도구와 소프트웨어가 있는 한, 제품의 사용, 제작, 기능 및 아키텍처를 다른 사람에게 효과적으로 전달하기 위해서는 효과적인 커뮤니케이션이 필요합니다. 왜 그럴까요? 기술 커뮤니케이션 기술은 정보를 포착하고 청중이 우리가 판매하는 제품이나 기술을 더 잘 이해할 수 있도록 돕는 데 필요하기 때문입니다.
현실 세계에서의 커뮤니케이션은 말이나 표현을 통해 이루어지지만, 기술 커뮤니케이션은 가상 세계에서 기술 문서를 통해 이루어집니다!
기술 제품 문서는 최종 사용자가 사용 중인 제품이나 기술의 작동 및 아키텍처를 이해하는 데 도움을 주기 위한 목적으로만 작성됩니다. 기술 문서는 제품의 핵심 요소에 대한 자세한 설명으로, 신입 직원, 사용자 등 제품의 작동 방식을 알아야 하는 모든 사람을 위한 '사용 방법' 매뉴얼에 가깝습니다!
하지만 말처럼 간단해 보이지만 기술 문서는 당황스러울 수 있습니다! 대부분의 기술 문서는 '사용 방법'부터 여러 단계로 구성되어 있습니다: 처음 사용하거나 경험이 부족한 경우'부터 '문제 해결 방법'에 이르기까지 다양한 단계로 구성되어 있습니다: 버그나 오류가 발생한 경우" 등 다양한 단계로 구성되어 있습니다.
따라서 어디서부터 시작해야 할지 잘 모르겠다면 기술 문서의 내용, 이유, 방법에 대한 답변과 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되는 종합 가이드를 참고하세요!
시작하겠습니다!
제품 문서화가 처음이고 제품 문서 사양을 개발해 본 적이 없다면 제대로 찾아 오셨습니다.
제품 문서 사양을 작성하는 기본 사항을 익혔을지라도 이를 실행에 옮기려면 사고와 헌신적인 접근 방식이 필요합니다. 다음은 유연하고 적절한 제품 문서 사양을 개발하기 위해 알아야 할 사항과 방법에 대한 가이드입니다.
제품 요구 사항을 정의하고 그 목적에 대해 논의할 뿐만 아니라 제품 표준의 다양한 사례를 제공합니다. 제품 설명 수립부터 고객의 의견과 제한된 사용자 테스트에 따른 수정에 이르기까지 제품 문서에 포함해야 할 내용, 작성 방법, 제품 생산 또는 소프트웨어 개발 프로세스를 시작하는 방법을 배울 수 있습니다.
제품 문서 사양의 목적은 무엇인가요?
제품 문서 사양을 개발하려면 먼저 제품이 무엇인지 잘 파악해야 합니다. 제품 문서 사양은 개발 중인 제품 문서에 대한 청사진으로, 고객에게 어떻게 보여질지, 검색 기능, 언어 변경 기능 등 제품 문서의 특정 요구 사항과 기능을 자세히 설명합니다. 또한 제품이 만들어지는 페르소나 또는 소비자를 포함할 수도 있지만 이는 주로 특정 연령대를 대상으로 하는 제품에 적용됩니다.
이 제품 문서 사양은 매우 명확하고 쉽게 액세스할 수 있어야 하며 디자인 팀과 제품 팀에서 필요로 하는 모든 정보를 포함해야 합니다. 기술 문서 작성 팀이 작성 내용을 이해하고 디자인 팀이 제품 문서의 레이아웃을 이해할 수 있도록 가능한 한 많은 세부 정보를 포함하세요. 작성된 사양의 표나 도표는 추가 정보를 찾을 수 있는 위치를 나타냅니다. 그러나 이것은 제품 문서 사양서일 뿐이며, 제품 문서에 작성할 제품의 세부적인 측면에 대한 구체적인 내용은 추후 작업을 위해 팀에 맡길 수 있다는 점을 염두에 두세요.
제품 문서 사양서에는 어떤 정보가 포함되어야 하나요?
각 제품 사양은 기술 요구 사항, 엔지니어링 사양 및 기타 제품별 정보를 중심으로 작성됩니다. 그러나 제품 문서에는 최소한 다음 사항이 포함되어야 합니다:
요약: 제품에 대한 개괄적인 개요입니다. 제품 개념에 대한 개요로 시작하여 제품에 대한 간결한 설명과 전반적인 세부 사항으로 마무리합니다. 또한 제품이 개발된 이유와 일반적인 용도를 명확히 설명합니다. 제품 설명은 완성된 제품의 외형과 제품에 탑재될 기능을 설명합니다.
기능적 사양: 제품의 외형과 기능을 정의하는 문서입니다. 또한 사람들이 제품을 어떻게 사용할 것인지도 설명해야 합니다. 이러한 설명은 가능한 한 자세하게 작성하고 중요한 내용을 빠뜨리지 않는 것이 매우 중요합니다.
**사용 사례: 제품의 각 기능이나 특징의 사용 사례와 최종 사용자에게 어떤 이점이 있는지 설명해야 합니다. 이는 마케팅 수준의 자료로 간주될 수 있습니다. 그러나 일반적으로 각 기능의 사용 사례도 명시된 사용 설명서가 있으면 사용 방법을 이해하는 데 도움이 됩니다.
사용자 페르소나: 이 섹션에서는 이 제품이 개발된 대상 고객을 설명합니다. 대상 인구 통계와 제품이 해결하고자 하는 문제를 자세히 설명합니다. 제품의 타겟 고객을 알면 고객 중심의 작업을 유지할 수 있습니다. 또한 제품에 어린이에게 적합하지 않은 특정 위험이 있는 경우 제품 문서에 이를 명시하는 것이 좋습니다.
사진/동영상: 각 섹션에는 제품 사용 방법과 관련된 서면 정보와 함께 필요한 제품 사진이나 동영상이 포함되어야 합니다. 이렇게 하면 제품 문서와 제품 사용 사례에 대한 이해도를 높일 수 있습니다.
효과적인 기술 문서를 계획, 작성, 제공하는 방법 ## 기술 문서를 계획, 작성, 제공하는 방법
기술 문서는 매우 정교하고 복잡해질 수 있습니다! 따라서 중요한 것은 다음과 같은 간단한 단계를 따라 콘텐츠를 최신의 정확하고 흥미로운 내용으로 유지하는 것입니다:
글을 마친 후 독자가 무엇을 하길 원하는지 명확하게 설명하세요:
기술 문서는 전적으로 독자의 다음 작업에 초점을 맞추고 있습니다. 제품 문서의 모든 단계와 단계에 목적을 명시하여 사용자가 문서를 읽은 후 무엇을 할 수 있는지 이해할 수 있도록 하세요. 문서의 최종 사용자 가이드를 명확히 파악하고 있다면 해당 부분을 작성하기가 더 쉬워집니다. 또한 문서가 광범위할수록 독자가 정보를 탐색하기가 더 쉬워집니다. 문서에는 사용자가 문서를 검색하고 정보를 빠르게 찾을 수 있는 검색 탐색 기능과 같이 도움이 되는 다양한 도구도 있습니다!
문서에 대한 개요를 만듭니다:
체계적인 계획이 없으면 문서화 기준의 주요 목표에 도달하는 데 효과적이고 흐름이 잘 맞는 제품 문서를 작성하기 어려울 수 있습니다. 따라서 문서를 확장할 수 있는 골격부터 시작하는 것이 좋습니다. 헤더, 카테고리, 하위 카테고리 및 테마를 활용하여 자료를 적절하게 정렬하고 그룹화하세요. Docsie에는 문서를 빠르고 효과적으로 작성할 수 있는 많은 훌륭한 도구가 있으며 동적 제품 문서 작성을 목표로 합니다.
검색 기능, 문서를 위한 잘 짜여진 조직, 기타 여러 가지 강력한 기능을 갖추고 있습니다.
타깃 고객을 정의하세요:
개발자를 위한 문서인지, 직원을 위한 문서인지, 사용자를 위한 문서인지를 결정하려면 제품을 사용하는 대상을 이해하는 것이 중요합니다. 이는 소비자가 제품이나 기술의 맥락, 목적, 기능을 이해하여 대상에 맞게 조정하는 데 도움이 되도록 하기 위함입니다. 또한 독자가 본사 소재 국가가 아닌 특정 국가에 거주하는 경우 번역된 문서를 제공하는 것도 고려해야 할 또 다른 요소입니다.
콘텐츠에 그림과 캡션을 포함하세요:
기술 문서의 그림이나 도표에는 제품의 치수나 측면을 설명하는 다양한 측정값이 포함되어야 합니다. 디지털 SaaS 제품의 기능을 시연하는 경우 이러한 기능의 스니펫을 사용하면 해당 기능이 무엇을 하고 어떻게 작동하는지를 보여줄 수 있습니다.
또한 이미지는 단어의 단조로움을 깨고 문서에 흥미를 더하는 데 도움이 됩니다. 캡션은 제품 다이어그램과 그림에 명확한 방향을 제시하는 데 도움이 될 수 있습니다.
다시 읽고, 편집하고, 다시 작성하세요:
기술 문서를 여러 번 검토하여 놓친 부분이 없는지 확인하세요! 또한 동료나 상사에게 편집을 의뢰하여 놓친 부분이 없는지 확인할 수도 있습니다. 검토 및 수정 메커니즘을 통해 게시된 자료의 정확성을 보장할 수 있습니다.
Docsie에는 제품 문서 작성에 도움이 되는 놀라운 도구가 있으니, Docsie에 대해 자세히 알아보려면 여기를 클릭하세요(https://www.docsie.io/).