あなたは同僚や顧客、新入社員の教育やトレーニングを担当していますか？もしそうなら、読み進めてください。
他の人と共有し、教育するのは難しいものです。特に、すぐに始められるトレーニングマニュアルのテンプレートの良い例がない場合はなおさらです。この記事では、Docsieを使ってシンプルなトレーニングマニュアルのテンプレートを作成し、チームで共有することで、生産性を上げ、ダウンタイムを減らす方法をご紹介します。
ステップ1：Docsieのアカウントを作成します（無料です）。
Docsieはシンプルなトレーニングマニュアル開発ツールで、再利用可能なテンプレートを提供し、より良いトレーニングマニュアルの開発を支援します。Docsieは完全無料で、10分以内に最初のトレーニングマニュアルを作成することができます。ご登録後、Docsieを使ったトレーニングマニュアルの書き方についてご説明いたします。
ステップ2：ブックを作成し、素晴らしい基本的なトレーニングマニュアルのテンプレートを作成します。
Docsieは本と棚のコンセプトに基づいており、本は基本的に教育マニュアルとして、棚は部署やナレッジベースのハブとして機能します。
あなたが多忙な営業チームで、すべてのアウトバウンドトレーニング資料を一箇所にまとめる必要があるとします。Docsieを使って、トレーニングマニュアルをセットで整理・分類することができます。そして、準備ができたら、トレーニングチームの他のメンバーを招待して、より良いトレーニングマニュアルを一緒に作成することができます。
ステップ3 - 訓練指示を定義する
ここでは、対象者を教育するために必要なトレーニングのカテゴリーと経路を特定します。
このガイドの目的は、トレーニングマニュアルのコンテンツを簡単に作成する方法を紹介することです。
セールスフォースを考えてみましょう。SDR（セールスグロースレプレゼンタティブ）、アカウントエグゼクティブ、カスタマーサクセスレプレゼンタティブなど、さまざまなポジションの初級・上級セールスコースがあります。販売会社の性質によって、ポジションの名称や責任は異なりますが、いずれもトレーニング・マニュアルと追跡可能な情報共有方法が必要です。
その結果、トレーニングトラックを特定したら、そのトラックの内容を決めるために、そのポジションの専門家にインタビューを始めることができます。例えば、アカウント・エグゼクティブにインタビューして、彼らの仕事ぶりについて詳しく知ることができます。
彼らの日常業務、慣行、職務を知れば、特定の職務のタスクを詳細に記したプロセス図を作成し、責任の所在を明確に把握することができます。
そして、その職務を段階別・階層別に実行可能なステップに分解し、特定のチーム向けに何をどのようにマニュアル化すればよいかがわかるので、トレーニングマニュアルの作成が楽になります。
十分な情報収集が完了したら、研修マニュアルのテンプレートを使って研修資料を作成します。
ステップ4：研修資料を作成する
前のステップで作成したアウトラインとロードマップに従い、チームから集めた情報で武装します。研修生が適切なトレーニングの基礎を身につけられるよう、段階を追って徐々に内容を充実させていきます。
記事によって、トレーニングマニュアルに記載するDocsieのステップを工夫することができます。Docsieと連動して、素晴らしいマニュアルを簡単に作成できる素晴らしいツールがたくさんあります。
素晴らしいツール
トレーニングマニュアルの作成で優位に立ち、インストラクションマニュアルテンプレートを作成し、記入するのに役立つ素晴らしいツールがたくさんあります。
スナッグイット
注：マックユーザーの場合、画像をコピーしてDocsieに貼り付けるには、Shift、Command、4.
Snag-itを使用すると、簡単にあなたのページのコンテンツの写真を撮影し、洗練されたシンプルな注釈ツールで注釈を付けることができます。
カムタジア
Camtasiaを使えば、ハウツービデオを簡単に録画して、トレーニング体験を向上させ、トレーニングマニュアルの効果を高めることができます。
Docsieガイド
シンプルなクローム拡張機能を使用することで、Docsie Guidesを使用して、トレーニングマニュアルやすべてのトレーニング画像を注釈付きで自動的に記録することができます。また、Docsie Guidesは、消費者や新しい研修生に製品の使い方を説明するための、コード化されていないガイドツアーを作成することもできます。
ステップ5 - トレーニングマニュアルを公開し、チームで共有する
Docsieで作成した研修マニュアルを、新しい研修生や顧客と共有したいとお考えでしょう。公開をクリックし、あなたのサイトのDocsie埋め込みページに表示させるだけです。
すべてのトレーニング教材へのアクセスを制限したい場合は、Docsieで簡単に行うことができます。また、特定の研修生に固有のパスワードを割り当て、いつでもアクセスを取り消すことができます。
たった1行のコードで、Docsieを使用して、トレーニング教材を社内のイントラネットに直接挿入することもできます。
ステップ6: トレーニングマニュアルのフィードバックを集め、Docsieで更新する。
トレーニングマニュアルのプロトタイプをリリースしたら、準備は完了です。研修生や顧客があなたのトレーニングマニュアルとどのようにコミュニケーションをとっているのかを知り、より良いトレーニングマニュアルを作成するために、研修生や顧客から実用的なフィードバックをもらいましょう。
そこで、Vocally（Docsieの拡張機能）を使って、受講者のトレーニング体験のビデオクリップを収集し、受講者があなたの取扱説明書テンプレートにどのように対処しているかをよりよく理解することができます。また、Vocally Managerに分類されたトレーニング経験に関する意見を提供することもできます。
そして、プロジェクトモニタリングソフトウェアに簡単に組み込むことができるVocally Managerを使って、ユーザーからのフィードバックに基づいてマニュアルの書き方を更新したり改良したりするための実行可能なタスクを自分で構築することができます。
ステップ7：トレーニングマニュアルの内容を維持し、翻訳する。
Docsie上で、トレーニングマニュアルのテンプレートを多言語に翻訳することができます。
さらに、Docsieでは、トレーニング資料の新バージョンの作成も、トレーニング資料の成長に合わせて、ボタンをクリックするだけで簡単に行うことができます。その結果、貴重なトレーニング資料を失うことなく、参照することができます。
最終的な感想
Docsieは、優れたトレーニングマニュアルの作成に真剣に取り組み、インストラクションマニュアルのテンプレートを使用する場合に使用できます。トレーニングマニュアルのワークフローを大幅に簡素化し、改善することができます。
取扱説明書テンプレートは、新入社員に組織や手順について伝えることで、社員教育において重要な役割を果たします。従業員は成熟し、新しい技術やテクニック、プロセスを学んでいきます。
積極的に学習していない従業員や、会社で使用されている機器、アプリケーション、設備、機械に関する知識がない従業員は、仕事への意欲を失ってしまう可能性があります。
しかし、離職率は高くなり、仕事の満足度も低下する。結局、雇用者と従業員の双方が損失を被ることになる。
これを裏付ける統計があることは言うまでもない：
不十分な訓練を受けた労働者の40％が1年以内に仕事を辞めている。
成長の機会がないため、74％の労働者が職場で自分の能力を十分に発揮できていないと感じている。
従業員は72％のケースで、トレーニングに金銭的な貢献をすることを検討している。
68％の従業員が、会社の最重要課題は成長とトレーニングであると回答している。
世界の労働者のわずか13％が従事している。
従業員の離職は、毎年5000億ドル以上の経済損失をもたらしている。
一方、その数は数え切れない。問題は現実だ。従業員は、従来のトレーニングや能力開発の機会の両方で成長し、スキルを向上させたいと望んでいる。
企業がこの切望されている方法に着手するための素晴らしい方法は、素晴らしい企業トレーニングガイドやトレーニングマニュアルを作成することです。
本題に入り、素晴らしいトレーニング・マニュアルの最も重要な点は何か、そしてマニュアルの書き方を考えなければなりません。
2017年、ATD（Association-for-Talent-Development-in-the-United-States）によると、一般的な企業における学習時間の45パーセントは、オンライン、あるいはeラーニングの手法によって作られている。2015年と比較すると、これは42％の増加である。
取扱説明書のテンプレートを開発する能力は、ビジネスの継続と成長に必要な当然のスキルである。