신제품 문서로 보안 보장

Tal F.

on July 08, 2021 · · filed under Product Documentation Product Management Documentation Portals Product Updates Best Practices Cybersecurity

대부분의 회사에는 팀과 함께 지속적으로 작업하는 정보, 문서, 프로젝트가 있으며, 팀원들이 아이디어에 대해 협업하는 동안 보안이 유지되어야 합니다. 또한 고객 정보 및 기타 민감한 데이터도 안전하게 보호해야 하므로 높은 수준의 보안을 유지하는 것은 모든 회사에 매우 중요합니다. 문서 보안 위협에는 다음이 포함될 수 있습니다:

- 보안 침해

- 구조화되지 않은 데이터

- 보호되지 않은 문서

승인되지 않은 데이터에 대한 액세스 - 승인되지 않은 데이터에 대한 액세스

이 모든 것은 고객 정보, 고객 데이터베이스, 재무 정보, 심지어 여러분과 여러분의 팀이 진행 중인 프로젝트가 위험에 처할 수 있음을 의미합니다.

기업에서는 신제품에 대한 문서 작업을 할 때 아직 대중에게 공개되지 않은 제품의 특정 측면을 완성하기 위해 협업하는 다른 회사 구성원이나 하청업체에 이 정보를 안전하게 보호해야 하는 경우가 많습니다. 이러한 제품 중 일부는 출원 중인 특허가 있으며, 이러한 특허를 보호해야 할 필요성이 침해와 향후 제품 출시의 차이를 결정합니다.

조직 내 협업과 신뢰가 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 이는 점점 더 많은 고객이 제공업체가 안전하기를 기대함에 따라 상업적 요구사항이 되고 있습니다. 문서 보안이 어렵게 느껴질 수 있지만, 문서 보안을 위해 취할 수 있는 간단한 조치들이 있습니다.

내부 문서 보안 위험은 가장 널리 퍼져 있습니다:

1. 직원들이 피싱 사기의 희생양이 되지 않도록 방지하세요.

가장 심각한 내부 위험은 피싱 이메일입니다. 피싱 이메일은 해커가 직원의 회사와 관련된 합법적인 회사에서 보낸 것처럼 보이게 만든 이메일이며, 피해자가 링크를 누르도록 유도하는 경우가 많습니다. 대부분의 경우 링크를 누르면 해커는 직원의 컴퓨터에 원격으로 액세스할 수 있게 되며, 이를 통해 침투하여 회사에 대한 개인 정보와 향후 출시일까지 비공개로 유지하려고 하는 향후 프로젝트에 대한 정보를 얻을 수 있습니다.

최근 북미 연구에서 연구원들은 이 사실을 발견했습니다:

클릭자 중 67%(전체 사용자의 13.4%)가 로그인 자격 증명을 제출했으며, 이는 2%만이 자격 증명을 제출했던 2019년에 비해 크게 증가한 수치입니다.*

공공 부문과 교통 부문이 28.4%의 클릭률을 기록하며 가장 큰 어려움을 겪었습니다. * .

교육과 금융 및 보험 분야는 각각 11.3%와 14.2%의 클릭률을 기록하며 다른 분야에 비해 상당히 양호한 성과를 보였습니다.*
북미 지역 사용자들은 피싱 시뮬레이션에 가장 큰 어려움을 겪었으며, 25.5%의 클릭률과 18%의 전체 자격증명 제출률을 기록했습니다. 이는 클릭자 10명 중 7명 이상이 기꺼이 로그인 데이터를 유출했다는 의미입니다*.
유럽 사용자의 클릭률과 제출률은 각각 17%와 11%로 더 낮았습니다."* * 유럽 사용자의 클릭률과 제출률은 각각 17%와 11%로 더 낮았습니다.

이는 일부 악의적인 경쟁 기업들이 기업의 제품 아이디어를 훔치기 위해 사용하는 전략입니다. 피싱 이메일은 현재 전 세계 공격 성공률의 약 90~95%를 차지합니다. 해커는 공급업체, 동료, 심지어 고객과 같은 신뢰할 수 있는 기관으로 위장하여 민감한 데이터를 요청합니다. 하지만 해커를 탐지하는 방법을 알고 있다면 안심할 수 있습니다! 발신자의 이름만 확인하지 말고 발신자의 이메일 주소를 확인하세요. 부정확하거나 크게 수정된 로고, 철자 오류, 이상하게 작성된 웹사이트와 관련된 이상한 이메일은 다른 위험 신호입니다. 중요한 데이터의 유출을 방지하려면 IT 직원에게 이메일을 확인해야 합니다.

비밀번호로 보호되고 보안이 유지되는 Docsie와 같은 플랫폼에서 제품 문서 작성에 공동 작업하는 경우에도 피싱 이메일을 피할 수 있습니다. 이 플랫폼을 통해 고객은 보안 조치를 유지하면서 협업 형식으로 제품 문서를 작성할 수 있으며, 비밀번호로 보호된 온라인 문서를 공유하는 기능도 추가할 수 있습니다. 이메일은 유출될 수 있기 때문에 이러한 정보를 이메일로 보내는 것보다 훨씬 안전합니다.

2. 문서 관리

필요에 따라 문서에 대한 액세스 권한이 제공되면 제품 문서 보안이 가장 잘 유지됩니다. 접근 권한이 제한된 제품 문서 내에서 비밀번호로 보호된 새 디자인이나 새 프로젝트는 안전한 문서 환경을 유지하는 훌륭한 접근 방식입니다. Docsie와 같은 전자 문서 관리 솔루션은 많은 잠재력을 가지고 있습니다. Docsie는 문서를 추적하고 문서에 대한 변경 사항이나 기타 활동은 물론 디지털 스탬프가 찍힌 시간과 날짜까지 기록합니다. 이러한 추적은 제품 문서 보안 요구 사항을 위태롭게 할 수 있는 비정상적인 동작이 있는지 지속적으로 모니터링해야 합니다.

또한 실제 문서가 사무실 곳곳에 방치되어 누구나 볼 수 있는 문제도 발생합니다. 이런 일이 발생하지 않도록 하는 것이 중요합니다. 동료들이 중요한 문서를 그냥 휴지통에 버리지 말고 적절히 삭제하거나 꼭 보관해야 하는 경우 신중하게 보관하도록 하세요. 그렇기 때문에 중요한 문서를 사무실에 방치하여 사회공학적 해커가 우연히 발견할 수 있게 하는 것보다 Docsie와 같은 플랫폼에 디지털 사본을 온라인에 보관하는 것이 훨씬 더 좋은 대안이 될 수 있습니다.

3. 공유 기기를 주시하세요

문서 보안에 취약한 또 다른 원인은 프린터와 스캐너와 같은 공유 기기입니다. 위험을 줄이려면 권한이 있는 사용자만 이러한 시스템의 네트워크 애플리케이션과 리소스에 액세스할 수 있어야 합니다. 현재 보안 아키텍처를 사용하여 비밀번호 또는 스마트카드 기반 인증을 사용하여 프린터를 보호하면 추가 비밀번호의 필요성을 줄일 수 있습니다. 인쇄 관리 소프트웨어를 사용하여 인쇄 대기열에 용지를 보관하고 모든 문서 활동을 추적할 수 있습니다.

물리적 포트(USB, 플래시 드라이브)에 대한 액세스도 일반적으로 제한하여 누군가가 개인 문서를 훔치거나 회사 네트워크를 감염시키지 못하도록 방지합니다.

특허 출원 중인 제품 문서 보안에 대한 외부의 위협도 완화할 수 있습니다.

보안 예방 조치를 취했음에도 불구하고 문서가 해킹될 수 있습니다. 보안 침해를 방지하려면 다음 모범 사례를 따르는 것이 좋습니다.

데이터를 안전하게 보관하세요.

기업이 적절한 암호화 메커니즘을 사용하지 않으면 재앙이 될 수 있습니다. 회사의 안티바이러스 및 스파이웨어 소프트웨어가 최신 버전인지 확인하는 것은 두말할 나위가 없습니다.

또한 기업 전체에서 인터넷 액세스를 제한하면 직원들이 외부 피싱 사이트의 희생양이 되거나 회사 전체에 전파될 수 있는 멀웨어를 다운로드할 위험을 최소화할 수 있습니다. 공용 Wi-Fi가 유일한 옵션인 경우, 비즈니스 VPN을 사용하고 Wi-Fi 네트워크에 다른 보안 조치를 마련하는 것도 좋은 방법입니다.

문서 형식 수정하기

2021년 탈레스 데이터 위협 보고서에 따르면 451명의 연구원이 수행했습니다. 다양한 산업 분야의 임원 2,600명을 대상으로 설문조사를 실시한 결과, 미국 기업의 45%가 비즈니스 라이프사이클의 어느 시점에 데이터 유출로 인해 어려움을 겪고 있는 것으로 나타났습니다. 2019년에는 데이터 유출이 65%를 차지했습니다. 2019년부터 올해까지 데이터 유출이 감소하기는 했지만 여전히 많은 기업에게 큰 문제로 남아 있습니다.

문서를 PDF로 전송하면 문서 형식과 관련된 지연을 없애고 강력한 암호화와 편집 권한 제한을 통해 디지털 파일을 암호로 보호된 파일로 변환할 수 있어 문서를 주고받는 데 좋은 방법입니다. 하지만 문서가 지속적으로 변경해야 하는 제품 문서인 경우에는 실용적이지 않습니다. PDF에도 보안 조치가 있지만, 클라우드를 통해 특정 구성원에게 안전한 방식으로 문서를 조작하고 변경하도록 지시할 수 있는 Docsie와 같은 플랫폼을 사용하는 것이 훨씬 더 생산적입니다. Docsie를 사용하면 특정 사용자를 '관리자', '편집자' 또는 특정 문서의 '뷰어'로 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 특정 사용자만 문서에 액세스하고 문서를 조작할 수 있기 때문에 보안 침해 수준을 줄일 수 있습니다. 또한 Docsie에서는 게시된 문서를 비밀번호로 보호할 수도 있으므로 비밀번호를 알고 있는 특정 사람만 문서를 볼 수 있습니다. 이러한 조치를 통해 사용자 설명서, 정책 또는 제품 가이드는 문서 작성자 또는 편집자 외에는 누구도 변경할 수 없으므로 위조의 위험이 줄어듭니다. 워드/파워포인트 형식을 사용하는 경우 해커는 문서 작성자의 정보를 검색할 수 없습니다.

비밀번호를 신중하게 선택하세요.

Identity Force가 작성한 기사](https://www.identityforce.com/blog/2020-data-breaches)에 따르면 2020년 12월 10일, Spotify는 사용자의 계정 정보를 노출하는 소프트웨어 취약점을 발견한 후 비밀번호를 재설정했습니다. Spotify는 "*특정 비즈니스 파트너에게만 이메일 주소, 선호하는 표시 이름, 비밀번호, 성별, 생년월일이 포함되었을 수 있습니다."라고 주장합니다.

이는 최고의 SaaS 기업도 비밀번호 유출에 취약점을 가지고 있다는 것을 보여줍니다. 그렇기 때문에 항상 양질의 비밀번호를 유지하는 것을 잊지 않는 것이 중요합니다! 3개월마다 비밀번호를 변경하는 것을 방지하기 위해 Docsie의 시스템 관리자는 MFA(다단계 인증)와 함께 강력한 비밀번호 정책을 수립할 것을 권장합니다. 또한 동료들에게 몇 가지 기본적인 비밀번호 규칙을 상기시키는 것도 좋은 방법입니다:

비밀번호를 스티커 메모에 적어 키보드 아래에 '숨겨두는' 일은 절대 없어야 합니다.

**다음은 좋은 비밀번호를 만들기 위한 몇 가지 핵심 사항입니다.

여러 계정과 플랫폼에 동일한 비밀번호를 사용하지 마세요.
시간이 많을수록 좋습니다! HowSecureismyPassword.net에서 비밀번호 문서 강도를 확인하세요. -보안-사용-강력한-비밀번호
신입 직원이 내부 및 외부 위협을 모두 다루는 흥미롭고 유익한 사내 교육을 받도록 하는 것이 중요합니다. 고용주는 종종 간단한 온라인 학습 프로그램이나 워크시트를 통해 이 문제를 해결하지만, 직원들이 위험을 인식하기에 충분하지는 않습니다.

Docsie는 문서를 비밀번호로 보호하는 기능을 통해 제품 문서 개발, 협업 및 게시와 관련된 모든 측면의 보안을 지원합니다.

비밀번호로 보호된 제품 문서를 생성하고 보안을 유지하는 데 Docsie가 어떻게 도움이 되는지 짧은 동영상을 통해 알아보세요:

문서 작성 방식에 대한 보안을 유지하는 데 Docsie의 내부 플랫폼이 어떻게 도움이 되는지부터 살펴보겠습니다. 앞서 말씀드린 것처럼 신제품과 관련된 문서를 작성하고 안전하게 보호하고 보안을 유지해야 하는 경우가 많습니다. 이러한 제품은 아직 특허 출원 중이 아니지만 제품 문서 작성 프로세스는 여전히 진행 중일 수 있습니다. Docsie가 이 문제와 관련하여 보안을 지원하는 한 가지 방법은 모든 문서가 특정 책임이 있는 특정 당사자만 작성, 전송 및 관리하도록 하는 것입니다.

Docsie를 사용하면 작업 공간의 소유자가 "관리자"(새 문서와 선반을 만들 수 있는 사람) "뷰어"(작업 공간을 볼 수만 있고 프로젝트 위에 문서를 편집하거나 작성할 수 없는 사람) "편집자"(문서 편집만 가능한 사람) 그리고 모든 Docsie 기능을 이전하고 구성원을 Docsie 프로젝트 내의 다양한 위치로 설정할 수 있는 모든 권한을 가진 "소유자"를 설정할 수 있습니다.

이 기능은 특정 프로젝트에서 누가 어떤 작업을 하고 있는지 보여줄 뿐만 아니라 프로젝트의 특정 측면에 참여해서는 안 되는 사람들을 제한할 수 있어 매우 유용합니다.

이 기능은 Docsie에서 매우 간단하게 액세스할 수 있습니다. 오른쪽 상단 모서리에서 점 3개가 표시된 사용자 이름을 클릭합니다:

프로필 및 설정 대시보드에 들어가면 사용자를 클릭하면 워크스페이스 사용자 관리 대시보드가 열립니다:

이제 이 대시보드에서 새 사용자를 초대하고, '역할'을 '뷰어, 에디터, 관리자'로 변경하고, 특정 프로젝트에서 더 이상 작업하지 않는 사용자를 삭제할 수 있습니다.

이제 보안 수준을 한 단계 더 높이세요. 특정 프로젝트에서 작업 중인 모든 Docsie 사용자는 타임스탬프를 통해 추적됩니다. 이는 누가 문서를 편집했는지, 어떤 수정 작업을 했는지, 어떤 변경 작업을 했는지 추적하는 데 매우 유용합니다. 이를 통해 특정 제품 문서화 프로젝트에 누가 언제 누구와 상호작용을 했는지 알 수 있습니다. 모든 형태의 추적은 누가 언제 특정 문서에 액세스했는지에 대한 정보를 공유하므로 보안 목적에 매우 유용합니다.

또한 쉽게 액세스할 수 있습니다. 책이 열리면 오른쪽 상단에 있는 원형 시계 이미지를 클릭하세요: