Tudja, hogyan kell hatékony és könnyen érthető műszaki dokumentációt készíteni? Ha Ön fejlesztő, termékmenedzser, vagy akár saját vállalkozást vezet, akkor a műszaki és összetett információk felhasználók, alkalmazottak és ügyfelek számára történő lefordításának fontosságát a lényeget tekintve már ismeri.
Ebben a blogban egy műszaki dokumentációs példán keresztül vezetjük végig mindazon, amit a szoftverdokumentáció folyamatával kapcsolatban tudni kell. Bemutatjuk továbbá a Docsie, egy fantasztikus felhasználói dokumentációs szoftvert, amely segíthet megszervezni a műszaki dokumentációs folyamatot, és egységes élményt nyújt a vállalat, valamint az ügyfelek dokumentálásában.
A hatékony műszaki dokumentáció fontossága
A műszaki dokumentáció a megfelelő kommunikáció gerince a digitális korban. Részletes információkat nyújt egy termék vagy rendszer megértéséhez, működtetéséhez és hibaelhárításához. Ez lehet felhasználói útmutatók, kézikönyvek, GYIK, útmutatók, oktatóanyagok, API-hivatkozások stb. formájában.
A jó műszaki dokumentáció több mint egyszerű útmutató; javítja az általános felhasználói élményt. Nem csak ez, a jó műszaki dokumentáció a következő előnyök elérésében segíthet:
1. Növeli az ügyfelek elégedettségét és hűségét
Azzal, hogy részletes és teljes dokumentációt biztosít az ügyfelek számára, lehetőséget ad a gyors válaszadásra, anélkül, hogy növelné az ügyfelek frusztrációját. Ez segít megtartani az ügyfeleit.
2. Növeli az alkalmazottak termelékenységét és teljesítményét
A belső dokumentáció hatékonyabb létrehozása és rendszerezése segíthet abban, hogy alkalmazottai sokkal gyorsabban és könnyebben hozzáférjenek az információkhoz, így hatékonyabban tudnak dolgozni.
3. Csökkentse a támogatási költségeket és a munkaterhelést
Az önkiszolgáló dokumentáció biztosításával csökkentheti a támogatási kéréseket és a megoldásukra fordított időt, így pénzt és erőforrásokat takaríthat meg vállalkozása számára.
4. Fejlesztheti márkaképét és hírnevét
A jó dokumentáció kidolgozásával demonstrálhatja a szakértelem, a szakmaiság és a megbízhatóság szintjét, ami lehetővé teszi, hogy bizalmat és hitelességet alakítson ki ügyfelei és érdeklődői körében.
Amint láthatja, a hatékony műszaki dokumentáció sablonja elengedhetetlen a termék vagy szolgáltatás sikeréhez. De hogyan készítse el? Melyek a műszaki dokumentum döntő szempontjai?
Mi a műszaki dokumentum 3 fő része?
Egy műszaki dokumentum jellemzően három fő részből áll: A bevezetésből, a törzsszövegből és a következtetésből. Ezeknek a részeknek különböző szerepük van, és különböző célokat szolgálnak, hogy ilyen elrendezésben íródjanak.
#1. Bevezetés
Egyrészt "a bevezetési folyamatot úgy tekintjük, mint az információ átadását a feladótól a címzetthez". Megadja a hátteret, a kontextust és a dokumentum célját, olyan számadatokat bemutatva, amelyek szinte mindenféle figyelmet megragadnak.
#2. Törzs/tartalom
A műszaki dokumentum legjelentősebb része a törzs. Alapos információkat és utasításokat nyújt arról, hogyan lehet a terméket vagy rendszert működtetni, és hogyan lehet a problémákat diagnosztizálni.
#3. Következtetés
Azt mondják, hogy a zárszó teszi az udvarlás második részét; ezért erős és döntő fontosságú, hogy örökre megmaradjon. Ez a dokumentumban jelzett főbb pontok és célkitűzések tömör újrafogalmazása - röviden, a megfelelő hangnemben fejeződik be; az olvasóknak a betetőzés érzését adja.
Hogyan kell műszaki dokumentumot írni?
Egy műszaki dokumentum megírása zavarosnak és ijesztőnek tűnhet, különösen, ha nem szokott hozzá a műszaki írás gyakorlásához.
-
1. lépés: Tervezés és vázlatkészítés
-
2. lépés: A tartalom megfogalmazása
-
3. lépés: Átdolgozás és szerkesztés
-
4. lépés: Közzététel és megosztás
-
5. lépés: Frissítés és karbantartás
Példa a hibátlan műszaki dokumentum megírására
A műszaki dokumentáció azokat a mélyreható ismereteket és adatokat jelöli, amelyek lehetővé teszik egy termék vagy rendszer beszerzését vagy használatát, sőt, az esetlegesen felmerülő problémák kijavítását is. Ez alatt érthetjük többek között a felhasználói útmutatókat, kézikönyveket, kérdés- és válaszlapokat egy adott téma vagy termék műszaki vonatkozásaira vonatkozóan. De hogyan lehet tökéletes műszaki dokumentumot írni? Ha mélyebb felfogásra vágyik, nézze meg ezt a blogot. Íme egy példa a műszaki dokumentációra:
Egy ideális műszaki dokumentum drótváza
- Bevezetés
A tömör, de meggyőző bevezetés adja meg az alaphangot, gyors áttekintést nyújtva az API céljáról és funkcióiról.
- Kezdő lépések
Ez a szakasz bemutatja, hogyan integrálhatja gyorsan az API-t a projektjeibe. A Docsie felhasználóbarát tervezési és vázlatkészítési funkcióit használhatja az információk logikus áramlásának biztosítására.
- API-hivatkozás
A dokumentáció szíve, az API-referencia rész aprólékosan megszervezett a Docsie használatával. A platform funkcióit jól strukturált tartalom létrehozására használhatja, így könnyen megtalálhatja és megértheti az egyes végpontokat.
- Kódminták
A Docsie markdown-szerkesztője leegyszerűsíti a kódminták beillesztését, és olyan gyakorlati példákat ad, amelyek javítják a megértést.
- Hibaelhárítás és GYIK
Egy külön rész megoldja a gyakori problémákat és válaszol a kérdéseire, bemutatva a Docsie képességét a GYIK zökkenőmentes integrálására a dokumentációba.
Itt egy új sor beillesztése...
Ezután foglalkozzunk azokkal a funkciókkal, amelyeket a Docsie kínál az Ön aggodalmainak enyhítésére.
Hogyan segít a Docsie zökkenőmentesen létrehozni a műszaki dokumentációt?
A Docsie az egyik legjobb vállalati tudásbázis platform, amely lehetővé teszi számos önkiszolgáló tudásbázis létrehozását és elindítását. A Docsie számos olyan tulajdonságot mutat be, amelyek a műszaki dokumentációt egyszerűvé, hatékonnyá és szórakoztatóvá teszik. Íme néhány a Docsie által biztosított legfontosabb jellemzők közül:
#1. Egységes dokumentációs élmény
A Docsie egyablakos szolgáltatásként szolgál az összes vállalati dokumentáció igénye számára. Akár különböző termékekhez, verziókhoz, nyelvekhez vagy célközönséghez kell dokumentációt készítenie, a Docsie mindent tud. Azáltal, hogy az összes dokumentumot egy központi helyen konszolidálja, a Docsie racionalizálja a munkafolyamatokat, csökkentve a több eszközre és platformra való támaszkodást. A Docsie integrálható a meglévő eszközeivel és rendszereivel is, mint például GitHub, Slack, Zendesk, és így tovább, növelve a termelékenységet és a teljesítményt.
#2. Testreszabott dokumentációs központok
A Docsie műszaki dokumentációs szoftverrel testre szabott tudásportálokat, dokumentációs hubokat vagy önkiszolgáló oldalakat hozhat létre, amelyek tükrözik márkája dizájnját, stílusát és hangját. Különböző sablonok, valamint témák állnak rendelkezésre, amelyek közül választhat, illetve létrehozhatja saját műszaki dokumentációs sablonját. Lehetősége lesz a domain vagy a logó láblécének testreszabására is, és még arra is képes, hogy bármilyen CSS vagy Javascript kódot megadjon. A Docsie által kínált tárhelyszolgáltatási lehetőségek között szerepel a nyilvános felhő, a privát felhő; vagy a helyben történő elhelyezés, ami önállóságot és biztonságot nyújt Önnek a dokumentumai tekintetében.
#3. Zökkenőmentes, biztonságos együttműködés
A Docsie világszerte működő csapatokkal való együttműködést elősegítő funkciói közé tartoznak a felhasználói szerepek, a hozzáférés-szabályozás és a letölthető csevegés. Ön és kollégái a Docsie-fiók ajánlatokon keresztül csatlakozhatnak az oktatási programhoz, ahol különböző szerepköröket, funkciókat és jogosultságokat állíthat be, például adminjogokat, szerkesztési, felülvizsgálati vagy csak figyelési jogosultságot. A dokumentumokat a többi munkatársaddal együtt, valós időben szerkesztheted, megjegyzéseket hagyva, feladatokat adva és a változásokat nyomon követve. A termékdokumentációs szoftver olyan eszközeivel, mint a JWT Token hitelesítés, az IAM RBAC, az SSL titkosítás és a GDPR-megfelelőség, biztonságos és bizalmas tárolást is biztosít az érzékeny anyagok számára.
Következtetés
A műszaki dokumentáció alapvető készség mindazok számára, akik összetett és technikai információkat szeretnének kommunikálni a felhasználók, alkalmazottak és ügyfelek számára. Azonban meglehetősen nagy kihívást jelenthet a hatékony műszaki dokumentáció időben történő elkészítése. Ezért van szüksége a Docsie-ra, a vezető vállalati tudásbázis-platformra, amely segít a sokrétű, önellátó tudásbázisok létrehozásában és kiadásában.
Kérje a Docsie segítségét a vázlatkészítéshez, létrehozáshoz, megírásához, átdolgozáshoz és lektoráláshoz, valamint a dokumentációs folyamat zökkenőmentes és egyszerű befejezéséhez. A Docsie a csapattagokkal való együttműködésben, a dokumentáció testreszabásában, a dokumentáció minőségének ellenőrzésében és javításában is segítséget nyújt.
Készen áll arra, hogy elkezdje a Docsie használatát? Regisztráljon még ma egy ingyenes próbaverzióra, és legyen tanúja a műszaki dokumentációs folyamat új fejlődésének.