이메일, 물리적 폴더, 공유 드라이브 등 기업 전체에 흩어져 있는 모든 중요한 정보를 한곳에 모아 쉽게 액세스할 수 있는 위치에 저장할 수 있다고 상상해 보세요. 그런 다음 직원과 고객이 이 모든 정보를 활용하여 이익을 얻을 수 있도록 하세요.
가장 기본적인 수준에서 지식창고는 저장, 정리, 검색, 수정 및 공유할 수 있는 신중하게 큐레이션된 정보의 디지털 라이브러리입니다. 엔터프라이즈 인프라스트럭처의 맥락에서 볼 때 지식창고는 기업의 모든 지식의 진원지이자 이해관계자가 기업을 경험하거나 상호 작용하는 가장 빈번한 방법 중 하나입니다.
오늘날의 세계에서 효율적으로 기능하고자 하는 기업에게 지식창고가 필요하다는 것은 의심의 여지가 없습니다. 어떤 유형의 지식창고가 필요하고 어떻게 만들어야 하는지만 알면 됩니다.
기업에는 어떤 유형의 지식창고가 필요한가요?
직원 지식창고
내부 지식창고는 기업의 지식과 직원들의 집단적 노하우를 통합합니다. 직원들이 업무를 최대한 원활하게 수행하는 데 도움이 되는 정보에 액세스할 수 있도록 하려면 반드시 필요합니다. 다음과 같이 기업 내에서 공유해야 하는 모든 종류의 정보를 포함할 수 있습니다:
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직원 핸드북
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제품 카탈로그
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모범 사례
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인사 정책
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신입 사원을 위한 온보딩 교육
지식창고는 또한 직원들 간의 협업을 촉진하여 서로 질문하고 답변을 제공할 수 있는 기능을 제공해야 합니다.
이것이 왜 그렇게 중요한가요? 직원의 생산성과 참여도가 높아지는 것의 이점을 누리지 못하는 기업은 없습니다.
고객 지식 기반
고객이 스스로 도움을 받을 수 있도록 해야 합니다. 왜 그럴까요? 고객이 원하기 때문입니다. Gartner에 따르면 고객의 70%가 문제를 해결하는 과정에서 한 번쯤 셀프 서비스 채널을 이용한다고 합니다.
고객이 서비스나 제품을 이해하고 사용하는 데 도움이 될 수 있는 모든 콘텐츠가 포함되어야 합니다. 여기에는 다음이 포함되지만 이에 국한되지는 않습니다:
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사용법 문서
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FAQ 섹션
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용어집
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사례 연구
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동영상 튜토리얼
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백서
외부 또는 고객 대면 지식창고는 고객이 서비스나 제품에 대해 가질 수 있는 모든 문제를 해결하지는 못하며 가장 일반적인 문제만 해결합니다. 따라서 고객으로부터 같은 질문을 반복적으로 받기 시작할 때마다 고객과 직원의 시간을 많이 절약하고 지식창고에 답변을 올리세요.
**둘 다 하지 않는 이유는 무엇인가요?
두 가지를 결합한 지식창고가 기업에 가장 큰 도움이 될 수도 있습니다. 물론 모든 사용자가 지식창고의 모든 정보에 액세스할 수 있는 것은 원하지 않을 것입니다.
예를 들어 지각하는 직원을 처리하는 기업의 인사 정책에 대해 고객이 정말 알아야 할 필요가 있을까요? 직원만을 위해 게시된 정보 내에서도 직책이나 근무 부서에 따라 지식창고의 특정 부분에 대한 일부 직원의 액세스를 제한해야 할 수도 있습니다. 올바른 문서 플랫폼](https://portals.docsie.io/docsie/docsie-documentation/using-docsie/)을 사용하는 경우 사용자 권한을 적용하여 특정 정보에 대한 접근을 관리할 수 있으므로 문제가 되지 않습니다.
지식창고를 만들 때 고려해야 할 요소 ###
기업에서 필요로 하는 지식창고를 만드는 것은 그냥 만들어서 온라인에 게시하고 제대로 작동하기를 기대할 수 있는 일이 아닙니다. 제대로 만들려면 약간의 성찰과 계획, 그리고 올바른 도구가 필요합니다. 지식창고를 개발할 때 고려해야 할 몇 가지 요소를 살펴보세요.
지식창고로 해결할 수 있는 기업 문제 고객이 같은 질문을 반복적으로 하는 것 같아서 직원 생산성과 고객 만족 목표에 영향을 미치지는 않나요? 직원들이 필요한 정보를 찾기 위해 여러 곳을 검색해야 하므로 업무 수행이 어렵다고 느끼나요?
지식창고의 핵심 콘텐츠 요소. 전체 콘텐츠 감사를 실시하여 기업 내에 어떤 유형의 콘텐츠가 떠돌고 있는지, 정보가 여전히 정확한지, 어떤 정보가 누락되었는지 정확히 파악해야 합니다. 콘텐츠가 아무리 가치가 있어도 최상의 형태가 아니라면 원하는 만큼의 영향력을 발휘할 수 없다는 점을 기억하세요.
주제 및 문서의 구성 및 구조. 지식창고는 논리적인 방식으로 구성되어야 하며 탐색하기 쉽도록 일관성이 있어야 합니다. 지식창고에 게시하는 정보가 [동일한 톤과 비주얼]을 갖도록 브랜드를 고려하세요(https://www.docsie.io/documentation/styling_guide/).
지식창고의 성공을 결정하는 메트릭. 지식창고가 제 역할을 제대로 하고 있는지 어떻게 확인할 수 있나요? 지식창고의 목적에 따라 사용할 메트릭은 다양할 수 있지만 다음은 모니터링할 수 있는 몇 가지 예입니다:
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검색 키워드를 포함한 검색 활동
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유형, 평점, 방문 및 페이지 조회수를 기준으로 한 콘텐츠 성과
지식창고에서 고객의 실시간 행동 **
지식창고를 만들고 관리하는 데 적합한 소프트웨어. 지식창고를 개발하는 데 사용하는 문서화 플랫폼은 기업과 함께 확장할 수 있어야 합니다. 지식창고에 원하는 기능을 통합할 수 있는 기능을 갖추고 있어야 합니다. Docsie](https://portals.docsie.io/docsie/docsie-documentation/using-docsie/)를 간략히 살펴봅시다.
Docsie를 사용하여 지식창고 만들기 및 사용자 지정하기
Docsie는 문서 작성, 콘텐츠 관리 및 콘텐츠 통합을 하나의 원활한 플랫폼으로 통합하는 동적 문서 플랫폼으로 지식창고를 쉽게 만들고 유지 관리할 수 있도록 도와줍니다. 얼마나 쉬운지 보세요:
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앞서 협업이 내부 지식창고의 핵심 기능이어야 한다고 언급했습니다. 닥시는 팀 간의 협업을 장려하고 개선하기 위해 에디터에 내장 채팅 기능을 제공합니다.
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대상 고객이 전 세계인 경우 지식창고 콘텐츠를 자동 번역할 수 있습니다.
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코드 한 줄로 지식창고 문서를 기업 웹사이트나 앱에 게시할 수 있는 게시 기능이 매우 간편합니다. 그게 다입니다. 정말 간단합니다.
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사용자가 지식창고와 어떻게 상호작용하는지 분석할 수 있어야 한다고 말씀드렸던 것을 기억하시나요? Docsie를 사용하면 예측 문서 AI에 기반한 인사이트를 받아 문서를 개선하여 이러한 상호작용을 개선할 수 있습니다.
최적의 지식창고를 만들면 직원과 고객은 귀사가 귀중한 정보를 보유하고 있으며 그러한 정보에 대한 액세스를 최우선으로 생각한다는 것을 알게 될 것입니다. 지식창고는 기업의 얼굴 중 하나이므로 올바른 소프트웨어를 사용하여 제대로 작동하도록 노력할 가치가 있습니다.