紙から画素へ」。

ほんの数十年前までは、あらゆるビジネスで文書作成に紙が使われていたようです。契約書、ポリシー、会議のメモなど、あらゆるものが紙ベースで、電子メールに添付して分析する代わりに、印刷して渡していました。

技術の進歩に伴い、企業は文書用のストレージスペースを増やし、従業員がこれらのデジタル文書にアクセスするために必要なコンピュータシステムを手に入れました。これは、紙からピクセルへの移行が始まったことを意味します。

デジタルドキュメントの現代は、数多くのメリットをもたらしますが、問題は絶えません。ドキュメントは、社内スタッフにも社外の顧客にも、情報を伝えるために使用されます。そのため、コンテンツの一貫性、アクセスのしやすさ、管理のしやすさが不可欠です。しかし、一貫性のない、アクセスしにくい、管理しにくいデジタルドキュメントは、効果的な情報伝達の能力を低下させる可能性があります。

簡単で一貫性のあるドキュメントを作成するために、企業はデジタルドキュメントのベストプラクティスに従わなければなりません。これは、デジタルドキュメントのデザイン、フォーマット、ファイルタイプの選択、およびガバナンスを含みます。

このeBookでは、デジタルドキュメントのベストプラクティスと、これらの変更を行うことによる潜在的なビジネスインパクトについて説明します。デジタル・ドキュメントの改善によって、収益の拡大や顧客の獲得が可能になるのでしょうか。ドキュメンテーション管理システム（DMS）を使って、企業がデジタル・ドキュメンテーションを変革し、顧客により良い価値を提供するにはどうすればよいでしょうか。

そんな疑問にお答えしましょう！

デジタルドキュメントのメリット

デジタルドキュメントのベストプラクティスの「何を」「どのように」行うかを説明する前に、まずデジタルドキュメントの利点を理解する必要があります：

• デジタル文書は、紙文書に比べて管理が容易です。紙文書の場合、オフィス内に書類棚を置くスペースが必要で、紙文書ごとに手作業で保管する必要があります。デジタル文書の保管は、オフィスのスペースを確保し、検索機能やフォルダー構造で管理を簡素化します。

Software Adviceの調査によると、オフィスワーカーは週に平均6時間、紙文書の検索に時間を費やしています。さらに、オフィスワーカーは、紙の文書からレポートを作成するのに週平均8時間を費やしており、94%が文書管理システム（DMS）を利用することでこのプロセスが容易になると答えています。[1]

• 電子メールやクラウドストレージを利用して、デジタル文書をリアルタイムで共有することも可能です。これにより、手紙を投函する必要がなくなり、郵便料金や宅配便の費用がかからなくなります。また、受信者が手紙の到着を何日も待つ必要がなくなるため、対応スピードも向上します。さらに、デジタル文書をウェブサイトやソーシャルメディアに掲載することで、顧客からのアクセスも容易になります。

ガートナー社によると、文書の印刷に1ドルかかるごとに、その文書の処理と配布にさらに6ドルかかっていることをご存知でしょうか？さらに、印刷された文書の半分は24時間以内に捨てられているのです。[[2]] (file:///C:/Users/Ciaran/Google%20Drive/Articles%20Work/All%20Articles/SoSEO/Docsie/Docsie%20Content/eBook%20-%20Digital%20Documentation%20Best%20Practices%20to%20Inform%20and%20Inspire.docx#_ftn2)

• セキュリティとガバナンス** --鍵の後ろに隠さない限り、紙のドキュメントは安全ではありません。誰もがそれを読み、コピーを取り、適切と思われるように共有することができます。これとは対照的に、デジタル文書は役割ベースのアクセス制御（RBAC）によって管理され、必要な人だけにアクセスを許可することができます。

米国退役軍人省は、データ漏洩の98%を紙の文書が原因としています[[3]]（file://C:/Users/Ciaran/Google%20Drive/Articles%20Work/All%20Articles/SoSEO/Docsie/Docsie%20Content/eBook%20-%20Digital%20Documentation%20Best%20Practices%20to%Inform%20and%20Inspire.docx#_ftn3）。

• 環境への配慮*** -- 人も企業も、環境負荷を低減する方法を模索しています。デジタル・ドキュメントは、その一つの方法です。Green Americaによると、紙の消費量は過去40年間で400%増加し、この産業は世界のエネルギー消費の4%を占めています[[4]](file://C:/Users/Ciaran/Google%20Drive/Articles%20Work/All%20Articles SoSEO/Docsie/Docsie%20Content/eBook%20-%Digital%20Documentation%20Best%20Practices%20to%Inform%20and%20Inspire.docx#_ftn4）。デジタルドキュメントを選ぶことで、企業は紙の使用量を減らし、森林破壊を防止することができます。

Docsieにおけるデジタルドキュメントのベストプラクティス

デジタルドキュメントは、ビジネスにおける知識の共有、出版、マーケティングを変革する可能性があります。この可能性を引き出すために、企業はデジタルドキュメントのベストプラクティスを実践する必要があります：

DMSをビジネスニーズに合わせる

文書管理システム（DMS）は、企業が文書を保存し管理するための基盤です。コンテンツが書かれた後、DMSにアップロードされ、保存と配布が行われます。DMSは、ドキュメントの保管を一元化し、ビジネス全体の知識源となります。DMSはデジタルライブラリーのようなもので、部門や製品ごとにドキュメントを分類し、検索機能によってナレッジ共有を効率化します。ここから、マーケティングチームやサポートチームがドキュメントを共有し、ウェブサイトやソーシャルメディアで公開したり、顧客からの問い合わせに対応することができます。

Docsieは、あなたのチームがドキュメントを作成する方法を簡素化するDMSです。すべてのビジネスでは、ドキュメントを保存・共有する方法が必要です。社内スタッフは自分の職務について学ぶことができ、顧客は製品やサービスの使い方を学ぶことができます。人事のオンボーディング・ドキュメント、製品のハウツー・ガイド、セールス・コミュニケーション・テンプレートなど、適切なDMSソリューションがあれば、これらすべてを保存・公開することができます。

製品やサービスについて、現在どのような文書が存在しますか？顧客とのコミュニケーションにテンプレートやフレームワークを使用していますか？ドキュメントの保存、社内での共有、外部への公開を簡単に行うことができますか？DocsieのようなDMSソリューションを検討する際には、このような質問を投げかけ、DMSがビジネスニーズに合致していることを確認してください。

互換性を重視する

デジタルドキュメントはアクセシビリティを高めることができますが、互換性の高いファイル形式を使用する場合に限ります。これは、ダウンロード可能なドキュメントの場合、特定の顧客がファイルを開くことができない可能性があるため、重要なことです。また、社内文書でも、ある社員がPDFを使い、別の社員がDOCXを使うことでファイル形式が分断され、他の社員がソフトウェアパッケージを変更したり、別の形式に変換したりして、ファイルにアクセスできるようにする必要があります。

Microsoft Officeのdocx、xlsx、pptx、OpenOfficeのOpen Document Format（ODF）などのオープンファイル形式は、互換性を最大限に高めるのに理想的です。Adobe PDFは一般的ですが、PDFビューワーが必要なため互換性は低くなります。誰がアクセスするのかを考慮し、できるだけ多くのユーザーに対応できるフォーマットでドキュメントを保管するようにしましょう。

Docsieは、幅広いドキュメントの互換性を実現するための素晴らしい選択肢です。テキストがDocsie Book Editorに読み込まれると、オープンソースのJavaScript Object Notation（JSON）ファイル形式で保存されます。ドキュメントのエクスポートに関する詳細や、DocsieがDOC、PDF、Markdown（MD）、HTMLの各フォーマットに簡単に変換できることについては、こちらを参照してください。

実用的なフィードバック

文書に対するユーザーや従業員のフィードバックは重要です。情報が不足していたり、誤った情報が含まれていたり、単に読みにくかったりすると、読者はあなたのドキュメントから価値を得ることができません。さらに、フィードバックは、既存のドキュメントを改善し、顧客により多くの価値を提供するのに役立ちます。

Docsie Vocallyは、オールインワンのフィードバックモニタリングとレスポンスサービスです。読者が個々のドキュメントを1～5段階で評価し、その理由をコメントで説明することができます。Docsieのオーナーや管理者は、このフィードバックを読むことで、あなたのドキュメントの成功や欠点について洞察を得ることができます。

セルフサービスのナレッジベースは、サポートの必要性を最小限にするように設計されていますが、これは、顧客が悪いドキュメントに固執する可能性が低いことを意味し、代わりに、より良いドキュメントを提供する競合他社の代替案を探すことになります。この問題に対処するために、Docise Vocallyは、ユーザーがドキュメントを読むときのインタラクションを記録します。これにより、ユーザーがドキュメントのどこで問題に遭遇し、どのコンテンツが問題を引き起こしているかが明らかになります。ライターは、このフィードバックを使ってドキュメントを編集し、ユーザーのフィードバックに対応することができます。時間の経過とともに、これはドキュメントの知識の質を向上させ、顧客が自らを助ける力を与えることになります。

カスタマーエンパワーメントは、新規ビジネスの獲得、コスト削減、顧客維持のために有効な手段です。Zendeskによると、約67%の顧客が電話で話すよりもセルフサービスを好むといいます[5].また、Forrester ResearchとOracleは、セルフサービスによってサポートコストを1コールあたり11ドル削減できることを明らかにしています[[6]]（file://C:/Users/Ciaran/Google%20Drive/Articles%20Work/All%20Articles SoSEO/Docsie/Docsie%20Content/eBook%20-%20Digital%20Documentation%20Best%20Practices%to%20Inform%20&20Inspire.docx#_ftn6 ）。最後に、マイクロソフト社の調査では、90%の顧客がセルフサービスオプションを期待していることが強調されています[7].

要約すると、顧客は質の高いセルフサービスを好み、期待しており、このオプションを提供することでサポートコストを大幅に削減することができます。Docsieでセルフサービスのナレッジベースを作成し、Docsie Vocallyでフィードバックを得てドキュメントの品質を向上させることで、デジタルドキュメントを通じて進化する顧客の要求に対応することができます。Docsie Vocallyの詳細はこちらをご覧ください。

ドキュメントのバージョニング」。

特にテクノロジー企業では、新しいソフトウェアやサービスのバージョンアップに伴い、ドキュメンテーションに問題が生じることがあります。新しいバージョンには、以前のバージョンとは異なるワークフローや、ユーザーを混乱させるような異なる用語が含まれている可能性があります。同時に、新しいドキュメントが旧バージョンのサービスに適用されない場合もあり、知識のギャップが生じ、顧客を苛立たせ、遠ざけてしまう可能性があります。

これは、デジタルドキュメントの重要なベストプラクティスです。顧客は、ハードウェアとの互換性のためにソフトウェアの古いバージョンを必要とするかもしれませんし、単に新しいバージョンに更新しないことを選択するかもしれません。したがって、企業は、使用されているバージョン番号に関係なく、常にユーザーベースに対応する必要があります。

Docsieは、ドキュメントのバージョン管理でこの問題に取り組んでいます。Docsieでドキュメントを更新した場合、冗長性のために以前のバージョンを保持することができます。バージョン2の顧客は正しいドキュメントを選択することができ、バージョン1の顧客は古いドキュメントにアクセスすることができます。このように、同じソフトウェアの複数のバージョンに顧客層が分散してしまうことを「フラグメンテーション」と呼びます。Docsieは、フラグメンテーションの影響を軽減し、どのバージョンでも知識を利用できるようにします。

ドキュメントのバージョン管理は、必要なときに正しい情報を入手できるようにします。また、複数のライターが同じコンテンツを作成する場合、トレーサビリティにも役立ちます。また、バージョン管理は重複を減らし、ドキュメントを統合してアクセスしやすくします。

あなたの会社では、定期的にドキュメントを更新していますか？顧客は、ソフトウェアやサービスの最新版や過去のバージョンについて、正しい情報を見つけるのに苦労していませんか？もしそうなら、DocsieのようなDMSを通じてドキュメントのバージョン管理のベストプラクティスを適用する時かもしれません。Dociseのドキュメント・バージョニングについては、こちらで詳しくご紹介しています。

社会人ドキュメントの習慣

あなたの部下は文書を作成しますが、文書に関する問題も作成することがあります。原稿の段階で、ライターが異なるフォントサイズや種類を使ったり、時代遅れのアイコンやアートワークを使用したりすることがあります。このような違いは、毎日コンテンツを扱う従業員にとっては見逃しがちですが、顧客はより気づきやすいものです。その結果、コンテンツ制作とパブリッシングのアプローチに従業員間で矛盾が生じ、一貫性のないドキュメントが作成されることになります。

Docsieは、Docsie Documentation Hubにより、企業がコンテンツの不整合に対処することを支援します。デフォルトのフォントの種類とサイズを設定し、会社のロゴやアートワークを追加し、会社のウェブサイトやナレッジベースで使用するCSSスタイルシートパラメータを定義することができます。これらの設定は、DocsieからDocsieが埋め込まれたコンテンツを含むすべてのWebページに反映され、コンテンツが公開されるすべての場所で同じ色、フォント、ロゴを使用することができます。

これにより、コンテンツ管理とパブリッシングのワークフローが簡素化されます。個々のページを編集するのではなく、Docsieで一度コンテンツデザインの枠組みを設定すれば、その変更をあらゆる場所に適用することができます。これは、集中管理またはオーケストレーションと呼ばれるものです。各ドキュメントやページを個別に編集するプロセスは、小規模なコンテンツライブラリーでは可能かもしれませんが、ライブラリーの幅や深さが増すと、このプロセスは効率的に拡張できません。

要約すると、Docsieは、低レベルの管理作業負荷を最小限に抑えることで、コンテンツ管理ワークフローを将来にわたって維持することを目的としています。コンテンツデザインのフレームワークを一度設定し、Docsieであらゆる場所に展開することで、大規模なコンテンツライブラリーをシンプルに管理することができるのです。Docsie Managerを使用したDocsie Customized Documentation Hubsの詳細については、こちらを参照してください。

ドキュメントの一元的な保管

一元化というテーマでは、ドキュメントの保管場所は、管理およびパブリッシングのワークフローに役立つこともあれば、妨げになることもあります。イントラネットやSharePointサイト、DropboxやGoogleドライブ、オンプレミスやクラウドストレージのパーティションにドキュメントを保存することができます。ここでは、それぞれのオプションは単独で機能しますが、同時に使用すると混乱を引き起こす可能性があります。

ある従業員がある文書にアクセスする必要があります。そのドキュメントはSharePointサイトに保存されています。社員はそれをダウンロードし、自分のアカウントのストレージパーティションに保存する。ビジネスファイル同期ツールは、これを自動的にクラウドにアップロードする。社員がSlackで同僚にドキュメントを送信する。このように、4つの異なるサービスやツールで分散化された同じ文書が、ITネットワーク上で4部流通することになります。

Docsieは、ドキュメントを1つの保管場所に集中させることで、この分散型のカオスに取り組んでいます。ドキュメントをアップロードすると、Docsieはそのドキュメントを棚に配置します。ドキュメントを本に見立て、各棚を本で埋め尽くし、コンテンツ・ライブラリーを形成するのです。従業員はDocsieにログインして、すべての文書を見つけることができます。役割ベースのアクセス制御（RBAC）を使用して、部署や年功序列で関連する文書を配信するフィルタリングを行います。ここから、従業員はドキュメントをウェブサイトに直接公開したり、ドキュメントのテキストを編集したり、異なるバージョンをチェックしたり、顧客や同僚からのフィードバックを閲覧したりすることができます。

従業員がドキュメントにアクセスする必要があるとき、Docsieを開くだけでよいのです。ドキュメントの検索、一般的なファイルフォーマットでのエクスポート、Docsieブックやシェルフへの直接リンクの共有が可能です。外部ユーザーに対しては、オーナーや管理者から招待され、セキュリティに妥協することなく、許可されたDocsieブックやシェルフに直接アクセスすることができます。ハードディスク上のフォルダやファイルのようなものですが、Docsieの魔法がかかっているのです！Docsieの棚と本について、詳しくはこちらを参照してください。

ドキュメントガバナンス リスクとコンプライアンス

ほとんどのドキュメントは、パブリックドメイン用に作成されます。しかし、中には機密性の高い文書もあります。そのため、ガバナンス・リスク・コンプライアンス（GRC）管理の必要性が出てきます。GRCポリシーは、機密文書へのアクセスを管理し、文書作成者と読者の文書権限を管理し、ドラフト段階の文書が誤って公開されないようにするために使用できます。

Docsieは、プラットフォーム上の権限を管理するために、役割ベースのアクセス制御（RBAC）を使用しています。これは、Docsieがユーザーの役割を定義し、年功序列や部門に基づいて権限を割り当てることで、企業がGRCワークフローを管理できるようにする方法です。これらの役割には、閲覧者、編集者、管理者、および所有者が含まれます。閲覧者には文書に対する読み取り専用のアクセス権が与えられ、編集者には読み取りと書き込みの権限が与えられます。管理者は、書籍や棚ごとに、誰が読み取り、書き込み、またはその両方を許可されるかを管理するためにロールを割り当てることができます。所有者は、Docsieの組織内のすべてのユーザーとドキュメントを管理することができ、組織全体を削除できる唯一のユーザーロールです。この例では、組織はDocsieで、棚にはDocsieのさまざまな機能に関する本が収納されていることが考えられます。

結論として、GRCは文書へのアクセスを管理するために重要である。アクセスが少なすぎると、従業員は文書作成に取り組むことができなくなります。また、アクセスが多すぎると、従業員が誤って未完成の文書を公開してしまったり、経営者や管理者しかアクセスできない機密文書にアクセスしてしまう可能性があります。Docsieは、アクセスとセキュリティのバランスを取るのに役立ち、あらゆるタイプのドキュメントの保存に適したプラットフォームです。

この文書は機密性が高いので、不正なアクセスを防ぐにはどうしたらよいですか？自分のチームには書き込み権限を与え、他のチームには読み取り専用のアクセス権を与えるにはどうすればよいですか？フリーランスのライターがこの文書を編集する許可が必要なのですが、どうすればいいですか？もし、あなたのビジネスがこのような疑問を抱いているなら、Docsieはその答えを持っています！Docsieの権限管理に関する詳しい情報はこちらでご覧いただけます。

チームコラボレーション

コンテンツは、一人で作り上げることはほとんどありません。複数のライターがドキュメント・ライブラリーに取り組む場合、コラボレーションは非常に重要です。

社員が文書作成に取り組む際、どのようなプロセスを踏んでいるのでしょうか。例えば、ネットワークドライブで既存のドキュメントを検索し、コンピューターにダウンロードすることが挙げられます。次に、最終原稿を電子メールで同僚に送り、さらに校正してもらいます。承認された原稿は、コンテンツ管理システム（CMS）にアップロードされ、公開されます。その日のうちに誰かが問題に気づき、Slackを通じて注釈付きのバージョンをライターに送り返す。このワークフローはうまくいくかもしれませんが、もっと単純化することができます。

Docsieは、包括的なチームコラボレーション機能により、必要なツールの数を減らすことができます。Docsieのダッシュボードから離れることなく、Docsieでドキュメントを見つけ、執筆・編集し、チームメンバーと変更を共有し、チャットや注釈をつけ、インターネットに公開することができます。このため、ダウンロード、アップロード、メール送信、CMSの管理などの手間がかからず、Docsieでドキュメントを管理することができます！チームメンバーは@mentionでタグ付けでき、チャットの会話は各Docsieブックに隔離され、外部のフリーランサーを簡単に招待できるので、場所を選ばず完全なチームコラボレーションができます。

必要なツールの数を最小限に抑えることで、従業員はソフトウェアを切り替えることなく、コンテンツの作成に集中することができます。また、同僚からのコメントや提案も右側のツールバーから簡単にアクセスできるため、無駄なクリックを最小限に抑え、コンテンツ作成のワークフローを迅速化します。リンクの共有も、古いバージョンのドキュメントも、メールやチャットメッセージの紛失もなく、ドキュメントに関わるすべてがDocsieに集約されます。

DocsieでベストプラクティスをあなたのDocsに適用する

紙からピクセルへ移行する中で、優れた文書管理は不可欠です。これらのベストプラクティスをデジタル文書に適用することで、企業は、コンテンツのワークフローを合理化し、コストを削減しながら、顧客に真の価値を提供する知識を創造し共有することができます。問題は、これらのベストプラクティスをどのように適用するかということです。

そこで、Docsieの出番です。Docsieは、このようなドキュメントのベストプラクティスに基づき、コンテンツの作成、管理、公開のワークフローを合理化するために自動的に適用されます。このプラットフォームは、あらゆる種類のドキュメントに対応できるように設計されており、典型的なビジネスDMSの要件に密接に合致しています。Docsieのドキュメントは、インポートおよびエクスポート時に、オープンで互換性のあるファイル形式を使用し、アクセシビリティを向上させます。Docsie Vocallyを使用することで、企業は顧客のドキュメントのフィードバックを読み、それに対応することができ、知識の質を向上させ、コンテンツのエラーを減らすことができます。ドキュメントのバージョン管理により、情報の冗長性を保つために過去のバージョンを保持することができます。カスタマイズドキュメントハブでは、ブランディングとコンテンツデザインのフレームワークを一度設定すれば、どこでも適用することができます。すべてがDocsieポータルという1つの場所に保存されるため、従業員はコンピューター、クラウドドライブ、電子メールを探すことなく、ドキュメントをすぐに見つけることができます。GRCを管理するために権限を設定し、機密文書への不正アクセスを防止することができます。さらに、同僚はDocsie上でチャット、共有、リンク、添付、コントラクターへのアクセス許可を行い、チームのコラボレーションを一元化することが可能です。

複雑な作業をすることなく、顧客に喜ばれるドキュメントを作成することができます。DMSソリューションをお探しなら、Docsieをお試しください！Docsieプラットフォームの15分間のデモを喜んでご案内いたしますので、お気軽にお問い合わせください。

[1] https://www.softwareadvice.com/cms/industryview/go-paperless-with-document-management-software/

[2] https://www.stopwaste.org/at-work/reduce-and-reuse/reduce-paper-use/the-impact-of-paper-waste#2

[3] https://fcw.com/articles/2013/08/08/va-data-breaches.aspx

[4] https://www.greenamerica.org/sites/default/files/inline-files/Paper%20Facts%202017.pdf

[5] https://www.zendesk.com/blog/searching-for-self-service/

[6]https://www.slideshare.net/UniWeb/the-total-economic-impact-of-click-to-call-and-click-to-chat

[7]https://download.microsoft.com/documents/en-us/dynamics/Global_State_of_Multichannel_Customer_Service_Report.pdf.pdf