製品を市場に投入するには、あなただけでなく、あなたのチームも多大な労力を必要とする。彼らは何度も往復し、さまざまな利害関係者と協力し、すべての要件に気を配り、部門間のコラボレーションを改善しなければならない。プロダクトマネージャー、バックエンド＆フロントエンド開発者、その他の技術チームメンバーは、新しいリリースを発表する前に、一緒にブレーンストーミングを行う。このプロセスは、複数のドキュメントを準備することを意味する。あなたのチームはどれほど慌ただしいですか？
このような時代には、コンテンツのカスタマイズ、柔軟性、ナレッジ管理機能を提供するプラットフォームが必要不可欠になる。プロジェクトの計画、追跡、コミュニケーション、評価を行いながら、必要なシールドを手に入れることができる。
なぜドキュメンテーションにカスタマイズが必要なのか？
すべてのプロジェクトには、その規模や重要性があります。プロジェクトの規模、複雑さ、スコープ、リスクによって、ドキュメンテーションのカスタマイズの必要性が決まります。ナレッジベースを維持し、コンテンツカスタマイズツールでプロジェクトの要件を調整することは、時間を節約し、混乱を避け、チームをよりよく調整する上で極めて重要な役割を果たします。
しかし、プロジェクトフローを改善するためにカスタマイズツールが必要かどうか、どうやって判断するのでしょうか？一定の手順を踏む必要があるのだろうか？では、次のセクションを読んで、プロジェクトドキュメントの必要性を評価する方法を理解しましょう。
プロジェクト文書の必要性を評価するには？
ビジネスの鉄則は、自分の決断の長所と短所を測らずに何事にも飛びつかないことです。しかし、コンテンツのカスタマイズの必要性は、この黄金律から遠ざけておきましょう。
プロジェクト・カスタマイズ・ツールの必要性を評価するには、プロジェクト・ドキュメンテーションの目的、要件、期待をさまざまな角度から検討する必要があります。明確にするためには、次のような質問をしなければならない：
プロジェクト文書の範囲
対象者とユーザー
製品の用途
製品に関する規格とガイドライン
これらの質問をすることで、ドキュメンテーション・ツールの導入を計画する際に、どのようなプラットフォームを選択し、どのような機能を探すべきかが明確になります。
コンテンツカスタマイズツールに最適なものを見極めるには？
M-File on Intelligent Information Management](https://www.m-files.com/infographic-18-startling-information-management-statistics-3/)が最後に発表したレポートでは、非効率的なコンテンツカスタマイズツールを使用すると、ワークフローに問題が生じる可能性があることがわかりました。この調査では、回答者の65％が、ナレッジベースとコンテンツ・カスタマイズのための適切なツールがない場合、文書のレビュー、承認、署名に課題に直面すると述べている。
そのため、適切なツールを見つけることがさらに必要になっている。しかし、どのようにして最適なツールを見つけるのだろうか？ここでは、ドキュメンテーションのカスタマイズを提供するツールを探す際に考慮すべきポイントをいくつか紹介する。
適切な操作モードを特定する
企業文書には、オンサイトの企業文書管理システムとクラウドベースの文書管理システムの2つのモードがあります。オンサイトDMSは、企業が自社のサーバーからデータにアクセスすることを可能にするが、このツールを使用するには、オフィスのキャンパスに存在する必要がある。しかし、クラウドベースのDMSツールは、どこからでもデータにアクセスできるため、遠隔地の従業員にとってより柔軟性があります。
コスト面を考慮する
ここで決め手となるのがコストだ。オンサイトのDMSを導入する場合、チームコラボレーションを容易にするために多額の初期費用がかかることが予想される。しかし、クラウドベースのシステムを計画しているのであれば、オンサイトDMSの半分のコストですべてのセットアップが完了することが期待できる。
データセキュリティに注目
データ・セキュリティは当然のことです。文書がハッキングされないようにする必要があります。クラウドベースのDMSの場合、セキュリティの所有権はサービスプロバイダーの肩にあります。
ファイルのバックアップオプション
オンサイトDMSの場合、自動バックアップオプションがないため、データファイルを頻繁にバックアップする必要がある。そのため、データ損失の可能性が高くなります。クラウドベースのシステムでは、バックアップは自動的に行われます。そのため、不測の事態が発生してもデータ損失の心配はありません。
ドキュメンテーション・ソフトウェアに求められる5つの機能
適切なツールがあれば、共同作業のチームスペースを作るのは簡単になる。ここでは、あなたの組織に適した文書作成ツールを選ぶ際に、必ず探すべき機能のリストを紹介します。
1.ドキュメント共有
複数の利害関係者と仕事をする場合、全員が同じ見解を持つようにしなければなりません。プロジェクトに全員を参加させる方法の一つは、彼らの意見を取り入れ、受け取った貴重な意見に従って製品に変更を加えることだ。ドキュメント・コンテンツ管理プラットフォームは、クライアントやステークホルダーと社内で柔軟にデータを共有できるものでなければならない。
2.セキュリティ
組織に適したドキュメンテーション・ソフトウェアを選択する際、セキュリティは最優先事項です。あなたが希望する選択肢は、許可された人だけがデータにアクセスできるようにするための最新のセキュリティツールやソフトウェアを持っている必要があります。
3.編集オプション
適切なドキュメントを見つけることが、チームにとって苦労であってはならない。83％の従業員が、すでに存在する文書を再作成するために貴重な時間を失っている](https://www.m-files.com/infographic-18-startling-information-management-statistics-3/)。従って、DMSは文書の更新版を最初に表示するオプションを持つべきである。さらに、ドキュメントの編集権限を持つ人は、そのドキュメントに直接変更を加えることができなければならない。
4.文書の分類
ドキュメントの分類やラベリングのミスは、従業員が時間内に正しいドキュメントを見つけることを困難にする。優れたDMSは、文書がチームによって準備されると、自動的にメタデータを作成する機能を備えていなければならない。これにより、チームはファイル名を作成する責任から解放され、手作業によるミスを減らし、時間を節約することができる。
5.キーワード検索
適切なドキュメンテーション・ソフトウェアは、キーワードを使って関連ドキュメントを検索できる柔軟性をチームに与えるべきである。また、関連する検索結果を画面に表示し、文書検索を迅速に行えるようにする必要があります。
ドキュメンテーション・ツールにこれら5つの素晴らしい機能を持たせることで、プラットフォームの柔軟性を提供し、チームが適切なドキュメントを検索・編集する時間を短縮することができます。また、これらの機能は、さまざまなプロジェクトに対応する際の計画、コラボレーション、評価、ナレッジマネジメントの強化にも役立つ。
Docsieで正しい選択をする
Docsieで正しい選択をする](https://cdn.docsie.io/workspace_PfNzfGj3YfKKtTO4T/doc_QiqgSuNoJpspcExF3/file_A4yhftSs6UNyKmj7S/image1.png)
Docsieは、時間を無駄にすることなく、チームが簡単に共同作業を行えるよう、企業向けドキュメント作成機能を提供します。複数のツールへの依存を減らすワンストップソリューションです。Docsieは、エンタープライズドキュメンテーションのあらゆる要件に対応できるよう、以下のような素晴らしい機能を備えています。
エンタープライズ対応ドキュメント
Docsieを利用することで、1つのプラットフォームから別のプラットフォームへ移行する必要がなくなり、作業をスムーズに完了させることに集中することができます。一元化されたプラットフォーム](https://site.docsie.io/enterprise-documentation)は、ドキュメンテーションのワークフローを容易にし、チームの効率化を支援します。既存のドキュメントやナレッジベースのインポート、ナレッジマネジメントの調整、カスタムポータルの設計など、労力をかけずに行うことができます。Docsieの卓越したカスタマーサービスチームは、お客様が基本的な機能と高度な機能を完全に理解した上で、次に進むことを保証します。
|CTA：Docsieでドキュメントのカスタマイズをアップグレードしましょう。 |-|### グローバルワークフォースとのシームレスなコラボレーション
新時代のユーザーロールとアクセスコントロールにより、遠隔地の従業員、請負業者、フリーランサー、スペシャリストとのコラボレーションが可能です。このDocsieの機能により、ドキュメントの閲覧、編集、公開を簡単にコントロールできます。変更を提案したい場合は、内蔵のチャット機能でコメントを追加したり、チームメンバーにタスクや期日を割り当てることができます。
インタラクティブなナレッジポータル
製品の内部と外部を他の人に知ってもらうことは、賢明な決断を下すために重要です。Docsieでは、インタラクティブなナレッジポータル、ヘルプサイト、FAQ、ナレッジベース、セルフサービスページを作成し、適切な情報を提供することができます。ナレッジベースのカスタマイズの利点を活かして、顧客の役割やダイナミクスに関連するコンテンツを公開することができます。
カスタマイズされたドキュメント・ハブ
ドキュメント・ハブのホスティング方法を選択できます。パブリッククラウド、プライベートクラウド、オンプレミスDMSから選択できます。カスタマイズされたドキュメント・ハブを使用することで、ナレッジ管理、データ転送、ハイエンドのセキュリティを簡単に実行できます。
洞察とフィードバック
プロジェクトの進め方、進捗状況、チームのコラボレーションを、実用的なインサイトとフィードバックで確認できます。ドキュメントのカスタマイズが可能なDocsieは、ドキュメントの変更や最適なインプットを容易にします。
オーダーメイドの機能により、ドキュメンテーションに対する組織のニーズが時間通りに解決され、チームの効率が向上します。Docsieのナレッジマネジメント、コンテンツのパーソナライズ、フィードバック機能は、複数のプロジェクトを管理する際に最高の結果をもたらします。
キーポイント
Docsieは、暗号化されたパスワードで機密文書やナレッジポータル全体を保護します。
Docsieは、クラウドベースとオンサイトの両方の文書管理システムを提供し、重要なファイルを安全に保管します。
Docsieでは、一時的なパスワードを追加することで、フリーランサーや請負業者とドキュメントを共有することができます。
Docsieは、ナレッジポータル、ナレッジベース、ヘルプサイトの完全なカスタマイズをサポートします。
結論
様々なプロジェクトで複数の関係者と仕事をする場合、コラボレーションに配慮し、ナレッジマネジメントを支援し、ドキュメントのカスタマイズを提供し、ワークフローを簡素化し、プロジェクトを合理化するためのプレミアムセキュリティ機能を提供するツールが必要です。ドキュメントの編集、共有、分類を容易にするプラットフォームがあれば、プロダクトマネージャー、フリーランサー、技術チームは、何の障害もなく広範なコラボレーションが容易になります。[Docsie】(https://www.docsie.io/)は、すべてのドキュメントを一元管理するために必要なワンストップショップで、チームの時間を節約し、ワークフローを簡素化します。インテリジェントなエンタープライズドキュメントプラットフォームを採用するために、私たちのチームにご連絡ください。
よくある質問
**1.フリーランサーや契約社員は、Docsieを使用して社内チームとコラボレーションできますか？
フリーランサーや請負業者は、Docsieを使用して簡単に社内チームとコラボレーションすることができます。プロダクトマネージャー、ライター、フリーランサー、ソフトウェア開発者は、必要に応じてドキュメントを編集することができます。ただし、ファイルに変更を加える前に、必要なアクセス権が必要です。
**2.優先度の高いドキュメントを保護するために、Docsieにはどのようなセキュリティ機能がありますか？
JWTトークン認証、IAM RBAC、機密データを保存するためのパスワード保護があります。
**3.Docsieはカスタムポータルを提供していますか？
Docsieでは、SSL暗号化機能を備えたカスタムポータルを提供しています。