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製品およびプロジェクト管理チームには、さまざまな技術文書プロジェクトを作成し管理する重要な人材が必要です。これは、製品やプロジェクトの構築や開発、リリース、製品や機能、役割のさまざまな側面について顧客や従業員を教育するためのさまざまな側面において重要です。
技術文書は一見難しそうに見えますが、その必要はありません。この記事では、製品やプロジェクトのために素晴らしい技術文書を作成し、維持するために必要な知識をすべてお教えします。
テクニカルライティングとは？
技術文書は様々な形態で存在しますが、現在ではそのほとんどがオンラインで閲覧できるようになっています。技術文書は、テクニカルライター、開発チーム、プロジェクトマネージャー、開発者などの専門家によって作成されることが多いのですが、優れた技術文書は、誰もが理解できるように情報をシンプルかつ明確に伝えています。そうでなければ、意図した機能を果たすことができません。
技術文書とは、製品の特性や機能を詳細に説明する文書のことです。ソフトウェア開発業界では、開発チームや製品チームによって最も頻繁に作成され、組織内のさまざまなステークホルダーのサポートニーズに対応するために使用されることもあります。
製品に関連する事項を説明するためのものです。製品の使い方、技術、機能、特徴、開発など、どのような内容であっても、最終的な目的は製品の特定の要素について読者を教育することにある。これは、ソフトウェア開発、製品開発、その他の分野のいずれにおいても同様である。
技術文書の想定読者は誰ですか？
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オーディエンスは、エンドユーザーからプログラマー、ステークホルダーまで、さまざまな方法で定義することができる。問題の素材の種類によってかなり異なる。
しかし、プロセスベースの技術文書は、他の読者を意識して作成されることがよくあります。その対象は、開発者、利害関係者、顧客、あるいは社内チームの他のメンバーかもしれません。このタイプのドキュメントは、プロダクトベースのドキュメントに比べると利用頻度は低いですが、その目的は、製品を構成するさまざまな技術要素をより深く理解することにあります。
結局のところ、技術文書は製品のユーザーのために作成されることが多いのです。その主な目的は、ユーザーが製品を使用して特定のタスクを達成するのを支援することであることが多いため、さまざまな種類の技術文書を作成する際には、常にエンドユーザーを考慮する必要があります。
技術文書の意義とは？
技術文書が重要である理由はいくつかあります。しかし、すべては1つの重要な利点に集約されます。技術文書を作成する主な理由は、製品に関する情報を一般に知らせるためです。
この主張は自明のことのように思えるが、もう少し踏み込んで考えてみよう。消費者がその製品について十分な知識を持たなければ、その製品はまったく意味を成しません。情報が不足していると、その製品を正しく使うことができなかったり、その製品を理解するための専門知識が不足していたりします。
技術文書は、エンドユーザーが製品を効率的に使用できるようにするため、エンドユーザーの観点から非常に重要です。テクニカルドキュメントを作成する企業にとっては、カスタマーケアの時間を短縮し、トラブルシューティングや問い合わせに自分で答えられるユーザーを獲得できるため、二重のメリットがあります。
社内では、技術文書は、高度な技術資料や企画やプロセスのハイレベルな概要など、従業員が製品に効率的に取り組むために必要な知識を提供するものであり、重要です。
いずれにせよ、製品は必ずしも自明なものではありません。そのため、私たちが必要とするすべての情報を提供してくれる技術文書が必要なのです。
世の中には、どんな種類の技術文書があるのでしょうか？
技術文書には、さまざまな形態があります。技術文書を区別する最も簡単な方法は、誰のために書かれたものかを判断することです。大きく分けると、「製品文書」と「プロセス文書」の2種類に分類されます。
いずれにせよ、製品は必ずしも自明なものではありません。そのため、私たちが必要とするすべての情報を提供してくれる技術文書が必要なのです。
プロセス指向のドキュメンテーション
簡単に言うと、プロセス指向のドキュメントは、製品が開発される方法を詳細に説明するものです。最終的な結果ではなく、その進歩や進化に貢献するさまざまなプロセス、データ、イベントなどに関心があります。
この種のテクニカルライティングは、通常、社内で保管され、消費者やエンドユーザー（製品開発に利害関係のある外部の関係者を除く）にはほとんど価値や関心がない。製品の寿命の多くの段階を示すため、有益である。この種の文書は、製品管理チームやプロジェクト管理チームのほか、人事部や開発チームなど、さまざまなプロセスやカタログ文書を作成する必要がある企業チームにも使用されます。
プロセス指向の文書には、以下のようなものがあります。 プロジェクト提案書：製品開発に関する目的とスケジュールを提示するもの。製品要件：新しい製品やサービスに関する重要な事実や数字を記述した説得力のある文書です。目標、ユーザーペルソナとストーリー、リリースの詳細、ロードマップ、ワイヤーフレームとデザインの詳細、リスクと依存関係などが一般的な側面です。
プロセス指向のドキュメントは、プロジェクト計画、アウトライン、サマリー、チャーターなどでも構成されます。
プロジェクトマネージャーやプロダクトマネージャーは、特に製品やプロジェクトのロードマップに対するニーズが高いため、このようなワークフローの側面をサポートする文書や計画を持つことは、プロジェクトの進行や製品開発にとって不可欠です。
プロジェクトの報告や更新、製品やプロジェクトの開発におけるプロセスの特定の段階の仕様も、プロセス指向のドキュメントの一側面です。これは、製品の寿命における多くの段階を概観する素晴らしいものです。
製品指向のドキュメンテーション
技術文書の次のタイプは、製品ベースの文書です。ユーザードキュメントとも呼ばれ、完成した製品がどのようなもので、どのように使うかを説明するものです。開発プロセスを説明するのではなく、完成した結果を重視します。
製品指向のドキュメントにはさまざまな種類がありますが、主な主要タイプは、ユーザーマニュアル、チュートリアル、インストールガイドライン、トラブルシューティングガイド、よくある質問、ナレッジベース、Wiki、その他の学習リソースです：これらのタイプのドキュメントは、製品に関する情報を提供し、エンドユーザーがその使い方を学ぶのに役立ちます。
ユーザーエクスペリエンスドキュメントは、SaaS企業のプロダクトオリエンテッドなドキュメントのもう一つの形です。UXドキュメントは、製品のユーザーエクスペリエンス（UX）を説明するものです。ユーザーペルソナ、ユースケース、スタイルガイドライン、モックアップ、プロトタイプ、ワイヤーフレーム、そして必要なスクリーンショットが含まれます。
製品ドキュメントの次の種類は、リリースノートです。これは、SaaS製品のアップグレードについて営業やマーケティングに知らせるための社内文書や、技術製品の新機能やアップデートについてユーザーや顧客に知らせるために使用されることがあります。
ソフトウェア指向のドキュメンテーション
ユーザーと開発者のどちらに向けて書いているにせよ、ドキュメントが徹底的で、彼らの疑問に答えるものであることを確認してください。同じ質問に繰り返し答える時間を節約することができます。
ソフトウェアドキュメントには、APIドキュメント、ソフトウェアアーキテクチャ設計、ドキュメント、ソースコードドキュメントなどがあります。これらのドキュメントは、ソフトウェアチームが特定の技術プラットフォームや製品をどのように構築し、構成するかを知るために非常に重要です。 開発者にとっては、ソフトウェア要件、システム文書、コード文書、テスト計画などの文書を作成することが、効果的なチームを増やし維持するために必要不可欠です。
優れた技術文書の利点は何ですか？
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優れた技術文書は、いくつかの理由から、製品開発プロセスにとって重要です。とりわけ、誰もが目標を実現できるようになることです。
どういうことでしょうか？製品を作る場合、最終的な目的は、人々がそれを使うことを楽しむことです。消費者としては、製品をうまく使って問題を解決したり、サービスを提供したりすることが目的です。しかし、消費者に理解されず、使いこなせなければ、それは不可能なことです。
ここで役立つのが、優れた技術文書です。消費者が製品に関する知識を身につけ、それをうまく活用できるようにするとともに、製品チームの開発プロセスも支援します。
技術文書を確実に作成するためには、適切なプロセス、ワークフロー、戦略を設定し、明確かつ断定的に書かれた質の高い技術文書を作成することがコツとなります。技術文書は、ユーザーにとって使いやすく、理解しやすいものでなければなりません。そうでなければ、すべての人が目的を達成するのを助けることはできません。
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技術文書を作成するのに最適な方法は何ですか？
技術文書を作成する際、何から手をつければいいのかわからないという方も多いのではないでしょうか。しかし、優れた技術文書を作成することは、習得すべき才能です。ここでは、優れた技術文書を素早く作成するための簡単な方法をご紹介します。
1.研究を行う
正直なところ、提供しようとする資料が完全に明確でない限り、優れた技術文書を作成することは困難です。すでに事例や調査、サンプルなどのデータがある場合は、ステップ2に進んでください。
しかし、ゼロから始めるのであれば、リサーチを行うことが重要です。問題の技術文書を担当するチームとミーティングを行い、話し合い、様々な調査課題をチームメンバーに割り当てる。
研究のためには、現在の情報や資料をすべてまとめておくとよいでしょう。
次に、技術文書の内容、技術文書で達成したい目標や目的について検討します。
次に、技術文書の作成において、具体的にどのようなソフトウェア、ツール、スタイルガイドを使用しているかをリストアップします。これらのツールは、Docsieで簡単に管理することができます。実際、すべての研究は、Docsieの中で書き、共同作業で完成させることができます。
2.技術文書設計
技術文書の中身は重要です。しかし、技術文書の外観もまた重要です。整理され、視覚的に魅力的な文書は、乱雑にまとめられた文書よりもはるかに効果的に情報を伝えることができます。
そのため、ドキュメントを設計する際に考慮すべき点がいくつかあります。まず、構造とナビゲーションについて考えてみましょう。技術文書は、個人が特定の情報や問題の解決策を探すために利用されることが多く、リソースの有効性を確保するためには、それを迅速に行う必要があります。そのため、ドキュメントの構成は非常に重要です。
自分の知識を分類したり、小分類したりして、すぐにアクセスできるようにするのは良いアイデアです。これは、Docsie Bookの中にあるDocsieの記事を通して行うことができます。記事は、Docsieから発行されるすべてのドキュメントの右側に表示されます：
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また、ドキュメントには、ユーザーが必要な情報に簡単にアクセスできるように、強力な検索機能や動的な目次が含まれていることが不可欠です。Docsieのような最も効果的なドキュメントソフトウェアは、他の多くの機能とともに、この機能も備えています。
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さらに、技術文書のスケルトンから始めるのも良いアイデアです。技術文書のスケルトンレイアウトは簡単に作成でき、技術文書に記載したい重要なデータを見落とさないようにするのに役立ちます。以下のステップで、技術文書の書き出しのスケルトンについて説明します。これにより、すべての資料の視覚的な一貫性と構成が維持されます。
3.文章構成
この時点で、本格的なコンテンツ制作を開始することになります。テクニカルドキュメントを担当するチームと打ち合わせをし、ステップ1で実施した調査をすべてまとめましょう。そして、各メンバーの能力に応じて、ライティングの仕事を割り当てることができます。
最高の技術文書は、文書のアウトラインであるスケルトンから始まります。
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また、ドキュメントは読みやすく、フォローしやすいものでなければなりません。そして、チームの他の人にドキュメントをレビューしてもらい、コメントをもらうのも良いアイデアです。これは、Docsieのコメント機能で簡単にできます。
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技術文書の第一稿が完成したら、レビュー、評価、そしてさらにレビューすることが重要です。少なくとも2人の目で、各パーツをレビューしてもらうとよいでしょう。こうすることで、文書が明確で、よく書けていて、文法的に正確であるだけでなく、対象者にとって効果的であることを確認することができます。
技術文書にハウツーや手順が記載されている場合は、チームメンバーがその手順をテストし、意図したとおりの結果が得られるかどうかを確認するようにしてください。
4.ユーザーがどのようにドキュメントと接するかをテストする
しかし、そうではありません。技術文書が完成したら、組織的な欠陥やわかりにくい内容、使いにくさがないことを確認するために、テストプロセスにかけることが非常に重要です。
この段階を達成するためには、外部のユーザーに文書のレビューを依頼する必要があります。彼らにドキュメントを読んでもらい、与えられた職務を遂行するためにドキュメントを活用し、率直な感想を述べてもらうのです。テスターが社外であることは非常に重要です。なぜなら、テスターは偏見なく客観的にドキュメントを見ることができ、それが評価に影響を与えるからです。このようなことは、Docsieのウェブ解析で行うことができます。Docsieのウェブ解析機能を使えば、読者がドキュメントのどこに注目しているのかがわかり、フィードバックを受けることができるほか、技術資料のドキュメントやフォーマットについて読者がどのような点に悩んでいるのかも知ることができます。
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Docsieのウェブ解析では、読者がどのように技術文書に接しているかを短いビデオで見ることができ、この情報と読者による評価とを組み合わせて、文書の最適化に利用することができます。お客様の声](https://www.docsie.io/blog/articles/7-golden-rules-to-successfully-approach-customer-feedback/)にどのようにアプローチするかを理解し、技術文書の作成とワークフローに組み込むことは非常に重要なことです。
5.フィードバックを受けて技術文書を最適化する
新しい技術文書を発表する準備が整ったと考えてください！テスト段階で収集したフィードバックやコメントを取り入れた後、技術文書を更新し、ユーザーが使用できるように再公開することができます！これで、より健全なドキュメント体験ができるようになるはずです。
しかし、技術文書の旅はここで終わるわけではありません。技術文書は動的なものであり、常に更新され、対象製品を反映するように修正されます。そのため、新しい情報が追加されたとき、変更が加えられたとき、または一般的なメンテナンスが行われたときに、何をする必要があるかを概説するプロトコルを確立するのがよい考えです。
多くの企業では、ドキュメントのメンテナンス・スケジュール更新を実施しています。このように、特定の日付に変更の必要性を評価することで、すべての情報が常に最新であることを保証し、修正を見落とすことがないようにしています。
始めるためのクイックヒント
Docsieでサインアップする
Docsieは、素晴らしく魅力的な技術文書を作成するための堅牢なツールセットを備えています。
視聴者を知る
技術文書には、いくつかの形式があります。誰が文書を読むかを考えて、採用する文書、資料、言語の種類を決定する。プログラマー、エンジニア、関係者、プロジェクトマネージャー、エンドユーザーなど。
ドキュメントを計画する
作成するドキュメントの種類をまとめた初期戦略を用意する。製品に必要なドキュメントの種類と、それらがカバーするもの、しないものを検討する。
簡潔な表現で、繰り返しを避ける。
ステップ1は、すでに完成しているのであれば簡単です。せっかく作った技術文書ですから、便利で使い勝手の良いものにしましょう。文章は簡潔で、絶対に必要な場合を除き、記事間で内容が重複しないようにしましょう。
コンシステンシー
小さな問題ですが、技術文書には一貫性が不可欠です。フォント、文体、デザイン、書式、場所などはその例です。文書作成プロセスの早い段階でガイドラインを設定し、それを守るようにしましょう。また、企業ブランドのルック＆フィールと一致させることも効果的です。Docsieのスタイリングガイド](https://help.docsie.io/?doc=/publish-documentation-portal/docsie-styling-guide/)を使って、この点を確認することができます。
目標を想起する
論文に取り組む際には、自分自身またはチームに、"読者に何をしてもらいたいか "を問いかけましょう。目的に焦点を当てることで、不必要な細部を省き、有用で行動しやすい文書になることが保証されます。
テクニカルドキュメントの作成に着手する
テクニカルライティングの世界に足を踏み入れる準備はできていますか？このアドバイスを参考に、製品のテクニカルドキュメントを作成してみてください。練習あるのみ、始めるなら今がチャンスです。
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