Współpraca jest bardzo ważna podczas tworzenia dokumentacji produktu z zespołem. Pisanie właściwych rzeczy we właściwy sposób z zespołem produkcyjnym jest niezbędne, a posiadanie odpowiednich narzędzi do współpracy jest kluczowe!
Chociaż termin "współpraca" stał się nieco banalny w świecie biznesu, nie jest to banał. Współpraca w miejscu pracy prowadzi do produktywnych zespołów, a jest to szczególnie ważne w przypadku tworzenia wysokiej jakości dokumentacji produktu!
Współpraca ma miejsce, gdy grupa osób w zespole dokumentacji produktu, takich jak menedżer produktu, właściciel produktu, autorzy techniczni, projektanci, programiści, marketerzy i inne aspekty, które tworzą dobrze zaokrąglony zespół dokumentacji produktu, łączy siły, aby dzielić się swoją wiedzą i umiejętnościami w celu osiągnięcia wspólnego celu, jakim jest stworzenie niesamowitej i dopracowanej dokumentacji produktu, którą klienci uwielbiają czytać.
Spójrzmy prawdzie w oczy! Niezależnie od tego, czy musisz stworzyć dokumentację produktu, przewodniki użytkownika, instrukcje obsługi, czy też pokazać dowolny portal wiedzy na swojej stronie, współpraca jest niezbędna, aby upewnić się, że wszystkie elementy są połączone we właściwy sposób. A zatem na wyniki dokumentacji produktu firmy duży wpływ ma zdolność do współpracy z innymi.
Przyjrzyjmy się siedmiu powodom, dla których praca zespołowa i współpraca mają tak kluczowe znaczenie w tworzeniu dokumentacji produktu.
Dlaczego współpraca jest niezbędna i korzystna w tworzeniu dokumentacji produktu?
Tworzy nowe możliwości komunikacji.
Praca z nowymi osobami z różnych sektorów działu zarządzania produktem z innymi działami wewnątrz firmy otwiera drogi, które w przeciwnym razie byłyby zamknięte. Znalezienie innowacyjnych sposobów interakcji i wymiany informacji ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy w tworzeniu użytecznej dokumentacji produktu, którą klienci zrozumieją i zrozumieją. Różne źródła informacji i danych wejściowych można połączyć, współpracując z różnymi aspektami firmy, aby pomóc w opracowaniu przydatnej wiedzy na temat dokumentacji produktu dla klientów. Właśnie dlatego współpraca powinna być wykorzystywana do tworzenia więzi między działami, gdy tylko jest to możliwe.
Według Marka Sanborna, "w pracy zespołowej cisza nie jest złotem, jest śmiertelna", więc stworzenie bardziej jednolitego, otwartego miejsca pracy dla różnych działów w celu komunikacji przynosi korzyści wszystkim. Co więcej, zbliża to wszystkich do siebie i wyjaśnia ostateczny cel organizacji, a także pomaga w tworzeniu niesamowitej dokumentacji produktu.
Współpraca pozwala nam pracować wydajniej.
Praca na własną rękę ma wiele zalet, ale jeśli chodzi o projekty dokumentacji produktowej, brak informacji z różnych działów może być dość szkodliwy. Możemy skoncentrować się tylko na jednym zadaniu, nie martwiąc się o to, ile czasu stracimy, jeśli zostaniemy zepchnięci na boczny tor lub jak zebrać zespół na czas, aby dotrzymać napiętego terminu. Jeśli dana praca wymaga niezależności, to proszę bardzo. Jednak jeśli chodzi o dokumentację produktu, dwie głowy lub nawet więcej są lepsze niż jedna, zwłaszcza gdy różne koncepcje z różnych działów łączą się razem, tworząc dopracowaną dokumentację produktu.
Badanie przeprowadzone w Stanford research paper wykazało, że nawet postrzeganie pracy w środowisku opartym na współpracy może zwiększyć ogólną produktywność i wydajność. Forbes również zauważył, że w tym badaniu: "Uczestnicy badania, którzy byli zachęcani do działania we współpracy, utknęli w swoim zadaniu o 64% dłużej niż ich samotni rówieśnicy, jednocześnie zgłaszając wyższy poziom zaangażowania, niższy poziom zmęczenia i wyższy wskaźnik sukcesu".
Z drugiej strony, współpraca jest po prostu bardziej efektywna w tworzeniu dokumentacji produktu. Musimy być gotowi przyznać, że będziemy potrzebować pomocy w łączeniu pomysłów i koncepcji, aby stworzyć dopracowane dokumenty produktowe. To musi być wspólny wysiłek. W tym momencie do gry wkracza praca zespołowa. Pomaga ona w podziale dużego nakładu pracy związanego z wieloma dokumentacjami produktów i/lub przewodnikami użytkownika, a opracowanie innowacyjnych rozwiązań w celu stworzenia zrozumiałej i atrakcyjnej dokumentacji produktu, którą klienci zrozumieją, jest wynikiem szerszej perspektywy.
Organizacja, która priorytetowo traktuje współpracę w celu stworzenia niesamowitej dokumentacji produktu, którą klienci uwielbiają czytać jako jedną z podstawowych wartości, nieuchronnie wprowadzi ten sposób pracy do głównego nurtu, co zaowocuje bardziej wydajnym (i atrakcyjnym) przepływem pracy nad dokumentacją produktu.
Współpraca nad dokumentacją produktu z wysokim procentem retencji
Współpraca przemawia do potencjalnych i obecnych pracowników, ponieważ zapewnia podstawy dla bardziej otwartego, połączonego i zaangażowanego miejsca pracy - być może nawet bardziej niż firmy, które są otoczone murem i odizolowane. Twoi pracownicy docenią środowisko, w którym priorytetem jest współpraca, a to znacznie przyczyni się do tego, że nie będą szukać pracy gdzie indziej.
Ponadto, jeśli chodzi o tworzenie wysokiej jakości dokumentacji produktu, która wygląda dobrze, jest pouczająca i pasuje do tego, czego klient próbuje dowiedzieć się o produktach firmy, bardzo ważne jest, aby różne aspekty firmy wprowadzały swoje informacje w celu stworzenia tego typu portalu wiedzy. Marketing może mówić o tym, jakiego rodzaju klienci są przyciągani do firmy, w jakim regionie świata i inne dane uzyskane z ich analiz i statystyk. Menedżerowie produktu opracowujący dokumentację produktu dla swoich klientów potrzebują najwięcej możliwości współpracy. Muszą znać informacje o czwartym produkcie inżynieryjnym, marketingu i sprzedaży produktu oraz informacje zwrotne od klientów. Aby stworzyć udaną dokumentację, muszą współpracować z tymi zespołami i działami, aby wiedzieć, jak działają produkty, jakiego rodzaju klienci pasują do ich produktu i wykorzystać wszystkie te informacje, aby pomóc swoim zespołom technicznym, projektowym i technicznym w tworzeniu, produkcji, zarządzaniu i publikowaniu skutecznej dokumentacji produktu.
Ludzie cenią sobie nawiązywanie kontaktów, zwłaszcza w procesie tworzenia dokumentacji produktu, która jest atrakcyjna i kompleksowa dla ich klientów. Wszyscy chcemy pracować z osobami, którym możemy zaufać, które rozumieją i szanują nasze punkty widzenia i które skutecznie współpracują z innymi, zwłaszcza z osobami o różnym pochodzeniu i obszarach wiedzy. Współpraca po prostu na to pozwala.
Współpraca poprawia morale firmy.
Ludzie w naturalny sposób będą sobie bardziej ufać w miarę tworzenia się więzi między zespołami i działami, co stopniowo poprawi nastrój całej firmy. W końcu brak zaufania, zła synergia i słabe morale w organizacji doprowadzą do jej upadku. Regularna współpraca z osobami spoza zespołu lub działu jest jedną z najskuteczniejszych metod budowania zaufania.
Działa to również w odwrotnym kierunku: im lepsze morale firmy, tym większe prawdopodobieństwo, że pracownicy będą czuć się swobodnie pracując z kolegami z różnych działów. Jest to również atrakcyjne dla osób osiągających wysokie wyniki, które coraz częściej poszukują bardziej otwartych, partycypacyjnych miejsc pracy.
Stwórz przydatne metody współpracy, a Twoje zespoły będą nie tylko produktywne, ale także dumne i zadowolone ze współpracy z Twoją organizacją.
Współpraca pomaga nam w rozwiązywaniu problemów.
Co robisz, gdy utkniesz w martwym punkcie? Załóżmy, że poczyniłeś znaczne postępy w projekcie dokumentacji produktu, ale natrafiłeś na ścianę, która wydaje się zaprzeczać wszelkim próbom jej pokonania. Skończyły ci się pomysły, rozwój stanął w miejscu, a termin ukończenia dokumentacji produktu zbliża się wielkimi krokami. Czy się poddać?
Oczywiście, że nie; szukasz pomocy lub innego punktu widzenia. Możesz przeprowadzić burzę mózgów / sesję białej tablicy ze swoim zespołem lub poprosić o opinię współpracownika. Innymi słowy, współpracujesz z zespołem ds. zarządzania produktem, aby stawić czoła wyzwaniu. Projekty dokumentacji produktu, które zostały wstrzymane, zaczną ponownie posuwać się naprzód, gdy zespół połączy swoją wiedzę, umiejętności i doświadczenie, a następnie omówi trudności i przedyskutuje potencjalne rozwiązania.
Według badania przeprowadzonego przez ADP, najbardziej jakościowe zaangażowanie występuje w zespołach z wieloma możliwościami współpracy i narażenia na nowe problemy.
Z drugiej strony, współpraca nie musi być ostatecznością. Współpraca powinna być zakorzeniona w działaniach zespołu zarządzania produktem. Im więcej osób przygląda się projektowi od samego początku, tym łatwiej jest dostrzec problemy (i skutecznie je rozwiązać).
Współpraca pozwala poszczególnym osobom uczyć się od siebie nawzajem
To jest kluczowe! Szczególnie w przypadku tworzenia i rozwijania dokumentacji produktu.
Jednym z najprzyjemniejszych aspektów współpracy z ludźmi, którzy wnoszą różne umiejętności i doświadczenia, jest możliwość uczenia się od siebie nawzajem na podstawie swoich doświadczeń i informacji zebranych z różnych działów. Współpraca z członkami zespołu lub nawet różnymi zespołami powinna być postrzegana jako okazja do nauki, aby stworzyć dokumentację produktu, którą klienci rozumieją i lubią czytać, więc wykorzystaj to.
Wiąże się to z pozyskiwaniem opinii i pomysłów, wymianą informacji, uczeniem się, w jaki sposób partnerzy podchodzą do swojej części projektu i lepszym zrozumieniem ich sposobu pracy. Uczenie się od kolegów to nie tylko korzyść ze współpracy; to także pierwszy krok w tworzeniu kultury pracy skoncentrowanej na uczeniu się i rozwoju.
Zespoły, które współpracują, nie tylko uczą się od siebie nawzajem - swoich błędów, osiągnięć, porażek, procesów i tak dalej - ale także lepiej poznają punkt widzenia drugiego zespołu. Można poznać ich punkt widzenia: ich problemy, priorytety, a nawet sposób myślenia. Będzie to niezwykle przydatne podczas przyszłej współpracy.
Kilka refleksji:
Przy wielu aspektach i zespołach potrzebnych do współpracy przy tworzeniu i rozwijaniu pięknych i dopracowanych podręczników użytkownika, dokumentacji produktów i portali wiedzy wszelkiego rodzaju, bardzo ważna jest praca zespołowa.
Umożliwia to wiele technologii współpracy, takich jak intranet. Mają one zasadniczo otworzyć firmę, aby wszystkie działy mogły się ze sobą łączyć i śledzić, nad czym pracują inne zespoły, poprzez aktualizacje wiadomości, ogłoszenia, wydarzenia i kanały dyskusyjne, by wymienić tylko kilka. Ale co z konkretnymi narzędziami, które są przeznaczone do tworzenia dokumentacji produktu?
Posiadanie opartej na chmurze platformy do tworzenia dokumentacji, która umożliwia zespołowi efektywną współpracę, jest bardzo istotne. Korzystanie z Zoom i innych wirtualnych technologii wideo to świetny sposób na pozostanie w kontakcie ze zdalnymi zespołami i wyświetlanie zmian lub problemów, które pojawiają się podczas pisania dokumentacji produktu.
Również interfejs taki jak Slack lub Matermost to świetny sposób na łączenie się na czacie, pozwala również na przeciąganie i upuszczanie elementów do zorganizowanych czatów, co jest świetne do współpracy z różnymi zespołami.
Właśnie dlatego Docsie stworzyło przydatne funkcje, które pomogą ci współpracować i przydzielać różne zadania zespołom zajmującym się dokumentacją produktu, mając na uwadze te powody!
Podstawowe koncepcje udanych zespołów dokumentacji produktu i współpracy
Świat zmienia sposób, w jaki pracujemy nad dokumentacją produktu. Zwłaszcza pod względem sposobu współpracy.
Większość pracy w coraz większym stopniu opiera się na pracy zespołowej, ponieważ organizacje stają się coraz bardziej globalne i skomplikowane. W ciągu ostatnich dwóch dekad czas spędzony przez menedżerów i pracowników na wspólnych działaniach wzrósł o 50 procent lub więcej, zgodnie z badaniami opublikowanymi w Harvard Business Review. Oznacza to, że komunikacja z różnymi aspektami firmy odbywa się w sposób ciągły.
Ponadto zespoły zajmujące się dokumentacją produktów są większe, bardziej zróżnicowane, rozproszone i bardziej wyspecjalizowane niż kiedykolwiek wcześniej. Chociaż te zespoły ds. dokumentacji produktów mogą być dość skuteczne w rozwiązywaniu trudnych wyzwań, przed którymi stoi wiele nowoczesnych firm, niektóre z nich nadal mają problemy z wdrażaniem skutecznych strategii współpracy.
Jak więc pracownicy mogą dziś skutecznie komunikować się, negocjując dominujące struktury i dynamikę pracy, które utrudniają efektywną współpracę w miejscu pracy? Zacznijmy od omówienia tego, czym jest współpraca i w jaki sposób jest ona skutecznie wdrażana w celu zwiększenia produktywności w zespołach opracowujących dokumentację produktów.
Na czym polega efektywna praca zespołowa przy opracowywaniu dokumentacji produktu?
Współpraca jest definiowana jako współpraca dwóch lub więcej osób w celu opracowania lub stworzenia czegokolwiek. Może się to odbywać osobiście lub elektronicznie, dzięki licznym technologiom komunikacyjnym i aplikacjom w chmurze zaprojektowanym specjalnie do tego celu.
Chociaż istnieje wiele różnych metod rozwijania i utrzymywania udanego zespołu opracowującego dokumentację produktu, te najbardziej udane mają zazwyczaj kilka kluczowych cech. Jest to środowisko, w którym pracownicy czują się widziani, słyszani i mogą swobodnie wyrażać siebie i swoje pomysły. Spotkania i sesje robocze są przez nich sprawnie obsługiwane. Wdrożyli ustandaryzowane systemy i procedury współpracy. Ich zespoły są świadome znaczenia skutecznej komunikacji między sobą. Ponadto zespoły techniczne i autorzy tekstów technicznych, a także menedżerowie produktów, mają skuteczne miejsce do przeglądania i śledzenia dokumentacji produktów, a także podręczników użytkownika dla swoich produktów.
Możliwość przydzielania zadań i przypinania zadań oraz sprawdzania, które zadania należy wykonać w sposób menedżerski, również znacznie przyspiesza dotrzymywanie terminów dokumentacji produktu i rozdzielanie ról, aby pomóc w ich ukończeniu.
Co najważniejsze, kierownictwo tych firm zdaje sobie sprawę, że skuteczna współpraca w miejscu pracy w celu opracowania skutecznej, kompleksowej i dopracowanej dokumentacji produktu przynosi korzyści nie tylko ich pracownikom, ale także klientom, którzy lepiej zrozumieją przypadek użycia ich produktów i sposób ich używania.
Poznajmy zalety współpracy.
Zapewnienie efektywnej współpracy zespołu w biurze może wydawać się oczywiste.
Mimo to, łączenie osób z różnych środowisk i, w zależności od wielkości i struktury organizacji, z różnych stref czasowych, aby pracować nad wspólnym celem, nie jest łatwym zadaniem. Jednak korzyści płynące z dobrej komunikacji i współpracy w miejscu pracy znacznie przewyższają wady.
Zespoły dodają więcej siły do skutecznego tworzenia dokumentacji produktu.
Co łączy niektóre z najlepszych produktów na świecie? Starają się zbudować skuteczny zespół ds. dokumentacji produktu, aby edukować swoich klientów na temat skuteczności swoich produktów. Niezależnie od tego, czy produkt firmy jest niematerialnym oprogramowaniem SaaS, czy też namacalnym produktem, posiadanie zespołu pracującego nad wspólnym celem nie tylko zaszczepia silne poczucie celu w członkach zespołu, ale także pozwala im uzupełniać wzajemne luki w umiejętnościach i rozdzielać zadania, aby każdy mógł wykorzystać swoje mocne strony. Dlaczego jest to ważne w przypadku dokumentacji produktu? Dokumentacja produktu ma wiele aspektów. Ma aspekty techniczne, językowe i projektowe. Łącząc zespół techniczny z zespołem projektowym i pisarzami technicznymi, którzy są zarządzani przez menedżera produktu i właściciela produktu, masz siłę, z którą należy się liczyć, a oni mogą stworzyć niesamowitą dokumentację produktu.
Współpracujące zespoły zajmujące się dokumentacją produktu mają większe umiejętności i wiedzę.
Dobrze współpracujące zespoły mają szansę zdobywać nowe umiejętności od siebie nawzajem, co pomaga im w rozwoju osobistym i zawodowym. Akt współpracy zmusza jednostki do bardziej krytycznego myślenia, jaśniejszego wyjaśniania siebie i poznawania swoich umiejętności, co może pomóc w rozwoju samoświadomości i lepszej znajomości swoich mocnych i słabych stron, a także zwiększyć ich zrozumienie sprzedawanych produktów.
Członkowie zespołu ds. dokumentacji produktu, którzy mają mieszankę różnych poglądów kulturowych, mają większe szanse na osiągnięcie sukcesu. Należą do nich ludzie, którzy mieszkali w różnych miejscach i mówią różnymi językami, a także ci, którzy mają silne korzenie w regionie, w którym pracują i promują swoje produkty.
Tłumaczenie dokumentacji produktu na różne języki, a następnie posiadanie zespołu, który rozumie te języki, jest skutecznym sposobem na dopracowanie dokumentacji w oparciu o te czynniki, aby lepiej dotrzeć do serca klientów mieszkających za granicą.
Potrzeba więcej kreatywności, aby stworzyć wysokiej jakości dokumentację produktu.
Coraz więcej firm tworzy zespoły, które łączą pracowników ze wszystkich działów w celu zbadania kwestii i wymyślenia świeżych pomysłów, które pomogą stworzyć kompleksową i atrakcyjną dokumentację produktu, którą klienci uwielbiają czytać.
Takie działania nie tylko pomagają organizacjom wykorzystać talenty różnych działów i poglądów, ale badania wskazują, że grupy tworzą szybciej, szybciej dostrzegają błędy i wymyślają lepsze rozwiązania problemów niż osoby pracujące w pojedynkę.
Bardziej pozytywne doświadczenie klienta
Dobrze dopracowana i wszechstronna dokumentacja, którą można przeglądać w różnych językach i wersjach. Ponadto, wszystkie aspekty techniczne dokumentacji są wyświetlane w sposób metodyczny i atrakcyjny dla klienta, co zwiększy liczbę klientów korzystających z produktów i rozumiejących ich zastosowanie. Wszystko to można osiągnąć dzięki skutecznym zespołom tworzącym dokumentację produktu, która współgra ze wszystkimi aspektami ich klientów, tworząc technicznie uzasadnione wyjaśnienia, które są dobrze wyświetlane i wyrażane w różnych językach i dla różnych kultur. Można to osiągnąć tylko dzięki silnemu zespołowi, który dobrze współpracuje, aby przekazywać swoje pomysły dotyczące różnych aspektów produkcji produktu i przypadków użycia przez klientów.
Zadowoleni klienci, którzy rozumieją zastosowania produktów, zwłaszcza produktów technicznych, będą wystawiać dobre recenzje i zasadniczo staną się lojalnymi klientami na długi czas, a poprzez pocztę pantoflową podzielą się swoimi pozytywnymi doświadczeniami z innymi. Zasadniczo zwiększy to strumień przychodów i będzie sprzyjać dobrej reputacji firmy.
6 cnót dla efektywnej współpracy
Podczas gdy umiejętności wymienione powyżej mogą pomóc w efektywnej współpracy i tworzeniu niesamowitej dokumentacji produktu, dobra współpraca z innymi to nie tylko to, co robisz, ale także proces, w którym Ty i Twój zespół je wdrażacie. Postawa, z jaką ty i twój zespół podchodzicie do współpracy, może mieć ogromne znaczenie. Następnym razem, gdy znajdziesz się w sytuacji, w której będziesz musiał współpracować ze swoim zespołem, pamiętaj o tych ideałach.
1. Po pierwsze i najważniejsze, skuteczność
Pomimo faktu, że spotkania są niezbędną częścią pracy zespołowej, z czasem zyskały złą sławę. W rzeczywistości Harvard Business Review stwierdził w swoim badaniu, że ludzie poświęcają mnóstwo czasu na spotkania, rozmowy telefoniczne i odpowiadanie na e-maile. Badanie ](https://hbr.org/2016/01/collaborative-overload) stwierdza: "Ile czasu ludzie spędzają na spotkaniach, rozmawiając przez telefon i odpowiadając na e-maile? W wielu firmach odsetek ten oscyluje wokół 80%, pozostawiając pracownikom niewiele czasu na wszystkie krytyczne zadania, które muszą wykonać samodzielnie". "
A kto nie spędził zbyt wiele czasu na spotkaniu, które wydawało się bezcelowe? Można podjąć kilka działań, aby przekształcić swój zespół w wysoce wydajną maszynę produktywności. Posiadanie dobrze zaplanowanych spotkań w ciągu dnia za pomocą priorytetów jest bardzo przydatnym sposobem na organizowanie spotkań i rozwiązywanie pojawiających się problemów.
Ponadto, codzienny scrum pomaga wszystkim wiedzieć, jakie są ich zadania i jakie mogą mieć problemy, a także co osiągnęli poprzedniego dnia. Scrum jest przydatny, aby nikt nie mógł nadepnąć sobie nawzajem na palce w zadaniach, które należy wykonać, a także pozwala wszystkim dzielić się pomysłami na temat tego, jak pomóc w zarządzaniu niektórymi sytuacjami.
Inną metodą jest upewnienie się, że każde spotkanie lub konferencja telefoniczna ma agendę i że konkretne cele są dobrze zdefiniowane.
Wreszcie, nie zapomnij przypisać elementów działań wszystkim osobom uczestniczącym w projekcie dokumentacji produktu na zakończenie każdego projektu dokumentacji produktu, który został ukończony. W ten sposób zespół może porozmawiać o mocnych i słabych stronach, nad którymi należy popracować przy opracowywaniu następnej dokumentacji produktu, aby następnym razem przebiegało to sprawniej.
2. Wyrazistość
Rzadko zdarza się, aby wszyscy członkowie zespołu byli na tej samej stronie od samego początku. Poszczególne osoby mają swoje własne priorytety i zainteresowania. Dlatego tak ważne jest, aby z wyprzedzeniem ustalić cele i agendy wszystkich osób, aby opracować wspólny mianownik, który będzie napędzał projekt.
3. Pozytywne nastawienie
To, że wspólny wysiłek nie powiódł się w przeszłości, nie oznacza, że nie powiedzie się ponownie. Otrząśnij się z wszelkich pozostałości i przyjmij każdy scenariusz pracy grupowej jako nowy początek, z otwartą i optymistyczną mentalnością. Pozytywność jest zaraźliwa tak samo jak negatywność. Jednak pozytywne nastawienie inspiruje do rozwoju, inspiruje i sprzyja dobrym nawykom w pracy, co zasadniczo zwiększy ogólne morale firmy. Bądź pozytywny i nagradzaj pozytywność!
Oczywiście wszyscy mamy swoje wolne dni, a członkowie, którzy je mają, powinni mieć przestrzeń, aby mogli kontemplować i przekształcić swój wolny dzień w dobry dzień na następny dzień spotkania. To nie jest przegrana, ale wygrana! Ponieważ jeden wolny dzień jest lepszy niż cały tydzień. A jeśli ten jeden dzień można wykorzystać tak, aby następnego dnia pracownik był w pełni sił, to na dłuższą metę zadziała, a pracownik znacznie bardziej doceni pracę w zespole.
4. Budowanie zaufania
Poszczególne osoby muszą czuć się bezpiecznie, dając i otrzymując prawdziwą konstruktywną krytykę, informacje zwrotne, być motywowane przez wspólny cel oraz mieć narzędzia i szanse na interakcję. Może to nastąpić tylko w atmosferze zaufania, w której pracownicy wierzą, że ich koledzy i liderzy dbają o ich najlepsze interesy.
5. Wnikliwość i inteligencja emocjonalna
Każdy członek zespołu odgrywa kluczową rolę. Niemniej jednak, praca zespołowa może się załamać, gdy jeden lub więcej członków zespołu uważa, że są traktowani niesprawiedliwie lub że inni członkowie zespołu próbują ich zniszczyć. Im więcej dowiesz się o swoich współpracownikach i zrozumiesz, jak działają i z jakimi problemami się borykają, tym bardziej prawdopodobne jest, że współpraca będzie udana.
6. Produktywność
Organizacje odnoszące największe sukcesy mają systemy i procesy, które pozwalają pracownikom odnosić się do harmonogramu i obowiązków projektu, aby mieć jasną wiedzę na temat tego, jak ich wkład wpływa na grupę. W ten sposób, jeśli terminy nie zostaną dotrzymane lub ktoś nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, sytuacja może zostać natychmiast rozwiązana.
Teraz, gdy wiemy już, jak wygląda dobry zespół oparty na współpracy i wiemy, jak powinna wyglądać jego struktura, przejdźmy do tworzenia pewnych procesów, które pomogą wspierać niesamowitą współpracę i efektywny zespół dokumentacji produktu!
5 Potężnych Procesów Tworzenia Efektywnej Współpracy Dla Zespołu Tworzącego Dokumentację Produktu
Jeśli kiedykolwiek pracowałeś nad projektem dokumentacji produktu, który nie poszedł zgodnie z planem, wiesz, że zachęcanie do współpracy w miejscu pracy jest czasem łatwiej powiedzieć niż zrobić. Być może twoi koledzy pracują zdalnie i są niedostępni. A może twoja organizacja jest zbyt podzielona i działy niechętnie wymieniają się wiedzą.
Jeśli Twoja firma ma trudności ze współpracą, jedną z najlepszych rzeczy, jakie możesz zrobić, jest skoncentrowanie się na wzmocnieniu swoich umiejętności miękkich. Uwierz nam, gdy mówimy, że nauka tych pięciu umiejętności współpracy sprawi, że praca zespołowa będzie znacznie łatwiejsza i bardziej skuteczna.
1. Komunikowanie intencji
Przed rozpoczęciem pracy lub zadania upewnij się, że twoje cele są jasne. Poinformuj swoich kolegów z zespołu o swoich działaniach i ustal rozsądne oczekiwania dotyczące czasu ich ukończenia - i upewnij się, że ich przestrzegasz. Te przykłady dobrej etyki pracy pokażą i utorują drogę do tego, jak praca jest wykonywana w Twojej firmie. Bądź dobrym przykładem i komunikuj swoją wykonaną pracę i wymagania.
Ponadto dziel się wszelkimi zmianami w ustalonej strategii. Jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego i nie będziesz w stanie osiągnąć oczekiwanych rezultatów, wyjaśnij te zmiany zespołowi ds. rozwoju dokumentacji produktu.
Ponownie, tutaj przydaje się narzędzie komunikacyjne typu "wszystko w jednym". Ponadto, jeśli zespół ds. dokumentacji produktu może nawiązywać połączenia wideo i wysyłać wiadomości błyskawiczne z tej samej aplikacji, istnieje większe prawdopodobieństwo, że będą się szybko komunikować, gdy pojawi się problem:
2. Ustalanie celów
Podczas pracy w zespole bardzo ważne jest, aby wszyscy rozumieli cel i wizję projektu, a także sposób pomiaru sukcesu. Ustalanie celów i zadań powinno odbywać się zarówno w przypadku małych, jak i dużych projektów, tak aby wszystkie obiekty można było śledzić w terminach i optymalizować w celu zwiększenia produktywności.
Ponadto, jeśli ktoś ciężko pracuje i osiąga cele na czas lub przed zaplanowaną datą, należy go nagrodzić, aby docenić jego ciężką pracę.
Przejrzystość we wszystkich aspektach tworzenia i dotrzymywania terminów i celów od samego początku sprzyja zaufaniu i pomaga zagwarantować, że wszyscy są oddani osiąganiu sukcesów i dążeniu do podobnego celu.
3. Uważne słuchanie
Kiedy blisko współpracujesz z ludźmi, musisz zwracać szczególną uwagę na pomysły, krytykę i porady każdego członka zespołu - i odpowiadać na nie z rozwagą i szacunkiem. Jest to koncepcja aktywnego i świadomego słuchania.
Chociaż możesz mieć własne poglądy na temat tego, jak chcesz, aby projekt dokumentacji produktu przebiegał lub kto powinien robić co, musisz jednak wziąć pod uwagę perspektywy swoich współpracowników. Chociaż nie zawsze możesz zgadzać się z wnioskami, musisz ostatecznie wybrać potrzeby i obowiązki grupy ponad swoje osobiste pragnienia.
4. Rozwiązywanie problemów
Czasami zdarzają się sytuacje, w których poszczególne osoby popełniają błędy. To się zdarza. Kiedy pojawiają się trudności, staraj się uważnie ocenić sytuację jako grupa, nie krytykując żadnej konkretnej osoby. Zamiast tego poświęć swój wysiłek na współpracę w celu znalezienia odpowiedzi. Przyczynia się to do rozwoju zaufania między członkami zespołu i zapewnia, że wszyscy czują się komfortowo rozmawiając i będąc ze sobą szczerymi, nawet jeśli popełnią błąd.
5. Efektywne zarządzanie czasem
Współpraca z innymi wymaga odpowiedzialności nie tylko przed samym sobą, ale także przed członkami zespołu ds. dokumentacji produktu, którzy na tobie polegają. Tutaj przydają się umiejętności zarządzania czasem. Ustalanie priorytetów zadań i odpowiednie ich planowanie ma kluczowe znaczenie dla dotrzymywania terminów i wykonywania pracy, na której polega zespół.
Docsie oferuje wiele niesamowitych narzędzi do współpracy!
Aby zobaczyć wideo z tymi instrukcjami, obejrzyj ten film tutaj:
Pierwszą rzeczą, którą zobaczysz po zalogowaniu się do Docsie, są Dyskusje, Zmiany - dokonane w projektach dokumentacji i Powiadomienia - które odnoszą się do zadań, które zostały ukończone lub wkrótce zostaną ukończone.
Jak również menu przełączania, dzięki któremu można wybrać, z którą osobą są one związane w kontekście projektu:
Informacje te są świetne, aby pomóc Tobie i Twojemu zespołowi rozpocząć i śledzić dzień, aby dotrzymywać terminów i wykonywać zadania z większą starannością i efektywnością. A także wiedzieć, kto co robi i co zostało zrobione. W ten sposób nikt nie nadepnie nikomu na odcisk, a zespół opracowujący dokumentację utrzyma wysoką produktywność.
Ponadto, jeśli klikniesz zakładkę w górnym rogu i naciśniesz przycisk, który prowadzi do Twojego konta:
W panelu użytkownika po lewej stronie:
Będziesz mieć dostęp do użytkowników obszaru roboczego. Pozwala to kontrolować, kto pracuje nad jakim projektem z dokumentacją produktu i w jakim stopniu ma być zaangażowany w projekt:
Możesz również dodawać nowych użytkowników do każdej dokumentacji produktu, nad którą pracujesz, co jest świetnym rozwiązaniem do budowania zespołu i pomagania im w tworzeniu niesamowitej dokumentacji produktu i przewodników użytkownika razem w Docsie.
W każdej książce wszystko jest oznaczone czasem. Możesz wiedzieć, kto co zrobił i kiedy, dzięki czemu podczas współpracy z zespołem nie będzie żadnych pytań o to, kto co zrobił! Wszystko jest widoczne w naszej funkcji historii zmian artykułów, która jest zegarem wyświetlanym obok ikony komentarza w prawym górnym rogu pulpitu książki.
Po kliknięciu tego przycisku wszystkie wersje zostaną zaprezentowane i oznaczone czasem w lewym rogu przeglądarki:
Czy chcesz powiadomić swój zespół o tym, co dzieje się z projektami, komentować niektóre artykuły w Docsie Books lub przydzielać zadania?
Docsie ma świetne rozwiązanie, które pozwala Twojemu zespołowi tworzyć komentarze, przypisywać zadania, wskazywać zadania, które należy wykonać, komunikować się z zespołem na temat określonych zadań i aspektów dokumentacji produktu, a wszystko to można zrobić, klikając ikonę komentarza w prawym górnym rogu pulpitu nawigacyjnego książki obok opcji publikowania.
Teraz masz wszystkie narzędzia potrzebne do utrzymania wysokiej produktywności z super-wydajnymi zespołami współpracującymi w celu stworzenia niesamowitej dokumentacji produktu, którą klienci będą uwielbiać czytać.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące Docsie lub chcesz podzielić się opinią na temat naszej platformy, skontaktuj się z nami pod adresem hello@docsie.io.