközben leegyszerűsíti a folyamatot!
Kezdjük el!
A legjobb helyre érkezett, ha új a termékdokumentációban, és még soha nem kellett termékdokumentációs specifikációt kidolgoznia.
Bár a termékdokumentációs specifikáció készítésének alapjait már elsajátította, a termékdokumentációs specifikáció megvalósítása gondolkodást és elkötelezett hozzáállást igényel. Az alábbiakban egy útmutatót olvashat arról, hogy mit kell tudnia, és hogyan kell rugalmas és megfelelő termékdokumentációs specifikációt kidolgoznia.
Meghatározzuk a termékkövetelményeket és megvitatjuk a célját, valamint számos példát adunk a termékszabványokra. Megtudhatja, mit kell tartalmaznia a termékdokumentációban, hogyan kell megírnia, a termékleírás létrehozásától a termékleírás módosításáig az ügyfél inputja és a korlátozott felhasználói tesztelés alapján, és hogyan indíthatja el termékeit a gyártás vagy a szoftverfejlesztési folyamat felé vezető úton.
Mi a célja a termékdokumentációs specifikációknak?
A termékdokumentációs specifikáció kidolgozásához először is tisztában kell lennie azzal, hogy mi a termék. A termékdokumentációs specifikáció az Ön által fejlesztendő termékdokumentáció tervrajza, amely részletezi, hogyan fog megjelenni az ügyfelei számára, valamint a termékdokumentáció sajátos követelményeit és funkcióit, például a keresési képességeket, a nyelvváltoztatási képességeket és még sok mást. Emellett tartalmazhatja azt a személyiséget vagy fogyasztót is, akinek a terméket készítik, de ez főként azokra a termékekre vonatkozik, amelyeket bizonyos korcsoportoknak szánnak.
Ennek a termékdokumentációs specifikációnak rendkívül világosnak és könnyen hozzáférhetőnek kell lennie, és tartalmaznia kell minden olyan információt, amelyre a tervezőcsapatának és a termékcsapatnak szüksége van. A lehető legtöbb részletet tartalmazza, hogy a műszaki író csapata megértse, mit kell írnia, a tervező csapat pedig megértse a termékdokumentáció elrendezését. Az írott specifikációk táblázat vagy táblázat jelzi, hogy hol található további információ. Ne feledje azonban, hogy ez csak a termékdokumentáció specifikációs lapja - a termékdokumentáción belül megírandó termék részletorientált aspektusainak részleteit meghagyhatja csapatának a munka későbbi részeire.
Milyen információkat kell tartalmaznia a termékdokumentációs specifikációnak?
Minden termékleírás a műszaki követelmények, a műszaki specifikációk és egyéb termékspecifikus információk köré épül. A termékdokumentációnak azonban legalább a következőket kell tartalmaznia:
Összefoglaló: Ez a termék magas szintű áttekintése. A termék koncepciójának áttekintésével kezdődik, és a termék tömör leírásával és általános részleteivel zárul. Ezenkívül tisztázza, hogy miért fejlesztették ki a terméket és mi az általános célja. A termékleírás leírja a kész termék megjelenését, valamint a termék jellemzőit.
Funkcionális adatok: Ez egy írásos szempont, amely meghatározza a termék megjelenését és képességeit. Ezenkívül le kell írnia, hogy az emberek hogyan fognak vele foglalkozni. Nagyon fontos, hogy ezekben a magyarázatokban a lehető legrészletesebb legyen, és semmit se hagyjon ki.
Használati eset: a terméknek meg kell határoznia a termék minden egyes funkciójának vagy jellemzőjének használati esetét, és azt, hogy az milyen előnyökkel jár a végfelhasználó számára. Ez inkább marketing szintű anyagnak tekinthető. De ha a szokásosnak van felhasználói kézikönyve, amely szintén tartalmazza az egyes funkciók használati esetét, az segít megérteni, hogyan kell használni.
Használói személyiségek: Ez a szakasz azt a célközönséget írja le, amelynek a terméket kifejlesztették. Részletezi a demográfiai célcsoportot és azokat a problémákat, amelyeket a termék kezelni fog. A termék célközönségének ismerete biztosítja, hogy munkája ügyfélközpontú maradjon. Továbbá, ha a termékének vannak bizonyos veszélyei, amelyeket nem gyermekeknek szánt, akkor ezt bölcs dolog a termékdokumentációban feltüntetni.
Képek/videók: Minden szakasznak rendelkeznie kell a szükséges képekkel vagy videókkal a termékéről, a termék használatára vonatkozó írásos információkkal összefüggésben. Ez javítja a termékdokumentációt és a termékek felhasználási eseteit.
Hogyan tervezzünk, írjunk és adjunk ki hatékony műszaki dokumentációt?
A műszaki dokumentáció rendkívül kifinomult és összetett lehet! Ezért a legfontosabb, hogy az alábbi egyszerű lépések betartásával biztosítsa, hogy a tartalma aktuális, pontos és érdekes maradjon a közönség számára:
Legyen egyértelmű, hogy mit szeretne, mit tegyen az olvasó, amikor befejezi:
A műszaki dokumentáció teljes mértékben az olvasó következő lépésére összpontosít. Fejtse ki célját a termékdokumentáció minden egyes lépésével és szakaszával kapcsolatban, hogy a felhasználó megértse, mit fog tudni elérni az olvasás után. Ha tisztában van a dokumentum végfelhasználói útmutatókkal, könnyebb lesz megírni a részét. És minél terjedelmesebb a dokumentációja, annál könnyebb lesz az olvasóknak eligazodni az információk között. A Docsie számos olyan eszközzel is rendelkezik, amely segít ebben, például a kereső navigáció funkció lehetővé teszi a felhasználóid számára, hogy a dokumentációdban keresgéljenek, és gyorsan megtalálják az információkat!
Hozzon létre egy áttekintést a dokumentációhoz:
A termékdokumentáció megalkotása strukturált terv nélkül nehéz lehet olyan termékdokumentációt készíteni, amely jól áramlik, és hatékonyan eléri a dokumentációs kritériumok fő célját. Ennek eredményeképpen erősen ajánlott egy vázlettel kezdeni, amelyre a dokumentáció kibővíthető. Használja a fejléceket, kategóriákat, alkategóriákat és témákat az anyagok megfelelő elrendezéséhez és csoportosításához. A Docsie számos nagyszerű eszközzel rendelkezik, amely lehetővé teszi a dokumentáció gyors és hatékony létrehozását, és célja a dinamikus termékdokumentációk létrehozása.
Rendelkezünk keresési lehetőségekkel, jól átgondolt szervezéssel a dokumentációhoz, valamint sok más hatékony funkcióval.
Határozza meg a célközönségét:
Rendkívül fontos, hogy megértse a termékeit használó közönséget, hogy meghatározhassa, hogy a dokumentációja a fejlesztőknek, az alkalmazottaknak vagy a felhasználóknak szól. Ezzel biztosítható, hogy a fogyasztók megértsék a termék vagy technológia kontextusát, céljait és képességeit, hogy segítsen Önnek a célközönséghez való alkalmazkodásban. És akkor is, ha a célközönsége egy bizonyos, a székhelye szerinti országon kívüli országból származik, akkor a lefordított dokumentáció egy másik tényező, amelyet figyelembe kell vennie.
Tartalmazzon rajzokat és feliratokat a tartalomban:
A műszaki dokumentáció illusztrációinak vagy ábráinak különböző méréseket kell tartalmazniuk, amelyek megmagyarázzák a termékek méretét vagy szempontjait. Ha egy digitális SaaS-termék funkcióit mutatja be, akkor az, hogy ezekből a funkciókból részleteket tartalmaz, csodákat tesz, amíg bemutatja, hogy mit csinálnak és hogyan működnek.
Ezenkívül a képek segítenek megtörni a szavak egyhangúságát, és érdekessé teszik a papírt. A képaláírások segíthetnek a termékdiagramok és az egyértelmű utasításokkal ellátott rajzok perspektívába helyezésében.
Olvassa újra, szerkessze és írja újra:
Nézze át többször is a műszaki dokumentációját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem hagyott ki semmit! Ezenfelül egy munkatárssal vagy felettesével is szerkesztheti a munkáját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem hagyott ki semmit. Egy felülvizsgálati és módosítási mechanizmus garantálná, hogy a közzétett anyag pontos legyen.
A Docsie csodálatos eszközökkel rendelkezik, amelyek segíthetnek a termékdokumentáció elkészítésében, ha többet szeretne megtudni a Docsie-ról Kattintson ide.