![]（https://images.unsplash.com/photo-1557425955-df376b5903c8?crop=entropy&cs=tinysrgb&fit=max&fm=jpg&ixid=MnwzMTM3MXwwfDF8c2VhcmNofDU1fHx2aXNpb24lMjBib2FyZHxlbnwwfHx8fDE2MjgxODk4Mjc&ixlib=rb-1.2.1&q=80&w=1080）
道具やソフトウェアがある限り、製品の使い方や作り方、機能性、アーキテクチャなどを効果的に相手に伝えるために、効果的なコミュニケーションが必要です。なぜか？それは、テクニカルコミュニケーションのスキルは、情報を収集し、私たちが販売している製品や技術をより深く理解するために聴衆を支援するために必要だからです。
現実世界でのコミュニケーションが言葉や表現によって行われるのに対し、技術コミュニケーションは仮想世界での「技術文書」の使用によって行われます！
テクニカルドキュメントは、エンドユーザーが使用する製品や技術の操作やアーキテクチャを理解するのを支援することを唯一の目的として作成されます。新入社員やユーザーなど、製品の仕組みを知る必要がある人向けの「使い方マニュアル」です！
しかし、わかりやすいようでいて、技術文書には戸惑いがあります！技術文書の大半は、「使い方」から「トラブル対処法」まで、複数のフェーズを含んでいます：初心者で経験が浅い場合」から「トラブルシューティングの方法」まで：バグやエラーが発生した場合"
そのため、何から始めればいいのかわからないという方のために、技術文書の「何を」「なぜ」「どのように」に答え、プロセスを簡略化するための総合ガイドをご紹介します！
始めましょう！
製品ドキュメントを作成するのが初めてで、製品ドキュメント仕様書を作成する必要がない場合は、正しい場所に来ています。
製品ドキュメント仕様書を作成するための基本的なことはマスターできたかもしれませんが、それを実行に移すには、思考と献身的な取り組みが必要です。ここでは、柔軟で適切な製品ドキュメント仕様書を作成するために必要な知識と方法についてご案内します。
製品要件を定義し、その目的について説明するとともに、製品標準の事例を数多く紹介します。製品ドキュメントに何を含めるか、どのように書くか、製品説明の確立から顧客の意見や限定的なユーザーテストに基づく修正まで、そして製品を生産への道やソフトウェア開発プロセスでスタートさせる方法を学びます。
製品ドキュメント仕様の目的とは？
製品ドキュメント仕様書を作成するには、まず製品が何であるかを十分に把握する必要があります。製品ドキュメント仕様書とは、開発中の製品ドキュメントが顧客にどのように見えるか、また、検索機能、言語変更機能など、製品ドキュメントの特定の要件や機能を詳細に説明する設計図です。さらに、製品が作られるペルソナや消費者を含めることもありますが、これは主に特定の年齢層を対象とした製品に適用されます。
この製品ドキュメント仕様書は、非常に明確で、簡単にアクセスでき、設計チームと製品チームが必要とするすべての情報を含んでいる必要があります。テクニカルライティングチームが何を書くべきかを理解し、設計チームが製品ドキュメントのレイアウトを理解できるように、できる限り詳細を記載してください。仕様書の表やグラフは、より詳しい情報がどこにあるのかを示しています。ただし、これはあくまで製品ドキュメントの仕様書であり、製品ドキュメントに記載する製品の詳細な部分については、後日、チームに任せてもよいことを念頭に置いてください。
製品ドキュメント仕様書にはどんな情報が含まれるべきか？
![]（https://images.unsplash.com/photo-1506784881475-0e408bbca849?crop=entropy&cs=tinysrgb&fit=max&fm=jpg&ixid=MnwzMTM3MXwwfDF8c2VhcmNofDZ8fHBsYW5uaW5nfGVufDB8fHx8MTYyODE4OTkyNA&ixlib=rb-1.2.1&q=80&w=1080）
各製品の仕様書は、技術要件、エンジニアリング仕様、およびその他の製品固有の情報に基づいて作成されています。しかし、以下の内容は、最低限、製品ドキュメントに含める必要があります：
Summary： これは、製品のハイレベルな概要です。製品コンセプトの概要から始まり、製品の簡潔な説明とその全体的な詳細で締めくくられています。さらに、その製品が開発された理由とその一般的な目的を明確にする。製品説明では、完成した製品の外観と、その製品の持つ機能を説明します。
Functional Specs（機能仕様）：これは、製品の外観と機能を定義する文章です。さらに、人々がどのようにそれに関与するかを記述する必要があります。これらの説明では、できるだけ詳しく、何も残さないことが非常に重要です。
**製品の各機能や特徴のユースケースを記載し、それがエンドユーザーにどのような利益をもたらすかを説明する必要があります。これは、よりマーケティングレベルの資料とみなされる可能性があります。しかし、もし通常の製品にユーザーマニュアルがあり、そこに各機能のユースケースも記載されていれば、それがどのように使用されるかを理解するのに役立ちます。
User Personas（ユーザーペルソナ）：このセクションでは、本製品が開発されたターゲット層について説明します。ターゲットとする層と、その製品が解決しようとする問題について詳しく説明します。製品のターゲット層を知ることで、顧客中心主義を貫くことができます。また、製品に危険性があり、子供向けではない場合は、製品ドキュメントにその旨を記載するのが賢明です。
写真・動画各セクションには、製品の写真やビデオ、製品の使用方法に関する情報を掲載する必要があります。これは、あなたの製品のドキュメントと製品の使用例を強化します。
How to Plan, Write, and Deliver Effective Technical Documentation（効果的な技術文書を計画し、書き、提供する方法
技術文書は、非常に高度で複雑なものになる可能性があります！そこで重要なのは、以下のような簡単なステップを踏むことで、コンテンツが最新かつ正確で、読者にとって興味深いものであることを保証することです：
読み終わった後、読者に何をしてほしいかを明示する：
技術文書は、読者の次の行動に全面的に焦点を合わせています。ユーザーが読んだ後に何を達成できるかを理解できるように、製品ドキュメントのすべてのステップとステージで目的を表現してください。文書のエンドユーザーガイドが明確であれば、あなたの部分を書くことはより簡単になります。また、ドキュメントが充実していればしているほど、読者が情報をナビゲートするのが容易になります。例えば、Docsieのsearch navigation機能は、ユーザーがドキュメントを検索し、情報を素早く見つけることができるようにします！
ドキュメントの概要を作成する：
構造化された計画がなければ、流れがよく、文書化基準の主な目的を達成するのに有効な製品文書を作成することは難しいかもしれません。そのため、まずはドキュメントを発展させるための骨組みを作ることを強くお勧めします。ヘッダー、カテゴリー、サブカテゴリー、テーマを活用して、資料を適切に配置し、グループ化しましょう。Docsieは、迅速かつ効果的にドキュメントを作成できる多くの優れたツールを備えており、動的な製品ドキュメントを作成することを目的としています。
![]（https://cdn.docsie.io/workspace_WxPJSQ5gsES8Bzjxy/doc_ydgtE07E6Rp4AMmKv/file_sxziwEXY4iYSB0p2i/boo_Qj6raZoQQmjvdRxVs/19e9557e-cdec-2c24-9ee1-b82dff8c70f4image.png）
検索機能、ドキュメントの整理整頓、その他多くの強力な機能を備えています。
ターゲットを明確にする：
ドキュメントが開発者向けなのか、社員向けなのか、ユーザー向けなのかを判断するためには、製品を使用する対象者を理解することが重要です。これは、消費者が製品や技術の背景、目的、能力を理解し、利用者に適応するための支援となるためです。また、もしあなたの読者が本社以外の特定の国の人であれば、翻訳されたドキュメントを持つことも考慮しなければならない要因のひとつです。
コンテンツに図面やキャプションを入れる：
技術文書のイラストや図には、製品の寸法や側面を説明するさまざまな測定値を含める必要があります。デジタルSaaS製品の機能を説明する場合、その機能が何をするのか、どのように機能するのかを示す限り、これらの機能の断片があれば、素晴らしい効果を発揮します。
さらに、画像は言葉の単調さを解消し、紙面に面白さを与えるのに役立ちます。キャプションは、製品図や方向性が明確な図面などを視野に入れるのに役立ちます。
再読、編集、リライトを行う：
技術文書に何度も目を通し、見落としがないことを確認する！さらに、同僚や上司に自分の作品を編集してもらい、見落としがないことを確認することもできます。レビューと修正の仕組みがあれば、公開された資料が正確であることが保証されます。
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