Czy prowadzisz firmę w 2022 roku? Co jest twoim najcenniejszym zasobem? Informacje są jednym z najbardziej przydatnych zasobów w prowadzeniu firmy. Właściciele i udziałowcy firm polegają na danych, aby podejmować rozważne decyzje biznesowe.
Dział marketingu opiera się na informacjach, aby ocenić potencjał sukcesu produktu. Marketerzy również korzystają z tych samych informacji, aby dotrzeć do zamierzonych celów. Co najważniejsze, potrzebujesz wszystkich informacji biznesowych w jednym miejscu, aby tworzyć dokumenty handlowe i transakcyjne.
W takim przypadku potrzebna jest innowacyjna platforma dokumentacyjna, która gwarantuje bezpieczeństwo informacji i wielokrotny dostęp do współpracy pracowników. Możesz wykorzystać niezawodnysystem taki jak Docsie do zarządzania wewnętrzną dokumentacją oprogramowania.
Czytaj dalej, aby poznać 5 kluczowych korzyści płynących z korzystania z platformy dokumentacyjnej do utrzymywania dokumentacji oprogramowania w firmie.
- Zwiększone bezpieczeństwo
Jako firma internetowa, głównym zmartwieniem powinno być bezpieczeństwo informacji i danych klientów. Bezpieczeństwo jest dużym wyzwaniem, z którym musi sobie radzić wiele organizacji, zwłaszcza w czasie pandemii, kiedy rośnie cyberbezpieczeństwo. Może być jeszcze gorzej, jeśli polegasz na ręcznej dokumentacji, ponieważ jest ona łatwo dostępna dla każdego. Wrażliwe informacje mogą trafić w ręce niewłaściwej osoby, która może w końcu ujawnić je konkurencji.
Źródło: https://pixabay.com/photos/subscribe-registration-signup-3534409/
Uzyskanie solidnej platformy dokumentacyjnej do przechowywania dokumentów oprogramowania gwarantuje szczelne bezpieczeństwo. Platformy dokumentacji oprogramowania mają cyfrowy ślad i można łatwo śledzić nieautoryzowany dostęp. Niezależnie od tego, czy dostęp pochodzi z wewnątrz, czy z zewnątrz, można odzyskać informacje o edytorze, w tym czas dostępu. W ten sposób można szybko stwierdzić, czy mamy do czynienia z atakiem z zewnątrz, czy po prostu z nieuczciwym pracownikiem.
Co najważniejsze, możesz regulować osoby, które mogą uzyskać dostęp do określonych dokumentów na podstawie stanowiska i uprawnień. Ułatwia to zarządzanie pracownikami w ich odpowiednich działach.
- Ulepszony, zautomatyzowany przepływ pracy
Każda firma rutynowo sporządza i kompiluje różne dokumenty. Pod koniec miesiąca, kiedy nadchodzi czas podsumowania całego okresu, każdy dział potrzebuje kopii tych dokumentów. Odtworzenie kopii bez marnowania czasu i zasobów może być sporym wyzwaniem.
Co więcej, ludzie męczą się wykonując powtarzalne zadania przez długi czas. Oprócz braku czasu, prawdopodobnie skończysz z nieuporządkowanymi plikami.
Niezawodna platforma dokumentacji oprogramowania zapewnia bezbłędną komunikację zarówno z działami wewnętrznymi, jak i zewnętrznymi. Dokumenty można łatwo klasyfikować w miarę ich generowania. W ten sposób można przyspieszyć i usprawnić procesy biznesowe, aby zaoszczędzić na kosztach operacyjnych. Może to również zapobiec utracie przychodów z powodu niewystarczających danych.
Źródło: https://pixabay.com/photos/devops-business-process-improvement-3155972/
- Ulepszone tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych
Ostatnią rzeczą, jakiej chciałbyś dla swojej firmy, jest utrata danych. Będzie to jak nowy startup, ponieważ będziesz musiał zbudować nową bazę danych klientów. Możesz także stracić fortunę, jeśli ważne informacje, takie jak dane bankowe, trafią w ręce złych ludzi.
Nie można też zapominać o tym, że utrata wszystkich danych, na podstawie których zbudowano firmę od podstaw, nie będzie sprzyjać konkurencji. Już nigdy nie będzie tak samo, zwłaszcza jeśli firma ma ponad dekadę.
Innowacyjna platforma dokumentacji oprogramowania usprawnia proces tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych. Jeśli utracisz wszystkie dane, na przykład z powodu wewnętrznej usterki technicznej, odzyskasz je w mniej niż godzinę. Platforma pomaga również w przypadku naruszenia podstawowego systemu tworzenia kopii zapasowych. Możesz łatwo przywrócić dane bez konieczności płacenia okupu.
- Łatwiejsze odzyskiwanie
Przeciętny konsument online będzie oczekiwał, że Twoja marka rozwiąże jego problem w ciągu około trzech godzin w dni robocze. W przeciwnym razie otrzymasz skargi w mediach społecznościowych marki. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest utrata stałych klientów i odstraszanie potencjalnych klientów. Co więcej, chciałbyś również obniżyć koszty obsługi klienta tak bardzo, jak to możliwe, aby uzyskać lepsze marże zysku.
Nabycie zaawansowanej platformy dokumentacji oprogramowania oznacza, że możesz łatwo wyszukiwać pliki w ciągu kilku sekund. Możesz wykorzystać wskazówki dotyczące wyszukiwania, takie jak wyszukiwanie według słów, fraz lub poświadczeń klienta. W przypadku większych plików biznesowych można je uporządkować według indeksu, co ułatwia odniesienie do numerów.
- Kontrola wersji
Firmy obsługują różne rodzaje dokumentów, w tym poufne i publiczne. Niektóre dokumenty wymagają dostępu tylko do określonego działu, ale inni pracownicy mogą potrzebować do nich dostępu.
Na przykład, niektóre dokumenty finansowe, takie jak raporty kwartalne i roczne, powinny być dostępne tylko dla działu księgowości. Mimo to pracownicy i akcjonariusze również muszą mieć do nich dostęp, aby zobaczyć rozwój firmy i sprawdzić, czy ich zaangażowanie się opłaca.
Nowoczesne platformy dokumentacji oprogramowania umożliwiają udostępnianie plików w różnych wersjach. Na przykład, wersja "tylko do odczytu" wystarczyłaby dla poufnych dokumentów księgowych. Można również zautomatyzować proces udostępniania takich spersonalizowanych dokumentów.
**Podsumowanie
Automatyzacja zarządzania dokumentami przy użyciu zaawansowanego oprogramowania jest nieunikniona dla sukcesu firmy. Oprócz obniżenia kosztów operacyjnych, gwarantuje to ciągłość istnienia firmy. Będziesz cieszyć się niezawodnymi procesami tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych. Skontaktuj się z renomowanymi platformami dokumentacji oprogramowania, takimi jak Docsie, aby dowiedzieć się, czego brakowało w nowoczesnych praktykach biznesowych.