2022年、あなたは会社を経営していますか？最も貴重な資産は何ですか？情報は、ビジネスを運営する上で最も有用な資産の一つです。企業のオーナーや株主は、慎重な経営判断を下すためにデータを頼りにしています。
マーケティング部門は、製品の成功の可能性を評価するために情報を頼りにしています。また、マーケティング担当者は、意図したターゲットにアプローチするために同じ情報を利用します。最も重要なことは、取引や取引書類を作るために、すべてのビジネス情報を一箇所に集める必要があるということです。
その場合、情報の安全性を保証し、従業員のコラボレーションのための複数のアクセスを保証する革新的なドキュメントプラットフォームが必要です。信頼性の高い ](https://www.docsie.io/)Docsie のようなシステムを活用して、社内ソフトウェアのドキュメントを管理することができます。
このページでは、ソフトウェア・ドキュメントを管理するためにドキュメント・プラットフォームを使用する5つの主要な利点をご紹介します。
1.セキュリティの強化」。
オンラインビジネスとして、あなたが最も懸念すべきは、情報のセキュリティと顧客データです。特にサイバーインセキュリティが増加するパンデミック時には、セキュリティは多くの組織が抱える大きな課題となっています。特に、サイバーセキュリティが増加しているパンデミック時には、多くの組織が抱える大きな課題となっています。機密情報が悪人の手に渡り、競合他社に漏れてしまう可能性もあります。
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ソフトウェアドキュメントを管理するための強力なドキュメントプラットフォームを手に入れることは、水密性の高いセキュリティを保証します。ソフトウェア文書プラットフォームにはデジタルトレイルがあり、不正なアクセスを簡単に追跡することができます。内部からのアクセスであろうと外部からのアクセスであろうと、アクセス時刻を含む編集者の情報を取り出すことができます。そのため、外部からの攻撃か、不正な従業員によるものか、すぐに見分けることができます。
最も重要なのは、役職や権限に基づいて、特定の文書にアクセスできる人を規制できることです。そのため、各部門の従業員を簡単に管理することができます。
1.ワークフローの改善、自動化。
どの企業でも、日常的にさまざまな文書を作成し、まとめています。月末になると、その期間の仕事を照合するために、各部門が文書のコピーを必要とします。時間とリソースを無駄にすることなく、コピーを再作成することは非常に困難です。
また、人間は繰り返しの作業を長時間行うと疲れてしまいます。時間がなくなるだけでなく、ファイルが乱雑になってしまう可能性が高いのです。
信頼性の高いソフトウェア・ドキュメント・プラットフォームは、内部および外部部門との完璧なコミュニケーションラインを確保します。ドキュメントを作成する際に、簡単に分類することができます。そのため、よりスピーディーで合理的なビジネスプロセスを実現し、運用コストの削減を実現します。また、データ不足による収益の損失も防ぐことができます。
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1.バックアップとリカバリーの強化。
あなたのビジネスにとって一番避けたいことは、データを失うことです。新しい顧客データベースを構築する必要があるため、新規事業の立ち上げと同じような状態になります。また、銀行口座などの重要な情報が悪人の手に渡れば、財産を失うことにもなりかねません。
忘れてはならないのは、ゼロからビジネスを構築したデータをすべて失ってしまっては、有利な競争環境を体験することはできないということです。特に10年以上の歴史を持つ企業であれば、もう二度と同じことはできないでしょう。
革新的なソフトウェア・ドキュメント・プラットフォームが、バックアップとリカバリーのプロセスを強化します。例えば、社内の技術的な問題ですべてのデータを失ったとしても、1時間もかからずに同じデータを取り出すことができます。このプラットフォームは、プライマリー・バックアップ・システムが侵害された場合にも役に立ちます。身代金を支払うことなく、簡単にデータを復元することができます。
1.**より簡単に検索できるようになりました。
平均的なオンライン消費者は、あなたのブランドが営業日中に3時間程度で問題を解決してくれることを期待します。そうでなければ、ブランドのソーシャルメディア上のメッセージに苦情が殺到することになります。あなたが一番避けたいのは、常連客を失い、見込み客を怖がらせてしまうことです。さらに、利益率を高めるために、カスタマーケアのコストをできる限り削減したいとも考えているはずです。
高度な](https://www.businessnewsdaily.com/8026-choosing-a-document-management-system.html)ソフトウェア・ドキュメント・プラットフォームを使用すると、数秒で簡単にファイルを検索することができます。単語やフレーズ、顧客の認証情報による検索など、検索に関するヒントを活用することができます。 大規模なビジネスファイルでは、インデックスで整理することで、番号の参照を容易にすることができます。
1.バージョン管理について
企業では、機密文書や公開文書など、さまざまな種類の文書を扱っています。特定の部署だけの入力で済む文書もありますが、それでも他の従業員がアクセスする必要がある場合もあります。
例えば、四半期報告書や年次報告書のような財務書類の中には、経理部門の意見だけが反映されるべきものもあります。それでも、従業員や株主もアクセスすることで、会社の成長やコミットメントが報われているかどうかを確認する必要があります。
最近のソフトウェア・ドキュメント・プラットフォームでは、異なるバージョンでファイルを共有することができます。例えば、機密性の高い会計文書には「読み取り専用」バージョンで十分です。また、このようなカスタマイズされたドキュメントの共有プロセスを自動化することも可能です。
Bottom Line
先進的なソフトウェアを使って文書管理を自動化することは、ビジネスの成功のために避けて通れません。運用コストを下げるだけでなく、ビジネスの永続的な存続を保証します。信頼性の高いデータのバックアップと検索プロセスを享受することができます。Docsieのような評判の高いソフトウェア・ドキュメント・プラットフォームと Get in touch して、現代のビジネス慣習に欠けていたものを学びましょう。