명확하고 간결한 사용 설명서 지침 작성 방법

수상 경력이 있는 권위 있는 저널인 <인생은 RTFM하기에는 너무 짧다: 소비자들이 소비자 제품의 문서와 과도한 기능에 어떻게 반응하는가>에서 7년 반에 걸쳐 실시한 일련의 설문조사 결과를 발표했습니다. 이 연구에 따르면 소비자들이 설명서를 읽는 비율은 25%에 불과합니다. 그 근본적인 원인은 불명확한 세부 사항과 지루한 레이아웃 및 서식을 가진 비효율적인 매뉴얼 때문인 경우가 많습니다. 이 블로그에서는 소비자 친화적인 훌륭한 사용 설명서를 작성하기 위한 팁과 요령을 공유합니다. Docsie와 같은 소프트웨어를 사용하면 번거롭지 않은 방법으로 최소한의 시간 내에 매우 잘 작성된 사용자 설명서를 만들 수 있습니다.

사용자 설명서에 포함해야 할 핵심 요소는 무엇인가요?

모든 회사는 고유합니다. 마찬가지로 모든 제품이 똑같을 수는 없습니다. 하지만 제품이 무엇이든 사용자 설명서에는 특정 주요 요소의 특징이 표시됩니다. 최신 스마트폰을 판매하든 전자레인지를 생산하는 회사를 운영하든 사용자 설명서는 핵심 정보를 포함하고 간결하게 제시해야 합니다. 사용 설명서에 소개할 수 있는 상위 12가지 기능에 대해 알아보세요.

What	Why
언어	간결한 언어로 고객과 대화할 때 고객은 브랜드에 대한 접근성을 높이고 충성도 높은 사용자를 유지하기 위해 관심을 갖게 됩니다. 그리고 이것이 바로 고객 서비스의 핵심입니다.
접근성	문서를 통해 포용성을 증진하세요. 인지 장애, 청각 장애, 시각 장애 등이 있는 사람들이 매뉴얼에 액세스할 수 있도록 하세요.
논리적 흐름	관련성 있는 제목과 부제목을 사용하여 콘텐츠를 구성하세요. 고객이 제품에 접근하는 방법을 알 수 있도록 매뉴얼에 논리적 흐름이 있어야 합니다. 혼동을 피하기 위해 시작, 중간, 끝을 적절히 배치하세요.
목차는 매뉴얼의 중요한 요소로, 고객을 위한 시작점 역할을 합니다. 사용자가 전체 매뉴얼을 읽지 않고도 특정 정보를 찾을 수 있도록 안내합니다.
시각 자료	이미지, 일러스트레이션, 동영상 등은 콘텐츠를 더욱 생동감 있게 만듭니다. 큰 텍스트 덩어리 사이에 시각적 요소를 사용하면 고객이 설명해야 하는 모든 내용을 이해할 수 있도록 더욱 매력적이고 인터랙티브한 매뉴얼을 만들 수 있습니다.
단순성	단순함은 어렵습니다. 사용 설명서가 기술 문서가 아닌 친근한 가이드처럼 느껴지면 사용자는 콘텐츠의 양에 부담을 느끼지 않습니다.
검색 가능성	오늘날의 디지털 커뮤니케이션 세계에서는 온라인에서 정보를 검색하는 경향이 더 강합니다. 따라서 사용자가 관련 콘텐츠를 쉽게 확인할 수 있도록 문서에 검색 기능을 추가하세요.
멋진 디자인	매뉴얼에 그래프, 시각 자료, 이미지를 추가할 때 너무 과하지 않도록 하세요. 공백을 신중하게 사용하고 전체 문서에 일관성을 유지하는 색상 팔레트를 선택하세요. 눈이 피로하지 않도록 여백을 충분히 확보하세요.
문제 해결	사용 설명서가 해결하고자 하는 문제에 초점을 맞춰 작성하세요. 고객의 고충을 해결하고 제품의 기능을 나열하는 대신 제품이 고객에게 어떤 이점을 제공할 수 있는지 보여주세요.
실제 피드백	베타 테스터 또는 제품 사용 경험을 공유할 수 있는 고객으로부터 직접 지식을 얻으려고 노력하세요. 이들의 피드백을 바탕으로 관련 콘텐츠 초안을 작성하세요.
추가 리소스	사용 설명서의 마지막에 고객이 참조할 수 있는 다른 문서로 연결되는 섹션을 만드세요. 여기에는 중요한 웹사이트, 이메일 ID, 전화번호 등이 포함될 수 있습니다.
## 사용자 매뉴얼은 어떻게 작성하나요?

1. 대상 고객 이해

글을 쓰기 전에 사용자가 누구인지 파악하세요. 그들의 문제, 요구 사항, 요구 사항은 무엇인가요? 초보자와 숙련된 제품 사용자 모두에게 적합하도록 매뉴얼의 지침을 최적화하세요. 사용자의 전문성을 이해하고 콘텐츠와 일치시키세요.

2. 목표 파악

문서를 작성하는 이유를 파악하세요. 제품 기능에 대해 이야기하고 싶으신가요? 아니면 사용자가 문제를 탐색하거나 문제 해결 단계를 알 수 있도록 돕고 싶으신가요? 목표를 정의하고 그에 따라 콘텐츠의 초안을 작성하세요.

3. 제품에 대해 알기

개발자, 제품 엔지니어 등과 대화하여 자세한 정보를 수집하세요. 제품의 배경을 파악하고 정보를 교차 확인하여 정확성과 관련성을 확인합니다. 통찰력 있는 질문을 하고 제품 사용자의 입장에서 생각해 보세요.

4. 신중한 언어 사용

모든 사람이 이해할 수 있는 간단한 단어와 문구를 선택하세요. 수동태를 사용하지 말고 일인칭을 사용하지 마세요. 전문 용어와 기술 용어는 버리고 프로세스, 시스템 및 제품 기능을 일반인의 언어로 설명하세요.

5. 프로세스 설명하기

프로세스에 대해 자세히 설명하고 가능한 한 설명적으로 작성하세요. 기술 문서 작성 스타일을 따르되 문서에 너무 많은 정보를 담지 마세요. 모든 단어를 중요하게 생각하고 혼란을 야기할 수 있는 모호한 단어나 문장을 사용하지 마세요.

6. 관련 섹션 추가하기

복잡한 문제는 소화 가능한 덩어리로 나누세요. 목차, 소개, 자주 묻는 질문, 추가 자료 등 관련성 있고 적절한 섹션을 포함하세요. 중요한 섹션을 추가하는 것을 놓치지 않도록 문서의 개요를 작성하거나 간단한 템플릿을 사용하세요.

7. 적절한 시각 자료 넣기

사진과 동영상을 추가하여 사용자가 지침을 따라가도록 유도하세요. 사진을 통해 더 많은 정보를 전달하고 신중하게 배치된 텍스트 단락으로 보완하세요.

8. 논리적 흐름 확보

제품의 기능으로 시작한 다음 제품의 방법으로 이동하세요. 제품과 관련된 주요 용어와 문구를 설명하고 제품의 기능을 강조한 다음 문제 해결 및 추가 리소스 섹션으로 이동합니다.

9. 선명하게

덤불에 대해 이기지 마십시오. 정보를 전달하세요. 이를 위해 글머리 기호, 표, 순서도 또는 다이어그램을 사용할 수 있습니다. 제품 개발자, 연구팀, 엔지니어 등과 계속 연락하여 정보를 최신 상태로 유지하세요.

10. 최종 마무리 작업

게시하기 전에 문서를 교정하세요. 오타, 언어 문제, 문법 불일치 등이 없는지 확인하세요. 주요 정보를 강조하고, 읽기 쉬운 글꼴을 사용하고, 전체 콘텐츠를 별도의 섹션으로 구분하는 제목과 부제목을 배치하여 최적의 가독성을 보장합니다.

사용자 매뉴얼은 어떻게 구성하고 정리하나요?

• 사용자 설명서를 쉽게 탐색하고 따라갈 수 있게 하려면 정리된 구조와 논리적 흐름을 만드는 것이 중요합니다. 사용 설명서는 주요 기능, 구성 요소 또는 절차와 관련된 별개의 섹션 또는 장으로 구성되어야 합니다. 명확하고 설명적인 제목과 부제목을 사용하여 정보를 논리적인 블록으로 나누세요.

• 세부 사항으로 들어가기 전에 개요 또는 제품 소개 섹션으로 시작하여 개략적인 방향을 제시하세요. 설정, 기본 작동, 문제 해결, 유지보수를 위한 별도의 섹션 등 관련 기능이나 작업을 섹션으로 그룹화합니다. 장과 섹션 제목에 순차적으로 번호를 매겨 매뉴얼이 명확하고 점진적인 흐름을 갖도록 하세요.

• 각 섹션 내에서 사용 순서대로 정보를 배열하세요. 간단한 또는 준비 단계를 먼저 설명한 다음 고급 작업을 설명하세요. 번호가 매겨진 단계 형식으로 명확한 절차 지침을 제공하세요. 가독성을 높이기 위해 짧은 단락으로 청크 텍스트**를 작성하세요. 글머리 기호 또는 번호 매기기 목록을 사용하여 빽빽한 텍스트를 나누세요.

• 다이어그램, 순서도, 단계별 그래픽을 사용하여 순서 또는 워크플로우를 시각적으로 설명하세요. 관련성이 있는 경우 인터페이스 또는 구성 요소 클로즈업을 표시합니다. 전체 매뉴얼을 읽고 싶지 않은 참을성이 없는 사용자를 위해 시작하기 또는 빠른 설정 가이드를 미리 제공하는 것도 고려하세요. 쉽게 탐색하고 찾아볼 수 있도록 목차, 색인 페이지, 용어집을 포함하세요. 잘 정리된 구조를 사용하면 사용자 설명서를 더욱 일관성 있고 직관적이며 사용자 친화적으로 만들 수 있습니다.

사용 설명서를 만들려면 어떤 소프트웨어를 사용해야 하나요?

시장에는 수많은 문서화 소프트웨어가 넘쳐납니다. 일부는 합리적인 가격대를 제공하는 반면, 일부는 이전에 볼 수 없었던 기능을 자랑합니다. 따라서 너무 많은 옵션에 압도당하는 것이 일반적입니다. 온라인에서 사용 설명서를 작성, 편집, 게시 및 공유할 수 있는 신뢰할 수 있는 소프트웨어 파트너로 Docsie를 선택하세요. 다양한 매뉴얼 포트폴리오 구성부터 여러 버전 관리까지 Docsie는 사용자 매뉴얼 제작 프로세스를 가속화할 수 있는 완벽한 소프트웨어입니다!

유용한 기능:

• 이 플랫폼은 모든 문서를 체계적으로 정리하여 대상 사용자와 공유해야 하는 문서를 쉽게 찾을 수 있도록 도와줍니다.

• 선반 기능을 사용하면 매뉴얼에서 원하는 부분을 찾을 수 있습니다.

• 버전 관리를 통해 문서의 이전 편집 내용을 확인할 수 있습니다.

• 번역 기능은 콘텐츠를 대상 언어로 자동 번역합니다.

• 작업을 정의하고, 워크플로를 나열하고, 이해하기 쉬운 문서를 제시할 수 있습니다.

• 사내 디자인 팀과의 협업을 통해 브랜드에 맞는 사용자 설명서를 만들 수 있습니다.

• 버튼 클릭 한 번으로 원활하게 게시할 수 있습니다.

주요 혜택:

• 다양한 수준의 접근성을 갖춘 한 곳에서 모든 문서를 호스팅합니다.

• 제품 관련 문서를 게시하고 유지 관리하는 데 드는 시간과 노력이 줄어듭니다.

• 깔끔하고 직관적인 사용자 인터페이스로 쉽고 빠르게 문서를 작성할 수 있습니다.

• 여러 버전을 유지하면 편집과 협업이 쉬워집니다.

• 이해하기 쉬워 온보딩이 번거롭지 않습니다.

사용자 설명서를 쉽게 따라하고 이해할 수 있도록 만드는 가장 좋은 방법은 무엇인가요?

• 사용자 설명서의 가장 중요한 측면은 지침을 따라하기 쉽고 이해하기 쉽게 만드는 것입니다. 지나치게 전문적인 용어나 혼란스러운 제품별 용어를 피하고 간단하고 명확한 언어를 사용하세요. 짧고 직설적인 문장을 능동태로 작성하세요.

• 사용자가 개념을 이해할 수 있도록 충분한 세부 사항과 설명을 제공하되, 단순한 동작에 대해 지나치게 설명하지 마세요. 친근하고 대화하는 듯한 어조를 사용하여 사용자가 주눅 들지 않고 편안하게 느낄 수 있도록 하세요. 여러 가지 의미로 해석될 수 있는 모호한 문구는 피하세요.

• 인터페이스 요소, 버튼, 메뉴 항목을 지칭할 때 일관된 용어를 사용합니다. 스크린샷과 다이어그램을 포함하여 사용법을 시각적으로 보여주고 설명을 강화합니다. 텍스트 설명에만 의존하지 말고 각 단계에서 제품이 어떻게 보이는지 설명하세요.

• 단계별 작업을 구분하여 번호가 매겨진 단계 형식으로 지침을 작성하세요. 가독성을 높이기 위해 정보를 짧은 단락으로 나누세요. 굵은 제목, 글머리 기호, 번호가 매겨진 목록, 충분한 공백을 사용하여 텍스트가 빽빽하게 들어가지 않도록 합니다.

• 사용자가 특정 작업을 수행하기 전에 전제 조건을 완료해야 하는 경우 안내를 제공하세요. 사용법을 돕기 위한 팁, 바로 가기 또는 권장 사항을 제공하세요. 잠재적으로 유해한 행동을 하기 전에 경고 또는 주의 알림을 포함하세요.

• 길거나 복잡한 절차 후에는 주요 요점 또는 알리미를 요약하세요. 명확한 계층 구조와 탐색 기능으로 매뉴얼을 구성하여 훑어보기를 허용합니다. 사용자의 지식 수준에 맞게 잘 작성된 사용 설명서는 가장 쉽게 숙달할 수 있는 경로를 제공합니다.

사용자 매뉴얼을 개선하는 데 도움이 되는 그래픽, 스크린샷 또는 시각 자료에는 어떤 것이 있나요?

• 사용 설명서에서 시각 자료는 제품 기능을 시연하고 복잡한 프로세스를 설명하며 이해도를 높이는 데 매우 유용합니다. 스크린샷은 사용자에게 제품 인터페이스의 모습을 정확하게 보여주고 텍스트 지침을 강화하는 데 필수적입니다. 절차 중 주요 단계의 스크린샷을 캡처하여 메뉴 옵션, 버튼 클릭, 입력 필드, 알림 등을 표시하세요.

• 콜아웃, 텍스트 레이블, 화살표로 스크린샷에 주석을 달아 주목할 만한 부분을 강조하고 사용자의 주의를 유도하세요. 선명도에 최적화되어 있으면서 디테일을 보여줄 수 있을 만큼 이미지 크기가 충분한지 확인하세요. 버튼이나 설정을 단계별로 설명할 때는 클로즈업 샷을 포함하세요.

• 와이어프레임 및 순서도와 같은 도표는 관계와 워크플로를 시각화합니다. 분해도는 개별 구성 요소를 자세히 보여줍니다. 인포그래픽은 통계나 데이터를 창의적으로 표현합니다. 사진은 장비 설정을 보여줍니다. 아이콘은 경고, 팁, 메모 등을 그래픽으로 나타냅니다. 개념을 설명하거나 시각적 흥미를 더하기 위해 스케치 스타일의 일러스트레이션을 고려하세요. 차트와 표는 복잡한 정보를 한 눈에 정리합니다.

• 그래픽**은 명확성과 시각적 효과를 극대화하기 위해 전문적으로 디자인해야 합니다. 이미지 전체에 일관된 아이콘과 색상 코딩을 사용합니다. 관련성 높은 고품질 그래픽은 빽빽한 텍스트를 쪼개어 줄 뿐만 아니라 지침의 이해도와 기억력을 향상시킵니다.

그러나 과도하거나 관련성이 없거나 제대로 실행되지 않은 시각적 요소로 설명서를 어수선하게 만드는 것은 피해야 합니다. 이미지는 텍스트를 보완하지만 핵심 메시지에 방해가 되어서는 안 됩니다. 콘텐츠를 직접적으로 뒷받침하는 그래픽만 사용하세요. 시각적 요소 주위에 충분한 공백을 두면 가독성이 향상됩니다. 시선을 사로잡으면서도 미니멀한 접근 방식을 통해 선명한 그래픽은 사용자 설명서를 더욱 매력적이고 유익하게 만듭니다.

사용자 설명서는 얼마나 상세하고 포괄적이어야 할까요?

사용자 설명서를 만들 때 적절한 세부 수준을 결정하는 것은 균형을 잡는 일입니다. 정보가 너무 적으면 사용자가 혼란스러워 제품을 제대로 조작할 수 없게 됩니다. 하지만 지나치게 상세하면 매뉴얼이 다루기 어렵고 지루하며 사용하기 어려울 수 있습니다.

• 사용자가 안전하고 효과적으로 작업을 완료하는 데 필요한 최소한의 지침을 제공하는 데 중점을 둡니다. 개념적 배경에 대한 개괄적인 설명은 제공하되, 직접적인 관련이 없는 한 심도 있는 이론이나 기술적인 세부 사항은 피하세요.

• 사용자가 설정을 구성하고, 기능을 작동하고, 유지보수를 수행하기 위해 수행해야 하는 모든 단계를 설명합니다. 이미 알고 있다고 가정하거나 명백해 보이는 단계를 건너뛰지 마세요. 하지만 간단한 사항을 반복하지 마세요.

• 포괄적인 설명과 간결한 설명 사이의 적절한 지점을 찾으세요. 간결한 문구를 사용하고 불필요한 세부 사항은 생략하세요. 간결함을 위해 일관된 용어를 사용합니다. 복잡한 프로세스를 명확히 하기 위해 필요한 경우 선택적으로 확장된 설명을 제공합니다.

• 텍스트가 길어지는 것을 방지하기 위해 시각 자료로 텍스트를 보충합니다. 긴 절차 후에는 핵심 요점을 요약합니다. 사용자가 세부 사항을 쉽게 참조할 수 있도록 색인, 용어집, 목차를 포함하세요.

• 초보자와 고급 사용자** 등 사용자 유형에 따라 여러 매뉴얼에 걸쳐 콘텐츠를 세분화하는 것을 고려하세요. 또는 일반적인 사용 설명서와 심층적인 기술 사양을 분리하세요.

• 매뉴얼은 완전해야 하지만 너무 많은 정보는 오히려 역효과를 낼 수 있습니다. 모든 측면을 철저하게 문서화하려고 하기보다는 실제 사용자의 요구 사항을 타겟팅하고 반복적인 초안 작성, 사용자 테스트 및 피드백을 통해 균형을 찾아야 합니다. 맞춤형 접근 방식은 진정한 사용성을 위해 충분하면서도 집중적인 내용을 담은 매뉴얼을 제작합니다.

사용자 설명서의 섹션과 챕터 간에 일관성을 유지하려면 어떻게 해야 하나요?

일관성 있는 사용자 경험을 위해서는 사용자 매뉴얼 전체에서 사용되는 형식, 어조, 용어, 스타일에 일관성을 유지하는 것이 중요합니다. 일관된 매뉴얼을 통해 사용자는 혼란이나 산만함 없이 정보를 쉽게 찾고 흡수할 수 있습니다.

장, 제목, 페이지, 그림, 표 등에 통일된 번호 체계를 사용하여 전체적으로 동일한 문서 구조를 사용하세요. 텍스트 스타일, 들여쓰기, 줄 간격과 같은 서식 요소를 일관되게 유지하세요.

인터페이스 요소, 구성 요소, 버튼, 메뉴 항목 등을 지칭할 때 동일한 용어를 사용하세요. 다른 용어나 레이블을 바꾸지 마세요. 교육적이든, 대화적이든, 공식적이든 일관된 어조를 유지하세요.

동일한 문장 구조를 사용하고 수동태와 능동태의 급격한 변화를 피하여 글쓰기 스타일을 통일성 있게 유지하세요. 갑작스러운 변화 없이 비슷한 문구 길이와 어휘 수준을 사용하세요.

참고사항, 팁, 경고, 공지사항 등에 동일한 스타일을 적용하세요. 일관된 번호가 매겨진 단계 패턴으로 지침 형식을 지정합니다. 아이콘, 스크린샷, 다이어그램과 같은 시각적 요소를 표준화하세요. 일관된 번호 매기기/명명 체계로 장, 섹션, 그림, 표, 제목을 상호 참조하세요. 스타일 가이드, 템플릿 또는 매크로를 만들어 사용하여 통일성을 강화하세요.

각 섹션은 별개의 기능을 다룰 수 있지만, 매뉴얼은 하나의 통합된 문서로 읽혀야 합니다. 일관성은 전문성을 불러일으키고 명확한 사용자 기대치를 설정하여 사용성을 지원합니다. 그러나 일관성이 명확성보다 우선해서는 안 됩니다. 더 나은 이해와 학습을 위해 꼭 필요한 경우 형식을 깨뜨릴 수 있습니다.

가독성을 위해 사용자 설명서의 텍스트, 글꼴, 레이아웃의 서식을 어떻게 지정해야 하나요?

• 사용자 설명서의 텍스트, 글꼴, 레이아웃의 형식은 최적의 가독성을 위해 신중하게 고려해야 합니다.

• 일관된 서식 규칙을 사용하여 깔끔하고 구조가 잘 잡힌 레이아웃을 지향합니다. 줄 바꿈, 공백, 글머리 기호를 사용하여 텍스트가 빽빽한 단락과 블록이 되지 않도록 합니다. 제목과 부제목을 사용하여 콘텐츠를 논리적인 섹션으로 구성합니다.

• 본문 텍스트의 경우 Arial, Times New Roman 또는 Calibri와 같은 표준 전문 글꼴을 사용하며 10-12포인트 크기**로 작성하세요. 화려한 스크립트나 헤드라인 전용 글꼴은 피하세요. 굵은 글씨체나 이탤릭체는 강조할 때만 사용하세요.

• 텍스트가 비좁게 느껴지지 않도록 줄 간격과 여백을 적절히 확보합니다. 줄 길이는 50~60자로 제한합니다. 텍스트를 왼쪽 정렬합니다. 제목, 본문 텍스트, 캡션, 경고** 등의 글꼴과 크기가 일관성 있게 유지되도록 합니다.

• 번호 매기기 또는 글머리 기호 목록**을 사용하여 지침을 따라하기 쉬운 단계로 나누세요. 표는 복잡한 데이터를 효율적으로 정리합니다. 아이콘과 경고 레이블이 본문 텍스트에서 눈에 잘 띄도록 합니다. 폰트 변형을 전략적으로 사용하여 시각적 계층 구조를 추가합니다.

• 가독성을 위해 대문자, 밑줄, 느낌표의 큰 블록을 최소화합니다. 주요 섹션 사이에 페이지 나누기를 신중하게 사용합니다. 페이지에 번호를 매기고 머리글과 바닥글을 포함하세요.

• 원활한 독해를 위해 서식은 사용자의 시야에서 사라져야 합니다. 정렬, 공백 및 시각적 흐름을 통해 핵심 정보가 명확하게 드러날 수 있도록 합니다. 깔끔하고 형식이 잘 정돈된 레이아웃은 매뉴얼 사용성과 교육적 가치를 높여줍니다.

사용 설명서를 작성할 때 어떤 어조와 언어를 사용해야 하나요?

• 사용 설명서에 사용되는 어조와 언어는 전문성과 접근성 사이에서 균형을 이루어야 합니다. 정확성을 유지하면서 지나치게 전문적인 전문 용어를 피하면 지침을 명확하고 쉽게 이해할 수 있습니다. 사용자의 필요에 초점을 맞춘 간단하고 직관적인 언어를 사용하세요. 개념을 명확하게 설명하고 능동적 표현과 긍정적 명령어("전원 버튼을 누르세요")를 사용하여 단계별 안내를 제공하세요.

• 대화하듯 친근한 어조를 유지하세요. "당신"을 자주 사용하여 독자에게 직접 호칭합니다. 명령만 내리는 것이 아니라 도움이 되는 강사로서 팁과 안내를 제공하세요. 처음 사용할 때 필요한 용어, 약어 및 모델 번호를 정의합니다. 참조할 수 있도록 용어집을 제공하세요. 복잡한 기술 개념을 설명할 때는 예시적인 비유나 은유를 사용하세요.

• 기술 사양을 알기 쉬운 설명**으로 번역하려면 기술이 필요합니다. 불필요한 세부 사항은 생략하되 지나치게 단순화하지 않도록 합니다. 일관된 문구를 사용하고 시각 자료를 통해 설명을 강화합니다.

• 독자를 정중하게 대하세요. 경멸적이거나 모욕적인 표현은 피하세요. 연령, 성별, 문화, 능력 등에 대해 포용적이고 전문적인 어조를 유지합니다.

• 부정확하거나 모호한 용어는 사용자를 실망시키지만, 명확한 의사소통은 힘을 실어줍니다. 잠재적인 오해나 부정적인 의미를 배제하기 위해 문구를 신중하게 검토하세요. 가능하면 실제 사용자로부터 피드백을 구하세요.

• 적절한 어조와 언어를 사용하면 매뉴얼이 위협적이지 않고 친근하게 느껴집니다. 명확한 설명과 스타일이 결합된 설명서는 사용자 설명서의 효과를 극대화합니다.

사용자 설명서에 안전 경고와 면책 조항이 포함되어 있는지 확인하려면 어떻게 해야 하나요?

• 사용설명서는 독자에게 잠재적인 안전 위험에 대해 경고하고 위험을 최소화하기 위해 제품을 올바르게 작동하는 방법을 알려야 합니다. 안전 정보를 명확하게 전달하면 사용자와 제조업체 모두를 보호할 수 있습니다.

• 고전압 노출, 움직이는 부품, 화학물질 상호 작용, 높은 작동 온도 등 위험한 동작을 하기 전에 안전 경고를 포함하세요. "경고" 또는 "주의"와 같은 신호어를 사용하여 위험을 강조하세요.

• 안전하지 않은 관행으로 인해 발생할 수 있는 부상 또는 손상에 대해 설명합니다. 안전한 작동을 위한 간결한 지침을 제공합니다. 필요한 보호 장비 또는 환경 조건(해당되는 경우)을 나열합니다.

• 경고 기호나 아이콘과 같은 시각적 경고를 사용하여 주의를 환기합니다. 대비되는 색상의 굵은 대문자를 사용하면 경고를 더욱 강조할 수 있습니다. 위험에 대해 일관된 전용 서식을 사용하면 수동 스캔 가능성을 높일 수 있습니다.

• 사용자에게 안전 섹션을 완전히 읽도록 안내하고 필요한 경우 교육 증명서를 제공합니다. 부상을 예방하기 위해 정기적인 장비 점검 및 유지보수를 권장합니다. 해당되는 경우 사용자 건강을 위한 인체공학적 모범 사례를 제안합니다.

• 숙련된 전문가와 일반 소비자 등 다양한 사용자 그룹에 대한 안전 조치를 명시합니다. 전 세계 사용자를 위한 경고 번역 또는 픽토그램을 고려하세요. 모든 안전 커뮤니케이션은 눈에 잘 띄고 모호하지 않아야 하며 시각적 단서로 보완되어야 합니다.

• 안전 지침** 외에도 손상을 방지하기 위한 적절한 장비 사용법을 표시하고 사용자에게 설명서를 읽도록 안내하세요. 과도한 면책 조항은 집중력을 떨어뜨리지만, 위험을 강조하는 것은 제작자가 사용자의 안전에 관심을 갖고 있다는 것을 보여줍니다. 명확한 안전 커뮤니케이션은 책임을 최소화하고 전문가의 평판을 향상시킵니다.

사용자 설명서를 인쇄하거나 디지털로 제공해야 하나요?

• 사용자 매뉴얼**은 인쇄본 또는 디지털 형식으로 제공될 수 있으며, 각각의 장단점이 있습니다. 기업은 인쇄 매뉴얼과 전자 매뉴얼 중 어떤 것을 제공할지 결정할 때 사용자의 요구와 제품의 복잡성을 고려해야 합니다.

• 인쇄 매뉴얼**을 사용하면 기기 없이도 쉽게 온보딩하고 빠르게 참조할 수 있습니다. 선형적인 단계별 안내가 필요한 설치, 작동 및 유지보수 지침에 이상적입니다. 또한 인쇄본은 배터리/화면 제한을 피할 수 있습니다.

• 하지만 인쇄물은 낭비가 많고 비용이 많이 들며 업데이트하기 어려울 수 있습니다. 전자 매뉴얼은 리소스를 절약하는 데 도움이 되며 온라인으로 저렴하게 배포할 수 있습니다. 전자 매뉴얼은 쉽게 검색할 수 있고 동영상 튜토리얼과 같은 멀티미디어를 포함할 수 있습니다.

• 디지털 형식**은 데스크톱이나 모바일에서 사양, 문제 해결, 사용 방법 또는 참조 정보에 순차적으로 액세스하는 데 편리합니다. 하지만 장시간 화면을 읽으면 피로를 유발합니다. 디지털 액세스는 인터넷 연결과 전원에 의존합니다.

• 시각적 효과가 큰 설명서의 경우 인쇄본은 이미지 품질과 선명도를 극대화합니다. 하지만 전자 매뉴얼은 확대/축소를 통해 세부 사항을 확인할 수 있습니다. 최적의 페이지 크기, 제본, 방향 및 용지 무게를 결정할 때 사용성을 고려하십시오.

• 인쇄본을 선택할 경우 언제 어디서나 액세스할 수 있도록 디지털 버전도 제공해야 합니다. 반응형 HTML과 같이 전자 배포를 위해 사용자 친화적인 소프트웨어 형식을 선택하세요. PDF**는 서식을 유지하지만 검색이 제한됩니다.

• 인쇄된 빠른 시작 가이드와 포괄적인 전자 매뉴얼을 함께 제공하는 것이 이상적입니다. 사용자 요구 사항, 제품 유형 및 작업 유형을 평가하여 인쇄, 디지털 또는 두 가지 형식 중 어느 것이 최적인지 결정합니다. 이중 제공 방식은 매뉴얼의 가용성과 유용성을 극대화합니다.

주요 요점:

• 좋은 사용자 매뉴얼은 여러 가지 요소에 따라 달라집니다. 간단한 언어, 시선을 사로잡는 시각적 요소 및 논리적, 계층적 구조**가 있어야 합니다. 기업은 특정 주제만 포함하고 간결하게 제시하여 고객이 부담을 느끼거나 콘텐츠를 읽지 않을 수 있도록 해야 합니다.

• 매뉴얼을 작성하기 전에 내용, 형식 및 구조를 구상하세요. 신뢰할 수 있는 소프트웨어 플랫폼을 사용하여 고객에게 전달해야 할 모든 내용을 문서화하세요. Docsie](https://www.docsie.io/fr/documentation/user_guides/?doc=/publish-documentation-portal/quick-start/#section-header-two-dg702)를 선택하여 문서를 온라인으로 게시하고 팀원에게 액세스 권한을 부여하여 팀원들이 문서를 편집하고 의견을 공유할 수 있도록 하세요.

• 사용 설명서는 고객과의 첫 번째 접점** 역할을 합니다. 사용 설명서에는 제품에 대한 모든 관련 정보와 제품 유지 관리에 대한 주요 섹션 및 피해야 할 사항이 포함되어야 합니다. 사용 설명서는 제품의 문제 해결, 자주 묻는 질문, 제품 기능 등 모든 측면을 다루어야 합니다.

• 복잡한 개념을 설명할 때는 기술 전문 용어를 사용하지 마세요**. 이해하기 쉬운 간단한 언어를 사용하세요. 제품과 관련된 모든 관련 개념을 간단한 단어를 사용하여 설명하세요. 그래픽, 워크플로 및 다이어그램은 기존 콘텐츠에 추가되는 경우에만 추가하고 콘텐츠와 함께 설명합니다.

• 제품에 대한 지루한 이론을 공유하지 마세요. 유용하고 실용적인 세부 정보를 제공하고 고객이 모든 것을 알고 있다고 가정하지 마세요. 불필요한 추가 정보를 피하고 꼭 필요한 정보만 공유하세요. 사용 설명서의 모든 챕터가 어조, 스타일, 서식, 용어 등의 측면에서 일관성을 유지해야 합니다.

최종 의견

사용 설명서를 작성하는 것은 과학이자 예술입니다. 고객의 심리를 이해하고 포괄적인 언어로 이해하기 쉬운 사용 설명서를 작성해야 합니다. 유용하고 효과적인 사용 설명서는 더 나은 애프터 서비스로 이어지고 결과적으로 고객 만족도를 높일 수 있습니다.

Docsie](https://www.docsie.io/)를 사용하면 온라인 사용 설명서를 쉽게 작성하고 팀과 공유하여 편집, 번역, 게시, 유지 관리 및 사용자가 사용할 수 있도록 할 수 있습니다. 닥시는 모든 문서화 요구 사항을 이해하고 간단하면서도 강력한 온라인 매뉴얼을 쉽게 작성할 수 있는 완벽한 솔루션입니다.

자주 묻는 질문 ##

**1. 사용자 설명서의 가장 중요한 기능은 무엇인가요?

An: 사용자 매뉴얼은 무엇보다도 간단하고 따라하기 쉬워야 합니다. 고객이 쉽게 따라할 수 있고 설명된 프로세스의 각 단계를 이해할 수 있도록 내용과 형식이 사용자 친화적인 방식으로 작성되어야 합니다.

**2. 사용자 설명서가 중요한 이유는 무엇인가요?

답: 사용 설명서는 고객이 제품을 사용하기 전에 제품에 대한 완전한 정보를 얻을 수 있도록 해줍니다. 사용 설명서는 제품의 세부적인 기능을 언급하고 사용 방법에 대한 팁을 공유하여 제품의 수명에 영향을 미치지 않고 효과적으로 사용할 수 있도록 하는 풍부한 리소스입니다.

**3. 사용 설명서의 목적은 무엇인가요?

답: 사용자 설명서의 주요 목표는 모호함을 없애고 소비자가 제품에 대해 더 많이 알고 사용법을 익힐 수 있도록 돕는 것입니다. 고객이 구매한 제품을 최대한 활용하는 방법에 대한 구체적인 지침이 포함된 콘텐츠입니다.

**4. 사용자 매뉴얼 문서란 무엇인가요?

답: 사용자 설명서 문서는 기업이 고객과 공유하여 문제를 해결하고 제품을 더 성공적으로 사용할 수 있도록 돕는 콘텐츠를 만드는 것을 말합니다. 사용자가 제품을 다룰 때 해야 할 일과 하지 말아야 할 일을 이해하는 데 도움이 되는 일종의 지침서입니다.

**5. 사용자 매뉴얼이란 어떤 문서인가요?

An: 고도의 기술 문서입니다. 주요 정보를 제공하는 데 중점을 두며 고객이 제품을 최대한 활용하고 유지 관리할 수 있도록 안내합니다.