Hogyan készítsünk termékdokumentációs specifikációkat?

Avatar of Author
Tal F.
on August 05, 2021 · · filed under Product Documentation Best Practices Product Documentation Tutorials

Amíg vannak eszközeink és szoftvereink, addig hatékony kommunikációra lesz szükségünk ahhoz, hogy hatékonyan közvetítsük másoknak termékeink használatát, létrehozását, működését és felépítését. MIÉRT? Egyszerűen azért, mert a műszaki kommunikációs készségekre szükség van az információk rögzítéséhez és ahhoz, hogy a közönség jobban megértse az általunk értékesített terméket vagy technológiát.

Míg a valós világban a kommunikáció szavak vagy kifejezések használatával történik, addig a technikai kommunikáció a virtuális világban a Műszaki dokumentáció használatával történik!

A műszaki termékdokumentáció kizárólag azzal a céllal készül, hogy segítse a végfelhasználót az általa használt termék vagy technológia működésének és felépítésének megértésében. Ez inkább a termék csavarjainak részletes leírása - egy "hogyan kell használni" kézikönyv az új alkalmazottak, felhasználók és bárki más számára, akinek tudnia kell, hogyan működik!

Bármennyire is egyszerűnek hangzik, a műszaki dokumentáció mégis zavarba ejtő lehet! A műszaki dokumentumok többsége több fázist tartalmaz, a "Hogyan használjuk: Ha új és korlátozott tapasztalattal rendelkezik" és a "Hogyan kell a hibaelhárítást elvégezni" között: Hiba vagy hiba esetén"

Ezért, ha nem tudja, hol kezdje, íme egy átfogó útmutató, amely segít megválaszolni a technikai dokumentáció mit, miért és hogyan kérdéseit, miközben leegyszerűsíti a folyamatot!

Kezdjük el!

A legjobb helyre érkezett, ha új a termékdokumentációban, és még soha nem kellett termékdokumentációs specifikációt kidolgoznia.

Bár a termékdokumentációs specifikáció készítésének alapjait már elsajátította, a termékdokumentációs specifikáció megvalósítása gondolkodást és elkötelezett hozzáállást igényel. Az alábbiakban egy útmutatót olvashat arról, hogy mit kell tudnia, és hogyan kell rugalmas és megfelelő termékdokumentációs specifikációt kidolgoznia.

Meghatározzuk a termékkövetelményeket és megvitatjuk a célját, valamint számos példát adunk a termékszabványokra. Megtudhatja, mit kell tartalmaznia a termékdokumentációban, hogyan kell megírnia, a termékleírás létrehozásától a termékleírás módosításáig az ügyfél inputja és a korlátozott felhasználói tesztelés alapján, és hogyan indíthatja el termékeit a gyártás vagy a szoftverfejlesztési folyamat felé vezető úton.

Mi a célja a termékdokumentációs specifikációknak?

A termékdokumentációs specifikáció kidolgozásához először is tisztában kell lennie azzal, hogy mi a termék. A termékdokumentációs specifikáció az Ön által fejlesztendő termékdokumentáció tervrajza, amely részletezi, hogyan fog megjelenni az ügyfelei számára, valamint a termékdokumentáció sajátos követelményeit és funkcióit, például a keresési képességeket, a nyelvváltoztatási képességeket és még sok mást. Emellett tartalmazhatja azt a személyiséget vagy fogyasztót is, akinek a terméket készítik, de ez főként azokra a termékekre vonatkozik, amelyeket bizonyos korcsoportoknak szánnak.

Ennek a termékdokumentációs specifikációnak rendkívül világosnak és könnyen hozzáférhetőnek kell lennie, és tartalmaznia kell minden olyan információt, amelyre a tervezőcsapatának és a termékcsapatnak szüksége van. A lehető legtöbb részletet tartalmazza, hogy a műszaki író csapata megértse, mit kell írnia, a tervező csapat pedig megértse a termékdokumentáció elrendezését. Az írott specifikációk táblázat vagy táblázat jelzi, hogy hol található további információ. Ne feledje azonban, hogy ez csak a termékdokumentáció specifikációs lapja - a termékdokumentáción belül megírandó termék részletorientált aspektusainak részleteit meghagyhatja csapatának a munka későbbi részeire.

Milyen információkat kell tartalmaznia a termékdokumentációs specifikációnak?

Minden termékleírás a műszaki követelmények, a műszaki specifikációk és egyéb termékspecifikus információk köré épül. A termékdokumentációnak azonban legalább a következőket kell tartalmaznia:

Összefoglaló: Ez a termék magas szintű áttekintése. A termék koncepciójának áttekintésével kezdődik, és a termék tömör leírásával és általános részleteivel zárul. Ezenkívül tisztázza, hogy miért fejlesztették ki a terméket és mi az általános célja. A termékleírás leírja a kész termék megjelenését, valamint a termék jellemzőit.

Funkcionális adatok: Ez egy írásos szempont, amely meghatározza a termék megjelenését és képességeit. Ezenkívül le kell írnia, hogy az emberek hogyan fognak vele foglalkozni. Nagyon fontos, hogy ezekben a magyarázatokban a lehető legrészletesebb legyen, és semmit se hagyjon ki.

Használati eset: a terméknek meg kell határoznia a termék minden egyes funkciójának vagy jellemzőjének használati esetét, és azt, hogy az milyen előnyökkel jár a végfelhasználó számára. Ez inkább marketing szintű anyagnak tekinthető. De ha a szokásosnak van felhasználói kézikönyve, amely szintén tartalmazza az egyes funkciók használati esetét, az segít megérteni, hogyan kell használni.

Használói személyiségek: Ez a szakasz azt a célközönséget írja le, amelynek a terméket kifejlesztették. Részletezi a demográfiai célcsoportot és azokat a problémákat, amelyeket a termék kezelni fog. A termék célközönségének ismerete biztosítja, hogy munkája ügyfélközpontú maradjon. Továbbá, ha a termékének vannak bizonyos veszélyei, amelyeket nem gyermekeknek szánt, akkor ezt bölcs dolog a termékdokumentációban feltüntetni.

Képek/videók: Minden szakasznak rendelkeznie kell a szükséges képekkel vagy videókkal a termékéről, a termék használatára vonatkozó írásos információkkal összefüggésben. Ez javítja a termékdokumentációt és a termékek felhasználási eseteit.

Hogyan tervezzünk, írjunk és adjunk ki hatékony műszaki dokumentációt?

A műszaki dokumentáció rendkívül kifinomult és összetett lehet! Ezért a legfontosabb, hogy az alábbi egyszerű lépések betartásával biztosítsa, hogy a tartalma aktuális, pontos és érdekes maradjon a közönség számára:

Legyen egyértelmű, hogy mit szeretne, mit tegyen az olvasó, amikor befejezi:

A műszaki dokumentáció teljes mértékben az olvasó következő lépésére összpontosít. Fejtse ki célját a termékdokumentáció minden egyes lépésével és szakaszával kapcsolatban, hogy a felhasználó megértse, mit fog tudni elérni az olvasás után. Ha tisztában van a dokumentum végfelhasználói útmutatókkal, könnyebb lesz megírni a részét. És minél terjedelmesebb a dokumentációja, annál könnyebb lesz az olvasóknak eligazodni az információk között. A Docsie számos olyan eszközzel is rendelkezik, amely segít ebben, például a kereső navigáció funkció lehetővé teszi a felhasználóid számára, hogy a dokumentációdban keresgéljenek, és gyorsan megtalálják az információkat!

Hozzon létre egy áttekintést a dokumentációhoz:

A termékdokumentáció megalkotása strukturált terv nélkül nehéz lehet olyan termékdokumentációt készíteni, amely jól áramlik, és hatékonyan eléri a dokumentációs kritériumok fő célját. Ennek eredményeképpen erősen ajánlott egy vázlettel kezdeni, amelyre a dokumentáció kibővíthető. Használja a fejléceket, kategóriákat, alkategóriákat és témákat az anyagok megfelelő elrendezéséhez és csoportosításához. A Docsie számos nagyszerű eszközzel rendelkezik, amely lehetővé teszi a dokumentáció gyors és hatékony létrehozását, és célja a dinamikus termékdokumentációk létrehozása.

Rendelkezünk keresési lehetőségekkel, jól átgondolt szervezéssel a dokumentációhoz, valamint sok más hatékony funkcióval.

Határozza meg a célközönségét:

Rendkívül fontos, hogy megértse a termékeit használó közönséget, hogy meghatározhassa, hogy a dokumentációja a fejlesztőknek, az alkalmazottaknak vagy a felhasználóknak szól. Ezzel biztosítható, hogy a fogyasztók megértsék a termék vagy technológia kontextusát, céljait és képességeit, hogy segítsen Önnek a célközönséghez való alkalmazkodásban. És akkor is, ha a célközönsége egy bizonyos, a székhelye szerinti országon kívüli országból származik, akkor a lefordított dokumentáció egy másik tényező, amelyet figyelembe kell vennie.

Tartalmazzon rajzokat és feliratokat a tartalomban:

A műszaki dokumentáció illusztrációinak vagy ábráinak különböző méréseket kell tartalmazniuk, amelyek megmagyarázzák a termékek méretét vagy szempontjait. Ha egy digitális SaaS-termék funkcióit mutatja be, akkor az, hogy ezekből a funkciókból részleteket tartalmaz, csodákat tesz, amíg bemutatja, hogy mit csinálnak és hogyan működnek.

Ezenkívül a képek segítenek megtörni a szavak egyhangúságát, és érdekessé teszik a papírt. A képaláírások segíthetnek a termékdiagramok és az egyértelmű utasításokkal ellátott rajzok perspektívába helyezésében.

Olvassa újra, szerkessze és írja újra:

Nézze át többször is a műszaki dokumentációját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem hagyott ki semmit! Ezenfelül egy munkatárssal vagy felettesével is szerkesztheti a munkáját, hogy megbizonyosodjon arról, hogy nem hagyott ki semmit. Egy felülvizsgálati és módosítási mechanizmus garantálná, hogy a közzétett anyag pontos legyen.

A Docsie csodálatos eszközökkel rendelkezik, amelyek segíthetnek a termékdokumentáció elkészítésében, ha többet szeretne megtudni a Docsie-ról Kattintson ide.


Subscribe to the newsletter

Stay up to date with our latest news and products