10 ważnych dokumentów, które powinni sporządzić menedżerowie produktu

Komunikacja pisemna jest bez wątpienia bardziej spójną metodą wymiany informacji o oprogramowaniu, z którą powinien zapoznać się każdy członek zespołu. Jest to powód, dla którego menedżerowie produktu poświęcają znaczną ilość czasu na aktualizację dokumentacji dla każdego zadania związanego z oprogramowaniem.

Zrozumienie, że tworzenie różnorodnej dokumentacji dla wielu procedur pomaga utrzymać strukturę całego procesu rozwoju, zapobiegając nieprzewidzianym trudnościom spowodowanym błędną komunikacją, jest powszechnie akceptowane we wszystkich branżach.

Przyjrzyjmy się niektórym zaletom dokumentacji dla menedżerów produktu, aby lepiej zrozumieć, jak naprawdę jest ona ważna.

Jakie znaczenie ma dokumentacja dla menedżerów produktu?

Opracowanie precyzyjnej wizji produktu

Dokumentacja pomaga menedżerom produktu w identyfikowaniu odpowiedzi na wszystkie "dlaczego", które pojawiają się w inicjatywach, które obracają się wokół podstawowego produktu lub usługi. Zapisywanie wszystkiego pomaga menedżerom produktu w dokonywaniu krytycznych wyborów i otrzymywaniu odpowiedzi na pytania, takie jak dla kogo tworzony jest produkt i dlaczego aplikacja lub produkt musi być rozwijany od samego początku. Zapobiega to wszelkim nieporozumieniom lub błędom.

Znacząca pomoc w procesie planowania

Nie możesz po prostu założyć, że twój produkt jest najlepszą odpowiedzią na odstający problem; musisz mieć strategię, aby był najlepszym rozwiązaniem. Teraz, przed wszystkim innym, przygotowanie jest niezbędne. Jasno i zwięźle dokumentując swoją wizję poprzez tworzenie historii, sprintów i celów, menedżerowie umożliwiają całemu zespołowi programistów tworzenie oprogramowania, które jest dostosowane do wymagań konsumentów, którym służą.

Wspiera realizację na czas

Jeśli plany nie są realizowane na czas i we właściwy sposób, stają się nieskuteczne. Aby przekształcić koncepcję aplikacji w prawdziwą i dobrze funkcjonującą aplikację, menedżer produktu wykorzystuje dokumentację i pisemną komunikację z projektantami, programistami i innymi interesariuszami, aby popchnąć ich we właściwym kierunku i wykonać dobrze sformułowane plany, które zostały opracowane.

Zespoły są odpowiedzialne za

Prowadząc pełną dokumentację wszystkich prac związanych z danym produktem, menedżerowie produktu mogą uzyskać dostęp do wielu informacji na temat tego, co robią członkowie zespołu i pociągnąć ich do odpowiedzialności za swoją część obowiązków. Prowadzenie szczegółowej dokumentacji pomaga zachować prostotę i przejrzystość.

Potrzeby klientów są spełniane

Menedżerowie produktu mogą łatwo uzyskać dostęp do tego, jakie funkcje powinny być zawarte w aplikacji i jakie zadania musi spełniać każda funkcja, dokumentując wszystko, od koncepcji aplikacji po etap planowania. Później mogą przekazać tę ocenę zespołowi w precyzyjny i zrozumiały sposób, zapewniając, że produkt końcowy jest dokładnie tym, czego chcą konsumenci.

Tworzenie dokumentacji jest kluczowym aspektem zarządzania produktem. Poniżej znajduje się lista 10 kluczowych dokumentów, z którymi pracują menedżerowie produktu, aby zmaksymalizować produktywność swojego zespołu i projektów.

1. Dokumentacja dotycząca analizy konkurencji

2. Dokumentacja przedstawiająca strategię i wizję produktu

3. Dokumentacja wymagań produktowych (PRD)

4. OKR, kluczowe wskaźniki wydajności i metryki sukcesu

5. Dokumentacja planów działania

6. Dokumentacja dotycząca projektów i prototypów

7. Dokumentacja opisująca podróż użytkownika i historie

8. Dokumentacja opisująca uwagi do wydania i zakres

9. Wewnętrzne przewodniki i często zadawane pytania

10. Podręczniki użytkownika i dokumentacja produktu dla klientów

Dokumentacja dotycząca analizy konkurencji

Przeprowadzanie analizy konkurencji to ogromna część badań rynkowych, która pozwala zbadać przewagę konkurencyjną produktu nad konkurencją, która produkuje ten sam lub podobny produkt.

Analiza konkurencji obejmuje badanie towarów i usług oferowanych przez rywali, a także ich udział w rynku oraz mocne i słabe strony. Dokumentacja analizy konkurencji, która obejmuje wszystkie wyżej wymienione czynniki, jest tworzona i wysyłana do całego zespołu programistów w celu przeglądu. Menedżer produktu podejmie ostateczną decyzję w sprawie projektu swojej aplikacji lub produktu dopiero po przeprowadzeniu kompleksowych badań konkurencji.

Poniżej znajduje się przykład, w jaki sposób tabela konkurencji pojawiłaby się w dokumentacji analizy konkurencji:

• Nazwa firmy jest określana jako konkurent.

• Adres strony internetowej konkurenta

• Liczba użytkowników (w celu oszacowania skuteczności produktów i usług)

• Czas, przez jaki konkurent jest obecny na rynku

• Specyfika i obszary specjalizacji konkurentów

• Koszt usługi lub produktu

• Notatki na różne tematy

Ponieważ menedżerowie produktu przeprowadzają wiele różnych rodzajów analiz, zawartość dokumentu może się znacznie różnić w zależności od dokumentu. Analiza możliwości, analiza krajobrazu konkurencyjnego, analiza zróżnicowania konkurencyjnego, analiza drabiny naśladownictwa i analiza propozycji wartości to tylko niektóre z bardziej znanych typów.

Dokumentacja przedstawiająca strategię i wizję produktu

Jeśli chodzi o wizję produktu, jest to coś, co tworzy obraz przyszłości produktu, który próbujemy opracować. W formie storyboardu, narracji lub prototypu, ma na celu zachęcenie zespołów, inwestorów i partnerów do inwestowania i wspierania produktu w jakiś sposób.

To właśnie sekwencja dóbr, które mają zostać wygenerowane, aż do osiągnięcia ostatecznego produktu, definiuje strategię produktu.

Jedną z najważniejszych umiejętności skutecznych menedżerów produktu jest umiejętność opracowania wizji produktu, ale to dopiero początek. Muszą oni również zbudować kuszącą strategię produktu, aby przekazać odbiorcom jasny punkt widzenia na produkt. Zarówno wizja produktu, jak i strategia produktu muszą być bardzo celowe, aby odniosły sukces. W związku z tym przygotowywane są dokumentacje, aby uchwycić wszystkie informacje związane z określeniem, jaki będzie produkt końcowy i jak urzeczywistnić koncepcję. W większości przypadków materiały te są udostępniane interesariuszom w celu uzyskania ich komentarzy i opinii.

Dokumentacja Wymagań Produktowych (PRD)

Dokumentacja Wymagań Produktowych to dokumentacja typu "wszystko w jednym", która łączy wiele aspektów aplikacji w jednym miejscu. Dokumentacja specyfikacji jest najpopularniejszym rodzajem dokumentu i zawiera między innymi opis cech aplikacji. Są one również znane jako dokumenty specyfikacji.

Możliwe jest, że każdy PRD będzie różnił się od innych. Dokumentacja ta określa kwestie badawcze, wskaźniki sukcesu, listę funkcji MVP, szczegóły implementacji technicznej i tak dalej dla projektu badawczego.

Dokumenty wymagań produktowych (PRD) obejmują każdy krok w całym obrazie produktu, a także decyzję o tym, czy włączyć lub usunąć określone funkcje, a także wskazują wszelkie możliwe trudności. Menedżerowie produktu mogą wykorzystać ten dokument do wizualizacji ilości czasu potrzebnego na procesy rozwoju projektu, zrozumienia ilości pieniędzy potrzebnych na procesy rozwoju projektu i ustalenia wzajemnego pełnego zrozumienia między klientami a zespołem programistów.

Znaczenie PRD opisałem w innym artykule. Aby dowiedzieć się więcej, kliknij tutaj .

Cele i kluczowe wyniki, kluczowe wskaźniki wydajności i dokumentacja wskaźników sukcesu

Cel i Kluczowe wyniki to mechanizm wykorzystywany przez menedżerów produktu do określania celów procesu rozwoju produktu, a następnie uzyskiwania dostępu do wyników tego procesu w miarę jego trwania. Cel kieruje zespół w stronę celów, podczas gdy wyniki wskazują, czy cele zostały osiągnięte. W trakcie całego procesu zadawane są dwa pytania i udzielane są na nie odpowiedzi: "Dokąd chcesz dotrzeć?" i "Czy dotarłeś, czy nie dotarłeś" do określonego celu lub celu produktu.

Jednak kluczowy wskaźnik wydajności, w skrócie KPI, mierzy ogólny sukces procesu rozwoju na jego obecnym etapie rozwoju. Customer Lifetime Value i Trial-to-Customer Conversion Rate w sprzedaży, ruch w sieci i Conversion Rate w marketingu, to tylko kilka przykładów kluczowych wskaźników wydajności (KPI). Wszystkie te cele, a także wyniki uzyskane w trakcie całego procesu, są szczegółowo opisane w odpowiedniej dokumentacji.

Dokumentacja map drogowych

Mapy drogowe są jedną z najważniejszych dokumentacji, które powinni tworzyć menedżerowie produktu. Mapa drogowa służy jako środek komunikowania zespołowi znaczenia produktu.

Menedżer produktu tworzy cykl życia produktu, który określa, co należy zrobić, kiedy należy to zrobić i jak cały proces zostanie przeprowadzony. Mapa drogowa to dokument zawierający listę wszystkich inicjatyw, które zostały podjęte w celu skutecznego tworzenia oprogramowania lub innego produktu. Jest to trasa, którą wytyczyli menedżerowie produktu i którą podąża cały zespół. Mogą one być przygotowane na Docsie, aby przesłać je swoim pracownikom z osadzonymi prezentacjami PowerPoint w dokumentacji utworzonej przez Google Slides. Docsie umożliwia integrację z Google Slides dzięki naszym możliwościom integracji. Aby dowiedzieć się więcej o możliwościach integracji Docsie kliknij tutaj.

Dokumentacja dotycząca projektów i prototypów

Tworzenie czegoś od podstaw bez planu jest dość trudne. Dotyczy to również projektowania produktów. Chociaż podstawowa koncepcja jest ważna, istnieją setki wariantów, które mogą pojawić się podczas procesu rozwoju. W rezultacie menedżerowie produktu muszą prowadzić dokument, który zawiera zapis wszystkich modyfikacji i poprawek, które zostały wprowadzone do projektu produktu.

Jeśli chodzi o prototypowanie produktów, menedżerowie produktu mają zupełnie inne doświadczenie niż inżynierowie czy projektanci. Menedżerowie produktu nadają ton prototypowaniu, wyznaczając jasne cele i określając mapę drogową dla zespołu.

Jeśli zastanawiasz się, dlaczego menedżer produktu miałby tworzyć dokumentację prototypu aplikacji, rozważ następujące korzyści z tego płynące:

• Potencjał nieporozumień jest całkowicie wyeliminowany.

• Iteracje są kończone szybko

• Na wczesnym etapie procesu ważne jest uzasadnienie pojęć.

• Poprawa jakości technicznych informacji zwrotnych

Z tego powodu dokumentacja prototypowania jest niezbędna.

Dokumentacja opisująca podróż użytkownika i historie

W rozwoju każdej aplikacji lub platformy, historie użytkownika i mapy podróży klienta to dwa krytyczne narzędzia, które muszą być używane w połączeniu ze sobą. Menedżerowie produktu opracowują i utrzymują dokumentację dla tych dwóch pozycji, aby zapewnić, że każdy szczegół jest rejestrowany i przechowywany w bezpieczny sposób.

Podczas tworzenia dokumentu narracji użytkownika ważne jest, aby zastanowić się nad wieloma powodami, dla których użytkownik chciałby korzystać z określonego produktu. Menedżerowie produktu rejestrują każdy możliwy wyzwalacz, który może prowadzić do interakcji użytkownika z funkcją platformy, w tym błędy i żądania funkcji. Podróż użytkownika może być w tym przypadku rozpatrywana na poziomie mikroskopijnym.

W przeciwieństwie do tego, podróż użytkownika jest dokumentem, który mapuje całe doświadczenie użytkownika, od momentu zakupu lub pobrania do momentu korzystania z funkcji produktu. Pomaga to menedżerom produktu w dalszym wyjaśnianiu produktu swojemu zespołowi i innym zainteresowanym stronom (na przykład interesariuszom), a także w budowaniu ich zaufania do samego produktu. Informacje te mogą być również wykorzystywane jako zasoby marketingowe w kampaniach reklamowych lub w celu wyjaśnienia przypadku użycia produktu potencjalnym klientom.

Dokumentacja opisująca informacje o wydaniu i jego zakres

Release Notes, jak sama nazwa wskazuje, to dokumentacja wysyłana wraz z wydaniem nowych platform lub produktów SaaS. Aby powiadomić użytkowników o nowych standardach, zidentyfikować, które problemy zostały rozwiązane i wprowadzić aplikację na rynek po zakończeniu aktualizacji, menedżerowie produktu tworzą tę dokumentację. Ponieważ produkty SaaS znacznie się od siebie różnią, żadna dokumentacja nie jest dokładnie taka sama.

Notatki dotyczące zakresu są czasami określane w niektórych kręgach jako dokumenty dotyczące zakresu prac. Menedżerowie używają tego narzędzia do definiowania zakresu funkcji, które zawiera aplikacja lub oprogramowanie. Co te cechy umożliwią i tak dalej.

Wewnętrzne przewodniki i często zadawane pytania

Konieczne jest tworzenie poufnych wewnętrznych FAQ dla interesariuszy, aby informować ich przez cały proces rozwoju produktu. Sposób, w jaki te FAQ są pisane, jest naprawdę prosty. W tym folderze można znaleźć szkielety produktu z silnym komponentem doświadczenia użytkownika lub link do podzielonej dokumentacji szkieletowej.

Wszystkie informacje o tym, jak rzeczy funkcjonują w procesie rozwoju, są zawarte w tych wewnętrznych instrukcjach. Oprócz zapewnienia, że dane są rejestrowane w taki sposób, aby umożliwić płynne przekazywanie między członkami, służą one również jako odniesienie dla zewnętrznych stanowisk pracy, takich jak sprzedaż, marketing, obsługa klienta i inne podobne stanowiska, które pomagają klientom.

Podręczniki użytkownika i dokumentacja produktu dla klientów

Dla niewtajemniczonych, przewodnik skierowany do klienta jest dokumentem podręcznika użytkownika w tradycyjnym znaczeniu. Obowiązkiem menedżerów produktu jest przygotowanie tej dokumentacji, która zawiera instrukcje dotyczące korzystania z nowo utworzonego produktu SaaS.

Użytkownicy mogą znaleźć się w stanie dezorientacji co do tego, jak uruchomić produkt, jeśli nie zostanie to zrobione, przynajmniej na początkowych etapach, dopóki sami nie zorientują się w przepływie. W związku z tym powinno być dość oczywiste, dlaczego ten dokument jest tak ważny, że jest jedną z najczęściej używanych lub opracowywanych dokumentacji przez menedżerów produktu w branży.

Wnioski:

Krótko mówiąc, poniższa dokumentacja to dziesięć najważniejszych dokumentów, na których polegają kompetentni menedżerowie produktu w celu zapewnienia skutecznego procesu zarządzania produktem.

Dzięki tym dokumentacjom niemożliwe jest wystąpienie jakichkolwiek nieporozumień lub sporów, ponieważ informacje o obowiązkach zostały podzielone na kilka dokumentów. Tworzy to wysoce ustrukturyzowany i płynny proces rozwoju, który został skrupulatnie udokumentowany na każdym etapie.

Jak Docsie może pomóc w tworzeniu tych wszystkich dokumentów?

Docsie to solidna platforma, która jest najlepszym przyjacielem menedżerów produktu, jeśli chodzi o dokumentację. Docsie specjalizuje się w tworzeniu, zarządzaniu i publikowaniu dokumentacji, którą można przetłumaczyć na różne języki dzięki zaawansowanemu systemowi wersjonowania, łatwemu w użyciu edytorowi i wielu innym niesamowitym funkcjom, które pomagają menedżerom produktu tworzyć solidną i dynamiczną dokumentację online.

Aby wypróbować Docsie za darmo, kliknij tutaj .