조직을 위한 효과적인 내부 위키 구축하기

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Tal F.
on November 02, 2021 · · filed under Documentation Portals Technical Writing Product Documentation Tutorials Internal Documentation

내부 위키를 구축하는 것은 조직의 여러 측면에 필수적입니다. 이 문서에서는 위키의 개발 방법, 위키의 용도 및 위키가 조직에 중요한 이유에 대해 설명합니다.

내부 위키란 무엇이며 비즈니스에 내부 위키가 필요한 이유는 무엇인가요?

회사의 내부 위키는 팀이 중요한 정보를 저장하고, 찾고, 서로 교환할 수 있는 전용 공간입니다. 조직의 장기 기억 또는 내부 지식 저장소라고 생각하면 됩니다. 기업에서는 위키를 활용하여 기업 정책, 절차, 프로세스, 기술 노트(릴리스 노트 및 기타 스토리 설명), 프로젝트 계획, 교육 및 온보딩 문서와 같은 회사 운영에 필수적인 정보를 기록합니다.

기업 위키는 중복된 쿼리를 없애고 직원들이 독립적으로 운영할 수 있도록 지원합니다. 또한, 위키를 사용하면 손실될 수 있는 정보를 저장할 수 있으므로 비즈니스가 소모되지 않도록 보호할 수 있습니다.

또한 위키는 조직 문화에도 유익한 영향을 미칩니다. 직원들은 자신의 요점을 간단하고 간결하게 전달하기 위해 글쓰기 기술을 향상시켜야 합니다. 더 명확하게 글을 쓰면 더 명확하게 생각할 수 있어 팀워크와 생산성이 향상됩니다.

회사 내부의 위키 요구 사항을 지원하기 위해 위키 제작 플랫폼을 선택할 때 고려해야 할 주요 기능은 무엇인가요?

회사에서 특정 요구 사항에 맞게 위키 환경을 맞춤화할 것입니다. 하지만 다음 요소는 위키 경험에 매우 중요합니다. 조직을 위한 내부 위키를 선택할 때는 이러한 특성을 제공하는지 확인하세요.

위키가 현재 팀에서 사용하는 기술과 원활하게 통합되어야 합니다.

팀원들은 이미 Google 스프레드시트와 같은 문서 편집기뿐만 아니라 Github Gist, Air table과 같은 플랫폼을 사용하여 소통하고 정보를 공유하고 있습니다. 그 결과, 집단 지식이 소수의 애플리케이션에 분산되어 있습니다. 직원들은 중요한 기업 정보에 액세스하기 위해 계속해서 도구를 전환해야 합니다.

내부 위키가 도움이 될 수는 있지만, 사실 팀의 중요한 지식 중 일부는 위키가 아닌 다른 기술의 제약 안에 계속 존재할 것입니다. 그렇기 때문에 조직에 적합한 위키를 선택할 때 회사 기술과 통합할 수 있는 위키 제작자를 찾는 것이 필수적입니다.

검색 도구는 견고하고 효과적이어야 합니다.

강력한 검색 도구(Docsie에서 사용하는 것)를 사용하면 폴더나 주제를 거치지 않고도 자료를 빠르게 찾을 수 있습니다.

최소한 위키의 검색 기능은 Google만큼 빠르고 간단해야 합니다.

Docsie의 검색 기능을 통해 사용자는 콘텐츠와 지식을 빠르고 효율적으로 찾을 수 있습니다. 찾고 있는 단어를 입력하면 모든 문서와 해당 위치가 표시됩니다:

Docsie의 검색 기능을 살펴보세요. Docsie를 통해 팀은 중요한 정보를 중앙에서 저장, 정리, 배포할 수 있습니다. 팀원들은 찾고자 하는 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 도와주는 저희 플랫폼에 의존합니다. 그렇기 때문에 Docsie에서 검색 상자를 클릭하면 가장 최근에 읽은 게시물이 표시되며, 찾고 있는 문서가 방금 방문한 문서일 가능성이 높기 때문입니다.

또한, 검색 범위를 좁히는 데 도움이 되는 패싯 검색을 제공합니다. 예를 들어, 문서와 다양한 문서에서 '자바스크립트'라는 단어에 대한 참조를 찾을 수 있는 방법입니다:

빠르고 강력한 검색 기능은 정보 검색에 소요되는 시간을 줄여주는 수단일 뿐만이 아닙니다. 또한, 팀에게 훌륭한 사용자 경험을 제공하여 활용 가능성을 높이고 Docsie 위키에 뛰어난 기능을 추가할 수 있습니다.

협업 기능

내부 위키는 수많은 팀으로 구성된 모든 조직에 자연스럽게 존재하는 지식 사일로를 제거합니다. 하지만 각 팀은 위키에서 자신만의 전용 공간을 유지해야 합니다.

팀들은 Docsie(다른 위키 유형 폴더)가 있는 서가 내에서 책을 사용하여 이를 수행합니다. 예를 들어 엔지니어링 팀에는 마케팅 팀과 마찬가지로 전용 주제가 있습니다. 또한 각 팀은 중첩된 하위 주제를 개발할 수도 있습니다. 예를 들어 브랜드 팀과 성장 팀은 각각 마케팅 주제 안에 전용 하위 주제를 가질 수 있습니다.

이러한 전문 공간의 이름이 무엇이든, 적절한 정보를 적시에 적절한 사람들에게 쉽게 전달할 수 있어야 합니다.

Docsie를 사용하면 팀과 원활하게 협업할 수 있습니다. 다음은 Docsie의 몇 가지 협업 기능을 시연하는 동영상입니다.

![동영상 보기]](https://www.youtube.com/embed/sEEihQh0UKM)또한 Docsie에서는 플랫폼 내에서 다양한 역할을 설정할 수 있어 누가 어떤 일을 할 수 있는지, 어느 정도의 역량을 발휘할 수 있는지 규정하는 것이 중요합니다.

다음은 Docsie 내에서 사용자의 역할을 어떻게 설정했는지에 대한 예시입니다:

협업은 특히 요즘처럼 대부분의 팀이 원격으로 일하는 시기에는 매우 중요합니다. Docse가 협업에 어떻게 도움이 되는지 자세히 알아보려면 여기를 클릭하세요.

최신의 정확한 자료를 유지하는 방법 ###

어떤 위키에서는 자료가 최신 상태이고 정확한지 판단하기가 어려울 수 있습니다. 게시물의 날짜 및 작성자와 같은 중요한 정보를 눈에 잘 띄게 표시하는 위키를 찾아보세요.

누가 마지막으로 위키 콘텐츠를 수정했나요?

문서를 언제 마지막으로 수정했는지 알고 싶다면 타임스탬프를 표시하는 플랫폼을 사용하는 것이 중요합니다! Docsie를 사용하면 모든 사용자가 다양한 문서 내에서 수행된 작업을 볼 수 있으며, 이는 아직 완료해야 할 작업을 이해하는 데 도움이 됩니다.

잘 정리된 내부 위키 플랫폼의 핵심 필수 요소는 무엇인가요?

효과적인 조직

문서 편집자는 자료를 저장하고 정리하기 위해 기존의 폴더를 사용하기도 하지만, 문서와 하위 문서, 제목, 다양한 레이아웃 구성을 통해 내부 위키의 레이아웃을 훨씬 더 효율적으로 관리할 수 있습니다. 하지만 문서가 제대로 정리되어 있지 않으면 이러한 파일을 찾고 어떤 파일이 어느 부서에 속해 있는지 파악하는 것이 지루할 수 있습니다. 이로 인해 동료들이 정보를 찾고 보관하기가 어렵습니다.

플랫폼 내에 검색 기능이 있으면 여러 팀과 부서 직원들이 적절한 문서를 빠르고 효과적으로 찾을 수 있습니다. 또한 정보를 책과 선반으로 나누면 조직의 내부 문서가 더욱 체계적으로 정리됩니다.

다음은 Docsies 작업 공간의 예입니다. 보시다시피 우리는 이미 책과 서가 안에 문서를 정리해 놓았습니다. 책은 문서이고 선반은 특별히 맞춤화된 지식 포털 내의 다양한 문서 모음입니다.

일관성 있고 읽기 쉬운 형식 유지

문서는 간단하고 복잡하지 않아야 합니다. 팀에서 선택할 수 있는 서식 옵션이 많아지면 문서 작성 환경이 더 복잡해집니다. 모든 사람이 원하는 대로 자유롭게 문서를 구성할 수 있다면 그 결과는 고르지 않고 혼란스러운 위키 환경이 될 수 있습니다. 읽기 쉽고 따라 하기 쉬운 형식이 있다면 개발 및 유지 관리가 쉬울 뿐만 아니라 전반적으로 동일한 디자인의 단순한 구조 내에서 문서를 개발하는 것이 더 빠르고 효과적인 프로세스가 될 것입니다.

다음은 Docsie에서 개발한 사용자 가이드의 예입니다. 이 도움말 포털은 유용하고 동적인 형식이 어떤 것인지 이해하는 데 도움이 될 것입니다.

  1. **주요 작성 영역: 문서를 가장 잘 설명할 수 있는 글뿐만 아니라 이미지와 도표가 있는 것이 좋습니다. 헤더와 제목의 크기와 위치가 적절하고 좋은 위치에 있어야 합니다.

  2. 모든 기능을 갖춘 검색 탐색 기능: 독자가 적합한 정보를 찾는 과정을 빠르게 진행하기 위해 매우 중요합니다.

  3. 링크: 링크는 독자가 검토하는 데 필요한 다른 페이지로 안내하는 핵심 기능입니다.

  4. 목차: 독자들이 지식창고 및 내부 문서 내에서 특정 문서를 정확히 찾아볼 수 있도록 합니다.

  5. 언어 및 버전 선택기: 독자가 언어를 변경할 수 있는 기능은 해외에서 여러 국가에서 근무하는 직원이 많은 회사에서 매우 중요합니다.

검색은 단순한 아이디어가 아닙니다.

작성되는 문서의 양이 제한되어 있고 직원 수가 적을 때는 올바른 정보를 빠르게 찾는 것이 문제가 되지 않을 수 있습니다. 하지만 팀이 성장하고 내부 지식창고에 기여하는 사람이 많아지면 이러한 문서 편집기의 한계를 인식하게 될 것입니다.

대부분의 내부 문서는 많은 직원과 함께 성장하는 내부 위키를 위한 것이 아닙니다. 직원들이 문서를 검색하는 동안 필요한 유용한 정보, 정책, 사용자 가이드 및 튜토리얼을 찾는 원활한 워크플로우를 유지하려면 잘 정리된 위키와 함께 동적 검색 엔진을 갖추는 것이 필수적입니다.

셀프 호스팅과 클라우드 기반 위키 중 어느 것이 조직에 더 적합할까요?

이제 문서를 게시하는 방법에 대해 이야기해 보겠습니다. 자체 호스팅 위키와 클라우드 기반 전용 위키 중 어느 것이 더 낫나요?

각 대안에 대한 장단점을 살펴보는 것부터 시작하겠습니다.

자체 호스팅 위키.

현금과 리소스가 있는** 경우 인트라넷, 서버 또는 인터넷 호스팅 제공업체에서 회사 위키를 호스팅할 수 있습니다. 자체 호스팅 위키의 장점은 다음과 같습니다:

  • 회원님만이 데이터의 유일한 소유자입니다.

  • 개별 요구 사항과 사양에 맞게 위키 환경을 설계할 수 있습니다.

하지만 자체 호스팅 위키는 상당한 기술 리소스를 소비합니다. 일반적으로 매우 전문적인 요구 사항이 있는 팀에 가장 적합합니다.

클라우드에서 호스팅되는 위키.

예를 들어 Docsie를 사용하면 상당한 기술 리소스를 투입하지 않고도 내부 위키를 만들 수 있습니다. 영업일 기준 하루 이내에 가동할 수 있습니다.

관리하고 작업하기가 쉽습니다. 또한 코드 한 줄로 회사 웹사이트에 쉽게 삽입할 수 있어 회사 브랜드의 룩앤필과 매끄럽게 어우러져 전반적으로 편안한 사용자 경험을 제공합니다. 장기적으로 볼 때, 당사의 포털을 통해 문서를 호스팅하거나 회사 사이트에 임베드된 Docsie 페이지를 통해 문서를 호스팅하는 데 Docsie를 사용하면 장기적으로 시간과 비용을 절약하고 보다 충분한 문서 워크플로우를 구축할 수 있습니다.

정보 아키텍처를 위한 토대 마련하기

정보 구조의 모양은 대부분 어떤 위키 솔루션을 선택하느냐에 따라 결정됩니다.

Docsie에서 자료는 폴더와 비슷한 기능을 하는 선반과 콘텐츠 자체를 보관하는 책이라는 세 가지 방식으로 구성됩니다. 따라서 팀에서 Docsie를 사용하는 경우 정보 아키텍처는 주제를 구성하는 방식을 의미합니다.

팀의 내부 위키를 정리할 때 ###:

명확성에 집중하세요. 위키를 만든 사람뿐만 아니라 팀의 모든 사람이 간단하게 위키를 탐색할 수 있어야 합니다. 위키 구조가 폭넓게 이해되고 모든 사람이 어디서 정보를 얻을 수 있는지 이해할 수 있도록 다양한 시각을 활용하세요.

팀에게 유연성을 허용하세요. 각 팀이 워크플로에 가장 적합한 방식으로 주제 또는 폴더를 만들 수 있도록 하세요. 한 팀에 적합한 프레임워크가 다른 팀에는 적합하지 않을 수도 있습니다.

콘텐츠 가져오기 및 보완

아키텍처를 설정한 후에는 내부 위키에 자료를 추가하기 시작할 수 있습니다. 이미 문서가 있는 경우(예: DocX, Markdown PDF 및/또는 JSON 파일), 새 위키를 시작하기 전에 문서를 새 위키로 가져와야 합니다. 여러 도구의 자료와 마크다운 파일을 Docsie로 간편하게 가져올 수 있습니다.

또한 중요한 새 자료는 정식 데뷔 전에 위키에 포함시켜야 합니다. 팀에서 기업용 위키를 시작할 때 일반적으로 추가하는 몇 가지 항목은 직원 핸드북과 새 위키 또는 지식창고를 탐색하는 방법에 대한 튜토리얼입니다.

연동 서비스 구성하기

앞서 언급했듯이, 팀은 중요한 데이터를 보관하기 위해 소수의 기술에 의존하고 있을 가능성이 높습니다. 이러한 툴을 대체하기보다는 지식창고와 통합하는 것이 팀에 더 큰 도움이 된다는 사실을 발견했습니다.

어떤 자료를 위키에 저장하고 어떤 자료를 위키에 연결해야 하는지 고려하세요. 특정 유형의 자료는 위키가 아닌 다른 도구에 있어야 합니다. 예를 들어 GitHub를 사용하는 엔지니어링 팀은 Docsie를 사용하여 마크다운 파일을 동기화하고 GitHub의 버그 및 풀 리퀘스트를 포함할 수 있습니다. 따라서 사용자는 회사 위키에 손쉽게 추가하면서 워크플로우에 GitHub를 계속 사용할 수 있습니다.

Docsie는 사용자가 플랫폼 내에서 다양한 다른 SaaS 솔루션을 통합할 수 있도록 지원합니다. 저희는 사용자가 통합할 수 있도록 허용합니다:

다른 기술을 Docsie와 통합하는 방법에 대해 자세히 알아보려면 여기를 클릭하세요.

출시 계획을 만듭니다.

이제 출시 계획을 시작할 수 있습니다. 첫 번째 롤아웃을 단일 팀으로 제한할 것인지, 아니면 조직 전체에 적용할 것인지 중요한 결정을 내려야 합니다.

팀별: 단일 팀에 위키를 공개하는 경우, 해당 팀은 제품에 몰입하여 자체 정보 아키텍처를 개발할 수 있는 기회를 갖게 됩니다. 그런 다음 내부 위키가 성장함에 따라 초기 스태프가 귀중한 인사이트와 도움을 제공할 수 있습니다.

전사적으로: 조직 전체에 한 번에 위키를 배포하기로 선택한 경우에는 모든 사람들이 승인된 지식창고 관리 절차를 알고 있는지 확인하세요. 그렇지 않은 경우에는 한 팀에서 시작한 다음 부서로 확장하여 더 확장하는 것이 좋습니다. 회사 전체에 롤아웃하려면 팀 홍보 대사를 고용하는 것이 좋습니다. 이들은 제품 전문가로 성장하여 각 팀 내에서 주도적인 역할을 할 수 있을 것입니다.

최종 의견

조직의 내부 위키는 휴가 정책의 저장소 그 이상입니다. 위키를 통해 글쓰기 및 정보 공유 문화를 발전시키는 데 기여할 수 있습니다.

하지만 어떤 위키를 선택하느냐가 중요합니다. 문서를 간소화하고 능률화하는 위키를 선택하세요. 공유하려는 지식을 잘 파악하기 위해 누구도 복잡한 과정을 거쳐야 하는 일은 없어야 합니다. 그렇기 때문에 신중한 사내 위키를 구축하는 것은 회사의 사기를 높이기 위해 전략적이고 방법론적인 방식으로 정보를 공유할 수 있는 좋은 방법입니다.

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