Hogyan írjunk világos, tömör használati utasításokat?

A díjnyertes és tekintélyes folyóirat Life Is Too Short to RTFM: How Users Relate to Documentation and Excess Features in Consumer Products címmel osztja meg a hét és fél éven át végzett felmérésekről szóló jelentéseit. A tanulmány szerint a fogyasztók csak az esetek 25%-ában olvassák el a kézikönyveket. Ennek hátterében gyakran a nem egyértelmű részletekkel és unalmas elrendezéssel és formázással ellátott, hatástalan kézikönyvek állnak. Ez a blog tippeket és trükköket oszt meg a kiváló, fogyasztóbarát felhasználói kézikönyv megírásához. Az olyan szoftverek használatával, mint a Docsie, gond nélkül és minimális idő alatt készíthet egy kivételesen jól megírt felhasználói kézikönyvet.

Melyek a legfontosabb elemek egy felhasználói kézikönyvben?

Minden vállalat egyedi. És ugyanígy nincs két egyforma termék sem. De bármilyen termékről legyen is szó, a felhasználói kézikönyv bizonyos elvi elemek jellemzőit mutatja be. Akár a legújabb okostelefont árulja, akár egy mikrohullámú sütőket gyártó vállalat tulajdonosa, a felhasználói kézikönyvének tartalmaznia kell a legfontosabb információkat, és tömören kell bemutatnia azokat. Ismerjük meg a 12 legfontosabb jellemzőt, amelyet kézikönyveiben bemutathat.

Mi	Miért
Nyelv	Ha egyszerű nyelven szólítod meg ügyfeleidet, a vásárlók könnyebben elérik a márkádat, és érdeklődést mutatnak iránta, hogy hűséges felhasználók maradjanak. Ez pedig az ügyfélszolgálat középpontjában áll.
Akadálymentesítés	Próbálja meg a befogadhatóságot elősegíteni a dokumentumán keresztül. Tegye kézikönyveit hozzáférhetővé a kognitív fogyatékossággal, korlátozott hallással, látáskárosodással stb. rendelkező személyek számára.
Logikai felépítés	Szerkessze tartalmát megfelelő címsorok és alcímek segítségével. A kézikönyvnek logikusan kell felépülnie, hogy az ügyfelek tudják, hogyan közelítsék meg a terméket. Legyen megfelelő eleje, közepe és vége a félreértések elkerülése érdekében.
Tartalomjegyzék	A kézikönyv fontos eleme, ez a kiindulópont az ügyfelek számára. A felhasználók számára útmutatást nyújt az egyes információk megtalálásához anélkül, hogy a teljes kézikönyvet végig kellene olvasniuk.
Vizuális anyagok	Képek, illusztrációk, videók stb. teszik élőbbé a tartalmát. A nagy szövegdarabok közötti vizuális elemek használatával a kézikönyvet vonzóbbá és interaktívabbá teheti, hogy ügyfelei mindent megértsenek, amit mondani akar.
Egyszerűség	Egyszerűnek lenni nehéz. Ha egy felhasználói kézikönyv kevésbé hangzik technikai dokumentumnak, és inkább barátságos útmutatónak, a felhasználók nem ijednek meg a tartalom mennyiségétől.
Kereshetőség	A mai digitális kommunikáció világában hajlamosabbak vagyunk az online információkeresésre. Adja hozzá tehát a kereshetőség elemét a dokumentumához, hogy a felhasználók könnyen ellenőrizhessék a releváns tartalmat.
Szép design	A grafikonok, vizuális elemek és képek hozzáadása során ne vigye túlzásba a kézikönyveket. Használja okosan a helyet, és válasszon olyan színpalettát, amely az egész műben egységes marad. Legyen elegendő fehér tér, hogy a szemek ne legyenek túlterheltek.
Problémamegoldás	A felhasználói kézikönyvnek arra a problémára kell összpontosítania, amelyet megkísérel megoldani. Foglalkozzon az ügyfelek fájdalmas pontjaival, és a termék jellemzőinek felsorolása helyett inkább mutassa be, hogy az milyen előnyökkel járhat az ügyfelek számára.
Valódi visszajelzés	Próbáljon első kézből származó ismereteket szerezni bétatesztelőktől vagy olyan ügyfelektől, akik megoszthatják a termék használatáról szerzett tapasztalataikat. Dolgozzon az ő visszajelzéseik alapján, és készítsen releváns tartalmat.
Más források	A felhasználói kézikönyv végén legyen egy olyan rész, amely más dokumentumokra hivatkozik, amelyekre az ügyfelek hivatkozhatnak. Ezek lehetnek fontos weboldalak, e-mail címek, telefonszámok stb.
## Hogyan írjunk felhasználói kézikönyvet?

1. Ismerje meg a célközönséget

Mielőtt elkezdenéd az írást, tudd meg, kik a felhasználóid. Mik a problémáik, igényeik és követelményeik? Optimalizálja a kézikönyvében szereplő utasításokat úgy, hogy azok a kezdők és a tapasztalt termékfelhasználók számára egyaránt működjenek. Értse meg a szakértelmüket, és igazítsa hozzá a tartalmát.

2. Ismerje a célt

Találja ki, hogy miért írja a dokumentumot. A termék jellemzőiről szeretne beszélni? Vagy segíteni a felhasználóit a problémák eligazodásában, illetve a hibaelhárítási lépések megismerésében? Határozza meg a célt, és ennek megfelelően fogalmazza meg a tartalmat.

3. Ismerje a terméket

Gyűjtsön részletes információkat a fejlesztőkkel, termékmérnökökkel stb. folytatott beszélgetések révén. Ismerje a termék hátterét, és kereszthivatkozással ellenőrizze az információk pontosságát és relevanciáját. Tegyen fel lényegre törő kérdéseket, és képzelje magát a termékfelhasználók helyébe.

4. Használja tudatosan a nyelvet

Válasszon egyszerű, mindenki számára érthető szavakat és kifejezéseket. Kerülje a passzív hangnem használatát, és tartózkodjon az egyes szám első személy használatától. Dobja el a szakzsargont és a szakkifejezéseket, és magyarázza el a folyamatokat, rendszereket és termékjellemzőket laikus nyelven.

5. Írja le a folyamatokat

Beszéljen részletesen a folyamatokról, és legyen a lehető legjobban leíró. Kövesse a műszaki írásmódot, de ne terhelje túl sok információval a dokumentumot. Minden szónak számítania kell, és ne használjon félreérthető szavakat vagy mondatokat, amelyek zavart kelthetnek.

6. Adjon hozzá releváns szakaszokat

Bontja az összetett problémákat emészthető részekre. Tartalmazzon releváns és megfelelő szakaszokat, például tartalomjegyzéket, bevezetést, gyakran ismételt kérdéseket, további forrásokat stb. Vázolja fel a dokumentumot, vagy használjon egyszerű sablont, hogy ne hagyjon ki fontos szakaszokat.

7. Helyezzen el megfelelő képi anyagokat

Adjon hozzá fényképeket és videókat, hogy a felhasználókat vonzóvá tegye az utasítások átnézése. A képeken keresztül többet közvetíthet, és egészítse ki őket gondosan elhelyezett szöveges bekezdésekkel.

8. Legyen logikus a folyamat

Kezdje a mitől, majd térjen rá a hogyanra. Magyarázza el a termékkel kapcsolatos legfontosabb kifejezéseket és kifejezéseket, emelje ki a termék jellemzőit, majd térjen át a hibaelhárítással és további forrásokkal foglalkozó részekre.

9. Legyen világos

Ne kerülgesse a forró kását. Adjon át információkat. Ehhez használhat pontokat, táblázatokat, folyamatábrákat vagy diagramokat. Tartsa naprakészen az információit a termékfejlesztőkkel, a kutatócsoporttal, a mérnökökkel stb. való kapcsolattartással.

10. Adja meg az utolsó simításokat

A közzététel megnyomása előtt ellenőrizze le a dokumentumokat. Ellenőrizze a tipográfiai hibákat, nyelvi problémákat, nyelvtani ellentmondásokat stb. Biztosítsa az optimális olvashatóságot a kulcsfontosságú információk kiemelésével, olvasható betűtípusok használatával, valamint a teljes tartalom különálló szakaszokra való felosztását szolgáló címsorok és alcímek elhelyezésével.

Hogyan kell felépíteni és megszervezni egy felhasználói kézikönyvet?

• A rendezett struktúra és a logikai folyamatok kialakítása kulcsfontosságú ahhoz, hogy a felhasználói kézikönyv könnyen áttekinthető és követhető legyen. A kézikönyvet a főbb funkciókhoz, összetevőkhöz vagy eljárásokhoz kapcsolódó különálló szakaszokba vagy fejezetekbe kell rendezni. Használjon egyértelmű, leíró jellegű címsorokat és alcímeket az információk logikai blokkokra való felosztásához.

• Kezdje egy átnézeti vagy termékbevezető résszel, hogy magas szintű tájékozódást nyújtson, mielőtt belemerülne a részletekbe. Csoportosítsa a kapcsolódó funkciókat vagy feladatokat szakaszokba - például külön szakaszok a beállításról, az alapvető üzemeltetésről, a hibaelhárításról és a karbantartásról. Számozza a fejezeteket és a szakaszcímeket sorban, hogy a kézikönyv áttekinthetően, fokozatosan haladjon.

• Az minden szakaszon belül rendezze az információkat a használat sorrendjében - először az egyszerű vagy előzetes lépések, majd a haladóbb feladatok. Adjon egyértelmű eljárási utasításokat számozott lépésformátumban. A jobb olvashatóság érdekében tömörítse a szöveget rövid bekezdésekre. Használjon felsorolásos vagy számozott listákat, ahol ez alkalmas a sűrű szöveg tagolására.

• Illusztrálja a folyamatokat vagy munkafolyamatokat vizuálisan diagramokkal, folyamatábrákkal és lépésről-lépésre grafikákkal. Adott esetben mutasson be közeli képeket a kezelőfelületről vagy az alkatrészekről. Fontolja meg a kezdeti vagy gyors beállítási útmutatót a türelmetlen felhasználók számára, akik nem akarják elolvasni a teljes kézikönyvet. A könnyű navigáció és keresés érdekében tartalmazzon tartalomjegyzéket, indexoldalt és fogalomtárat. A jól szervezett struktúra használata minden felhasználói kézikönyvet koherensebbé, intuitívabbá és felhasználóbarátabbá tesz.

Milyen szoftvert használjak a felhasználói kézikönyv elkészítéséhez?

A piac tele van dokumentációs szoftverek sokaságával. Míg egyesek megfizethető árazási terveket kínálnak, mások soha nem látott funkciókkal büszkélkednek. Így aztán gyakori, hogy az ember úgy érzi, el van havazva a rengeteg lehetőségtől. Válassza a Docsie szoftvert megbízható szoftverpartnereként, ahol online létrehozhatja, szerkesztheti, közzéteheti és megoszthatja felhasználói kézikönyvét. A kézikönyvek változatos portfóliójának rendszerezésétől a több verzió kezeléséig a Docsie a tökéletes szoftver a felhasználói kézikönyvek készítési folyamatának felgyorsítására!

Hasznos funkciók:

• A platform segít rendszerezni az összes dokumentumot, így könnyen kiszúrhatja azt, amelyet meg kell osztania a célfelhasználókkal.

• A Polcok funkció segítségével megtalálhatja a kézikönyv azon részét, amelyet keres.

• A verzióellenőrzésen keresztül ellenőrizheti a dokumentum korábbi szerkesztéseit.

• A Fordítás funkció automatikusan lefordítja tartalmát a célnyelvre.

• Meghatározhatja a feladatokat, felsorolhatja a munkafolyamatokat és közérthető dokumentumot mutathat be.

• A házon belüli tervezőcsapattal való együttműködés segít Önnek a márkához igazodó felhasználói kézikönyvek létrehozásában.

• Élvezze a zökkenőmentes publikálást egyetlen gombnyomással.

Legfontosabb előnyök:

• Az összes dokumentumot egy helyen tárolja, különböző hozzáférési szintekkel.

• Csökkenti a termékkel kapcsolatos dokumentáció közzétételének és karbantartásának idejét és erőfeszítéseit.

• A letisztult és intuitív felhasználói felület egyszerűvé és szupergyorsan dokumentálhatóvá teszi a dokumentációt.

• Több verzió fenntartása segíti a könnyű szerkesztést és együttműködést.

• Könnyen érthető, így a bevezetés problémamentes.

Mi a legjobb módja annak, hogy egy felhasználói kézikönyv könnyen követhető és érthető legyen?

• Minden felhasználói kézikönyv legfontosabb szempontja, hogy az utasításokat könnyen követhetővé és megérthetővé tegye. Használjon egyszerű, világos nyelvezetet, amely kerüli a túlságosan technikai szakzsargont vagy a zavaró termékspecifikus terminológiát. Írjon rövid, egyszerű mondatokat aktív hangnemben.

• Adjon elég részletességet és magyarázatot ahhoz, hogy a felhasználók megértsék a fogalmakat, de ne magyarázza túl az egyszerű műveleteket. Használjon barátságos, társalgási hangnemet, hogy a felhasználók inkább kényelmesen érezzék magukat, mint megfélemlítve. Kerülje a többféleképpen értelmezhető, félreérthető megfogalmazásokat.

• Használjon egységes kifejezéseket a kezelőfelület elemeire, gombokra és menüpontokra való hivatkozáshoz. Használatának vizuális bemutatására és a magyarázatok megerősítésére használjon képernyőképeket és ábrákat. Mutassa be, hogyan néz ki a termék az egyes lépéseknél, ahelyett, hogy kizárólag szöveges leírásokra hagyatkozna.

• Formázza az utasításokat számozott lépésekben, lépésenként különálló műveletekkel. Az információk rövid bekezdésekbe foglalása a jobb olvashatóság érdekében. Használjon félkövér címsorokat, felsoroláspontokat, számozott listákat és bőséges fehér teret a sűrű szövegtömbök elkerülése érdekében.

• Adjon iránymutatást, ha a felhasználóknak bizonyos feladatok előtt előfeltételeket kell teljesíteniük. Adjon tippeket, rövidítéseket vagy ajánlásokat a használat megkönnyítésére. Tartalmazzon figyelmeztetéseket vagy óvatossági figyelmeztetéseket a potenciálisan káros műveletek előtt.

• Foglalja össze a kulcsfontosságú tudnivalókat vagy emlékeztetőket a hosszadalmas vagy összetett eljárások után. A kézikönyv világos hierarchiával és navigációval történő strukturálásával tegye lehetővé a lapozgatást. A közönség tudásszintjéhez igazodó, jól megírt felhasználói kézikönyv kínálja a legegyszerűbb utat az elsajátításhoz.

Milyen grafikák, képernyőképek vagy vizuális elemek segítik a felhasználói kézikönyvek javítását?

• A Vizuális anyagok felbecsülhetetlen értékűek a felhasználói kézikönyvekben a termékfunkciók bemutatására, az összetett folyamatok illusztrálására és a megértés fokozására. A képernyőképek elengedhetetlenek ahhoz, hogy a felhasználóknak pontosan megmutassák, hogyan néz ki a termék kezelőfelülete, és megerősítsék a szöveges utasításokat. Készítsen képernyőképeket az eljárások kulcsfontosságú szakaszairól, hogy megmutassa a menüpontokat, a gombok kattintásait, a beviteli mezőket, az értesítéseket stb.

• Jegyezze meg a képernyőképeket feliratokkal, szöveges címkékkel és nyilakkal, hogy kiemelje a figyelemre méltó területeket és irányítsa a felhasználók figyelmét. Győződjön meg róla, hogy a képek elég nagyok a részletek megjelenítéséhez, ugyanakkor optimalizált élességűek. A gombokról vagy beállításokról közeli felvételeket is készítsen, ha a lépésekben hivatkozik rájuk.

• Diagramok, például drótvázak és folyamatábrák, szemléltetik a kapcsolatokat és a munkafolyamatokat. A felbontott nézetek részletesen bemutatják az egyes komponenseket. Az infografikák kreatívan mutatják be a statisztikákat vagy adatokat. A fényképek a berendezések beállítását szemléltetik. Az ikonok grafikusan jelzik a figyelmeztetéseket, tippeket, megjegyzéseket stb. Fontolja meg a vázlatszerű illusztrációkat a fogalmak magyarázatára vagy a vizuális érdekesség növelésére. A diagramok és táblázatok áttekinthetően rendszerezik az összetett információkat.

• A grafikát professzionálisan kell megtervezni a maximális áttekinthetőség és vizuális hatás érdekében. Használjon következetes ikonográfiát és színkódolást a képeken. A releváns, jó minőségű grafikák nemcsak a sűrű szöveget tagolják, hanem javítják az utasítások megértését és felidézését is.

Ugyanakkor elkerülje a kézikönyv túl sok, egymástól független vagy rosszul kivitelezett grafikával való telezsúfolását. A képek kiegészítik a szöveget, de nem vonhatják el a figyelmet a legfontosabb üzenetekről. Csak olyan grafikákat használjon, amelyek közvetlenül támogatják a tartalmat. A vizuális elemek körüli elegendő fehér tér fokozza az olvashatóságot. A szemet gyönyörködtető, de minimalista megközelítéssel az éles grafikák vonzóbbá és tanulságosabbá teszik a felhasználói kézikönyveket.

Mennyire legyen részletes és átfogó egy felhasználói kézikönyv?

A felhasználói kézikönyvek készítésekor a megfelelő részletesség meghatározásához egyensúlyozni kell. A túl kevés információ összezavarja a felhasználókat, és képtelenek lesznek megfelelően működtetni a terméket. A túlzott részletesség viszont nehézkessé, unalmassá és nehezen használhatóvá teheti a kézikönyveket.

• Koncentráljon a felhasználók számára a feladatok biztonságos és hatékony elvégzéséhez szükséges minimális utasítások megadására. Adjon áttekintő magyarázatokat a fogalmi háttérhez, de kerülje a mélyreható elméletet vagy a technikai részleteket, hacsak nem közvetlenül relevánsak.

• Írjon le minden lépést, amelyet a felhasználóknak meg kell tenniük a beállítások konfigurálásához, a funkciók működtetéséhez és a karbantartás elvégzéséhez. Ne feltételezzen ismereteket, és ne hagyjon ki látszólag nyilvánvaló lépéseket. De ne ismételje meg az egyszerű pontokat.

• Találja meg a átfogó és a tömör közötti éles pontot. Használjon tömör megfogalmazást, és hagyja ki a felesleges részleteket. Használjon egységes terminológiát a tömörség érdekében. Szelektíven adjon bővebb magyarázatokat, ahol szükséges, hogy tisztázza az összetett folyamatokat.

• Kiegészítse a szöveget képi anyagokkal, hogy elkerülje a hosszadalmas szövegrészeket. Hosszú eljárások után foglalja össze a legfontosabb tudnivalókat. Tartalmazzon indexet, szójegyzéket és tartalomjegyzéket, hogy a felhasználók könnyen hivatkozhassanak a részletekre.

• Fontolja meg a tartalom több kézikönyvben történő szegmentálását a különböző felhasználói típusok számára, például kezdők és haladó felhasználók. Vagy különítse el az általános használati utasításokat a részletes műszaki leírásoktól.

• Bár a kézikönyveknek teljesnek kell lenniük, a túl sok információ kontraproduktív lehet. Célozza meg a valódi felhasználók igényeit, és találja meg az egyensúlyt az iteratív szerkesztés, a felhasználói tesztelés és a visszajelzések révén, ahelyett, hogy minden részletet kimerítően dokumentálni próbálna. A személyre szabott megközelítés elegendő, de a valódi használhatóság érdekében szorosan koncentrált tartalommal rendelkező kézikönyveket eredményez.

Hogyan biztosíthatom a felhasználói kézikönyv szakaszai és fejezetei közötti konzisztenciát?

A felhasználói kézikönyvben használt formátum, hangnem, terminológia és stílus következetességének fenntartása kulcsfontosságú a koherens felhasználói élményhez. A konzisztens kézikönyv lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy könnyen megtalálják és elsajátítsák az információkat zavartalanul vagy zavaró tényezők nélkül.

Használjon egyforma dokumentumszerkezetet az egész kézikönyvben, egységes számozási rendszerrel a fejezetek, címsorok, oldalak, ábrák, és táblázatok számára. A formázási elemek, például a szöveg stílusa, a behúzások és a sortávolságok legyenek egységesek.

Használjon azonos terminológiát a kezelőfelületi elemek, komponensek, gombok, menüpontok stb. megnevezésére. Soha ne cserélje fel a különböző kifejezéseket vagy címkéket. Tartsa meg az egyenletes hangnemet, legyen az oktató, társalgási vagy hivatalos.

Tartsa egységesnek az írásmódot az azonos mondatszerkezetek használatával és a passzív és aktív hangnem közötti hirtelen váltások elkerülésével. Használjon hasonló mondathosszúságot és szókincsszintet, hirtelen váltások nélkül.

Alkalmazzon azonos stílusú jegyzeteket, tippeket, figyelmeztetéseket, közléseket stb. Formázza az utasításokat következetes számozott lépésséma szerint. Egységesítse az olyan vizuális elemeket, mint az ikonok, képernyőképek és diagramok. Keresztreferenciák a fejezetekre, szakaszokra, ábrákra, táblázatokra és címsorokra következetes számozási/elnevezési rendszerrel. Hozzon létre és használjon stílusirányzatokat, sablonokat vagy makrókat az egységesség megerősítése érdekében.

Bár a különálló szakaszok különböző funkciókat célozhatnak meg, a kézikönyvnek egységes dokumentumként kell olvashatónak lennie. Az egységesség professzionalizmust sugall, és a felhasználói elvárások egyértelmű meghatározásával támogatja a használhatóságot. A következetesség azonban nem szabad felülírni az áttekinthetőséget - a formátumot meg lehet szegni, ha a jobb megértés és a tanulás érdekében feltétlenül szükséges.

Hogyan kell formázni a szöveget, a betűtípusokat és az elrendezést egy felhasználói kézikönyvben az olvashatóság érdekében?

• A felhasználói kézikönyvben a szöveg, a betűtípusok és az elrendezés formázása gondos mérlegelést igényel az optimális olvashatóság érdekében.

• Törekedjen a tiszta, jól strukturált elrendezésre, következetes formázási szabályok alkalmazásával. Kerülje a sűrű bekezdéseket és a szövegtömböket a sortörések, a szóközök és a felsorolásjelek használatával. Szervezze a tartalmat logikus szakaszokba címsorok és alcímek segítségével.

• A test szöveghez használjon szabványos, professzionális betűtípust, például Arial, Times New Roman, vagy Calibri, 10-12 pontos betűmérettel. Kerülje a díszes betűtípusokat vagy a címsorok számára fenntartott megjelenítő betűtípusokat. A hangsúlyozáshoz használjon félkövér vagy dőlt betűs betűt.

• Gondoskodjon a megfelelő sortávolságról és margókról, hogy a szöveg ne tűnjön zsúfoltnak. A sorok hosszát 50-60 karakterre korlátozza. A szöveget balra igazítsa. Győződjön meg arról, hogy a betűtípusok és -méretek következetesek a fejlécekben, a főszövegben, a feliratokban, a figyelmeztetésekben stb.

• Használjon számozott vagy bullázott listákat az utasítások könnyen követhető lépésekre bontásához. A táblázatok hatékonyan rendszerezik az összetett adatokat. Az ikonok és figyelmeztető címkék kiemelkednek a főszövegből. A betűtípus-variációk stratégiai használata vizuális hierarchiát teremt.

• Az olvashatóság érdekében minimalizálja a nagybetűkből, aláhúzásokból és felkiáltójelekből álló nagy tömböket. Használja átgondoltan az oldaltöréseket a fontosabb szakaszok között. Számozza meg az oldalakat, és tartalmazzon fejléceket és lábléceket.

• A formázásnak el kell tűnnie a felhasználó szemszögéből azáltal, hogy könnyíti a zökkenőmentes olvasást. Az igazítás, a szóköz és a vizuális áramlás lehetővé teszi, hogy a kulcsfontosságú információk világosan megjelenjenek. A tiszta, jól formázott elrendezés növeli a kézikönyv használhatóságát és az oktatási értéket.

Milyen hangnemet és nyelvezetet használjak a felhasználói kézikönyv megírásakor?

• A felhasználói kézikönyvben használt hangnemnek és nyelvezetnek egyensúlyban kell lennie a szakszerűség és a megközelíthetőség között. A túlságosan technikai szakzsargon elkerülése a pontosság fenntartása mellett segít az utasítások egyértelművé és hozzáférhetővé tételében. Használjon egyszerű, közérthető nyelvet, amely a felhasználó igényeire összpontosít. Magyarázza el világosan a fogalmakat, és adjon lépésről lépésre útmutatást aktív hangsúllyal és pozitív felszólításokkal ("Nyomja meg a bekapcsológombot").

• Tartsa meg a társalgási, barátságos hangnemet. Használja gyakran a "Önök" kifejezést az olvasó közvetlen megszólítására. Segítő oktatóként adjon tippeket és útmutatást ahelyett, hogy csak parancsokat osztogatna. Definiálja a szükséges terminológiát, rövidítéseket és modellszámokat az első használat során. Adjon meg egy szójegyzéket a fogalmakról a hivatkozáshoz. Használjon szemléltető hasonlatokat vagy metaforákat, amikor összetett műszaki fogalmakat magyaráz.

• A műszaki leírások könnyen emészthető utasítássá történő lefordítása készséget igényel. Hagyja ki a felesleges részleteket, de kerülje a túlzott leegyszerűsítést. Használjon következetes megfogalmazást, és erősítse meg a magyarázatokat vizuális eszközökkel.

• Tiszteletteljesen szólítsa meg az olvasót. Kerülje a pártoló vagy sértő nyelvezetet. Tartsa meg a kor, nem, kultúra, képességek stb. tekintetében a befogadó, szakmai hangnemet.

• Míg a pontatlan vagy félreérthető terminológia frusztrálja a felhasználókat, az egyértelmű kommunikáció erőt ad. Gondosan vizsgálja felül a megfogalmazásokat, hogy kizárja a lehetséges félreértéseket vagy negatív felhangokat. Lehetőség szerint kérjen visszajelzést a tényleges felhasználóktól.

• A megfelelő tónussal és nyelvezettel egy kézikönyv inkább barátságosnak, mint megfélemlítőnek tűnik. A stílussal párosuló egyértelmű magyarázatok maximalizálják a felhasználói kézikönyv hatékonyságát**.

Hogyan biztosíthatom, hogy a felhasználói kézikönyv tartalmazza a biztonsági figyelmeztetéseket és a felelősségre vonásokat?

• A felhasználói kézikönyveknek** figyelmeztetniük kell az olvasót a lehetséges biztonsági veszélyekre és a termékek megfelelő működésére a kockázatok minimalizálása érdekében. A biztonsági információk egyértelmű közlése mind a felhasználót, mind a gyártót védi.

• Minden veszélyes művelet előtt, például nagyfeszültségnek való kitettség, mozgó alkatrészek, kémiai kölcsönhatás, magas üzemi hőmérséklet stb. előtt biztonsági figyelmeztetéseket kell tartalmaznia. A veszélyek hangsúlyozására használjon olyan jelzőszavakat, mint a "Figyelmeztetés" vagy a "Vigyázat".

• Magyarázza el a nem biztonságos gyakorlatokból eredő lehetséges sérüléseket vagy károkat. Adjon pontos utasításokat a biztonságos üzemeltetéshez. Adott esetben sorolja fel a szükséges védőfelszereléseket vagy környezeti feltételeket.

• Használjon vizuális figyelmeztetéseket, például figyelmeztető szimbólumokat vagy ikonokat a figyelemfelhívás érdekében. Kontrasztos színű, vastag, nagybetűs betűkkel is kiemelhetők a figyelmeztetések. A veszélyek következetes, külön formázása növeli a kézi átolvashatóságot.

• Tájékoztassa a felhasználókat, hogy a biztonsági szakaszokat teljes körűen olvassák el, és amennyiben szükséges, igazolja a képzést. Javasolja a berendezések rendszeres ellenőrzését és karbantartását a sérülések megelőzése érdekében. Javasolja a felhasználók egészségét szolgáló legjobb ergonómiai gyakorlatokat, ha szükséges.

• Biztonsági intézkedések meghatározása különböző felhasználói csoportok számára, mint például képzett szakemberek és fogyasztók. Fontolja meg a figyelmeztető fordítók vagy piktogramok használatát a globális célközönség számára. Minden biztonsági kommunikációnak jól láthatónak, egyértelműnek és vizuális jelzésekkel kiegészítettnek kell lennie.

• A biztonsági irányelvek mellett jelezze a berendezés megfelelő használatát a károk elkerülése érdekében, és utasítsa a felhasználókat a kézikönyv elolvasására. Míg a túlzott felelősségre vonások aláássák a fókuszt, a veszélyek kiemelése azt mutatja, hogy az alkotók aggódnak a felhasználók jólétéért. Az egyértelmű biztonsági kommunikáció minimalizálja a felelősséget és javítja a szakmai hírnevet.

A felhasználói kézikönyveket nyomtatott formában vagy digitálisan kell-e rendelkezésre bocsátani?

• A felhasználói kézikönyvek nyomtatott vagy digitális formátumban is kiadhatók, mindkettőnek megvannak a maga előnyei és hátrányai. A vállalatoknak figyelembe kell venniük a felhasználók igényeit és a termék összetettségét, amikor a nyomtatott és az elektronikus kézikönyvek között döntenek.

• A nyomtatott kézikönyvek lehetővé teszik a könnyű beilleszkedést és a gyors, eszközök nélküli használatot. Ideálisak olyan telepítési, üzemeltetési és karbantartási utasításokhoz, amelyek lineáris lépésről lépésre történő útmutatást igényelnek. A nyomtatással elkerülhetőek az akkumulátor/képernyő korlátai is.

• A nyomtatás azonban pazarló, költséges és nehezen frissíthető. Az elektronikus kézikönyvek segítenek az erőforrások megőrzésében, és olcsón terjeszthetők online. Könnyen kereshetőek, és tartalmazhatnak multimédiás anyagokat, például videós oktatóanyagokat.

• A digitális formátumok kényelmesek a specifikációk, a hibaelhárítás, a használati utasítások vagy a referenciainformációk nem szekvenciális eléréséhez asztali számítógépen vagy mobilon. A hosszas képernyőolvasás azonban fáradtságot okoz. A digitális hozzáférés internetkapcsolatra és energiára támaszkodik.

• A rendkívül vizuális kézikönyvek esetében a nyomtatott formátum maximalizálja a képminőséget és a tisztaságot. Az elektronikus kézikönyvek azonban lehetővé teszik a részletgazdagság érdekében történő zoomolást. Az optimális oldalméret, kötés, tájolás és papírsúly meghatározásakor vegye figyelembe a használhatóságot.

• Ha a nyomtatás mellett dönt, biztosítson digitális verziót is, hogy bármikor és bárhol hozzáférhessen. Válasszon felhasználóbarát szoftverformátumokat az elektronikus terjesztéshez, mint például a responsive HTML. A PDF megőrzi a formázást, de korlátozza a keresést.

• Ideális esetben mind a nyomtatott, mind az átfogó e-kézikönyvvel együtt kínáljon nyomtatott gyorsindítási útmutatót. Értékelje a felhasználói igényeket, a terméktípust és a feladattípusokat annak meghatározásához, hogy a nyomtatott, a digitális vagy mindkét formátum optimális-e. A kettős szállítási megközelítés maximalizálja a kézikönyvek elérhetőségét és hasznosságát.

A legfontosabb tudnivalók:

• A jó felhasználói kézikönyv több tényezőtől függ. Legyen egyszerű nyelvezet, figyelemfelkeltő vizuális elemek és logikus, hierarchikus felépítés. A vállalatoknak csak meghatározott témákat kell tartalmazniuk, és azokat tömören kell bemutatniuk, hogy az ügyfelek ne legyenek túlterheltek, vagy esetleg ne nézzék végig a tartalmat.

• Mielőtt megírná a kézikönyvet, gondolja ki a tartalmat, a formázást és a szerkezetet. Használjon megbízható szoftverplatformot, és dokumentálja mindazt, amit az ügyfeleinek közvetítenie kell. Válassza a [Docsie]-t (https://www.docsie.io/fr/documentation/user_guides/?doc=/publish-documentation-portal/quick-start/#section-header-two-dg702) a dokumentumok online közzétételéhez, és adjon hozzáférést a csapattagoknak, hogy szerkeszthessék és megoszthassák észrevételeiket a műhöz.

• A felhasználói kézikönyv az első kapcsolattartási pontként működik az ügyfelei számára. Tartalmaznia kell a termékkel kapcsolatos összes lényeges információt, valamint a termék karbantartására és a kerülendő dolgokra vonatkozó kulcsfontosságú szakaszokat. A felhasználói kézikönyveknek ki kell terjedniük a termék hibaelhárításának, a gyakran ismételt kérdéseknek, a termék funkcionalitásának stb. minden aspektusára.

• Az összetett fogalmak magyarázata során mellőzni kell a szakzsargont. Használjon egyszerű, könnyen érthető nyelvet. Egyszerű szavakkal magyarázza el a termékkel kapcsolatos összes lényeges fogalmat. Csak akkor adjon hozzá grafikákat, munkafolyamatokat és diagramokat, ha azok kiegészítik a meglévő tartalmat, és a tartalommal együtt magyarázza el őket.

• Kerülje a termékével kapcsolatos hamis elméletek megosztását. Adjon hasznos, gyakorlatias részleteket, és ne feltételezze, hogy az ügyfelek mindent tudnak. Legyen világos, kerülje a felesleges és felesleges információkat, és csak a lényeges információkat ossza meg. Győződjön meg arról, hogy a felhasználói kézikönyv minden fejezete következetes a hangnem, a stílus, a formázás, a terminológia stb. tekintetében.

Záró gondolatok

A felhasználói kézikönyvek írása egyszerre tudomány és művészet. Meg kell értenie az ügyfelei pszichológiáját, és könnyen érthető, átfogó nyelvezetű használati utasításokat kell írnia. A hasznos és hatékony felhasználói kézikönyvek jobb értékesítés utáni kiszolgáláshoz, és ennek eredményeképpen nagyobb vevői elégedettséghez vezetnek.

A Docsie segítségével könnyedén létrehozhat online felhasználói kézikönyvet, és megoszthatja azt csapatával, hogy szerkeszthesse, lefordíthassa, közzétehesse, karbantarthassa és elérhetővé tehesse a felhasználók számára. A Docsie a tökéletes megoldás, amely megérti az összes dokumentációs igényét, és egyszerű, de hatékony online kézikönyvek írását könnyű sétává teszi.

Gyakran ismételt kérdések

1. Mi a legfontosabb jellemzője egy felhasználói kézikönyvnek?

Ans: A felhasználói kézikönyveknek minden máson túl egyszerűnek és könnyen követhetőnek kell lenniük. A tartalmat és a formátumot felhasználóbarát módon kell megfogalmazni, hogy az ügyfelek könnyedén követni tudják, és megértsék a leírt folyamat minden egyes lépését.

2. Miért fontosak a felhasználói kézikönyvek?

Ans: A felhasználói kézikönyvek biztosítják, hogy az ügyfelek teljes körű tájékoztatást kapjanak a termékről, mielőtt azt használnák. A kézikönyvek olyan gazdag forrás, amely megemlíti a termék részletes jellemzőit, és megosztja a termék használatára vonatkozó tippeket, hogy a terméket hatékonyan lehessen használni anélkül, hogy az élettartamát befolyásolná.

3. Mi a felhasználói kézikönyvek célja?

Ans: A felhasználói kézikönyv elsődleges célja, hogy megszüntesse a kétértelműségeket, és segítsen a fogyasztóknak többet megtudni egy termékről, és megtanulni, hogyan kell használni azt. Ez az a célzott tartalom, amely konkrét utasításokat tartalmaz a vásárlók számára arról, hogy miként hozhatják ki a legtöbbet a megvásárolt termékből.

4. Mit jelent a felhasználói kézikönyv dokumentációja?

Ans: A felhasználói kézikönyv dokumentációja azon tartalmak megalkotására utal, amelyeket a vállalatok megosztanak a közönségükkel, hogy megoldják a problémáikat, és segítsenek nekik abban, hogy sikeresebbek legyenek a termékkel. Ez egyfajta útmutató, amely segít a felhasználóknak megérteni a termékek kezelésének dózisait és tilalmait.

5. Milyen dokumentum egy felhasználói kézikönyv?

Ans: Ez egy nagyon technikai jellegű dokumentum. A legfontosabb információk közlésére összpontosít, és egyben útmutatást nyújt az ügyfeleknek, hogy a termékeket a lehető legjobban tudják használni és karbantartani.