今日、PDFファイルは非常に重要かつ一般的な文書フォーマットです。PDFファイルは、情報を伝達し、書式を保持し、様々なプラットフォーム間でスタイルの統一を確認する簡単な手段を提供します。しかし、PDFの最も大きな問題は、その検索不可能な性質です。簡単に分類できない豊富なデータが1つの文書に閉じ込められていることを想像してみてください。これは非常にイライラさせ、アウトプットを減少させかねない注意散漫になるかもしれません。
嬉しいことに、PDFを検索可能にする方法はいくつかあり、以下のガイドでは最も効率的な方法をご紹介します。
なぜPDFを検索可能にするのか？
なぜPDFを検索可能にするのか](https://cdn.docsie.io/workspace_PfNzfGj3YfKKtTO4T/doc_QiqgSuNoJpspcExF3/file_jlxXevoHVgfgPUm19/image1.png)
PDFを検索可能にすると、いくつかの利点があります。そのいくつかを紹介しましょう：
1.生産性の向上:
マッキンゼー・グローバル・インスティテュート](https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy)の調査によると、知識労働者は年間約1.8週間、情報の検索と復元に時間を費やしている。検索できないPDFは、ページをスクロールする代わりに、PDF全体をスクロールしなければならないため、時間の無駄が生じます。検索可能なPDFでは、探しているキーワードを入力するだけで、欲しい情報を検索することができます。
**2.情報アクセシビリティの向上
ある調査によると、 45 パーセント の従業員が、仕事をうまく遂行するために必要な情報を見つけるのが困難であると主張していると報告されています。ドキュメントの検索機能を有効にすることで、この情報を必要とするすべての人が利用できるようになります。
3.コラボレーションの促進:
検索可能なPDFは、ドキュメント内の関連情報を素早く見つける能力を提供することで、チームメンバー間のコラボレーションを大幅に強化することができます。これは、コラボレーションを必要とするプロジェクトに関しては特に効果があります。
検索可能PDFの長所と短所：
| 特徴 | 長所 | 短所 |
|---|---|---|
| 検索性 | より速い情報検索、改善されたアクセシビリティ、強化されたコラボレーション | 追加の処理時間を必要とするかもしれない(方法による) |
| テキストベースのコンテンツ | 検索や編集が容易 | スキャンした文書にはOCRが必要 |
| ファイルサイズ | 画像ベースのPDFよりも小さくできる | 検索機能を埋め込むとファイルサイズが大きくなる可能性がある |
| セキュリティ | パスワード保護と暗号化を検索可能PDFに適用可能 | これらの検索可能PDFは、機密情報を保護するための追加のセキュリティ対策が必要 |
| アーカイブ | 検索可能なPDFは簡単にアーカイブし、検索することができます | 特定の検索可能なPDFフォーマットの長期アーカイブは、特定のソフトウェアを必要とするかもしれません |
PDFを検索可能にする5つの方法
PDFを検索可能にするにはいくつかの方法があり、それぞれに利点と欠点があります。ここでは、最も一般的な方法をご紹介します：
1.光学式文字認識（OCR）の利用
この技術は、画像形式のテキストを含むPDFに最適です。OCR技術は、スキャンしたテキストを検索可能な形式に変換するプロセスです。多くのオンラインツールやソフトウェアプログラムがOCR機能を提供しています：
1.Adobe Acrobat Pro DC (有料プログラム)
2.Smallpdf(無料のオンラインツール。オプションは限られている)
3.(https://xodo.com/)Xodo(OCR機能を備えた無料のモバイルアプリ)。
2.既存の検索性のチェック：
すべてのPDFのテキストが同じではありません。一部のPDFファイルは、文書にテキストレイヤーが埋め込まれて作成されているため、すでに検索可能な文書として設計されています。PDFのテキストをマウスでハイライトしようとすると、通常、その文書がロックされていることを強く示唆します。テキストがハイライトされている場合、それはすでに検索エンジンによって行われている可能性があります。
3.オンライン変換ツールの活用
PDF文書を検索可能な形式（Word文書を含む）に変換するのに役立つオンライン変換ツールは数多くあります。このツールは通常、OCR技術を使ってPDF文書からテキストを抽出します。ここでは、検索可能なPDFを作成するための一般的なオプションをいくつか紹介します：
1.PDF2Go
2. Ilovepdf
4.有料ソフトウェアの活用
より強力な機能を求める上級ユーザーには、Adobe Acrobat Pro DCのような商用ソフトウェアが、検索可能なPDFを作成・管理するためのツール一式を備えています。これらのプログラムには通常、高品質のOCRや編集オプションが含まれています。
5.Docsieの楽々検索可能PDFソリューション（最も効率的）
人気の文書管理サービスDocsieは、検索可能なPDFの作成と保存を可能にします。Docsieは、文書をアップロードした時点で検索可能なPDFを作成します。つまり、手動でデジタル化したり、他のソフトウェアをインストールしたりする手間がかかりません。これにより、チームメンバーは即座にアクセスして検索することができ、チームの生産性が向上すると報告されています。
Docsieのシンプルな検索機能により、PDF内のあらゆる情報をわずか数秒で見つけることができ、最終的にチームのコラボレーションを向上させ、組織内のナレッジ共有を増加させます。
PDFの検索性を最大限に高めるためのヒントをいくつかご紹介します：PDFの検索性を最大限に高めるためのヒントをいくつかご紹介します：
説明的なファイル名を使用する：この方法では、そのファイル名で検索したときに、特定のPDFファイルを見つけることがあります。「Report_Oct2023.pdf」ではなく、「Marketing_Campaign_Performance_Report_October_2023.pdf」としましょう。このような名前は、より有益であるだけでなく、私たちのDocsieシステムでより検索しやすくなります。
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適切な書式**を使用してください：見出し、小見出し、箇条書きの使用は、PDFの読みやすさと検索性を向上させます。検索エンジンは一般的に、構造化された文書を検索結果で上位にランク付けするため、見つけやすくなります。
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ブックマークは、長い文書、特に1つ以上の分割がある文書を移動するのに便利です。ブックマークは、ドキュメントの目的の部分に直接移動する手段を提供し、ユーザーの時間を大幅に節約します。
結論
これらのテクニックを活用することで、PDFを単なる静的な文書から動的な情報源にすることができます。検索可能なPDFによって、ユーザーやチームは様々な利点にさらされます。検索可能なPDFは、生産性に貢献し、情報を利用可能にし、 コラボレーションを促進する素晴らしいツールとして機能します。
その中でもDocsieは、検索可能なPDFを作成するだけでなく、管理するための迅速で便利な方法であることは間違いありません。Docsieの自動検索機能により、追加のソフトウェアや手間のかかる作業を必要とせず、時間と労力を節約することができます。Docsieを使えば、PDFを簡単に検索し、利用することができます。その結果、チームは情報を最大限に活用することができ、最終的には成功へと導くことができるのです。
Docsie](https://www.docsie.io/)Docsieには無料トライアルオプションがあります。