오늘날 PDF 파일은 매우 중요하고 인기 있는 문서 형식입니다. 정보를 전달하고 서식을 보존하며 다양한 플랫폼에서 일관된 스타일을 유지할 수 있는 쉬운 수단을 제공합니다. 하지만 PDF의 가장 큰 문제점은 검색이 불가능하다는 점입니다. 하나의 문서 안에 쉽게 분류할 수 없는 방대한 양의 데이터가 있다고 상상해 보세요. 이는 매우 실망스럽고 생산성을 떨어뜨릴 수 있는 방해 요소가 될 수 있습니다.
다행히도 PDF를 검색 가능하게 만드는 방법에는 여러 가지가 있으며, 다음 가이드에서는 가장 효율적인 방법을 소개합니다.
PDF를 검색 가능하게 만드는 이유는 무엇인가요?
PDF를 검색 가능하게 만들면 몇 가지 이점이 있습니다. 다음은 몇 가지입니다:
1. 생산성 향상:
맥킨지 글로벌 연구소](https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy)의 조사에 따르면 지식 근로자들은 정보를 찾고 복구하는 데 연간 약 1.8주를 소비하는 것으로 나타났습니다. 검색할 수 없는 PDF는 한 페이지 한 페이지 스크롤하는 대신 전체 PDF를 스크롤해야 하므로 시간 낭비가 발생합니다. 검색 가능한 PDF는 원하는 키워드를 입력하는 것만으로 원하는 정보를 검색할 수 있는 기능을 제공합니다.
2. 정보 접근성 개선:
한 설문조사에 따르면 45%의 직원이 업무 수행에 필요한 정보를 찾는 데 어려움을 겪고 있다고 답했습니다. 문서 검색 기능을 활성화하면 필요한 모든 사람이 이 정보를 사용할 수 있습니다.
3. 협업 강화:
검색 가능한 PDF는 문서 내에서 관련 정보를 매우 빠르게 찾을 수 있는 기능을 제공함으로써 팀원 간의 협업을 크게 향상시킬 수 있습니다. 이는 협업이 필요한 프로젝트에서 특히 효과적입니다.
검색 가능한 PDF의 장단점:
| 기능 | 장점 | 단점 |
|---|---|---|
| 검색 가능성 | 빠른 정보 검색, 접근성 향상, 협업 강화 | 처리 시간 추가 필요(방식에 따라 다름) |
| 텍스트 기반 콘텐츠 | 검색 및 편집이 더 쉬움 | 스캔 문서에 OCR이 필요함 |
| 파일 크기 | 이미지 기반 PDF보다 작을 수 있음 | 검색 기능 내장 시 파일 크기가 커질 수 있음 |
| 보안 | 검색 가능한 PDF에 비밀번호 보호 및 암호화 적용 가능 | 검색 가능한 PDF는 민감한 정보를 보호하기 위해 추가 보안 조치가 필요함 |
| 보관 | 검색 가능한 PDF는 쉽게 보관하고 검색할 수 있습니다 | 특정 검색 가능한 PDF 형식의 장기 보관에는 특정 소프트웨어가 필요할 수 있습니다 |
검색 가능한 PDF를 만드는 5가지 방법
PDF는 여러 가지 방법으로 검색 가능하게 만들 수 있으며 장단점이 있습니다. 다음은 가장 일반적인 접근 방식에 대한 분석입니다:
1. 광학 문자 인식(OCR) 활용
이 기술은 이미지 형식의 텍스트가 포함된 PDF에 완벽하게 적합합니다. OCR 기술은 스캔한 텍스트를 검색 가능한 형식으로 변환하는 프로세스입니다. 많은 온라인 도구와 소프트웨어 프로그램이 OCR 기능을 제공하며, 그 중 많은 온라인 도구와 소프트웨어 프로그램이 OCR 기능을 제공합니다:
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Adobe Acrobat Pro DC(유료 프로그램)
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Smallpdf (옵션이 제한된 무료 온라인 도구)
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Xodo(OCR 기능이 있는 무료 모바일 앱).
2. 기존 검색 가능성 확인:
모든 PDF의 텍스트가 동일한 것은 아닙니다. 일부 PDF 파일은 문서에 텍스트 레이어가 삽입된 상태로 만들어졌기 때문에 이미 검색 가능한 문서로 설계되어 있습니다. 마우스로 PDF의 텍스트를 강조 표시하려고 하면 일반적으로 문서가 잠겨 있다는 강력한 신호입니다. 텍스트가 강조 표시되어 있다면 이미 검색 엔진에 의해 검색이 완료된 것일 수 있습니다.
3.온라인 변환 도구 활용하기
PDF 문서를 검색 가능한 형식으로 변환하는 데 도움이 되는 많은 온라인 변환 도구를 사용할 수 있습니다(Word 문서 포함). 이 도구는 일반적으로 OCR 기술을 사용하여 PDF 문서에서 텍스트를 추출합니다. 다음은 검색 가능한 PDF를 만들기 위한 몇 가지 인기 있는 옵션입니다:
4. 유료 소프트웨어 활용하기
보다 강력한 기능을 원하는 고급 사용자를 위해 Adobe Acrobat Pro DC와 같은 상용 소프트웨어에는 검색 가능한 PDF를 만들고 관리할 수 있는 완벽한 도구 세트가 있습니다. 이러한 프로그램에는 일반적으로 고품질 OCR과 편집 옵션이 포함되어 있습니다.
5.Docsie의 손쉬운 검색 가능한 PDF 솔루션(가장 효율적)
인기 있는 문서 관리 서비스인 Docsie를 사용하면 검색 가능한 PDF를 만들고 저장할 수 있습니다. Docsie는 문서를 업로드하는 즉시 검색 가능한 PDF를 생성합니다. 따라서 수동으로 디지털화하거나 다른 소프트웨어를 설치하는 번거로움을 겪을 필요가 없습니다. 이렇게 하면 팀원들이 즉시 액세스하고 검색할 수 있어 팀의 생산성이 향상되는 것으로 보고되고 있습니다.
Docsie의 간단한 검색 기능을 사용하면 PDF 내의 모든 정보를 단 몇 초 만에 찾을 수 있어 궁극적으로 팀의 협업을 개선하고 조직 간의 지식 공유를 늘릴 수 있습니다.
다음은 PDF의 검색 가능성을 극대화하기 위한 몇 가지 추가 팁입니다: 다음은 PDF의 검색 가능성을 극대화하기 위한 몇 가지 추가 팁입니다:
설명적인 파일 이름 사용: 파일 이름으로 검색할 때 특정 PDF 파일을 찾을 수 있습니다. 예를 들어 "Report_Oct2023.pdf" 대신 "마케팅_캠페인_성과_보고서_10월_2023.pdf**"를 선택하세요. 이러한 이름은 더 많은 정보를 제공할 뿐만 아니라 Docsie 시스템에서 더 쉽게 검색할 수 있습니다.
올바른 서식 사용: 제목, 부제목, 글머리 기호를 사용하면 PDF의 가독성과 검색성을 향상시킬 수 있습니다. 검색 엔진은 일반적으로 잘 구조화된 문서를 검색 결과에서 더 높은 순위를 매기므로 쉽게 찾을 수 있습니다.
- 북마크 사용 고려하기: 북마크는 긴 문서, 특히 두 개 이상의 섹션으로 구성된 문서를 이동하는 데 유용합니다. 북마크는 문서의 원하는 부분으로 바로 이동할 수 있는 수단을 제공하므로 사용자가 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
결론
이러한 기술을 활용하면 PDF를 단순한 정적 문서에서 동적 정보 소스로 전환하는 데 도움이 될 것입니다. 사용자와 팀은 검색 가능한 PDF를 통해 다양한 이점을 누릴 수 있습니다. 검색 가능한 PDF는 생산성에 기여하고 정보를 제공하며 협업을 촉진하는 데 도움이 되는 훌륭한 도구로 작용합니다.
앞서 언급한 모든 방법 중에서 Docsie는 검색 가능한 PDF를 생성할 뿐만 아니라 관리할 수 있는 빠르고 편리한 방법입니다. 자동화된 검색 기능으로 별도의 소프트웨어나 번거로운 작업이 필요하지 않으므로 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. Docsie를 사용하면 PDF를 쉽게 검색하고 사용할 수 있으므로 결과적으로 팀이 정보를 최대한 활용할 수 있고 궁극적으로 성공으로 이어질 수 있습니다.
검색 가능한 PDF의 무한한 기능을 활용할 준비가 되셨나요? Docsie에는 무료 평가판 옵션이 있으므로 제품을 사용해보고 실시간으로 제공되는 혜택과 문서 관리 프로세스를 어떻게 혁신할 수 있는지 확인할 수 있습니다.