カスタムナレッジベース：長所と短所

知識は力である。そしてそれは、今日の迅速な企業環境において必要とされている。このニーズを満たすために、カスタムナレッジベースが人気を集めている。強力なナレッジ・マネジメントとナレッジの普及を実践している企業は、ライバル企業よりも生産性が20%高いことをご存知ですか？

パーソナライズされたナレッジベースは、スタッフや消費者がこれらの情報を自由に利用できるようにすることで、生産性、コスト削減、顧客満足度の向上に役立つ可能性があります。この投稿では、カスタムナレッジベースの長所と短所を探り、それがあなたのビジネスの将来にどのような利益をもたらすかについて議論します。また、Docsieがどのように組織の合理化されたドキュメンテーションのニーズを満たすかについてもお話します。

カスタムナレッジベースソフトウェアとは？

簡単に言うと、カスタムナレッジベースソフトウェアは、あなたの会社の要求を満たすために特別に設計された情報の倉庫です。そして、よく管理されたナレッジベースを使用することで、顧客から満足のいくサポートが期待できる可能性が高くなります。既製のプログラムとは異なり、カスタムナレッジベースソフトウェアは、特定の組織の要件を満たすためにゼロから開発されます。

なぜそれが重要なのか？例えば、あなたが造船所の責任者で、船の製造に関わる多くの難しいステップをナビゲートするのに役立つリファレンスをエンジニアに提供したいとしましょう。すぐに使えるソフトウェアの幅広いアプローチとは対照的に、カスタムナレッジベースは特定のプロセスを段階的に説明します。

カスタム・ナレッジ・ベースの長所	カスタム・ナレッジ・ベースの短所
ニーズに合わせたカスタマイズ	開発時間
オンデマンドの拡張性	コスト
完全なデータ管理	メンテナンスの課題
カスタマー・エクスペリエンスの向上	ラーニング・カーブ(学習曲線)
既存システムとの統合	リソース集約的(Resource Intensive)
高度な分析	過度な複雑化のリスク
セキュリティ	初期設定の複雑さ
複雑なワークフローへの対応	ベンダー依存
ブランディングとデザイン・コントロール	即時解決策の欠如
高度にターゲット化されたコンテンツ	互換性の問題
## カスタムナレッジベースの長所

1.カスタマイズ

カスタムナレッジベースの特徴は、比類のない柔軟性です。お客様のニーズに合わせてナレッジベースを自由に設計することができます。例えば、電子商取引の大手企業であれば、刻々と変化する商品カタログに適応するナレッジベースを設計し、顧客にシームレスな体験を提供することができます。例えば、Amazon's customized knowledge baseは、その膨大な商品とサービスに合わせて常に進化しています。

2.スケーラビリティ

ビジネスは成長するものであり、ナレッジ要件も成長するものです。当然のことながら、カスタムナレッジベースを導入することで、年間平均1万ドルのコスト削減が可能です(https://www.proprofskb.com/blog/much-money-can-knowledge-base-save-business/)。カスタム・ソリューションは、組織の拡大に合わせてナレッジ・ベースも容易に拡張することができます。例えば、新興企業は基本的なカスタム知識ベース・ソフトウェアから始め、多国籍企業に成長するにつれて拡張することができます。

3.データ管理

カスタムナレッジベースでは、データの手綱を握ることができます。この無制限のアクセスにより、適切と思われるように情報を管理、更新、保護することができます。例えば、医療従事者は、カスタムナレッジベース内で患者データのプライバシーを最大限に保護することができます。

4.顧客体験の向上

[研究】(https://smallbiztrends.com/2018/07/real-time-response-to-customers.html)によると、顧客の82%が情報への即時アクセスを期待しています。カスタムナレッジベースソフトウェアは、リアルタイムで適切なコンテンツを提供することができ、ユーザー満足度の向上につながります。例えば、Airbnbのカスタムナレッジベースは、旅行者がすぐに最適な宿泊施設を見つけられるようにしている。

5.既存システムとの統合

カスタムナレッジベースは、サイロ化されたシステムではありません。その代わり、現在のプログラムやインフラと調和して動作します。その結果、顧客にあらゆるメディアで統一された体験を提供することができます。ナレッジベースは、顧客が常に最新の情報を入手できるように、銀行ソフトウェアのような他のシステムに接続することができます。これにより、顧客はよりハッピーになり、イライラすることも減るだろう。

6.詳細分析

カスタムナレッジベースは、単に事実や数字を保存するだけではありません。収集・評価されたデータによって、より良いビジネス上の意思決定がなされるかもしれない。消費者の行動や嗜好をモニターすることで、店舗は広告のターゲットをより絞り込むことができる。

7.セキュリティ

企業はデータのセキュリティ侵害により、毎年数十億ドルを失っている。個人データを保護するために、カスタムソリューション・プロバイダーはより高いレベルのセキュリティを提供する。例えば、カスタムナレッジベースは、機密情報を保護するために政府機関で使用されている。カスタムナレッジベースは、保護が必要な特定の種類のデータに適合させることができ、組織独自の要求に合わせて作成されます。

8.複雑なプロセスの支援

ワークフローは、それを使用する企業と同じくらいユニークです。カスタム・ナレッジベース・ソフトウェアは、組織独自の効率化ニーズに合わせて作成することができます。カスタムナレッジベースは、例えば製造業が生産プロセスを改善するために使用することができます。

9.ブランド・マネジメントとビジュアル・ディレクション

情報の質は企業を象徴します。カスタマイズすることで、ブランドの完全性とユーザーベースのデザインの一貫性を維持することができます。アップルのサポート文書は、その細部へのこだわりと使いやすさを大いに示している。

10.超特殊情報

現代のデジタル時代では、関連性が最も重要である。カスタムナレッジベースのおかげで、さまざまなユーザーグループの個々のニーズに対応する、高度にターゲット化された資料を提供することができます。子供、教師、学校関係者向けにカスタマイズされた情報はその一例です。

カスタムナレッジベースの短所

1.開発時間

カスタムナレッジベースの構築には時間と労力がかかります。一日にして成らずです。貴社に合ったソリューションを見つけるには、まずどのようなニーズがあるかを特定する必要があります。例えば、医療従事者向けに特化したナレッジベースを作成するには、何ヶ月もかかるかもしれません。

2.高コスト

カスタマイズには高いコストがかかる。独自の情報データベースを作成し、管理するにはコストがかかるかもしれない。例えば、オーダーメイドのソリューションは、小さな組織にとっては金銭的に手が届かないかもしれない。

3.メンテナンスの課題

カスタムソリューションは、パッケージ化されたソフトウェアとは対照的に、常に最新で安全な状態に保つために定期的なメンテナンスが必要です。例えるなら、ハイテク企業のカスタム知識ベースは、新たな危険を回避するために常に更新が必要だ。

4.学習曲線

従業員が新しい特注のシステムに慣れるには、ある程度の時間が必要かもしれない。その結果、統合のペースが遅くなるかもしれない。例えば、新しいユーザーがパッケージ・ソフトウェアからオーダーメイドのソリューションに移行する際、トレーニングが必要になる場合がある。

5.リソース集約型

カスタムソリューションの導入には、時間、労力、技術的ノウハウの投入が必要である。例えば製造業では、独自の知識ベースを監督する有資格者が必要となる。

6.複雑化のリスク

カスタマイズを追求するあまり、システムが過度に複雑になり、非効率につながるリスクがある。たとえば、複雑なカスタムナレッジベースは、ユーザーを助けるどころか、むしろ混乱させる。

7.初期設定の複雑さ

カスタムナレッジベースのセットアップは、特に初めて行う場合は大変です。例えば、スタートアップ企業は、カスタムソリューションの初期ドキュメンテーションとセットアップに苦労するかもしれません。

8.ベンダーへの依存

カスタムソリューションは、開発とサポートにおいて特定のベンダーへの依存を伴うことが多い。例えば、企業はカスタム・ナレッジ・ベースのためにソフトウェア開発会社に大きく依存することがあります。

9.即時解決策の欠如

即座に解決策を提供する既製ソフトウェアとは異なり、カスタム開発では実装に時間がかかるため、即座の効果が得られません。例えば、小売業では、カスタム・ナレッジベースの開発プロセスを開始しても、すぐに改善が見られない場合があります。

10.互換性の問題

カスタム・ソリューションは、時に組織内の他のソフトウェアと衝突し、問題を引き起こす可能性があります。たとえば、カスタムナレッジベースをレガシーシステムと統合するのは困難です。

すぐに使える対カスタム：どちらが適しているか？

ソースへのリンク

さて、カスタムナレッジベースの長所と短所を見てきましたが、いよいよ大きな質問に答える時が来ました。このセクションでは、あなたが十分な情報を得た上で決断できるよう、深く掘り下げていきます。ナレッジベースのメリットとデメリットを理解した上で、どのようなナレッジベースがすぐに利用できるのかをご紹介します。

すぐに使える知識ベース

調理済みの料理のように、すぐに使える知識ベースやすぐに使えるソフトウェアは、時間と労力を節約します。なぜなら、箱から出してすぐに使えるように、必要なものがすべて含まれているからです。ナレッジマネジメント・ソリューションを迅速に導入する必要がある人には、理想的なソリューションです。今すぐそのメリットとデメリットを調べてみましょう：

長所	短所
迅速な実装：カスタマイズが制限されているため、機能やフォームが特定のニーズに合わない場合があります。
費用対効果：カスタムソリューションに比べて低コスト。すぐに使えるソフトウェアでは、ビジネスが拡大するにつれ、拡張性の制約が問題になる可能性があります。
アップグレードやメンテナンスはプロバイダーが行うため、ITコストが削減できます。	オーダーメイドのユーザーエクスペリエンス：万能なソリューションを提供するため、ユーザー体験が個別化されない可能性があります。
標準化された機能は、あらかじめ用意された機能やテンプレートを提供することで、ナレッジマネジメントをスピードアップします。	自分のデータがプロバイダーのサーバーに保存されるため、プライバシーやセキュリティの問題が発生する。
## 成功への道

1.ノードストローム

アメリカの人気衣料品店Nordstromは、消費者が商品の詳細やヘルプ記事にアクセスしやすくするために、独自のナレッジベースを採用している。これにより、ノードストロームはサポートチケットの数を減らし、顧客の満足度を高めることに成功している。例えば、消費者が商品に関して質問がある場合、ナレッジベースでその解決策を探すことができる。これは顧客の時間と労力の節約に役立つだけでなく、ノードストロームのカスタマーサポートチームの負担を減らすことにもなっている。

2.アサナ

Asanaプロジェクト管理プラットフォーム](https://asana.com/go/uses/project-management)は、新しいユーザーが立ち上げから実行し、自由に使える多くのツールに慣れるのを助けるために、独自の社内ナレッジベースを持っている。Asanaはこのおかげで、新規ユーザーをより迅速かつ効果的にオンボードできるようになった。ナレッジベースには、「プロジェクトの作成方法」、「タスクの追加方法」、「チームメンバーにタスクを割り当てる方法」などのトピックに関する記事が掲載されています。すべてのユーザーはこのドキュメントにアクセスすることができ、プラットフォームに慣れるまで自由に勉強することができます。

3.ハブスポット

インバウンドマーケティングソフトウェアの開発元であるHubSpotは、顧客を支援するために活用する独自のナレッジベースを持っている。これにより、HubSpotは顧客の懸念事項の処理にかかる時間を短縮し、顧客の幸福度を高めることができた。例えば、HubSpotの顧客関係管理や電子メールマーケティングプラットフォームの使用方法に関する記事は、データベースで見つけることができる。すべての顧客はこのナレッジベースにアクセスできるので、HubSpotのサポートスタッフに問い合わせることなく、自分で問題を解決することができます。

4.Zendesk

カスタマーサービス・ソフトウェア・プロバイダーのZendeskは、顧客のセルフヘルプを促進するために特注のナレッジベースを採用している。このおかげで、Zendesk は顧客がヘルプのために提出するチケットの量を減らし、評価を高めることができた。Zendesk のヘルプデスクソフトウェアの活用方法に関する記事は、Wiki にあるコンテンツの一例です。すべての顧客がこのナレッジベースにアクセスできるため、Zendesk のサポートスタッフに問い合わせることなく、自分で問題を解決することができます。

Docsieで正しい決断をする

貴社のニーズや目的に応じて、ナレッジベースソフトウェアを選択することができます。ここでは、Docsieが貴社のナレッジベース作成プロセスにどのような革命をもたらすかをご紹介します。予算に応じた輝き：Docsieは、お客様のご予算に合わせた費用対効果の高いソリューションを提供します。隠れた費用やサプライズはありません。

シームレスな拡張性:ビジネスの成長に合わせて、Docsieはナレッジベースのニーズの拡大に合わせて簡単に拡張できます。

専門的なソリューション: Docsieは、お客様の組織が既製のソフトウェアでは提供できない独自のソリューションを必要とする場合があることを理解しています。

*Tailored User Experiences: ターゲットユーザーに唯一無二の体験を提供するナレッジベースを作成します。

• データガバナンスと保護:** Docsieは、高速で安全かつ包括的なデータガバナンスと保護機能を提供します。

迅速な実装: Docsieは迅速な実装を提供するため、すぐに運用を開始することができます。

万能なソリューションは存在しませんが、Docsieを使用すれば、特定の状況や目的に合わせてナレッジベースを作成することができます。今すぐDocsieをお試しください！

キーポイント

• ナレッジベースを管理するための効果的な戦略を用いれば、あなたの会社は最大で20％の生産性向上を達成できるかもしれません。

• カスタマイズは非常に重要です。一般的なプログラムでは得られない情報は、カスタムナレッジベースで発見することができます。

• よく管理されたナレッジ・ベースがあれば、企業はサポートに送られる問題の数を50％削減することができます。

• カスタムナレッジベースを使用することで、企業規模が拡大するにつれて、毎年2万ドル近くを節約できる可能性があります。

• 独自のデータベースを構築することで、情報のセキュリティと機密性を保証できます。

• タイムリーで適切な情報が提供されることで、ユーザーの満足度が高まります。

• ユーザは、すべてのプラットフォームで一貫した体験をする必要があり、これには、標準的なナレッジベースと特注のナレッジベースの両方へのアクセスが含まれます。

• データ収集と分析により、より良いビジネス上の意思決定やターゲット広告を行うことができます。

• 機密データを保護するためには、高度に安全なオーダーメイドのソリューションが必要です。

最終見解

最終的には、カスタムナレッジベースを使用することには多くの利点がありますが、そのためには厳密な調査が必要です。御社固有の要件と目的から、サービスをカスタマイズする決定を下す必要があります。ワンストップショップであるDocsieは、いつでもお客様をサポートする準備ができていることを忘れないでください。

Docsieは、ドキュメント管理、編集、共有、コラボレーションのためのオールインワンソリューションです。Docsieが提供するドキュメントテンプレート、バージョン履歴、タスク管理を利用することで、時間と労力を節約することができます。Docsieは、あなたの全てのドキュメント要件に対応する最も効果的でユーザーフレンドリーなソリューションです。

Docsieを使用してカスタムナレッジベースを構築することに興奮していますか？ 今すぐ参加 エキスパートナレッジマネジメントを始めましょう！

よくある質問

**1.カスタム知識ベースとは何ですか？

カスタムナレッジベースとは、貴社固有の要件に合わせてカスタマイズされたデータベースのことです。個別に対応するため、生産性とユーザーの満足度を高めるソリューションを提供することができます。作るには、Docsieを使ってください。

**2.カスタムナレッジベースの利点は何ですか？

拡張性、データ管理、ユーザーエクスペリエンスの向上、詳細な分析などは、カスタムナレッジベースの利点のほんの一部です。Docsieは、手頃な価格でスケーラブルなソリューションを提供します。

**3.Docsieはナレッジベースの開発をどのように支援しますか？

Docsieの手頃な価格のソリューション](https://www.docsie.io/blog/articles/document360-gitbook-and-docsie-pricing-and-feature-analysis-of-documentation-platforms/)、拡張性、カスタマイズされた選択肢、パーソナライズされたユーザーエクスペリエンス、そして強固なデータガバナンスにより、あなたの組織は繁栄するかもしれません。

**4.カスタムナレッジベースは私の会社のニーズを満たすために信頼できますか？

自社の要件と目標に基づいて決定する必要があります。カスタマイズ性、拡張性、データ管理を重視するならば、Docsieはカスタムナレッジベースを構築する上で理想的なパートナーかもしれません。

**5.独自のナレッジベースを作成するには？

簡単な文書管理、編集、コラボレーション機能を提供するDocsieのようなプラットフォームを使用して、ナレッジベースを構築します。簡単なナビゲーションのために情報を整理し、ラベルを付けることで、物事を進めましょう。Docsieはその手順を効率化します。

**6.ナレッジベースには何を含めるべきか？

ナレッジベースには、製品、サービス、手順に関するあらゆる文書を含める必要があります。よくある質問、チュートリアル、トラブルシューティングのヒントなどの情報が含まれるべきです。