2022년에 비즈니스를 운영하시나요? 가장 소중한 자산은 무엇인가요? 정보는 비즈니스 운영에 있어 가장 유용한 자산 중 하나입니다. 회사 소유주와 주주는 신중한 비즈니스 의사 결정을 내리기 위해 데이터에 의존합니다.
마케팅 부서는 제품의 성공 가능성을 평가하기 위해 정보에 의존합니다. 마케터도 동일한 정보를 사용하여 의도한 타겟에 도달합니다. 가장 중요한 것은 거래 및 거래 문서를 작성하기 위해 모든 비즈니스 정보가 한곳에 있어야 한다는 것입니다.
이 경우 정보 안전과 직원 협업을 위한 다중 액세스를 보장하는 혁신적인 문서화 플랫폼이 필요합니다. 신뢰할 수 있는 ](https://www.docsie.io/)시스템 Docsie를 활용하여 내부 소프트웨어 문서를 관리할 수 있습니다.
비즈니스에서 소프트웨어 문서 관리를 위해 문서화 플랫폼을 사용할 때 얻을 수 있는 5가지 주요 이점에 대해 알아보세요.
- 보안 강화
온라인 비즈니스의 가장 큰 관심사는 정보 보안 및 고객 데이터입니다. 보안은 많은 조직이 해결해야 하는 큰 과제이며, 특히 사이버 보안이 증가하는 팬데믹 기간에는 더욱 그렇습니다. 누구나 쉽게 접근할 수 있는 수동 문서에 의존하는 경우 상황은 더욱 악화될 수 있습니다. 민감한 정보가 잘못된 사람의 손에 들어가 경쟁업체에 유출될 수 있습니다.
출처 https://pixabay.com/photos/subscribe-registration-signup-3534409/
소프트웨어 문서 유지를 위한 강력한 문서화 플랫폼을 도입하면 완벽한 보안을 보장할 수 있습니다. 소프트웨어 문서화 플랫폼에는 디지털 추적이 있어 무단 액세스를 쉽게 추적할 수 있습니다. 내부에서 액세스하든 외부에서 액세스하든 액세스 시간을 포함한 편집자의 정보를 검색할 수 있습니다. 따라서 외부 공격인지 아니면 부정직한 직원에 의한 것인지 빠르게 파악할 수 있습니다.
가장 중요한 것은 직위와 권한에 따라 특정 문서에 액세스할 수 있는 사람을 규제할 수 있다는 점입니다. 따라서 각 부서의 직원을 쉽게 관리할 수 있습니다.
- 개선된 자동화된 워크플로 1.
모든 기업은 일상적으로 다양한 문서를 작성하고 편집합니다. 월말이 되면 한 달간의 업무를 정리할 때가 되면 모든 부서에서 문서 사본이 필요하게 됩니다. 시간과 리소스를 낭비하지 않고 사본을 다시 만드는 것은 상당히 어려울 수 있습니다.
게다가 사람은 오랜 시간 반복적인 작업을 하면 지치기 마련입니다. 시간이 부족할 뿐만 아니라 파일이 정리되지 않은 상태로 남게 될 가능성이 높습니다.
신뢰할 수 있는 소프트웨어 문서화 플랫폼은 내부 및 외부 부서와의 원활한 커뮤니케이션 라인을 보장합니다. 문서를 생성할 때 쉽게 분류할 수 있습니다. 따라서 더 빠르고 간소화된 비즈니스 프로세스를 개선하여 [운영 비용을 절감]할 수 있습니다(https://www.forbes.com/sites/forbesbusinesscouncil/2020/03/25/15-smart-ways-you-can-save-money-as-a-new-business/). 또한 데이터 부족으로 인한 매출 손실을 방지할 수 있습니다.
출처: https://pixabay.com/photos/devops-business-process-improvement-3155972/
- 향상된 백업 및 복구 1.
비즈니스에서 가장 원치 않는 것은 데이터 손실입니다. 새로운 고객 데이터베이스를 구축해야 하기 때문에 마치 새로 시작하는 것과 같을 것입니다. 또한 은행 정보와 같은 중요한 정보가 해커의 손에 들어가면 재산을 잃을 수도 있습니다.
잊지 말아야 할 것은, 처음부터 비즈니스를 구축한 모든 데이터를 잃어버리면 유리한 경쟁 환경을 경험하지 못할 것입니다. 특히 창업한 지 10년이 넘은 회사라면 더더욱 그렇습니다.
혁신적인 소프트웨어 문서화 플랫폼은 백업 및 복구 프로세스를 향상시킵니다. 예를 들어 내부 기술 문제로 인해 모든 데이터를 잃어버리더라도 한 시간 이내에 동일한 데이터를 복구할 수 있습니다. 이 플랫폼은 기본 백업 시스템이 손상된 경우에도 도움이 됩니다. 몸값을 지불하지 않고도 데이터를 쉽게 복원할 수 있습니다.
- 더 쉬운 검색
평균적인 온라인 소비자는 브랜드가 근무일 중 약 3시간 내에 문제를 해결해 주기를 기대합니다. 그렇지 않으면 브랜드의 소셜 미디어 메시지 전체에 불만이 쏟아질 것입니다. 단골 고객을 잃고 잠재 고객을 겁먹게 하는 것은 가장 원치 않는 일입니다. 또한 고객 관리 비용을 최대한 줄여 수익 마진을 개선하고 싶을 것입니다.
고급 ](https://www.businessnewsdaily.com/8026-choosing-a-document-management-system.html)소프트웨어 문서화 플랫폼을 구입하면 몇 초 만에 파일을 쉽게 검색할 수 있습니다. 단어, 구문 또는 고객 자격 증명으로 검색하는 등의 검색 팁을 활용할 수 있습니다. 대용량 비즈니스 파일의 경우 색인별로 정렬하여 번호를 쉽게 찾을 수 있습니다.
- 버전 제어
기업에서는 기밀 문서와 공개 문서를 포함해 다양한 유형의 문서를 처리합니다. 일부 문서는 특정 부서의 입력만 필요하지만 다른 직원도 액세스해야 하는 경우도 있습니다.
예를 들어 분기별 및 연간 보고서와 같은 일부 재무 문서는 회계 부서의 입력만 있어야 합니다. 그렇더라도 직원과 주주도 회사의 성장과 투자 성과 여부를 확인하기 위해 해당 문서에 액세스할 수 있어야 합니다.
최신 소프트웨어 문서 플랫폼을 사용하면 다양한 버전의 파일을 공유할 수 있습니다. 예를 들어, 민감한 회계 문서에는 '읽기 전용' 버전으로 충분할 수 있습니다. 또한 이러한 맞춤형 문서 공유 프로세스를 자동화할 수도 있습니다.
결론
고급 소프트웨어를 사용한 문서 관리 자동화는 비즈니스의 성공을 위해 필수적입니다. 운영 비용을 절감하는 것 외에도 비즈니스의 영속적인 존재를 보장합니다. 안정적인 데이터 백업 및 검색 프로세스를 즐길 수 있습니다. 문의를 통해 Docsie와 같은 평판이 좋은 소프트웨어 문서화 플랫폼에 대해 알아보고 최신 비즈니스 관행에서 놓치고 있던 부분이 무엇인지 알아보세요.