Hogyan írjunk lenyűgöző műszaki dokumentációt?

Minden termék- és projektmenedzsment-csapatnak szüksége van kulcsfontosságú személyekre a különböző műszaki dokumentációs projektek létrehozásához és irányításához. Ez fontos a termékek és projektek építésének és fejlesztésének különböző szempontjai, valamint a termékek és projektek kiadása, illetve az ügyfelek és a munkavállalók oktatása szempontjából a termékek, a funkciók és a szerepük különböző aspektusairól.

Bár a műszaki dokumentáció nehéznek tűnhet, nem kell annak lennie. Ebben a cikkben megtanítjuk mindenre, amit tudnia kell róla, hogy elkezdhesse a termékek és projektek lenyűgöző műszaki dokumentációjának létrehozását és karbantartását.

Mi a műszaki dokumentáció?

A műszaki dokumentáció számos formában és formátumban létezik, bár ma már többnyire online elérhető. Annak ellenére, hogy a műszaki dokumentációt gyakran műszaki írók, fejlesztőcsapatok, projektmenedzserek, fejlesztők és más iparági szakemberek készítik, a legjobb műszaki dokumentáció elég egyszerűen és világosan közli az információkat ahhoz, hogy mindenki számára érthető legyen. Ellenkező esetben elmarad a tervezett funkciójától.

A műszaki dokumentáció olyan dokumentumokra utal, amelyek részletesen ismertetik egy termék jellemzőit és funkcióit. A szoftverfejlesztési iparágban leggyakrabban a fejlesztői és termékcsapatok dolgozzák ki, és a szervezeten belül a különböző érdekelt felek támogatási igényeinek kielégítésére is használható.

A termékkel kapcsolatos elemekhez kontextust biztosítanak. Akár a termék használatát, technikáját, funkcióit, jellemzőit vagy fejlesztését írják le, a végső cél az, hogy az olvasót a termék egy adott eleméről tájékoztassák. Ez attól függetlenül igaz, hogy a szoftverfejlesztésben, a termékfejlesztésben vagy más területeken használják őket.

Ki a műszaki dokumentáció célközönsége?

A célközönséget sokféleképpen lehet meghatározni, a végfelhasználóktól kezdve a programozókon át az érdekeltekig. A kérdéses anyag típusától függően jelentősen változik.

Mindazonáltal a folyamatalapú műszaki dokumentációt gyakran más célközönségre tekintettel készítik. Ezek lehetnek fejlesztők, érdekeltek, ügyfelek vagy a belső csapat más tagjai. Bár ezt a fajta dokumentációt ritkábban használják, mint a termékalapú dokumentációt, célja, hogy mélyebb betekintést nyújtson a terméket alkotó különböző műszaki elemekbe.

Végső soron a technikai dokumentáció gyakran a termék felhasználóinak javára készül. Elsődleges célja gyakran az, hogy segítse a felhasználókat bizonyos feladatok elvégzésében a termékkel, ezért a különböző típusú műszaki dokumentációk készítése során mindig figyelembe kell venni a végfelhasználókat.

Mi a műszaki dokumentáció jelentősége?

A műszaki dokumentáció fontosságának több oka is van. Mindez azonban egyetlen kritikus előnyre vezethető vissza. A műszaki dokumentáció készítésének fő oka a nyilvánosság tájékoztatása egy termékről.

Ez az állítás magától értetődőnek tűnhet, de menjünk egy kicsit tovább. Végül is egy termék teljesen haszontalan, ha a fogyasztók nem rendelkeznek kellő ismeretekkel róla. Az információhiány azt eredményezi, hogy az egyének nem tudják megfelelően használni a terméket, vagy nincs meg a szükséges szakértelem ahhoz, hogy valóban megértsék azt.

A műszaki dokumentáció a végfelhasználó szempontjából kritikus jelentőségű, mivel lehetővé teszi számukra a termék hatékony használatát. Ez kétszeresen is előnyös a műszaki dokumentációt készítő cég számára, mivel csökkenti az ügyfélszolgálati órák számát, és boldog felhasználókat eredményez, akik képesek a hibaelhárításra és a saját kérdéseik megválaszolására.

Belsőleg a műszaki dokumentáció kritikus jelentőségű, mivel biztosítja az alkalmazottak számára a terméken való hatékony munkavégzéshez szükséges tudást, legyen szó akár magas műszaki színvonalú anyagról, akár a tervezés és a folyamatok magas szintű áttekintéséről.

Mindenesetre a termékek nem mindig maguktól értetődőek. Ezért van szükségünk a műszaki dokumentációra, amely minden szükséges információt megad róluk.

Milyen különböző típusú műszaki dokumentációk léteznek?

A műszaki dokumentációnak számos formája létezik. A legegyszerűbb módszer a műszaki dokumentáció különböző formáinak megkülönböztetésére, ha meghatározzuk, hogy kinek írják őket. Nagyjából két típusba sorolhatók: termékdokumentáció és folyamatdokumentáció.

A termékek minden esetben nem mindig maguktól értetődőek. Ezért van szükségünk a műszaki dokumentációra, amely minden szükséges információt megad róluk.

Folyamatorientált dokumentáció

Egyszerűen fogalmazva, a folyamatorientált dokumentáció részletezi azt a módszert, amellyel egy terméket kifejlesztettek. Nem a végeredménnyel foglalkozik, hanem a különböző folyamatokkal, adatokkal és eseményekkel, amelyek hozzájárulnak a fejlesztéshez és a fejlődéshez.

Az ilyen típusú műszaki írások jellemzően belső használatban maradnak, és a fogyasztók vagy végfelhasználók számára kevéssé értékesek vagy érdekesek (kivéve azokat a külső érdekelt feleket, akiknek jogos érdeke fűződik a termék fejlesztéséhez). Hasznos, mivel a termék életciklusának számos szakaszát jelöli. Ezt a fajta dokumentációt a termékmenedzsment és a projektmenedzsment csapatok, valamint más olyan vállalati csapatok használják, amelyeknek különböző folyamatokat és katalógusdokumentációt kell kezdeményezniük, például a HR- és akár a fejlesztőcsapatok.

A folyamatorientált dokumentáció állhat6 projektjavaslatokból, amelyek a termékfejlesztéssel kapcsolatos célkitűzéseket és határidőket mutatják be. Termékkövetelmények, amelyek olyan meggyőző dokumentumok, amelyek egy új termékkel vagy szolgáltatással kapcsolatos lényeges tényeket és számadatokat írnak le. A célok, a felhasználói személyiségek és történetek, a kiadás részletei, az ütemtervek, a drótvázak és a tervezés részletei, a kockázatok és a függőségek gyakori szempontok.

A folyamatorientált dokumentáció állhat projekttervekből, vázlatokból, összefoglalókból és chartákból is.

A projekt- és termékmenedzsereknek különösen nagy szükségük van a termék- és projektmenetrendekre, így a munkafolyamatuk ezen aspektusát támogató dokumentáció és tervek megléte elengedhetetlen a projektek előrehaladásához és a termékek fejlesztéséhez.

A projektjelentések és -frissítések, valamint a termék- vagy projektfejlesztésen belüli folyamatok egyes szakaszainak leírása a folyamatorientált dokumentáció másik aspektusa. Ez fantasztikus áttekintést nyújt a termék életciklusának számos fázisáról.

Termékorientált dokumentáció

A műszaki dokumentáció következő típusa a termékorientált dokumentáció. Gyakran felhasználói dokumentációként ismert, leírja, hogy mi az elkészült termék és hogyan kell használni. A fejlesztési folyamat leírása helyett inkább a kész eredményt hangsúlyozza.

A termékközpontú dokumentációnak számos különböző típusa létezik, a legfontosabb kulcstípusok azonban a felhasználói kézikönyvek, oktatóanyagok, telepítési útmutatók, hibaelhárítási útmutatók, gyakran ismételt kérdések, tudásbázisok, wikik és egyéb tanulási források: Ezek a dokumentációtípusok információt nyújtanak a termékről, és segítenek a végfelhasználóknak megtanulni a termék használatát.

A felhasználói tapasztalatok dokumentációja a termékorientált dokumentáció egy másik formája a SaaS-vállalatok számára. A UX-dokumentáció a termék felhasználói élményét (UX) írja le. Az összes vonatkozó képernyőkép és felhasználói személyiségjegyzék. ő tartalmazza a felhasználói személyiségjegyzékeket, használati eseteket, stílusirányelveket, mock-upokat, prototípusokat, drótvázakat és minden szükséges képernyőképet.

A termékdokumentáció következő fajtája a kiadási jegyzetek. Ezt belső dokumentációként lehet használni, hogy az értékesítés és a marketing tájékoztassa a SaaS termékfrissítésekről, vagy hogy tájékoztassa a felhasználókat és az ügyfeleket egy technikai termék új funkcióiról és frissítéseiről.

Szoftverorientált dokumentáció

Akár a felhasználóknak, akár a fejlesztőknek ír, győződjön meg róla, hogy dokumentációja alapos és választ ad a kérdéseikre. Időt takaríthat meg azzal, hogy ugyanazokra a kérdésekre válaszol újra és újra.

A szoftverdokumentáció a következőket foglalja magában; API dokumentáció szoftverarchitektúra-tervezés, dokumentáció és forráskód dokumentáció. Ezek a dokumentációk nagyon fontosak a szoftvercsapatok számára, hogy tudják, hogyan kell felépíteni és strukturálni bizonyos technikai platformokat és termékeket. A fejlesztők számára elengedhetetlen a szoftverkövetelmények, a rendszerdokumentáció, a kóddokumentáció, a teszttervek és a dokumentáció egyéb formáinak létrehozása a hatékony csapatok növelése és fenntartása érdekében.

Milyen előnyei vannak a kiváló műszaki dokumentációnak?

A kiváló műszaki dokumentáció több okból is fontos a termékfejlesztési folyamat szempontjából. Mindenekelőtt segít mindenkinek a célok megvalósításában.

Hogy mire gondolunk? Ha egy terméket hoz létre, a végső célja az, hogy az emberek élvezzék a használatát. Fogyasztóként az a célod, hogy sikeresen használd a terméket egy probléma megoldására vagy egy szolgáltatás nyújtására. Ez lehetetlen, ha a fogyasztók nem értik vagy nem használják a terméket.

Ebben segít a nagyszerű műszaki dokumentáció. Felruházza a fogyasztókat termékismerettel, és segít nekik a termék sikeres használatában, miközben segíti a termékcsapatokat a fejlesztési folyamatban.

Annak érdekében, hogy a műszaki dokumentáció jól meg legyen írva, a trükk az, hogy megfelelő folyamatot, munkafolyamatot és stratégiát kell kialakítani a minőségi, világos és határozottan megírt műszaki dokumentáció megírásához. Egyszerűen használhatónak és érthetőnek kell lennie a felhasználók számára. Ellenkező esetben nem fog mindenkinek segíteni abban, hogy elérje a céljait.

A Docsie egy egyértelmű megoldás, amely segít jobb dokumentációt írni.

Az egyértelmű, jó minőségű és könnyen hozzáférhető műszaki dokumentáció elengedhetetlen. Hogy segítsen Önnek és fejlesztőcsapatának ennek megvalósításában, a Docsie ingyenes próbaverziója segít a technikai dokumentáció létrehozásában és megírásában.

Gyönyörű, könnyen testreszabható tudásportál-készítőnk lehetővé teszi csapata számára, hogy könnyedén együttműködjön a műszaki dokumentáción, miközben rendezett marad.

Felejtse el az e-mailek, Microsoft-csapatok, GitHub és Google Drive között szétszórt dokumentációval járó fejfájást. Platformunk használatával biztosíthatja, hogy minden szükséges információ központosítva legyen, így figyelmét a kreatív szelek beindítására és a lenyűgöző tartalom létrehozására összpontosíthatja. Kezdje el most!

Mi a legjobb módja a műszaki dokumentáció fejlesztésének?

Sokan nem tudják, hol kezdjék a műszaki dokumentáció készítését. Nem kell aggódni; a kiváló műszaki dokumentáció készítése tanult tehetség. Hogy addig is segítségére legyünk, néhány egyszerű módszert bontottunk le a jó műszaki dokumentáció gyors elkészítéséhez.

1. Végezzen kutatást

Lássuk be: nehéz jó műszaki dokumentációt készíteni, ha nem vagy teljesen tisztában azzal az anyaggal, amit megpróbálsz megadni. Ha már rendelkezik példákkal, kutatásokkal, mintákkal és egyéb adatokkal, amelyekkel dolgozhat, lépjen tovább a második lépésre.

Ha azonban a semmiből indul, kritikus fontosságú, hogy kutatást végezzen. Találkozzon azzal a csapattal, amely a kérdéses műszaki dokumentációért lesz felelős, beszélje meg, és ossza ki a különböző kutatási feladatokat a különböző csapattagoknak.

A kutatáshoz érdemes összegyűjteni az összes aktuális információt és dokumentációt, amellyel dolgozhat.

A kutatás következő lépése az, hogy átgondolja, hogy a műszaki dokumentáció mit fog lefedni, milyen célokat és célkitűzéseket szeretne elérni a műszaki dokumentációval.

Ezután a következő lépés az, hogy felsorolja, milyen konkrét szoftvereket, eszközöket és stílusirányzatokat használ a műszaki dokumentációjának kidolgozásában. Ezek az eszközök könnyen kezelhetők a Docsie segítségével. Valójában minden kutatását a Docsie-n belül is megírhatja és együttműködve befejezheti.

2. A műszaki dokumentáció tervezése

A műszaki dokumentáció tartalma kritikus fontosságú. Mindazonáltal a műszaki dokumentáció megjelenése is lényeges. Egy jól szervezett, vizuálisan tetszetős dokumentum sokkal hatékonyabban közvetíti az információkat, mint a dokumentumok rendezetlen kusza összevisszasága.

Mint ilyen, van néhány szempont, amelyet figyelembe kell vennie dokumentációjának megtervezésekor. Kezdetnek vegye figyelembe a struktúrát és a navigációt. Az egyének gyakran használják a műszaki dokumentációt, hogy megtaláljanak egy adott információt vagy egy probléma megoldását, és ezt gyorsan kell megtenniük, hogy biztosítsák az erőforrás hatékonyságát. Emiatt a dokumentáció szervezése rendkívül fontos.

Jó ötlet kategorizálni és alkategóriákba sorolni a tudást, hogy az könnyen elérhető legyen. Ezt a Docsie cikkek segítségével egy Docsie Bookon belül teheti meg. A cikkek a Docsie minden közzétett dokumentációjának jobb oldalán jelennek meg:

Az is lényeges, ha a dokumentációja tartalmaz egy robusztus keresési funkciót és egy dinamikus tartalomjegyzéket, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy könnyen hozzáférjenek a kívánt információkhoz. A leghatékonyabb dokumentációs szoftverek, mint például a Docsie, sok más funkcióval együtt rendelkeznek ezzel a funkcióval is.

Emellett érdemes egy műszaki dokumentációs vázlattal kezdeni. A műszaki dokumentáció vázlatos elrendezése könnyen elkészíthető, és segítséget nyújt abban, hogy ne hagyjon figyelmen kívül olyan kritikus adatokat, amelyeket a műszaki dokumentációban szeretne szerepeltetni. A műszaki dokumentációjának vázlatos írásmódját az alábbi lépésben tárgyaljuk. Ez fenntartja az összes anyagának vizuális konzisztenciáját és szervezettségét.

3. Írásszerkezet

A folyamatnak ezen a pontján itt az ideje, hogy elkezdődjön a valódi tartalomgyártás. Találkozzon a vállalata műszaki dokumentációjáért felelős csapattal, és állítsa össze az első lépésben végzett összes kutatást. Ezután az egyes csapattagok képességei alapján kioszthatja közöttük az írói feladatokat.

A legmagasabb szintű műszaki dokumentáció egy vázlattal kezdődik, amely a dokumentáció vázlata.

A dokumentációnak is könnyen olvashatónak és követhetőnek kell lennie, és jó ötlet, ha a csapatodban mások is átnézik a dokumentációt és véleményezik azt. Ez könnyen megtehető a Docsie hozzászólási funkciójával.

Miután mindenki elkészült a műszaki dokumentációs anyagának első tervezetével, kritikus fontosságú, hogy átnézzük, értékeljük és még egyszer átnézzük. Jó ötlet, ha a dokumentáció minden egyes részét legalább két szempár vizsgálja át. Ez biztosítja, hogy az anyag ne csak világos, jól megírt és nyelvtanilag pontos legyen, hanem a célközönség számára is hatékony.

Ha a műszaki dokumentációja használati utasításokat vagy lépéseket tartalmaz, gondoskodjon arról, hogy a csapattagok teszteljék ezeket a lépéseket, és ellenőrizzék, hogy elérik-e azt, amire hivatottak.

4. Tesztelje, hogyan lépnek kapcsolatba a felhasználók a dokumentációval

Azt hiheti, hogy a felülvizsgálati folyamat során validálta a dokumentációját, de ez nem így van. Miután elkészült a műszaki dokumentáció, kritikus fontosságú, hogy tesztelési folyamaton futtassa azt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mentes a szervezési hibáktól, a zavaros tartalomtól és a használhatósági nehézségektől.

Ennek a szakasznak az eléréséhez külső felhasználókat kell felkeresnie, hogy elvégezzék a dokumentáció felülvizsgálatát. Engedje meg nekik, hogy elolvassák azt, használják fel a rájuk bízott feladatok elvégzéséhez, és tegyék fel Önnek őszinte észrevételeiket. Lényeges, hogy a tesztelői külsősök legyenek, mivel objektíven és elfogultság nélkül fogják látni a dokumentációját, ami hatással lesz az értékelésükre. Mindezt a Docsie webanalitikával teheti meg. Lehetővé teszi, hogy lássa, mire összpontosítanak olvasói a dokumentációjában, visszajelzést kapjon, és azt is megtudja, mi zavarja őket a dokumentációval és a műszaki dokumentáció formátumával kapcsolatban.

A Docsie webanalitikáján egy rövid videóban láthatja, hogy olvasói hogyan lépnek interakcióba műszaki dokumentációjával, és ezt az információt az olvasó által végzett értékeléssel párosítva felhasználhatja dokumentációjának optimalizálására. Nagyon fontos megérteni, hogyan kell megközelíteni az ügyfelek visszajelzéseit, és integrálni azokat a műszaki dokumentáció készítésébe és munkafolyamatába.

5. A műszaki dokumentáció optimalizálása a visszajelzésekkel

Tekintse úgy, hogy most már készen áll a vadonatúj műszaki dokumentációjának elindítására! Miután beépítette a tesztelési fázis során összegyűjtött visszajelzéseket és észrevételeket, frissítheti és újra közzéteheti műszaki dokumentációját, hogy a felhasználók használhassák! Ezáltal egészségesebb dokumentációs élményt kell nyújtania számukra.

Mindazonáltal a műszaki dokumentációval kapcsolatos utazása itt még nem ér véget. A műszaki dokumentumok dinamikusak, és folyamatosan frissülnek és módosulnak, hogy tükrözzék az általuk lefedett termékeket. Ezért jó ötlet egy olyan protokollt létrehozni, amely felvázolja, hogy mit kell tenni, ha új információk kerülnek hozzáadásra, módosítások történnek, vagy általános karbantartást végeznek.

Sok vállalat úgy dönt, hogy karbantartási ütemterv szerinti frissítéseket hajt végre a dokumentációjában. Konkrét dátumokat határoznak meg annak értékelésére, hogy szükséges-e bármilyen változtatás, így biztosítva, hogy minden információjuk mindig aktuális legyen, és hogy a módosítások soha ne maradjanak figyelmen kívül.

Gyors tippek a kezdéshez

Regisztráljon a Docsie-nál

A Docsie robusztus eszközkészlettel rendelkezik, amely segít lenyűgöző és vonzó műszaki dokumentáció létrehozásában.

Ismerje a célközönségét

A műszaki dokumentációnak számos formája létezik. Vegye figyelembe, hogy ki fogja olvasni a dokumentációját, hogy meghatározhassa a dokumentum típusát, az anyagot és a nyelvezetet. Programozók, mérnökök, érdekelt felek, projektmenedzserek, végfelhasználók stb.

Tervezze meg dokumentációját

Készítsen egy kezdeti stratégiát, amely felvázolja, hogy milyen típusú dokumentumokat fog létrehozni. Vegye figyelembe, hogy milyen típusú dokumentációra van szükség a termékéhez, és hogy ezek mit fognak és mit nem fognak tartalmazni.

Legyen tömör és kerülje az ismétléseket.

Az első lépés könnyű, ha már korábban elvégezte. Keményen dolgozott a műszaki dokumentáción; győződjön meg róla, hogy hasznos és könnyen használható. Ügyeljen arra, hogy az írása tömör legyen, és ne ismételje az anyagokat a cikkekben, hacsak nem feltétlenül szükséges.

Következetesség

Apró kérdés, de a következetesség a műszaki dokumentációban létfontosságú. A betűtípusok, az írásmód, a dizájn, a formázás és a helymeghatározás példák erre. A dokumentáció fejlesztési folyamatának korai szakaszában határozzon meg irányelveket, és tartsa be azokat. Segít, ha ezek megfelelnek a vállalati márka megjelenésének és hangulatának. Ennek biztosításához használhatja a Docsie's styling guide című útmutatót.

Emlékezzen a céljára

Amikor egy dolgozaton dolgozol, kérdezd meg magadtól vagy a csapatodtól: "Mit akarok, hogy az olvasó képes legyen megtenni?". Ha a célra összpontosítasz, garantálhatod, hogy a dokumentációd hasznos és megvalósítható lesz, felesleges részletek nélkül.

Kezdje el a műszaki dokumentáció elkészítését

Készen áll arra, hogy belépjen a műszaki dokumentáció világába? Tartsa kéznél ezeket a tanácsokat, miközben elkészíti terméke műszaki dokumentációját. Gyakorlat teszi a mestert, és a mostaninál nincs jobb alkalom a kezdésre.

Kezdje el megtervezni a dokumentumokat és meghatározni a tartalmat. Az ingyenes próbaverzió és ennek a cikknek az útmutatásával pillanatok alatt kiváló műszaki dokumentációt készíthet!