ソフトウェア製品に関する情報を交換する方法として、文書によるコミュニケーションは、間違いなく、チームメンバー全員が熟知しているべき、よりまとまりのある方法です。このため、プロダクトマネージャーは、ソフトウェアに関わるあらゆる仕事において、ドキュメントの更新にかなりの時間を割いています。
多くの手順に対して様々なドキュメントを作成することで、開発プロセス全体を構造化し、ミスコミュニケーションによる不測の事態を防ぐことができるという理解は、あらゆる業界で広く受け入れられています。
ここでは、プロダクトマネージャーがドキュメントを作成することで得られるメリットを紹介し、ドキュメントが本当に重要であることを理解してもらいましょう。
プロダクトマネージャーにとってのドキュメントの重要性とは？
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正確な製品ビジョンを描くために
ドキュメントを作成することで、プロダクトマネージャーは、製品やサービスの中核をなすイニシアチブで発生するすべての「なぜ」に対する答えを特定することができるようになります。すべてを書き留めることで、プロダクトマネージャーは重要な選択をし、「誰のための製品なのか」「なぜそのアプリや製品を最初から開発する必要があるのか」といった疑問に対する答えを得ることができます。これにより、誤解や不手際の可能性を防ぐことができます。
企画段階での重要なアシスト役
自分の製品が突拍子もない問題に対する最大の解答であると思い込むのではなく、そのための戦略が必要なのです。今、何よりも先に、準備が不可欠です。ストーリー、スプリント、目標を作成し、ビジョンを明確かつ簡潔に文書化することで、マネージャーは開発チーム全体が、サービスを提供する消費者の要求に沿ったソフトウェアを生産できるようにします。
時間での実行をサポートします。
もし計画が期限内に、適切な方法で実行されなければ、その効果はなくなってしまいます。プロダクトマネージャーは、アプリのコンセプトを本物のアプリケーションとして機能させるために、デザイナーや開発者、その他の関係者と文書や文書によるコミュニケーションを行い、正しい方向に向かわせ、練り上げられた計画を実行に移します。
チームは責任を負う
製品に関連するすべての作業を完全に記録することで、プロダクトマネージャーはチームメンバーの作業に関する豊富な情報にアクセスでき、自分の職務に責任を持たせることができます。すべてを詳細に記録することで、物事をシンプルでわかりやすくすることができます。
お客様のニーズに応える
プロダクトマネージャーは、アプリのコンセプトから企画段階までを記録することで、アプリにどのような機能を盛り込むべきか、各機能がどのようなタスクを果たすべきかを容易に知ることができます。そして、その評価を的確かつわかりやすくチームに伝えることで、消費者が求める最終的な製品を実現することができます。
**ドキュメントを作成することは、プロダクトマネジメントの重要な側面です。以下は、チームとプロジェクトの生産性を最大化するために、プロダクトマネージャーが扱う10の重要なドキュメントのリストです。
1.競合分析に係る資料
2.製品戦略・ビジョンを説明する文書
3.製品要求事項説明書（PRDs）
4.OKR、重要業績評価指標、成功指標
5.ロードマップ ドキュメント
6.デザイン、プロトタイプに関わるドキュメント
7.ユーザーの旅とストーリーを記述したドキュメント
8.リリースノートとスコープを説明する文書
9.社内ガイドとよくある質問
10.顧客向けユーザーガイドおよび製品ドキュメント
競合分析に係る資料
競合分析調査は、同じ製品や類似の製品を製造する競合他社に対する自社製品の競争優位性を調査することができる、市場調査の大きな部分を占めています。
競合分析とは、ライバルが提供する商品やサービス、市場占有率や強み・弱みなどを調査することです。上記の要素をすべて盛り込んだ競合分析資料を作成し、開発チーム全体に送付して確認します。プロダクトマネージャーは、競合他社を総合的に調査した上で、アプリケーションや製品の設計を最終決定することになります。
以下は、競合分析資料における競合他社の表の表示例である：
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会社名は競合他社を指します。
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競合他社のウェブサイトアドレス
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製品・サービスの有効性を推定するため）であるユーザー数。
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ライバルが市場に参入している期間の長さ
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競合他社のスペックと得意分野
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サービスや製品のコスト
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様々なトピックに関するメモ
プロダクトマネージャーは様々な種類の分析を行うので、ドキュメントの内容はそれぞれ大きく異なるかもしれません。能力分析、競合環境分析、競合差別化分析、模倣性ラダー分析、バリュープロポジション分析などがよく知られている種類です。
製品戦略・ビジョンを説明する文書
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製品ビジョンといえば、開発しようとしている製品の将来像を描くものです。ストーリーボード、物語、プロトタイプなどの形で、チーム、投資家、パートナーに、その製品に何らかの形で投資し、サポートしてもらうことを目的としています。
最終的な製品に到達するまでに、どのような商品を生み出そうとするのか、その一連の流れが製品戦略を規定するのです。
プロダクトマネージャーの最も重要な能力のひとつは、製品ビジョンを描く能力ですが、これはほんの始まりにすぎません。しかし、それはまだ序の口で、製品に関する明確な視点をオーディエンスに伝えるために、魅力的な製品戦略を構築しなければなりません。製品ビジョンと製品戦略は、ともに高い目的意識を持たなければ成功しない。そのため、最終的にどのような製品にするのか、どのようにコンセプトを実現するのか、そのためのあらゆる情報をまとめた資料が作成されます。また、これらの資料は、多くの場合、ステークホルダーと共有され、コメントや意見を求めることができます。
製品要件定義書(PRD)
Product Requirement Documentationは、アプリケーションの様々な側面を一箇所にまとめたオールインワンドキュメントです。スペックドキュメントは最もポピュラーな種類のドキュメントで、特にアプリケーションの特性を説明するものです。仕様書とも呼ばれる。
各PRDは他とは異なる可能性があります。これらの文書は、研究プロジェクトの課題文、成功指標、MVP機能リスト、技術的な実装の詳細などを整理したものです。
製品要求文書（PRD）には、製品の全体像の各段階や、特定の機能を含めるか否かの判断が含まれ、起こりうる困難が示されています。プロダクトマネージャーは、プロジェクト開発プロセスに必要な時間の可視化、プロジェクト開発プロセスに必要な金額の把握、顧客と開発チームとの相互完全理解の確立のためにこの文書を使用することができます。
PRDの重要性については、別の記事で述べています。詳しくはこちらをご覧ください
目標と主要な結果、主要な業績指標、および成功指標の文書化
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**プロダクトマネージャーは、製品開発プロセスのゴールを決定し、そのプロセスの結果にアクセスするために使用されるメカニズムです。目的はチームを目標に向かわせ、結果は目標が達成されたかどうかを示す。プロセスを通じて、2つの質問がなされ、それに答えます：具体的な目標や製品の目的に対して、「どこへ行きたいのか」「たどり着いたのか、あるいはたどり着けなかったのか」です。
しかし、重要業績評価指標、略してKPIは、開発プロセスの現段階での総合的な成功度を測るものです。営業における顧客生涯価値や試用期間中の顧客転換率、マーケティングにおけるWebトラフィックやコンバージョン率など、主要業績評価指標（KPI）の例を挙げればきりがありません。これらの目標はすべて、プロセスを通じて得られた成果とともに、関連文書に詳しく記載されています。
ロードマップ ドキュメント
ロードマップは、プロダクトマネージャーが策定すべき最も重要な文書の一つである。ロードマップは、製品の意義をチームに伝える手段として機能します。
プロダクトマネージャーは、いつ何をすべきか、どのように全プロセスを遂行するかをまとめたプロダクトライフサイクルを作成します。ロードマップは、ソフトウェアやその他の製品を効果的に構築するために実施されたすべての取り組みのリストを含む文書です。プロダクトマネージャーが作成し、チーム全体がたどるルートです。これをDocsieで作成し、Googleスライドで作成したドキュメントの中にPowerPointのプレゼンテーションを埋め込んで従業員に提出することがあります。Docsieでは、インテグレーション機能により、Googleスライドとの連携が可能です。Docsieの統合機能についての詳細はこちらをご覧ください
デザイン・試作品に関わる文書作成
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設計図がない状態でゼロから何かを作るのは、かなり難しいことです。これは、プロダクトデザインの場合も同じです。基本的なコンセプトは重要ですが、開発過程では何百ものバリエーションが発生する可能性があります。そのため、プロダクトマネージャーは、製品のデザインに加えられたすべての修正と改訂を記録したドキュメントを保持しなければなりません。
製品のプロトタイピングに関して、プロダクトマネージャーはエンジニアやデザイナーとは全く異なる経験をしています。プロダクトマネージャーは、明確な目標を設定し、チームが従うべきロードマップを示すことで、プロトタイピングのトーンを設定します。
なぜプロダクトマネージャーがアプリのプロトタイプのドキュメントを作成する必要があるのか疑問に思うのであれば、そうすることで得られる以下のメリットを考えてみてください：
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誤解の可能性を完全に排除しています。
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イテレーションを素早く完了させる
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プロセスの初期段階で、概念に正当性を持たせることが重要です。
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技術的なフィードバックの質を向上させる
そのため、プロトタイピングのドキュメントは欠かせません。
ユーザーの旅とストーリーを記述したドキュメント
あらゆるアプリケーションやプラットフォームの開発において、ユーザーストーリーとカスタマージャーニーマップは、互いに連携して使用しなければならない2つの重要なツールです。プロダクトマネージャーは、この2つのポジションのドキュメントを作成し、維持することで、すべての詳細が記録され、安全でセキュアに保たれることを保証します。
ユーザーシナリオを作成する際には、ユーザーがある製品を使いたくなるような様々な理由を考えることが重要です。プロダクトマネージャーは、バグや機能リクエストなど、ユーザーがプラットフォームの機能に触れるきっかけとなる可能性のあるものをすべて記録します。この場合、ユーザージャーニーはミクロなレベルで考えることができるかもしれません。
これに対して、ユーザージャーニーは、製品の購入やダウンロードの時点から、製品の機能を使用する時点までの、ユーザ体験全体をマッピングした文書です。これは、プロダクトマネージャーがチームやその他の関係者（ステークホルダーなど）に製品をさらに説明したり、製品そのものへの信頼を確立するための支援となります。また、この情報は、広告キャンペーンや潜在的な顧客に製品のユースケースを説明するためのマーケティングリソースとして使用することができます。
リリースノートとスコープを説明する文書
リリースノートは、その名の通り、新しいプラットフォームやSaaS製品のリリースと同時に送られる文書です。新しい規格をユーザーに知らせ、どの問題が解決されたかを確認し、アップデートが完了したらアプリケーションを販売するために、プロダクトマネージャーはこのドキュメントを作成します。SaaS製品はそれぞれ大きく異なるため、まったく同じ内容のドキュメントは存在しません。
スコープノートは、ある界隈ではScope of work文書と呼ばれることもあります。マネージャーはこのツールを使って、アプリケーションやソフトウェアの一部が含む機能の幅を定義します。その特徴によって何が可能になるのか、といった具合に。
内部ガイドとよくある質問
製品開発の全過程において、ステークホルダーに情報を提供するために、社内で機密のFAQ を作成する必要があります。このFAQの書き方は実に簡単です。ユーザーエクスペリエンスの要素が強い製品のワイヤーフレームや、ワイヤーフレームを分割したドキュメントへのリンクは、このフォルダの中にあることがあります。
この社内マニュアルには、開発工程におけるすべての情報が記載されています。メンバー間の引き継ぎがスムーズに行えるように記録するほか、営業やマーケティング、カスタマーサポートなど、お客さまをサポートする外回りの仕事でも参考になる。
顧客向けユーザーガイドおよび製品ドキュメント
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知らない人のために説明すると、カスタマーフェイシングガイドは、伝統的な意味でのユーザーマニュアル文書である。新しく構築されたSaaS製品の活用方法を説明するこのドキュメントを作成するのは、プロダクトマネージャーの責任である。
少なくとも最初の段階では、ユーザーが自分でフローを理解するまで、これが行われないと、製品をどのように動かすかについて混乱状態に陥るかもしれません。したがって、この文書が、業界のプロダクトマネージャーによって最も頻繁に使用され、または開発された文書の1つであるほど重要である理由は、非常に明白であるはずです。
Docsieで初めてのユーザーガイド/マニュアルを作成する方法はこちら
結論から言いますと
簡単に言うと、以下の文書は、有能なプロダクトマネージャーが、効率的なプロダクトマネジメントプロセスを確実に実行するために頼りにしているトップ10の文書である。
これらの文書化により、職務に関する情報を複数の紙に分けているため、誤解や紛争が起こることはありえない。各段階で綿密に文書化された、高度に構造化されたシームレスな開発プロセスが出来上がる。
これらのドキュメントを作成するために、Docsieはどのように役立つのでしょうか？
Docsieは、ドキュメント作成に関してプロダクトマネージャーの強い味方となる堅牢なプラットフォームです。Docsieは、様々な言語に翻訳可能なドキュメントの作成、管理、公開に特化しており、洗練されたバージョン管理システム、使いやすいエディタ、その他様々な素晴らしい機能により、プロダクトマネージャーが堅牢でダイナミックなオンラインドキュメントを作成できるよう支援します。