組織に効果的な社内Wikiを構築する

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Tal F.
on November 02, 2021 · · filed under Documentation Portals Technical Writing Product Documentation Tutorials Internal Documentation

社内Wikiを確立することは、組織の様々な面で不可欠です。この記事では、Wikiがどのように開発され、どのように利用され、なぜ組織にとって重要なのかを説明します。

社内Wikiとは何か、なぜあなたのビジネスに必要なのか？

企業の内部Wikiは、チームが重要な情報を保存し、場所を特定し、互いに交換することができる専用の場所です。組織の長期的な記憶、または社内のナレッジリポジトリと考えてください。企業は、会社の方針、手順、プロセス、テクニカルノート（リリースノートやその他のストーリーの説明）、プロジェクト計画、トレーニングや新入社員のドキュメントなどの情報を記録するためにWikiを活用しています。

企業ウィキは冗長な問い合わせをなくし、スタッフが独立して活動できるようにします。さらに、Wikiがなければ失われてしまうかもしれない情報を保存することで、人員削減からビジネスを守ります。

さらに、Wikiは組織文化に有益な効果をもたらします。従業員は、自分の言いたいことをシンプルかつ簡潔に伝えるために、文章を書くスキルを向上させざるを得なくなります。より明確に書くことで、より明確に考えることができ、チームワークと生産性が高まります。

社内Wikiのニーズを満たすためにWiki作成プラットフォームを選ぶ際、どのような点に注目すべきでしょうか？

ウィキ体験は、貴社固有の要件に合わせてカスタマイズされます。しかし、以下の要素はWikiを利用する上で非常に重要です。組織のために内部Wikiを選択するとき、それがこれらの特徴を提供することを確認してください。

ウィキは、チームが現在利用しているテクノロジーとシームレスに統合する必要があります。

あなたのチームは、Google Sheetsのようなドキュメントエディタと同様に、Github Gist、Air tableのようなプラットフォームを使用して、すでにコミュニケーションと情報共有を行っています。その結果、あなたの集合知は少数のアプリケーションに分散している。スタッフは、重要な企業情報にアクセスするために、絶えずツールを切り替えなければなりません。

社内Wikiは助けになるかもしれませんが、チームの重要な知識の一部は、Wiki以外のテクノロジーの制約の中に存在し続けるという事実があります。これが、組織に適したWikiを選択する際に、企業のテクノロジーと統合できるWikiクリエイターを持つことが不可欠である理由です。

検索ツールは頑丈で効果的でなければなりません。

堅牢な検索ツール（Docsieではこれを使用しています）は、ユーザーがフォルダやトピックをたどることなく、素早く資料を見つけることを可能にします。

少なくとも、あなたのwikiの検索機能はGoogleのように迅速で簡単であるべきです。

Docsieの検索は、ユーザが迅速かつ効率的にコンテンツと知識を見つけることを可能にします。探している単語を入力することで、全ての記事とその場所が表示されます：

Docsieの検索機能について考えてみましょう。Docsieは、チームが重要な情報を一元的に保存、整理、配布することを可能にします。Docsieの検索機能を考えてみてください。Docsieの検索ボックスをクリックすると、最近読んだ記事が表示されるのはそのためです。

さらに、ファセット検索も提供しており、検索を絞り込むことができます。例えば、ドキュメントや様々な記事の中から「Javascript」という単語を検索することができます：

迅速で強力な検索機能は、情報の検索に費やす時間を短縮するだけではありません。さらに、あなたのチームに素晴らしいユーザーエクスペリエンスを提供し、あなたのDocsie wikiを利用する可能性を高め、優れた機能を追加します。

コラボレーション機能

社内Wikiは、多数のチームが存在するあらゆる組織に自然に存在する知識のサイロ化を解消します。しかし、チームはWiki上で専用の場所を保持する必要があります。

チームはDocsie(他のウィキタイプのフォルダ)を持つ棚の中のブックの使用によってこれを行います。例えば、エンジニアリングチームは、マーケティングと同様に、彼ら自身の献身的な主題を持ちます。さらに、各チームは入れ子になったサブトピックを作成することができます。例えば、ブランドと成長の各チームは、マーケティングのサブジェクトの中に専用のサブトピックを持つことができます。

このような専門的な場がどのような名前であれ、適切な情報を適切なタイミングで適切な人々に届けることができるようにする必要がある。

Docsieは、チームとのシームレスなコラボレーションを可能にします。Docsieのコラボレーション機能の一部をビデオでご紹介します。

[ビデオを見る](https://img.youtube.com/vi/sEEihQh0UKM/hqdefault.jpg)また、Docsieでは、プラットフォーム内で様々な役割を設定することができます。これは、誰がどのようなことをどのような能力で行うことができるかを規定するために重要です。

以下は、Docsieの中でユーザーの役割をどのように位置づけたかの例です：

コラボレーションは、特にほとんどのチームがリモートで仕事をしているこの時代には、非常に重要です。Docseがコラボレーションにどのように役立つのか、詳しくはここをクリック。

最新で正しい資料を維持する方法

ある種のウィキは、あなたの資料が最新で正しいかどうかを判断することを難しくしています。投稿の日付や著者のような重要な情報が目立つように表示されるウィキを探してください。

誰があなたのウィキの内容を最後に修正しましたか？

あなたのドキュメントが最後にどのように修正されたかを知りたいのであれば、タイムスタンプを表示するプラットフォームを持つことが鍵となります！Docsieを利用することで、全てのユーザーが様々なブック内で何が行われたかを確認することができ、どのような作業がまだ必要なのかを理解するのに役立ちます。

よく組織化された社内ウィキプラットフォームに必要なものは何ですか？

効果的な組織

資料を保存して整理するために、ドキュメントエディタは従来のフォルダを利用します。また、記事とサブ記事、見出し、様々なレイアウト構成を持つことができ、内部wikiのレイアウトをより効率的に管理することができます。しかし、ほとんどの場合、これらのファイルを見つけ、どのファイルがどの部署に属しているかを知ることは、ドキュメントの適切な整理がなければ、面倒なことです。そのため、同僚が情報を見つけ、保持することが難しくなります。

プラットフォーム内に検索機能を持たせることで、さまざまなチームや部署の同僚が、適切な文書を迅速かつ効果的に見つけることができます。また、情報を本や棚に分けることで、組織内の文書がより整理された状態になります。

Docsiesワークスペースの例です。ご覧のように、私たちはすでにドキュメントを本と棚に整理しています。書籍は記事で、棚は特にカスタマイズされたナレッジポータル内の異なる記事のコレクションです。

フォーマットの一貫性を保ち、読みやすくする

ドキュメンテーションはシンプルで単純であるべきです。チームに利用可能なフォーマットの選択肢が増えると、ドキュメントの経験はより重くなります。誰もが自由に好きなように投稿を構成するとき、結果は不均一で不可解なwiki体験になります。あなたが従うことが簡単な読みやすいフォーマットを持つならば、開発と維持が簡単になるだけでなく、全体に渡って同じデザインであるシンプルな構造の中でドキュメントを開発することで、より迅速で効果的なプロセスになります。

Docsieが開発したユーザーガイドの例です。これは私たちのヘルプポータルであり、便利でダイナミックなフォーマットがどのようなものかを理解するのに役立ちます。

1.The main writing area: 画像や図、そして、あなたのドキュメントを説明するための文章があるとよいでしょう。ヘッダーやタイトルをうまく配置し、適切な場所に、適切な大きさで配置します。

2.完全に機能的な検索ナビゲーション：これは、読者が適切な情報を見つけるプロセスをスピードアップするために非常に重要です。

3.リンク：リンクは、読者にとって必要な他のページへの誘導の鍵となります。

4.目次: これは、読者があなたのナレッジポータルや内部文書内の特定の記事をピンポイントで見つけることができます。

5.言語とバージョンのピッカー：あなたの読者が言語を変更する機能は、さまざまな国の中で、海外で働く多くの従業員を持っている企業にとって非常に重要です。

検索は単なる一過性のアイデアではない

文書の量が限られていて、従業員の数も少ない場合、正しい情報を素早く見つけることは問題ではないかもしれません。しかし、チームが成長し、社内のナレッジベースに貢献する社員が増えてくると、こうしたドキュメント・エディタの限界に気づくようになる。

ほとんどの社内ドキュメントは、多くの従業員を抱える成長中の社内Wiki向けではありません。ドキュメントを検索しながら、従業員が必要とする有用な情報、ポリシー、ユーザーガイド、チュートリアルを見つけるためのスムーズなワークフローを維持するためには、よく整理されたwikiとともに動的な検索エンジンを持つことが不可欠です。

セルフホスティングとクラウドベースのウィキ、組織にとってどちらが良いでしょうか？

さて、あなたのドキュメントを公開する方法について話しましょう。セルフホスティングとクラウドベースのプロプライエタリなWikiのどちらが良いでしょうか？

それぞれの選択肢の長所と短所を見ることから始めましょう。

セルフホスト型のWiki。

**資金とリソースがあれば、イントラネット、サーバー、またはインターネット・ホスティング・プロバイダーで企業Wikiをホストすることができます。セルフホスト型Wikiの利点には、以下のようなものがあります：

  • データの所有者はあなただけです。

  • 個々の要件や仕様に合わせたウィキ体験をデザインすることができます。

しかし、セルフホストウィキはかなりの技術リソースを消費します。一般的に、非常に専門的な要件を持つチームに最適です。

クラウド上でホストされるWiki。

例えばDocsieは、大きな技術リソースを割くことなく社内Wikiを作成できます。1営業日以内に立ち上げることができます。

管理や作業も簡単です。また、1行のコードで簡単に企業のウェブサイト内に埋め込むことができるため、企業ブランドのルック＆フィールとシームレスに融合し、全体的に快適なユーザーエクスペリエンスを実現します。長期的には、Docsieを使用して、ポータルサイトや企業サイトに埋め込まれたDocsieページを通してドキュメントをホスティングすることで、時間とコストを節約し、より十分なドキュメントのワークフローを実現することができます。

情報アーキテクチャの基礎固め

情報構造の外観はあなたが選ぶwikiソリューションによって決定されます。

Docsieでは、資料は3つの方法で整理されます: シェルフ（フォルダと同じように機能します）とブック（コンテンツそのものを格納します）。したがって、もしあなたのチームがDocsieを利用するのであれば、あなたの情報アーキテクチャは主題がどのように整理されるかを意味します。

チームの内部ウィキを整理するように：

明確にすることに集中しましょう。Wikiを作成した人だけでなく、チームの全員がWikiをシンプルに探索できるべきです。Wikiの構造が広く意味を持ち、誰もがどこで情報を得られるかを理解できるように、多くの人の目を活用しましょう。

チームが柔軟に対応できるようにします。各チームがワークフローにとって最も理にかなった方法で主題やフォルダを作成できるようにします。あるチームにとってうまくいくフレームワークが、別のチームにとってはうまくいかないかもしれません。

コンテンツのインポートと補足

アーキテクチャを確立した後、内部wikiに資料を追加し始めることができます。すでにドキュメントがある場合(例えば、DocX、Markdown PDFおよび/またはJSONファイル)、新しいwikiを公開する前にそれをインポートするべきです。Docsieでは、マークダウンファイルだけでなく、多くのツールから簡単に資料をインポートすることができます。

さらに、正式なデビューの前に、重要な新しい資料をWikiに含めるべきです。企業wikiを立ち上げる際にチームがよく追加するいくつかの項目は、従業員ハンドブックと新しいwikiまたはナレッジベースのナビゲート方法のチュートリアルです。

統合を設定する。

先に示したように、あなたのチームは重要なデータを保持するために少数のテクノロジーに依存している可能性があります。これらのツールを置き換えるのではなく、ナレッジ・ベースと統合することで、チームにより多くの利益をもたらすことが分かっています。

どの資料をWikiに保存し、どの資料をWikiにリンクすべきかを検討する。ある種の資料は、wiki以外のツールにあるべきです。例えば、GitHubを利用しているエンジニアリングチームは、Docsieを利用してマークダウンファイルを同期し、GitHubからのバグやプルリクエストを含めることができます。このように、ユーザーはワークフローにGitHubを使い続けながら、会社のwikiに簡単に追加することができます。

Docsieでは、他の様々なSaaSソリューションをプラットフォーム内に統合することができます。Docsieは、ユーザーが他の様々なSaaSソリューションを統合することを可能にしています：

他のテクノロジーとDocsieを統合する方法については、ここをクリックしてください。

立ち上げ計画を立てる。

これで、ローンチの計画を立てることができます。最初のロールアウトは1つのチームに限定するのか、それとも組織全体に広げるのか。

チーム限定にします：単一のチームにwikiを公開したい場合、そのチームは製品に没頭し、彼ら自身の情報アーキテクチャを開発し始める機会を得ます。その後、内部wikiが成長するにつれて、最初のスタッフは貴重な洞察と支援を与えるかもしれません。

会社全体：組織全体に一度にWikiを展開することを選択した場合、承認されたナレッジベースを管理するための手順を全員が知っていることを確認します。そうでない場合は、単一のチームから始め、部門に拡大し、さらに拡大することをお勧めします。全社的な展開には、チーム・アンバサダーの採用をお勧めします。彼らは製品のスペシャリストに成長し、それぞれのチーム内で指揮を執ることができるようになります。

最後に

あなたの組織の内部wikiは休暇ポリシーのリポジトリ以上のものです。あなたのwikiは文章を書き、情報を共有する文化の発展に貢献します。

しかし、あなたが選択するwikiは重要です。ドキュメントを簡素化し、合理化するウィキを選びましょう。あなたが共有している知識を十分に把握するために、誰も輪をくぐる必要はないはずです。だからこそ、考え抜かれた社内ウィキを持つことは、戦略的かつ方法論的な方法で情報を共有し、会社の強い士気を維持するのに役立つ素晴らしい方法なのです。

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