Załóżmy, że jesteś administratorem rozwiązania do obsługi klienta. Teraz masz zespół ekspertów, ale wszystkie ich wysiłki są niweczone z powodu braku kompleksowego oprogramowania dla przedsiębiorstw. Zdecydowanie nie jest to łatwe zadanie, ale najpierw musisz jasno określić, jakie są Twoje cele, aby zapewnić swoim zespołom i klientom doskonałą obsługę treści.
**W czym potrzebujesz pomocy? Projektowanie? Publikowanie? Utrzymanie dokumentacji?
Pozbądź się zmartwień i przedstaw HAT członkom swojego zespołu! Skorzystaj z HAT i przygotuj się na dopracowanie treści dzięki potężnym funkcjom, które usprawniają współpracę między zespołami i tworzą najbardziej efektywne dokumenty technologiczne. Upraszcza również treści techniczne w taki sposób, że większość zespołów woli je od narzędzi takich jak dokumenty MS Word lub prosty HTML.
Z pomocą Help Authoring Tools firmy mogą bez wysiłku tworzyć i utrzymywać dokumentację ze szczegółowym opisem, a także dla różnych platform, takich jak PDF, eBooki, urządzenia mobilne, strony internetowe, dokumenty drukowane itp. Pomaga to wyeliminować korzystanie z platform takich jak Microsoft Word czy Google Docs.
Ten artykuł zabierze Cię w krótką podróż po tym, czym jest HAT (Help Authoring Tool) i jak Docsie zaczęło brzmieć synonimem bycia HAT.
Co to jest HAT (Help Authoring Tool)?
Help Authoring Tools są stałymi towarzyszami pisarzy technicznych. To oprogramowanie pomaga autorom projektować, pisać, edytować i publikować dokumentację cyfrowo. Autorzy mogą również gromadzić dokumentację pomocy oprogramowania i konwertować je do jednej bazy danych źródłowych, używając jej w różnych formatach, w tym PDF, HTML, XML itp. Są one czymś więcej niż zwykłymi edytorami tekstu, ponieważ czasami mają również wbudowane narzędzie do tworzenia obrazów, które może zaoszczędzić wiele godzin. To naprawdę ratuje życie małym firmom.
Niektóre z najpopularniejszych HAT to między innymi Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help i HelpNDoc.
Pięć kluczowych cech HAT do tworzenia wysokiej jakości dokumentacji:
1. Znajdowanie błędów:
W przypadku HAT głównymi funkcjami są edycja kodu i edycja tekstu. HAT eliminują błędy i dzielą złożony proces pisania na proste kroki. Oferują sugestie gramatyczne i tworzą szablony, nad którymi firmy mogą pracować, aby tworzyć spersonalizowane treści. Większość HAT zapewnia również instrukcje krok po kroku, dzięki czemu zespoły mogą się ich nauczyć i zapoznać z nimi, aby tworzyć świetne produkty.
Opracowując zautomatyzowane przewodniki po stylach językowych z pomocą HAT, firmy mogą rozwijać język swojej marki. Jeśli chodzi o edycję kodu, programiści front-end często korzystają z takich narzędzi. HAT pomagają również markom w utrzymaniu nienaruszonego tonu, formatu i wyglądu dokumentacji.
2. Zarządzanie treścią (End-to-End):
Wiele narzędzi do tworzenia pomocy dostępnych obecnie w branży ma wiele podobieństw do systemów zarządzania treścią (CMS). W cieniu głównej funkcji narzędzi i platform CMS, HAT pomagają pisarzom technicznym w zarządzaniu projektami treści, przechowywaniu i śledzeniu ich postępów.
Punkt, w którym HAT różni się od CMS, polega na tym, że HAT ma każdy projekt treści powiązany z określonym zestawem plików, pomocy, podręczników i przewodników objaśniających oprogramowanie. Korzystając z HAT, można zapobiec utracie danych, a także przywrócić ostatnią zapisaną wersję dokumentów. Jest to ogromna zaleta HAT, która umożliwia dostęp do cennych informacji nawet po wystąpieniu nieprzewidywalnej usterki technicznej. Co więcej, zapewniają one obsługę pojedynczego logowania, aby zapewnić płynne działanie.
Większość platform HAT zapewnia tworzenie oparte na tematach, dzięki czemu można podzielić dokumentację na mniejsze, bajtowe fragmenty, które mogą być łatwo zrozumiane przez klientów.
3. Transakcje plików:
Korzystając z HAT, można łatwo importować i eksportować pliki, zapewniając płynne transakcje plików między wieloma platformami. Zaletą jest to, że nie trzeba ręcznie konwertować każdego pliku. Dzięki HAT możesz bez wysiłku pracować nad tą samą zawartością pliku i tworzyć wiele formatów tego samego dokumentu.
Gdy masz już wiele formatów, co stanie się z oryginalnym dokumentem? Nie obawiaj się, ponieważ funkcja automatycznej konwersji HATs pozwala zachować oryginalną dokumentację, zachowując nienaruszoną strukturę i format. Zmniejsza to możliwość wystąpienia błędów, redukując czas i wysiłek. Funkcja ta staje się jeszcze bardziej istotna, gdy autorzy treści muszą udostępniać swoje pliki projektowe innym współpracownikom.
4. Ulepszanie treści:
Jeśli chodzi o tworzenie treści, nic nie jest w stanie przebić znaczenia burzy mózgów w celu generowania świeżych pomysłów. Rozwiązania programowe, takie jak HAT, usprawniają komunikację między zespołami, ułatwiając pracę zdalną i zapewniając stałą współpracę między członkami zespołu. Istnieją również inne niezwykłe funkcje, takie jak edycja w czasie rzeczywistym, komentowanie i kontrola wersji. Dzięki tym funkcjom można ograniczyć nieporozumienia między członkami zespołu, zwiększyć produktywność oraz znacznie skrócić czas i wysiłek.
HAT to świetne narzędzia, które utrzymują członków zespołu w zgranej grupie. Jedną z godnych uwagi funkcji HAT jest śledzenie zmian. Pozwala to użytkownikom przełączać się między różnymi wersjami tego samego dokumentu, tworząc kompleksowe i dobrze udokumentowane treści niezależnie od tematu, nad którym pracujesz.
Co więcej, możesz używać elementów takich jak filmy, animacje i interaktywne symulacje, aby poprawić doświadczenie uczenia się dla swoich zespołów lub klientów za pomocą narzędzi HAT.
5. Publikacja i konserwacja:
Regularne aktualizowanie i utrzymywanie dokumentacji jest męczącym procesem. Aby ułatwić pracę użytkownikom, HAT pozwala autorom wprowadzać zmiany we wstępnym pliku źródłowym, po czym aktualizacje są wprowadzane do wszystkich formatów plików. Zapewnia to, że wszyscy użytkownicy są na bieżąco z wprowadzanymi zmianami i mogą uzyskać dostęp do ostatecznej wersji pliku bez żadnych kłopotów.
W przypadku publikacji, HAT często dostarczają szablony, dzięki którym autorzy techniczni mogą pracować nad już istniejącym formatowaniem na poziomie podstawowym. Szablony sugerują również różnego rodzaju układy wizualne, ułatwiając autorom technicznym pobieranie filmów, ruchomych grafik, filmów itp. z innych źródeł.
Dlaczego warto używać Docsie jako narzędzia do tworzenia pomocy (HAT) do tworzenia wysokiej jakości dokumentacji?
Z technologią i innowacjami u podstaw, Docsie jest jedną z wiodących firm programistycznych, oferującą narzędzia do tworzenia pomocy (HAT), które tworzą nowe sposoby współpracy zespołów, tworzenia i wdrażania dokumentacji produktu. Docsie, z siedzibą w Toronto, Ontario, jest jednym z najpopularniejszych narzędzi do tworzenia dokumentacji, które umożliwia firmom pisanie, tłumaczenie i ulepszanie dokumentacji za pomocą prostych interfejsów użytkownika.
Pięć skutecznych sposobów na to, jak Docsie pomoże Twojej firmie?
1. Szybkie wdrożenie i niestandardowy portal wiedzy:
Podczas gdy wewnętrzny portal wiedzy platformy pomaga firmom dzielić się samoobsługową wiedzą z całymi zespołami, zewnętrzne bazy wiedzy klientów pomagają i instruują użytkowników w dzieleniu się dokumentacją między zespołami i minimalizują obciążenia związane z obsługą klienta. Zarządzanie wiedzą i dokumentacja techniczna są łatwe do zrozumienia i zawierają tematy pomocy dla lepszego zrozumienia portalu. Posiada wszystkie narzędzia HAT, które są potrzebne do zasilania procesów treści i tworzenia lepszych produktów dla klientów.
Dzięki portalowi Docsie można korzystać z domyślnych projektów lub wdrożyć niestandardowy projekt bazy wiedzy zgodnie z osobowością, stylem i wizerunkiem marki. Oprogramowanie zapewnia również bezpłatną domenę niestandardową w ramach bezpłatnego planu. Oferuje również dodatkowe domeny, z których użytkownicy mogą korzystać, subskrybując płatne plany, a także zapewnia pomoc online w przypadku wszystkich pytań. Ale to nie wszystko, ponieważ zapewnia zaawansowane funkcje, takie jak autotłumaczenie, dostosowywanie interfejsu użytkownika, opcje publikowania, zaawansowane opcje edycji, analiza dokumentacji, interaktywne portale wiedzy i wiele więcej. Obsługuje również różne języki, dzięki czemu jest najlepszym wyborem dla firm z różnymi zespołami.
**Krótko mówiąc, Docsie to potężne narzędzie, które może zapewnić skuteczną pomoc we wszystkich kwestiach związanych z dokumentacją. Portal może być łatwo dostępny na różnych urządzeniach, takich jak narzędzie stacjonarne za pośrednictwem przeglądarki internetowej, a nawet na urządzeniach mobilnych bez potrzeby korzystania z aplikacji mobilnej. Posiada jeden z najbardziej preferowanych systemów zarządzania relacjami z klientami i zapewnia najlepszą pomoc wszystkim swoim klientom, dzięki czemu mogą oni osiągać cele bez czkawki, aby służyć użytkownikom końcowym.
Bezpłatne wdrażanie, importowanie i projektowanie portali:
Kluczowymi elementami dokumentacji wdrożeniowej klienta są jasne instrukcje, podręczniki użytkownika online, przewodniki rozwiązywania problemów, wycieczki po produkcie i często zadawane pytania (FAQ). Dzięki Docsie Pilot firmy mogą zapewnić bezpłatny onboarding. Po zapoznaniu się z efektywną dokumentacją pomocy, użytkownicy mogą importować swoje treści z wielu platform i czerpać jak najwięcej korzyści z tworzonych treści.
Czy martwisz się Jak przeszkolić swoich pracowników, aby zmaksymalizować ich produktywność? Skorzystaj z opcjonalnej sesji szkoleniowej Docsie, aby Twoi pracownicy mogli pracować z oprogramowaniem i w pełni wykorzystać jego możliwości. Zawartość bazy wiedzy pomaga zespołom szybko zrozumieć, jak wszystko działa.
Dokumentacja klasy korporacyjnej:
W ramach wszystkich płatnych planów Docsie zapewnia wsparcie migracji za pomocą Docsie Pilot. Od importowania istniejących treści, całych portali wiedzy, baz wiedzy i wielu innych, po projektowanie niestandardowych portali i szkolenie personelu - Docsie zapewnia kompletny zestaw narzędzi, który pomaga przedsiębiorstwom rozwijać ich funkcjonalność. Platforma oferuje również wsparcie dla dynamicznych treści.
Dzięki uproszczonemu obiegowi dokumentacji, Docsie pomaga zwiększyć efektywność całej dokumentacji. Oprócz darmowej domeny niestandardowej, platforma zapewnia również 3x domeny niestandardowe dla małych zespołów i ponad 10 domen niestandardowych dla firm i organizacji.
Domena niestandardowa z SSL:
Docsie umożliwia wszystkim swoim użytkownikom posiadanie własnej domeny bez żadnych dodatkowych kosztów. Każda firma posiadająca plan platformy może posiadać niestandardową domenę, w której może hostować witrynę wiedzy.
Oferując bezpłatny plan startowy Docsie zachęca wszystkie małe i średnie przedsiębiorstwa do uzyskania niestandardowej nazwy domeny i wykorzystania jej w celu zwiększenia widoczności i poprawy wizerunku marki.
Zarządzanie wersjami i językami:
Obecnie wiele firm korzysta z tłumaczenia językowego AI. Wszystko dzięki ogromnej transformacji, której AI była świadkiem w ciągu ostatnich kilku lat. Jeśli Twoja firma również pracuje z dużą ilością treści i zmaga się z kopiowaniem i powielaniem, wybierz Docsie jako swojego profesjonalnego partnera. Zintegruj języki i wersje i skonsoliduj je z Docsie, tłumacząc je na jeden konkretny adres URL. Jaka jest korzyść? Nie będziesz już musiał walić głową w mur, jeśli chodzi o bycie na szczycie rankingu SEO.
Final Thoughts
To był wstęp do świata HAT. **Co dalej? Wybierz niezawodne i wydajne narzędzie do tworzenia pomocy. Upewnij się, że rozumie ono Twoje wymagania biznesowe, cele firmy i zapewnia wszystkie funkcje skutecznego HAT w ramach Twojego budżetu. Przed sfinalizowaniem jakiegokolwiek HAT, upewnij się, że oferuje on kompleksową obsługę klienta wraz z niewątpliwą wydajnością i skalowalnością.
Wybierz Docsie jako swojego profesjonalnego partnera i bądź świadkiem, jak Twoja firma osiąga nowe szczyty doskonałości. Zapewniając swoim globalnym klientom ujednolicone doświadczenie w zakresie dokumentacji, Docsie dostarcza rozwiązania spełniające wszystkie potrzeby związane z dokumentacją pod jednym dachem, a zespoły wsparcia pracują przez całą dobę, aby zapewnić sukces.
Często zadawane pytania dotyczące (HAT)
Pytanie 1: Co to jest Help Authoring Tool (HAT)?
Odpowiedź: HAT to oprogramowanie, które pomaga pisarzom technicznym w tworzeniu, edytowaniu i publikowaniu dokumentacji dla różnych platform, takich jak PDF, HTML i XML. Pytanie 2: W jaki sposób HAT usprawnia zarządzanie treścią?
Odpowiedź: HAT zapewnia rozwiązania do zarządzania treścią podobne do platform CMS (systemów zarządzania treścią), ale z dużym naciskiem na dokumentację. Platformy pomagają zarządzać projektami treści, śledzić postęp prac, a także zapobiegają utracie danych.
Pytanie 3: Jakie są niektóre z popularnych platform HAT?
Odpowiedź: Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help i HelpNDoc to jedne z najpopularniejszych narzędzi HAT.
Pytanie 4: W jaki sposób Docsie pomaga jako HAT?
Odpowiedź: Docsie pomaga firmom zapewnić ich zespołom funkcje takie jak współpraca, tworzenie treści i wdrażanie dokumentacji.
Pytanie 5: W jaki sposób HAT usprawnia współpracę między zespołami?
Ans: HAT usprawnia współpracę między zespołami, oferując funkcje edycji w czasie rzeczywistym, komentowania i kontroli wersji.