Miért van szükség a dokumentáció testreszabására?

Avatar of Author
Tanya A Mishra
on October 25, 2023 · · filed under AI Dokumentációs portálok Műszaki írás Dokumentáció

A termék piacra dobása óriási erőfeszítéseket igényel, nem csak az Ön, hanem a csapata részéről is. Nekik kell oda-vissza járniuk, együttműködniük a különböző érdekelt felekkel, gondoskodniuk kell az összes követelményről, és javítaniuk kell a részlegek közötti együttműködést. A termékmenedzserek, a back-end és front-end fejlesztők, valamint a technikai csapat más tagjai együtt ülnek le ötletelni, mielőtt bármilyen új kiadást elindítanának. Ennek a folyamatnak a végigjárása több dokumentum elkészítését jelenti. Mennyire hektikus ez az Ön csapata számára?

Ilyen időkben szükségessé válik egy olyan platform, amely tartalom testreszabhatóságot, rugalmasságot és tudásmenedzsment funkciókat kínál. A projekt tervezése, nyomon követése, kommunikációja és értékelése során megkapja a szükséges pajzsot.

Miért van szükség a dokumentáció testreszabására?

Minden projektnek megvan a maga nagyságrendje és fontossága. A projekt méretétől, összetettségétől, hatókörétől és a projekthez kapcsolódó kockázatoktól függ, hogyan kell a dokumentációban a testreszabást beállítani. A tudásbázis karbantartása és a projekt követelményeinek a tartalom testreszabási eszközökkel történő kiigazítása kulcsfontosságú szerepet játszik abban, hogy időt takarítson meg, elkerülje a zűrzavart, és jobban összehangolja csapatát.

De honnan fogja tudni, hogy szüksége van-e testreszabási eszközre a jobb projektfolyamat érdekében? Szükség van-e bizonyos eljárásokra? Nos, olvassa el a következő részt, hogy megértse, hogyan mérheti fel a projektdokumentáció iránti igényét.

Hogyan mérjük fel a projektdokumentációs igényeket?

Az üzleti élet aranyszabálya, hogy ne ugorjon bele semmibe anélkül, hogy felmérné döntésének előnyeit és hátrányait. De tartsuk távol ettől az aranyszabálytól a tartalom testreszabásának igényét.

A projekt testreszabási eszközök szükségességének felméréséhez különböző szempontokból kell megvizsgálnia a projektdokumentációval kapcsolatos célkitűzéseket, követelményeket és elvárásokat. A tisztánlátás érdekében fel kell tennie a következő kérdéseket:

A projektdokumentáció hatóköre

Célközönség és felhasználók

A termék felhasználása

A termékkel kapcsolatos szabványok és iránymutatások

Ha felteszi ezeket a kérdéseket, világos képet kap arról, hogy milyen platformot válasszon, és milyen funkciókat keressen, amikor dokumentációs eszközök bevezetését tervezi.

Hogyan lehet azonosítani a legmegfelelőbb tartalmi testreszabási eszközt?

Az M-File on Intelligent Information Management által közzétett legutóbbi jelentésben azt találták, hogy egy nem hatékony tartalom testreszabási eszköz használata munkafolyamatok kihívásaihoz vezethet. Az említett felmérésben a válaszadók 65%-a említette, hogy megfelelő tudásbázis- és tartalom testreszabási eszköz hiányában kihívásokkal szembesül a dokumentumok felülvizsgálata, jóváhagyása és aláírása során.

Ez még inkább szükségessé teszi a megfelelő eszköz megtalálását. De hogyan találja meg a tökéleteset? Íme néhány szempont, amit érdemes figyelembe venni, amikor a dokumentáció testreszabását kínáló eszközöket keres.

A megfelelő működési mód azonosítása

A vállalati dokumentációnak két módja van: egy helyszíni vállalati dokumentumkezelő rendszer és egy felhőalapú dokumentumkezelő rendszer. A helyszíni DMS lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy saját szerverükről férjenek hozzá az adatokhoz, de ennek az eszköznek a használatához jelen kell lennie az iroda kampuszán. A felhőalapú DMS-eszközök azonban nagyobb rugalmasságot biztosítanak a távoli alkalmazottak számára, mivel bárhonnan hozzáférhetnek az adatokhoz.

Vegye figyelembe a költségtényezőt

A költség itt döntő tényező. Ha helyszíni DMS-t választ, számoljon azzal, hogy nagy előzetes költségekkel kell számolnia, hogy megkönnyítse a csapatmunkát. Ha azonban felhőalapú rendszert tervez, akkor a teljes beállítás a helyszíni DMS-hez képest feleannyi költséggel számolhat.

Keresse az adatbiztonságot

Az adatbiztonság nem kérdéses. Dokumentumainak hackelésbiztosnak kell lenniük anélkül, hogy megkérdezné. A helyszíni DMS esetében a biztonságot Ön jobban ellenőrizheti, míg a felhőalapú DMS esetében a biztonság felelőssége a szolgáltató vállán nyugszik.

A fájlok biztonsági mentésének lehetősége

A helyszíni DMS esetében az adatfájlokról gyakran kell biztonsági mentést készíteni, mivel nincs automatikus biztonsági mentési lehetőség. Ezért nagyobb az esélye az adatvesztésnek. A felhőalapú rendszerben a biztonsági mentés magától megtörténik. Így nem kell aggódnia az adatvesztés miatt szerencsétlen események esetén.

5 olyan funkció, amelyet a dokumentációs szoftverben keresni kell

Az együttműködő csapat terének létrehozása egyszerűvé válik, ha a megfelelő eszközökkel rendelkezel. Íme egy lista azokról a funkciókról, amelyekre feltétlenül figyelnie kell, amikor kiválasztja a megfelelő dokumentációs eszközöket a szervezet számára.

1. Dokumentummegosztás

Ha több érdekelt féllel dolgozik, mindenkit ugyanazon az oldalon kell tartania. Az egyik módja annak, hogy mindenkit bevonjon a projektbe, az, hogy figyelembe veszi a véleményüket, és a kapott értékes inputoknak megfelelően változtat a terméken. Egy dokumentációs tartalomkezelő platformnak rugalmasan lehetővé kell tennie az adatok házon belüli megosztását az ügyfelekkel és az érdekeltekkel.

2. Biztonság

A biztonságnak kell a legfőbb prioritásnak lennie a szervezet számára megfelelő dokumentációs szoftver kiválasztásakor. Az Ön által preferált választásnak rendelkeznie kell a legújabb biztonsági eszközökkel és szoftverekkel, amelyek biztosítják, hogy csak az arra jogosultak férjenek hozzá az adatokhoz.

3. Szerkesztési lehetőségek

A megfelelő dokumentum megtalálása nem jelenthet küzdelmet a csapata számára. Az alkalmazottak 83%-a elveszíti értékes idejét már létező dokumentumok újrateremtésével. Ezért a DMS-nek rendelkeznie kell azzal a lehetőséggel, hogy először a dokumentum frissített változatát jelenítse meg. Továbbá a dokumentumhoz szerkesztési hozzáféréssel rendelkező személyeknek közvetlenül kell tudni módosítani a dokumentumot.

4. A dokumentum osztályozása

A dokumentumok osztályozási és címkézési hibái megnehezítik, hogy az alkalmazottak időben megtalálják a megfelelő dokumentumot. Egy jó DMS-nek rendelkeznie kell azzal a funkcióval, hogy automatikusan létrehozza a metaadatokat a dokumentumokhoz, miután a csapat elkészítette azokat. Ez mentesíti a csapatot a fájlok nevének megalkotásának felelőssége alól, így csökkentve a kézi hibák számát és időt takarítva meg.

5. Kulcsszavas keresés

A megfelelő dokumentációs szoftvernek rugalmasságot kell biztosítania a csapat számára a releváns dokumentumok kulcsszavak segítségével történő kereséséhez. A gyorsabb dokumentumkeresés megkönnyítése érdekében a releváns eredményeket a képernyőn kell megjelenítenie.

Ha ez az öt hihetetlen funkció megtalálható egy dokumentációs eszközben, az platform rugalmasságot kínál, és segít a csapatnak időt megtakarítani a megfelelő dokumentumok megtalálásában és szerkesztésében. Ezek a funkciók emellett segítenek szervezetének a tervezés, az együttműködés, az értékelés és a tudásmenedzsment javításában a különböző projektek kezelése során.

A helyes választás a Docsie-vel

A helyes választás a Docsie-val

A Docsie egy olyan vállalati dokumentációs lehetőséget kínál, amely segít a csapatának az egyszerű együttműködésben, sok időveszteség nélkül. Ez egy egyablakos megoldás, amely csökkenti a több eszköztől való függőséget. A Docsie a vállalati dokumentáció minden követelményének kiszolgálására szabott, hihetetlen funkciókkal rendelkezik, amelyeket az alábbiakban felsorolunk.

Vállalati dokumentáció

Ha nem kell egyik platformról a másikra váltania, jobban összpontosíthat a feladat zökkenőmentes elvégzésére. A központosított platform megkönnyíti a dokumentációs munkafolyamatokat a csapat számára, és segít a hatékonyság növelésében. Nagy erőfeszítés nélkül importálhatja meglévő dokumentumait és tudásbázisát, összehangolhatja a tudásmenedzsmentet, és egyéni portált tervezhet. A Docsie kivételes ügyfélszolgálati csapata biztosítja, hogy a további lépések előtt teljesen megértse az alapvető és a fejlett funkciókat.

|CTA: A Docsie segítségével fejlesztheti dokumentumainak testreszabását| |-|### Zökkenőmentes együttműködés a globális munkaerővel

Az újkori felhasználói szerepkörökkel és hozzáférés-szabályozással együttműködhet távoli alkalmazottaival, vállalkozóival, szabadúszóival és szakembereivel. Ezzel a Docsie funkcióval könnyedén szabályozhatja, hogy ki tekintheti meg, szerkesztheti és teheti közzé a dokumentumokat. Ha változtatásokat szeretne javasolni, tegye ezt a beépített csevegőfunkcióval történő megjegyzések hozzáadásával vagy a csapattagok számára feladatok és esedékességi időpontok kijelölésével.

Interaktív tudásportálok

A bölcs döntés meghozatalához fontos, hogy mások is megismerjék a termékének minden csínját-bínját. A Docsie segítségével interaktív tudásportálokat, súgóoldalakat, GYIK-eket, tudásbázisokat és önkiszolgáló oldalakat hozhat létre a megfelelő információk nyújtásához. A tudásbázisok testreszabásának előnyeit kihasználva olyan tartalmakat tehet közzé, amelyek az ügyfélszerepekhez és -dinamikához kapcsolódnak.

Testreszabott dokumentációs csomópontok

Kiválaszthatja, hogyan kívánja elhelyezni dokumentációs csomópontjait. Lehetőséget biztosítunk Önnek arra, hogy válasszon a nyilvános vagy privát felhő és a helyben telepített DMS között. A testreszabott dokumentációs hubokkal könnyedén végezhet tudásmenedzsmentet, adatátvitelt, és lehetővé teszi a magas szintű biztonságot.

Meglátások és visszajelzések

Láthatja, hogyan zajlik a projekt, az előrehaladás állapotát és a csapat együttműködését a használható betekintésekkel és visszajelzésekkel. A dokumentumok módosításának elvégzése és a legjobb bemenetek felvétele egyszerűbbé vált a Docsie dokumentáció testreszabási képességével.

A testreszabott funkciók biztosítják, hogy a szervezet dokumentációs igénye időben megoldódjon, és javuljon a csapat hatékonysága. A Docsie tudásmenedzsment, a tartalom személyre szabása és a visszajelzési funkciók a legjobb eredményt biztosítják több projekt kezelése során.

A legfontosabb tudnivalók

A Docsie segítségével titkosított jelszavakkal biztosíthatja az érzékeny dokumentumokat és a teljes tudásportált

A Docsie felhőalapú és helyszíni dokumentumkezelő rendszert is biztosít a kritikus fájlok biztonságos tárolásához

A Docsie lehetővé teszi a dokumentumok szabadúszókkal és vállalkozókkal való megosztását azáltal, hogy ideiglenes jelszavakat adhat hozzá

A Docsie teljes körű testreszabási támogatást nyújt a tudásportál, a tudásbázis és a súgóoldalak számára

Következtetés

Ha több érdekelt féllel dolgozik különböző projekteken, szüksége van egy olyan eszközre, amely gondoskodik az együttműködésről, segít a tudásmenedzsmentben, testreszabhatóságot kínál a dokumentációban, egyszerűsíti a munkafolyamatokat, és prémium biztonsági funkciókat biztosít a projekt racionalizálásához. Egy olyan platform, amely megkönnyíti a dokumentumok szerkesztését, megosztását és osztályozását, megkönnyíti a termékmenedzserek, a szabadúszók és a technikai csapatok számára a széles körű, akadálymentes együttműködést. A Docsie az az egyablakos rendszer, amelyre szüksége van ahhoz, hogy az összes dokumentumot egy központi platformon tartsa, így időt takarít meg és egyszerűsíti a munkafolyamatokat a csapatai számára. Lépjen kapcsolatba csapatunkkal egy intelligens vállalati dokumentációs platform bevezetéséhez.

Gyakran ismételt kérdések

1. Szabadúszó vagy vállalkozó együttműködhet-e belső csapatokkal a Docsie segítségével?

A szabadúszók és harmadik fél vállalkozók a Docsie segítségével könnyen együttműködhetnek a belső csapatokkal. A termékmenedzserek, írók, szabadúszók és szoftverfejlesztők szükség szerint szerkeszthetik a dokumentumokat. A fájlokon történő módosítások elvégzéséhez azonban szükséges hozzáférés szükséges.

2. Milyen biztonsági funkciók állnak rendelkezésre a Docsie-ban a kiemelt fontosságú dokumentumok védelmére?

JWT token-hitelesítést, IAM RBAC-t és jelszóvédelmet kap az érzékeny adatok tárolásához.

3. A Docsie biztosít egyéni portálokat?

Egyéni portált kap SSL-titkosítással, hogy biztonságosabbá tegye a dokumentumokat.