제품을 시장에 출시하려면 회사 측뿐만 아니라 팀 측에서도 엄청난 노력이 필요합니다. 여러 이해관계자를 오가며 협업하고, 모든 요구사항을 처리하고, 부서 간 협업을 개선해야 하기 때문입니다. 제품 관리자, 백엔드 및 프론트엔드 개발자, 기타 기술 팀원들은 새 릴리스를 출시하기 전에 함께 모여 브레인스토밍을 합니다. 이 과정을 거치려면 여러 개의 문서를 준비해야 합니다. 팀원들은 얼마나 바쁘시나요?
이럴 때일수록 콘텐츠 사용자 지정, 유연성, 지식 관리 기능을 제공하는 플랫폼은 필수입니다. 프로젝트를 계획하고, 추적하고, 소통하고, 평가하는 동안 필요한 보호막을 확보할 수 있습니다.
문서에 사용자 지정이 필요한 이유는 무엇인가요?
모든 프로젝트는 그 규모와 중요도가 다릅니다. 프로젝트의 규모, 복잡성, 범위 및 위험에 따라 문서에서 사용자 지정 조정이 필요한 방식이 결정됩니다. 지식창고를 유지하고 콘텐츠 사용자 지정 도구를 사용하여 프로젝트의 요구 사항을 조정하는 것은 시간을 절약하고 혼란을 피하며 팀을 더 잘 조율하는 데 중요한 역할을 합니다.
하지만 더 나은 프로젝트 흐름을 위해 사용자 지정 도구가 필요한지 어떻게 알 수 있을까요? 특정 절차를 거쳐야 할까요? 다음 섹션에서 프로젝트 문서화의 필요성을 평가하는 방법을 알아보세요.
프로젝트 문서화 필요성을 평가하는 방법은 무엇인가요?
비즈니스의 황금률은 결정의 장단점을 측정하지 않고는 어떤 결정도 내리지 않는 것입니다. 하지만 콘텐츠 사용자 지정의 필요성은 이 황금률에서 제외해 봅시다.
프로젝트 사용자 지정 도구의 필요성을 평가하려면 프로젝트 문서의 목표, 요구 사항 및 기대치를 다양한 각도에서 고려해야 합니다. 명확하게 파악하려면 다음과 관련된 질문을 해야 합니다:
프로젝트 문서의 범위
대상 및 사용자
제품의 용도
제품 관련 표준 및 가이드라인
이러한 질문을 통해 문서 도구 구현을 계획할 때 어떤 플랫폼을 선택하고 어떤 기능을 살펴봐야 하는지 명확하게 파악할 수 있습니다.
콘텐츠 사용자 지정 도구에 가장 적합한 것을 식별하는 방법은 무엇인가요?
지능형 정보 관리에 관한 M-File](https://www.m-files.com/infographic-18-startling-information-management-statistics-3/)에서 발표한 최근 보고서에 따르면 비효율적인 콘텐츠 사용자 지정 도구를 사용하면 워크플로우에 문제가 발생할 수 있다고 합니다. 이 설문조사에 참여한 응답자의 65%는 지식창고 및 콘텐츠 사용자 지정에 적합한 툴이 없을 때 문서를 검토, 승인 및 서명하는 데 어려움을 겪고 있다고 말했습니다.
따라서 적합한 툴을 찾는 것이 더욱 절실합니다. 그렇다면 완벽한 툴을 어떻게 찾을 수 있을까요? 다음은 문서 사용자 지정 기능을 제공하는 도구를 찾을 때 고려해야 할 몇 가지 사항입니다.
적합한 작업 모드 파악하기
엔터프라이즈 문서에는 온사이트 엔터프라이즈 문서 관리 시스템과 클라우드 기반 문서 관리 시스템의 두 가지 모드가 있습니다. 온사이트 DMS를 사용하면 회사 자체 서버의 데이터에 액세스할 수 있지만 이 도구를 사용하려면 사무실 캠퍼스에 있어야 합니다. 하지만 클라우드 기반 DMS 도구는 어디서든 데이터에 액세스할 수 있기 때문에 원격 근무자에게 더 큰 유연성을 제공합니다.
비용 요소 고려
비용은 여기서 결정적인 요소입니다. 온사이트 DMS를 사용하려는 경우, 팀 협업을 더 쉽게 하기 위해 많은 초기 비용을 지불해야 할 것으로 예상됩니다. 하지만 클라우드 기반 시스템을 계획하고 있다면 전체 설정 비용을 온사이트 DMS의 절반 수준으로 줄일 수 있습니다.
데이터 보안 살펴보기
데이터 보안은 쉬운 일이 아닙니다. 문서가 해킹되지 않아야 하는 것은 당연한 일입니다. 온사이트 DMS의 경우 보안을 더 잘 제어할 수 있는 반면, 클라우드 기반 DMS의 경우 보안의 소유권은 서비스 제공업체에 있습니다.
파일 백업 옵션
온사이트 DMS의 경우 자동 백업 옵션이 없기 때문에 데이터 파일을 자주 백업해야 합니다. 따라서 데이터 손실 가능성이 더 높습니다. 클라우드 기반 시스템에서는 백업이 자체적으로 이루어집니다. 따라서 불행한 일이 발생하더라도 데이터 손실에 대해 걱정할 필요가 없습니다.
문서화 소프트웨어에서 살펴봐야 할 5가지 기능
올바른 도구가 있으면 협업 팀 공간을 쉽게 만들 수 있습니다. 다음은 조직에 적합한 문서 도구를 선택할 때 꼭 살펴봐야 할 기능 목록입니다.
1. 문서 공유
여러 이해관계자와 함께 작업할 때는 모든 사람이 같은 정보를 공유해야 합니다. 모든 사람이 프로젝트에 계속 참여할 수 있는 방법 중 하나는 그들의 의견을 수렴하고 소중한 의견에 따라 제품을 변경하는 것입니다. 문서 콘텐츠 관리 플랫폼은 고객 및 이해관계자와 사내에서 데이터를 유연하게 공유할 수 있는 기능을 제공해야 합니다.
2. 보안
조직에 적합한 문서 소프트웨어를 선택할 때는 보안을 최우선으로 고려해야 합니다. 선호하는 제품은 권한이 있는 사람만 데이터에 액세스할 수 있도록 최신 보안 도구와 소프트웨어를 갖추고 있어야 합니다.
3. 편집 옵션
팀원들이 올바른 문서를 찾는 데 어려움을 겪어서는 안 됩니다. 직원의 83%가 이미 존재하는 문서를 다시 작성하느라 소중한 시간을 낭비하고 있습니다(https://www.m-files.com/infographic-18-startling-information-management-statistics-3/). 따라서 DMS에는 업데이트된 버전의 문서를 먼저 보여주는 옵션이 있어야 합니다. 또한, 문서에 대한 편집 액세스 권한이 있는 사람은 문서를 직접 변경할 수 있어야 합니다.
4. 문서 분류
문서 분류 및 라벨링 오류가 있으면 직원들이 제때에 올바른 문서를 찾기 어렵습니다. 좋은 DMS는 팀에서 문서를 준비하면 자동으로 메타데이터를 생성하는 기능을 갖추고 있어야 합니다. 이렇게 하면 팀에서 파일에 이름을 지정해야 하는 수고를 덜 수 있어 수동 오류가 줄어들고 시간이 절약됩니다.
5. 키워드 검색
올바른 문서화 소프트웨어는 팀이 키워드를 사용해 관련 문서를 검색할 수 있는 유연성을 제공해야 합니다. 더 빠르게 문서를 검색할 수 있도록 관련 결과를 화면에 표시해야 합니다.
문서 도구에 이러한 5가지 놀라운 기능이 있으면 플랫폼의 유연성을 확보하고 팀이 올바른 문서를 찾고 편집하는 시간을 절약할 수 있습니다. 또한 이러한 기능은 조직이 다양한 프로젝트를 처리하면서 계획, 협업, 평가, 지식 관리를 향상시키는 데 도움이 됩니다.
Docsie로 올바른 선택하기
Docsie는 팀이 많은 시간을 낭비하지 않고 쉽게 협업할 수 있도록 도와주는 엔터프라이즈 문서 기능을 제공합니다. 여러 도구에 대한 의존도를 줄여주는 원스톱 솔루션입니다. 기업 문서화의 모든 요구 사항을 충족하도록 맞춤 제작된 Docsie는 다음과 같은 놀라운 기능을 갖추고 있습니다.
엔터프라이즈급 문서 작성
한 플랫폼에서 다른 플랫폼으로 이동할 필요가 없어지면 딸꾹질 없이 작업을 완료하는 데 더 집중할 수 있습니다. 중앙 집중식 플랫폼](https://site.docsie.io/enterprise-documentation)은 팀의 문서화 워크플로우를 간소화하고 효율성을 개선하는 데 도움을 줍니다. 기존 문서 및 지식 베이스를 가져오고, 지식 관리를 조정하고, 큰 노력 없이 맞춤형 포털을 디자인할 수 있습니다. Docsie의 뛰어난 고객 서비스 팀은 더 진행하기 전에 기본 및 고급 기능을 완전히 이해할 수 있도록 도와드립니다.
|CTA: Docsie로 문서 사용자 지정 업그레이드하기| |-|### 글로벌 인력과의 원활한 협업
새로운 시대의 사용자 역할과 액세스 제어를 통해 원격 근무 직원, 계약자, 프리랜서, 전문가와 협업할 수 있습니다. 이 Docsie 기능을 사용하면 문서를 보고, 편집하고, 게시할 수 있는 사용자를 쉽게 제어할 수 있습니다. 변경 사항을 제안하려면 기본 제공 채팅 기능으로 의견을 추가하거나 팀원에게 작업과 마감일을 할당하면 됩니다.
대화형 지식 포털
현명한 결정을 내리기 위해서는 다른 사람들에게 제품의 모든 것을 알리는 것이 중요합니다. Docsie를 사용하면 대화형 지식 포털, 도움말 사이트, FAQ, 지식창고 및 셀프 서비스 페이지를 만들어 올바른 정보를 제공할 수 있습니다. 지식창고 사용자 지정의 이점을 활용하여 고객 역할 및 역학 관계와 관련된 콘텐츠를 게시할 수 있습니다.
사용자 지정 문서 허브
문서 허브를 호스팅하는 방법을 선택할 수 있습니다. 퍼블릭 또는 프라이빗 클라우드와 온프레미스 DMS 중에서 선택할 수 있는 옵션을 제공합니다. 맞춤형 문서 허브를 통해 지식 관리, 데이터 전송, 고급 보안을 손쉽게 수행할 수 있습니다.
인사이트 및 피드백
실행 가능한 인사이트와 피드백을 통해 프로젝트가 어떻게 진행되고 있는지, 진행 상태는 어떤지, 팀 협업은 어떻게 이루어지고 있는지 확인할 수 있습니다. 문서에서 사용자 지정할 수 있는 Docsie의 기능으로 문서를 변경하고 최상의 의견을 취하는 것이 더 쉬워졌습니다.
맞춤형 기능을 통해 조직의 문서화 요구 사항을 적시에 해결하고 팀의 효율성을 향상시킬 수 있습니다. Docsie의 지식 관리, 콘텐츠 개인화 및 피드백 기능은 여러 프로젝트를 관리할 때 최상의 결과를 제공합니다.
주요 요점
Docsie는 암호화된 비밀번호로 민감한 문서와 전체 지식 포털을 안전하게 보호합니다.
Docsie는 클라우드 기반 및 온사이트 문서 관리 시스템을 모두 제공하여 중요한 파일을 안전하게 저장합니다.
Docsie를 사용하면 임시 비밀번호를 추가하여 프리랜서 및 계약업체와 문서를 공유할 수 있습니다.
Docsie는 지식 포털, 지식 기반 및 도움말 사이트에 대한 완벽한 사용자 지정 지원을 제공합니다.
결론
여러 프로젝트에서 여러 이해관계자와 함께 작업할 때는 공동 작업을 처리하고, 지식 관리를 지원하고, 문서 사용자 지정 기능을 제공하고, 워크플로우를 간소화하고, 프리미엄 보안 기능을 제공하여 프로젝트를 간소화할 수 있는 도구가 필요합니다. 문서 편집, 공유 및 분류가 간편한 플랫폼을 사용하면 제품 관리자, 프리랜서 및 기술 팀이 장애물 없이 광범위하게 협업할 수 있습니다. Docsie 는 모든 문서를 중앙 플랫폼에 보관하는 데 필요한 원스톱 서비스로, 팀의 시간을 절약하고 워크플로우를 간소화합니다. 지능형 엔터프라이즈 문서 플랫폼을 도입하려면 저희 팀과 연결하세요.
자주 묻는 질문 ## 자주 묻는 질문
**1. 프리랜서나 계약업체가 Docsie를 사용하여 내부 팀과 협업할 수 있나요?
프리랜서 및 타사 계약자는 Docsie를 사용하여 내부 팀과 쉽게 협업할 수 있습니다. 제품 관리자, 작가, 프리랜서, 소프트웨어 개발자는 필요할 때마다 문서를 편집할 수 있습니다. 단, 파일을 변경하기 전에 필요한 액세스 권한이 필요합니다.
**2. Docsie에서 우선순위가 높은 문서를 보호하기 위해 어떤 보안 기능을 사용할 수 있나요?
중요한 데이터를 저장하기 위해 JWT 토큰 인증, IAM RBAC, 비밀번호 보호 기능을 사용할 수 있습니다.
**3. Docsie는 사용자 지정 포털을 제공하나요?
예. SSL 암호화가 포함된 사용자 지정 포털을 통해 문서를 더욱 안전하게 보호할 수 있습니다.