Miért kell a nagyszerű termékmenedzsernek tökéletes dokumentációt készítenie?

A legértékesebb tehetség, amellyel a termékmenedzserek rendelkezhetnek ahhoz, hogy életre keltsék termékkoncepciójukat, a hatékony írás képessége.

Miért fontos a dokumentáció?

Kezdjük azzal, hogy miért kritikus a megfelelő dokumentáció egy digitális termékfejlesztési projekt esetében?

A két elsődleges magyarázat a következő:

1. Minden jelentős döntés tárolására szolgál.

Amikor egy bonyolult, hosszú távú projekten dolgozunk, minden nap kritikus döntések születnek a prioritásokkal, funkciókkal és stratégiai célokkal kapcsolatban.

Az idő múlásával és a termékfejlesztési projekt előrehaladtával könnyen elveszíthetjük a fonalat, hogy mikor és miért születtek kritikus döntések. Kritikus fontos, hogy erről részletes nyilvántartást vezessen, hogy gyorsan tudjon válaszolni a megkeresésekre, és meg tudja magyarázni, miért születtek bizonyos döntések.

Ez azért fontos, hogy biztosítsa, hogy elérte, amit építeni akart, pontosabban, hogy kezdettől fogva megfelelt a projekt kritériumainak. Ezenkívül az elszámoltathatóság nyomon követése szempontjából is kulcsfontosságú.

2. Segíti a termékinformációk megőrzését.

Gyakran előfordul, hogy egy projekten több csapat dolgozik, amelyek között kevés vagy semmilyen interakció nincs, és bizonyos esetekben a személyzet cserélődése meglehetősen gyakori, és bár a hatékony átadás-átvétel kritikus fontosságú, a részletek néha kimaradnak. Így a dokumentáció a projekt során szerzett összes információ kézzelfogható rögzítésére szolgál, egyrészt annak biztosítása érdekében, hogy semmi ne vesszen el, másrészt a tudás átadásának megkönnyítése érdekében.

És ez még azelőtt történt, hogy a termék megjelenése után a támogató csapatok és a végfelhasználók felé történő információátadásra gondolnánk; ez a hatékony dokumentáció másik fontos szerepe.

Ezen okokból kifolyólag dokumentációra van szükségünk, hogy segítsük a támogató csapatokat, és hogy fenntartsuk a csapatok és részlegek közötti jó kapcsolatot és együttműködést, hogy a termék mindenki segítségével kerülhessen kiadásra.

Hogyan keltsünk életre egy termékkoncepciót?

Ahhoz, hogy sikeres termékmenedzser lehessen, műszaki szakértelemmel, az ügyfelek mélyreható ismeretével, valamint elegendő kreativitással és fegyelemmel kell rendelkeznie ahhoz, hogy egy friss termékkoncepciót életre keltsen.

A legértékesebb tehetség azonban, amelyet egy termékmenedzser elsajátíthat, nem a programozáshoz vagy a tervezéshez kapcsolódik; ez a hatékony írás képessége.

Termékmenedzserként az Ön teljesítményének elsődleges korlátja az, hogy képes-e hatékonyan kommunikálni a csapat többi tagjával.

Nem az a feladatod, hogy tüzet olts, a terméked létrehozásának minden aspektusát irányítsd, vagy stand-up megbeszéléseket szervezz. Ahogy Ethan Hollinshead, a Strava vezető termékmenedzsere fogalmazott "A legnagyobb termékmenedzsment-kihívás az erőforrások összehangolása. A csapatok mérete folyamatosan változik és gyakran egyoldalú. Néhány héten rengeteg tervezési sávszélességed van, és nincs iOS, máskor nincs tervezési sávszélességed, és csak iOS van. A hatékony csapat működtetéséhez kulcsfontosságú a jól priorizált projektek mély backlogja". Mivel a csapatok folyamatosan változnak, a jól strukturált dokumentációs folyamat és elhelyezés elengedhetetlen ahhoz, hogy minden jól és hatékonyan működjön.

A hatékony dokumentáció megírása minden olyan nagyobb termékterületen kulcsfontosságú, amelyért egy termékmenedzser felelős:

A projekt mögötti "miértek" leírásának folyamata arra kényszeríti a termékmenedzsereket, hogy már korán nehéz döntéseket hozzanak, és a csapat többi tagjának világos északi csillagot biztosít, amelyre erőfeszítéseiket összpontosíthatják.

Tervezés: A vízió tömör, jól megfogalmazott történetekre, célokra és sprintekre való lebontásával a projektek jobban kezelhetővé válnak, és összhangban maradnak az ügyfél igényeivel.

Végrehajtás: Azok a termékmenedzserek, akik ügyesen kommunikálnak írásban a tervezőkkel, mérnökökkel és másokkal, a legjobbak a szűk keresztmetszetek megszüntetésében, a konfliktusok feloldásában és az ötleteik megvalósításában.

Általánosságban elmondható, hogy minél hatékonyabban tudod szóban kommunikálni a gondolataidat termékmenedzserként, annál inkább elérhető lesz a gondolkodásod mások számára. Ez azt jelenti, hogy kevesebb időt és energiát kell fordítania arra, hogy kijavítsa vagy magyarázkodjon, és több időt kell fordítania arra, hogy a fontos kihívásokra összpontosítson.

A termékkövetelmények dokumentálása egy átfogóbb termékvízióval egyenértékű.

Az egyik legfontosabb dokumentáció, amelyet a termékmenedzsereknek ki kell dolgozniuk, az úgynevezett PRD (product requirement documentation). Egy új projekt megkezdésekor a jó termékmenedzser a termék és környezetének minden elemét figyelembe veszi. Megállapítják, hogy milyen típusú ügyfelek igényelnék a vállalat kínálatát és miért. Megállapítják, hogy egy adott területen más cégek mit csinálnak, és hogyan javíthatják teljesítményüket. Ha valamiben bizonytalanok, információt keresnek, és hipotéziseiket és előítéleteiket az ismeretekkel összevetve értékelik.

A nagyszerű termékmenedzserek a fenti információkat arra használják fel, hogy az ügyfélről és az igényeiről szóló narratívát közvetítsenek, és ezzel az egész termékcsapatot arra ösztönzik, hogy a közös cél érdekében dolgozzanak.

A PRD kritikus elemei a következők:

• Célkitűzés: A PRD célkitűzés része leírja az ügyfél problémáját, amelyet meg akar oldani, és azt, hogy az hogyan kapcsolódik a szervezet jövőképéhez, célkitűzéseihez és ambícióihoz. Ez körvonalazza az átfogó célt, hogy mit próbál elérni, és a termékével megcélzott célközönséget.

• Kibocsátás: A kérdés vázolja fel, hogy mit és mikor fog nyújtani a PRD kibocsátott részében. Ez lehetővé teszi a belső csapatok számára, hogy a kiadás terjedelmének és időkeretének megértésével megszervezzék munkájukat. Kövesse nyomon a kritikus mérföldköveket és függőségeket, hogy mindenki a terv szerint haladjon.

• Tulajdonságok: A következő lépés a kiadásban szereplő minden egyes funkció (vagy felhasználói tároló) meghatározása. A PRD ezen része az, ahol pontosan leírja, hogy mit kell létrehozni, és hogyan kell a fejlesztőcsapatnak ezt megtennie.

• Felhasználói áramlás és tervezés: A PRD-hez vizuális drótvázlatokat és mockupokat kell mellékelnie, hogy megmutassa, hogyan fog kinézni a funkció, és hol helyezkedik el a teljes oldaltérképen vagy oldalon. Ez segít a fejlesztőcsapatnak megérteni, hogy pontosan mit képzel el, és hogyan kell megvalósítani a funkciót.

• Analitika: Kritikusan fontos, hogy előre meghatározza, hogyan fogja értékelni a funkciók teljesítményét. Állítson fel egy hipotézist arról, hogy egy funkció milyen hatással lesz, hogy megállapíthassa, hogy az biztosítja-e a kívánt eredményeket.

• Jövőbeni munka: Hasznos lehet, ha a PRD-ben magas szintű információkat ad a termék jövőbeli útitervének terveiről. Tartalmazzon minden olyan vonatkozó tényt, amely segíti a csapatot abban, hogy megértse, hogyan változhat a termék az idő múlásával.

A kontextussal rendelkező felhasználói történetek biztosítják az ügyfélkövetelmény kielégítését.

Egy termék életre keltéséhez többre van szükség, mint a stratégia megalkotása, majd a funkciók kiötlése. Termékmenedzserként az a legértékesebb feladatod, hogy pontosan meghatározd, mit kell tennie az egyes funkcióknak az ügyfél számára, majd ezt a lehető legtömörebb formába sűrítsd a csapatod számára.

Bár hosszabb időt vesz igénybe egy olyan áthatolhatatlan felhasználói narratíva kidolgozása, amely sikerre készíti a szállítócsapatot - amely szinte kizárja annak lehetőségét, hogy rossz dolgot építsenek -, a végrehajtási fázisban lényegesen több időt takarít meg. Azok a termékmenedzserek, akik ezen a téren spórolnak, rövid távon időt takarítanak meg, de később meg fogják fizetni az árát.

A probléma az, hogy ha csak azt mondod meg, hogy mit csinál a funkciód, akkor figyelmen kívül hagyod a fogyasztó kontextusát.

Ha csupán a funkciók listáját kéri a szállítói csapattól, mindig eltérésekkel fog találkozni az Ön elképzelése és az ő elképzelésük között.

A jól megtervezett és megírt termékdokumentáció előtérbe helyezése alapvető fontosságú a felhasználók beilleszkedési folyamatának befejezéséhez, hogy tudják, hogyan használhatják a leghatékonyabban a termékét. Ugyanakkor felhasználói történeteket is tartalmaznia kell, hogy példákat mondjon arra, hogyan és milyen kapacitással használhatja a termékét, mint valós l életpélda a felhasználói kutatás alapján.

Az írásbeli kommunikáció felelősségre vonja az egyéneket, és fenntartja a kezdeményezések előrehaladását.

Egy rossz termékmenedzser felhalmozza az információkat, és időt kell töltenie azzal, hogy a munkatársainak igazolja a tetteit. Ez megöli a termék lendületét - az egyének a termékmenedzserrel való beszélgetéssel töltik az idejüket ahelyett, hogy a munkát végeznék, a termékmenedzser pedig a tűzoltással tölti az idejét ahelyett, hogy a fontos munkára koncentrálna.

Minden sikeres termékmenedzser munkájának alapvető eleme annak biztosítása, hogy csapatának minden tagja folyamatosan és korlátlanul hozzáférjen az épülő termékkel kapcsolatos rengeteg információhoz, amelyek a következőket tartalmazzák: GYIK, marketinganyagok, stílusirányelvek, ügyfélinterjúk, piackutatás és prezentációk, hogy csak néhányat említsünk. Ha a mérnökei, tervezői és marketingesei mindannyian világos határidőkkel rendelkeznek, és átfogó hozzáféréssel a feladataik ellátásához szükséges adatokhoz és információkhoz, a projektjei lényegesen gyorsabban haladhatnak.

Ha egy termékmenedzser fanatikusan ügyel a belső dokumentációra, és rendszeresen frissíti azt, akkor az egész csapatot is felelősségre vonja.

A termékmenedzser az alelnöknek vagy a vezérigazgatónak jelent, mivel a termékkel kapcsolatos elképzeléseit és a teljesítéssel kapcsolatos véleményét nyilvánosan dokumentálják.

A mérnöki, tervezési és egyéb csoportvezetők felelősek, mivel a csapatuk hozzájárulása a projekthez hasonlóan meg van határozva a jövőképben. Mindenki tisztában van az általa és mások által teljesítendő kritériumokkal, ami növeli a csapat megértését és mindenkit a pályán tart.

Végül, ahogy a projektek előrehaladnak, az új ismeretek szükségessé teszik a terv felülvizsgálatát. Akár piackutatás, akár ügyfélinterjúk, akár változó vállalati célkitűzések eredményeként, a PRD módosítások indoklásának bemutatása segít biztosítani, hogy a csapat tudja, miért is áll a változtatások mögött.

A sikeres termékmenedzser munkája legalább annyira szól a PRD frissítéséről, mint annak elkészítéséről. Ahogy a csapatok új kérdéseket vetnek fel, a riválisok módosítják stratégiájukat, és technológiai akadályok merülnek fel, ezeket figyelembe kell vennie a PRD-ben, és garantálnia kell, hogy az "élő dokumentum" nem marad el a valóságtól. Ha a PRD elmarad az ütemtervtől, a csapattagok már nem tekintik mérvadónak, és kevésbé hajlandóak konzultálni vele, amikor legközelebb egy kérdéssel szembesülnek.

A dokumentáció megírása a termékcsapat titkos mártása.

Bár minden csapat szembesül az információkezelés kérdésével, a termékcsapatoknak egyedi kihívásokkal kell szembenézniük, amikor a küldetésükkel kapcsolatos kollektív tudásuk kezeléséről van szó.

Az összetartás kritikus fontosságú a termékek túlélése szempontjából. Ez nem a kütyük összeszereléséről szól, hanem az egységes ügyfélélmény több különböző részleg által történő nyújtásának irányításáról.

A bővített formában történő írás felelősségre vonja Önt. Arra kényszeríti, hogy idejekorán szembesüljön a logikai ellentmondásokkal, és olyan hibákra is fény derülhet, amelyekkel nem volt tisztában, amikor csak gondolatban átgondolta a dolgokat. Emellett segít abban, hogy koherens módon gondolkodjon arról, hogy ki a fogyasztó, és mire van valóban szüksége a termékétől, ahelyett, hogy csak összeállítana egy listát azokról a dolgokról, amelyeknek Ön szerint benne kellene lenniük.

Ha leírja a céljait és gondolatait - és alaposan odafigyel arra, hogy mit és hogyan mond -, az a leghatékonyabb eszköz, amellyel termékmenedzserként biztosíthatja, hogy a terméke koherens élményt nyújtson, amikor elkészül.

A Docsie minden olyan dokumentációkészítő eszközt és funkciót biztosít, amely minden termékmenedzser számára szükséges a sikerhez. Próbálja ki a Docsie-t ingyenesen hogy megtudja, hogyan tudunk segíteni a dokumentációs igényeiben.