Niestandardowe bazy wiedzy: Plusy i minusy

Wiedza to potęga. I jest bardzo potrzebna w dzisiejszym szybkim środowisku korporacyjnym. Aby zaspokoić tę potrzebę, niestandardowe bazy wiedzy zyskują na popularności. Czy wiesz, że firmy z silnymi praktykami zarządzania i rozpowszechniania wiedzy są 20% bardziej produktywne niż ich rywale?

Spersonalizowana baza wiedzy może pomóc w produktywności, redukcji kosztów i zadowoleniu klientów, udostępniając te informacje pracownikom i konsumentom. W tym poście zbadamy zalety i wady niestandardowych baz wiedzy i omówimy, w jaki sposób mogą one przynieść korzyści w przyszłości Twojej firmy. Porozmawiamy również o tym, jak Docsie zaspokaja potrzebę usprawnionej dokumentacji dla organizacji.

Czym jest niestandardowa baza wiedzy?

Mówiąc prościej, niestandardowe oprogramowanie bazy wiedzy to magazyn informacji, który został zaprojektowany specjalnie w celu spełnienia wymagań Twojej firmy. Byłbyś zszokowany, gdybyś wiedział, że nawet o 50% mniej zgłoszeń do pomocy technicznej (https://document360.com/blog/benefits-of-knowledge-base/) można oczekiwać od zadowolonych klientów, którzy korzystają z dobrze utrzymanej bazy wiedzy. W przeciwieństwie do gotowych programów, niestandardowe oprogramowanie bazy wiedzy jest tworzone od podstaw, aby spełnić wymagania danej organizacji.

Dlaczego ma to znaczenie? Załóżmy, że jesteś odpowiedzialny za stocznię i chcesz zapewnić swoim inżynierom referencje, które pomogą im poruszać się po wielu trudnych etapach produkcji statku. W przeciwieństwie do szerokiego podejścia gotowego do użycia oprogramowania, niestandardowa baza wiedzy może przeprowadzić Cię krok po kroku przez konkretne procesy.

Zalety niestandardowych baz wiedzy	Wady niestandardowych baz wiedzy
Dostosowane do Twoich potrzeb	Czas rozwoju
Skalowalność na żądanie	Koszty
Pełna kontrola danych	Wyzwania związane z utrzymaniem
Zwiększone doświadczenie klienta	Krzywa uczenia się
Integracja z istniejącymi systemami	Intensywne wykorzystanie zasobów
Zaawansowana analityka	Ryzyko nadmiernej komplikacji
Bezpieczeństwo	Złożoność początkowej konfiguracji
Wsparcie dla złożonych przepływów pracy	Zależność od dostawcy
Kontrola marki i projektu	Brak natychmiastowych rozwiązań
Wysoce ukierunkowana zawartość	Problemy z niekompatybilnością
## Zalety niestandardowych baz wiedzy

1. Dostosowanie

Cechą charakterystyczną niestandardowych baz wiedzy jest ich niezrównana elastyczność. Masz swobodę kształtowania ich dokładnie według swoich potrzeb. Na przykład, jeśli jesteś gigantem e-commerce, możesz zaprojektować bazę wiedzy, która dostosowuje się do stale zmieniającego się katalogu produktów, tworząc płynne wrażenia dla klientów. Na przykład dostosowana baza wiedzy Amazon stale ewoluuje, aby dotrzymać kroku szerokiej gamie produktów i usług.

2. Skalowalność

Firmy rosną, podobnie jak ich wymagania dotyczące wiedzy. Nic dziwnego, że niestandardowa baza wiedzy może zaoszczędzić firmom średnio 10 000 USD rocznie. Niestandardowe rozwiązania skalują się bez wysiłku wraz z organizacją, zapewniając, że baza wiedzy nadąża za ekspansją. Na przykład startup może zacząć od podstawowego niestandardowego oprogramowania bazy wiedzy i skalować je w miarę rozwoju w międzynarodową korporację.

3. Kontrola danych

Dzięki niestandardowej bazie wiedzy to Ty masz kontrolę nad swoimi danymi. Ten nieograniczony dostęp pozwala zarządzać, aktualizować i zabezpieczać informacje według własnego uznania. Na przykład, dostawcy usług medycznych mogą zapewnić najwyższą prywatność danych pacjentów w swojej niestandardowej bazie wiedzy.

4. Lepsze doświadczenie klienta

Badania wykazały, że 82% klientów oczekuje natychmiastowego dostępu do informacji. Niestandardowe oprogramowanie bazy wiedzy umożliwia dostarczanie w czasie rzeczywistym odpowiednich treści, co prowadzi do zwiększenia zadowolenia użytkowników. Na przykład, niestandardowa baza wiedzy Airbnb zapewnia podróżnym szybkie znalezienie idealnego zakwaterowania.

5. Integracja z istniejącymi systemami

Niestandardowe bazy wiedzy nie są odizolowanymi systemami. Zamiast tego działają w harmonii z obecnymi programami i infrastrukturą. W rezultacie możesz zapewnić swoim klientom jednolite i ujednolicone doświadczenie we wszystkich mediach. Bazy wiedzy mogą być połączone z innymi systemami, takimi jak oprogramowanie bankowe, dzięki czemu klienci zawsze mają dostęp do najnowszych informacji. Może to sprawić, że klienci będą bardziej zadowoleni i mniej zirytowani.

6. Dogłębne analizy

Niestandardowe bazy wiedzy to coś więcej niż tylko przechowywanie faktów i liczb. Dzięki gromadzonym i ocenianym przez nie danym można podejmować lepsze decyzje biznesowe. Monitorując działania i preferencje swoich konsumentów, sklepy mogą lepiej kierować swoje reklamy.

7. Bezpieczeństwo

Firmy tracą miliardy dolarów rocznie z powodu naruszenia bezpieczeństwa swoich danych. W celu ochrony prywatnych danych, dostawcy niestandardowych rozwiązań oferują wyższy poziom bezpieczeństwa. Niestandardowe bazy wiedzy są na przykład wykorzystywane przez organizacje rządowe do ochrony poufnych informacji. Niestandardowe bazy wiedzy mogą być dostosowane do konkretnych rodzajów danych, które muszą być chronione i są tworzone w celu spełnienia unikalnych wymagań organizacji.

8. Pomoc w skomplikowanych procesach

Przepływy pracy są tak unikalne, jak firmy, które z nich korzystają. Niestandardowe oprogramowanie bazy wiedzy może być dostosowane do unikalnych potrzeb organizacji w zakresie wydajności. Niestandardowe bazy wiedzy mogą być na przykład wykorzystywane przez organizacje produkcyjne w celu usprawnienia procesów produkcyjnych.

9. Zarządzanie marką i kierunek wizualny

Jakość informacji reprezentuje firmę. Dostosowanie pozwala zachować integralność marki i spójność projektu dla bazy użytkowników. Dokumentacja wsparcia Apple doskonale ilustruje dbałość o szczegóły i łatwość obsługi.

10. Bardzo szczegółowe informacje

Trafność jest najważniejsza w nowoczesnej erze cyfrowej. Dzięki niestandardowym bazom wiedzy możesz dostarczać wysoce ukierunkowane materiały, które zaspokajają indywidualne potrzeby różnych grup użytkowników. Jednym z przykładów są spersonalizowane informacje dla dzieci, nauczycieli i urzędników szkolnych.

Wady niestandardowych baz wiedzy

1. Czas rozwoju

Tworzenie niestandardowej bazy wiedzy wymaga czasu i wysiłku. Nie da się tego zrobić w jeden dzień. Aby znaleźć rozwiązanie, które sprawdzi się w Twoim przypadku, musisz najpierw określić, jakie są te potrzeby. Na przykład stworzenie specjalistycznej bazy wiedzy dla pracownika służby zdrowia może zająć wiele miesięcy.

2. Wysoki koszt

Dostosowanie wiąże się z wysoką ceną. Tworzenie własnej bazy danych i zarządzanie nią może być kosztowne. Na przykład, dostosowane rozwiązanie może być poza zasięgiem finansowym dla małej organizacji.

3. Wyzwania związane z konserwacją

Niestandardowe rozwiązania, w przeciwieństwie do gotowego oprogramowania, wymagają regularnej konserwacji, aby zapewnić, że są zawsze aktualne i bezpieczne. Dla przykładu, niestandardowe bazy wiedzy firm technologicznych wymagają ciągłych aktualizacji, aby odeprzeć nowe zagrożenia.

4. Krzywa uczenia się

Pracownicy mogą potrzebować trochę czasu, aby dostosować się do nowego, niestandardowego systemu. W rezultacie tempo integracji może zostać spowolnione. Na przykład nowi użytkownicy mogą potrzebować szkolenia, gdy przechodzą z gotowego oprogramowania na rozwiązanie dostosowane do ich potrzeb.

5. Intensywne wykorzystanie zasobów

Wdrożenia niestandardowych rozwiązań wymagają poświęcenia czasu, wysiłku i wiedzy technicznej. Na przykład firmy z sektora produkcyjnego wymagają wykwalifikowanego personelu do nadzorowania ich wyłącznej bazy wiedzy.

6. Ryzyko nadmiernego skomplikowania

W dążeniu do personalizacji istnieje ryzyko nadmiernego skomplikowania systemu, co może prowadzić do nieefektywności. Na przykład, złożone niestandardowe bazy wiedzy raczej dezorientują użytkowników niż im pomagają.

7. Złożoność początkowej konfiguracji

Konfiguracja niestandardowej bazy wiedzy może być trudna, zwłaszcza jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś. Na przykład startupy mogą mieć problemy z początkową dokumentacją i konfiguracją niestandardowego rozwiązania.

8. Zależność od dostawcy

Rozwiązania niestandardowe często wiążą się z zależnością od konkretnych dostawców w zakresie rozwoju i wsparcia. Na przykład przedsiębiorstwa mogą w dużym stopniu polegać na firmie programistycznej w zakresie niestandardowej bazy wiedzy.

9. Brak natychmiastowych rozwiązań

W przeciwieństwie do gotowego do użycia oprogramowania, które zapewnia natychmiastowe rozwiązania, wdrożenie niestandardowego oprogramowania wymaga czasu, opóźniając natychmiastowe korzyści. Na przykład firma zajmująca się handlem detalicznym może nie zauważyć natychmiastowych ulepszeń po rozpoczęciu procesu tworzenia niestandardowej bazy wiedzy.

10. Problemy z niekompatybilnością

Niestandardowe rozwiązania mogą czasami kolidować z innym oprogramowaniem w organizacji, co może powodować problemy. Na przykład, integracja niestandardowej bazy wiedzy ze starszymi systemami może być trudna.

Gotowe do użycia vs. Niestandardowe: Które rozwiązanie jest odpowiednie dla Ciebie?

Link do źródła

Dobra, teraz, gdy przyjrzeliśmy się zaletom i wadom niestandardowych baz wiedzy, nadszedł czas, aby odpowiedzieć na ważne pytanie: która z nich jest odpowiednia dla Twojej organizacji? W tej sekcji przeprowadzimy dogłębną analizę, aby pomóc w podjęciu świadomej decyzji. Aby pomóc w podjęciu świadomej decyzji, zbadamy, czym dokładnie są gotowe do użycia bazy wiedzy wraz z ich zaletami i wadami.

Gotowe do użycia bazy wiedzy

Podobnie jak gotowe dania, gotowe do użycia bazy wiedzy lub gotowe do użycia oprogramowanie oszczędzają czas i wysiłek. Nie musisz poświęcać czasu ani energii na tworzenie własnych, ponieważ zawierają one wszystko, czego potrzebujesz, aby rozpocząć pracę od razu po wyjęciu z pudełka. Osoby, które muszą szybko wdrożyć rozwiązanie do zarządzania wiedzą (https://site.docsie.io/centralized-team-collaboration-and-project-management), uznają je za idealne. Poznaj ich zalety i wady już teraz:

Pros	Cons
Szybkie wdrożenie: Szybkie rozpoczęcie zarządzania wiedzą. Dostosowanie jest ograniczone, dlatego funkcje i gotowe formularze mogą nie odpowiadać konkretnym potrzebom.
Opłacalność: Niższy koszt w porównaniu do niestandardowych rozwiązań. W przypadku gotowego oprogramowania ograniczenia skalowalności mogą stać się problemem w miarę rozwoju firmy.
Obniżone koszty IT dzięki temu, że dostawca zajmuje się aktualizacjami i konserwacją.	Mniej dopasowane doświadczenie użytkownika: Zapewnia uniwersalne rozwiązanie, które może prowadzić do mniej zindywidualizowanego doświadczenia użytkownika.
Standardowe funkcje przyspieszają zarządzanie wiedzą, zapewniając gotowe funkcje i szablony.	Użytkownik ma mniejszy wpływ na swoje dane, ponieważ są one przechowywane na serwerach dostawcy, co wiąże się z kwestiami prywatności i bezpieczeństwa.
## Droga do sukcesu

1. Nordstrom

Popularny amerykański sklep odzieżowy Nordstrom korzysta z własnej bazy wiedzy (https://www.retaildive.com/news/relevance-is-key-why-nordstrom-has-gone-all-in-on-dtc-brands/596276/), aby ułatwić konsumentom dostęp do szczegółów produktów i artykułów pomocy. Pomogło to Nordstrom zmniejszyć liczbę zgłoszeń do pomocy technicznej i zwiększyć zadowolenie klientów. Jeśli konsument ma na przykład pytanie dotyczące produktu, może poszukać rozwiązania swojego pytania w bazie wiedzy. To nie tylko pomaga klientom zaoszczędzić czas i wysiłek, ale także zmniejsza obciążenie zespołu obsługi klienta Nordstrom.

2. Asana

Platforma do zarządzania projektami Asana posiada własną bazę wiedzy, która pomaga nowym użytkownikom w rozpoczęciu pracy i zapoznaniu się z wieloma dostępnymi narzędziami. Dzięki temu Asana może teraz szybciej i skuteczniej wdrażać nowych użytkowników. Artykuły na tematy takie jak "Jak utworzyć projekt", "Jak dodawać zadania" i "Jak przypisywać zadania członkom zespołu" można znaleźć w bazie wiedzy. Wszyscy użytkownicy mają dostęp do tej dokumentacji, dzięki czemu mogą ją studiować w wolnym czasie, przyzwyczajając się do platformy.

3. HubSpot

HubSpot, twórca oprogramowania do marketingu przychodzącego, posiada własną bazę wiedzy, którą wykorzystuje do pomocy swoim klientom. Pozwoliło to HubSpot na skrócenie czasu potrzebnego na obsługę klientów i zwiększenie ich zadowolenia. Artykuły na temat korzystania z zarządzania relacjami z klientami i platform marketingu poczty elektronicznej HubSpot można na przykład znaleźć w bazie danych. Wszyscy klienci mają dostęp do tej bazy wiedzy, dzięki czemu mogą rozwiązywać własne problemy bez konieczności kontaktowania się z personelem pomocy technicznej HubSpot.

4. Zendesk

Zendesk, dostawca oprogramowania do obsługi klienta, wykorzystuje bazę wiedzy, aby ułatwić swoim klientom samodzielne rozwiązywanie problemów. Dzięki temu Zendesk był w stanie zmniejszyć liczbę zgłoszeń, które klienci przesyłają w celu uzyskania pomocy i zwiększyć swoje oceny. Artykuły o tym, jak korzystać z oprogramowania help desk Zendesk, to tylko jeden z przykładów treści, które można znaleźć na wiki. Wszyscy klienci mają dostęp do tej bazy wiedzy, dzięki czemu mogą rozwiązywać własne problemy bez konieczności kontaktowania się z personelem pomocy technicznej Zendesk.

Podejmowanie właściwej decyzji z Docsie

W zależności od specyficznych potrzeb i głównych celów firmy, można wybrać między gotowym do użycia oprogramowaniem a niestandardowym oprogramowaniem bazy wiedzy. Oto jak Docsie może zrewolucjonizować proces tworzenia bazy wiedzy. Błyskotliwość przyjazna dla budżetu: Docsie oferuje opłacalne rozwiązania, które są dostosowane do Twojego budżetu. Bez ukrytych wydatków i niespodzianek.

• Bezproblemowe skalowanie:** Wraz z rozwojem firmy, Docsie bez wysiłku skaluje się, aby zaspokoić rosnące potrzeby w zakresie bazy wiedzy.

• Specjalistyczne rozwiązania:** Docsie rozumie, że Twoja organizacja może wymagać unikalnego rozwiązania, którego nie może zapewnić gotowe oprogramowanie.

• Dostosowane doświadczenia użytkownika:** Stwórz bazę wiedzy, która zaoferuje Twoim docelowym odbiorcom jedyne w swoim rodzaju doświadczenie.

• Zarządzanie i ochrona danych:** Dzięki Docsie zyskujesz szybkie, bezpieczne i kompleksowe funkcje zarządzania i ochrony danych.

• Szybkie wdrożenie:** Docsie oferuje szybkie wdrożenie, dzięki czemu można rozpocząć pracę bez opóźnień.

Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, ale dzięki Docsie masz partnera, który dostosowuje tworzenie bazy wiedzy do Twojej konkretnej sytuacji i celów. Wypróbuj Docsie już teraz!

Kluczowe wnioski:

• Twoja firma może uzyskać do 20% więcej wyników, jeśli zastosujesz skuteczne strategie zarządzania bazą wiedzy.

• Personalizacja jest kluczowa. Informacje niedostępne w ogólnych programach można znaleźć w niestandardowych bazach wiedzy.

• Dzięki dobrze utrzymanej bazie wiedzy, firmy powinny spodziewać się 50% redukcji liczby wysyłanych zgłoszeń do pomocy technicznej.

• Korzystając z niestandardowej bazy wiedzy w miarę rozwoju firmy, można zaoszczędzić prawie 20 000 USD rocznie.

• Tworząc własne bazy danych, można zagwarantować bezpieczeństwo i poufność informacji.

• Użytkownicy są bardziej zadowoleni, gdy otrzymują aktualne i istotne informacje.

• Użytkownicy powinni mieć spójne doświadczenie na wszystkich platformach, co obejmuje dostęp zarówno do standardowych, jak i niestandardowych baz wiedzy.

• Lepsze decyzje biznesowe i ukierunkowane reklamy mogą wynikać z gromadzenia i analizy danych.

• Ochrona wrażliwych danych wymaga stosowania wysoce bezpiecznych, dostosowanych do potrzeb rozwiązań.

Przemyślenia końcowe

Ostatecznie istnieje wiele zalet korzystania z niestandardowych baz wiedzy, ale wymaga to rygorystycznych badań. Konkretne wymagania i cele Twojej firmy powinny wpłynąć na decyzję o dostosowaniu usługi. Pamiętaj, że Docsie, Twój kompleksowy sklep, jest zawsze gotowy do pomocy.

Docsie to kompleksowe rozwiązanie do zarządzania dokumentami, edycji, udostępniania i współpracy. Możesz zaoszczędzić czas i wysiłek, korzystając z szablonów dokumentów, historii wersji i zarządzania zadaniami, które zapewnia Docsie. Możesz zakończyć swoje poszukiwania teraz, ponieważ Docsie jest najbardziej efektywnym i przyjaznym dla użytkownika rozwiązaniem dla wszystkich wymagań dotyczących dokumentów.

Czy jesteś podekscytowany możliwością korzystania z Docsie do tworzenia niestandardowych baz wiedzy? Dołącz teraz ](https://www.docsie.io/), aby rozpocząć eksperckie zarządzanie wiedzą!

Często zadawane pytania

**1. Co to jest niestandardowa baza wiedzy?

Niestandardowa baza wiedzy to baza danych, która została dostosowana do specyficznych wymagań Twojej firmy. Ponieważ zapewnia indywidualną uwagę, jest w stanie zapewnić rozwiązania, które zwiększają produktywność i zadowolenie użytkowników. Aby ją stworzyć, wystarczy użyć Docsie.

**2. Jakie są zalety niestandardowej bazy wiedzy?

Skalowalność, zarządzanie danymi, lepsze doświadczenie użytkownika i dogłębna analiza to tylko niektóre z zalet dostosowanych baz wiedzy. Docsie zapewnia rozwiązania, które są zarówno przystępne cenowo, jak i skalowalne.

**3. W jaki sposób Docsie pomaga w rozwoju bazy wiedzy?

Dzięki przystępnym cenowo rozwiązaniom Docsie, skalowalności, niestandardowym wyborom, spersonalizowanym doświadczeniom użytkowników i solidnemu zarządzaniu danymi, Twoja organizacja może się rozwijać.

**4. Czy mogę zaufać niestandardowej bazie wiedzy, która spełni potrzeby mojej firmy?

Decyzja powinna być oparta na własnych wymaganiach i celach. Docsie może być idealnym partnerem w budowaniu niestandardowej bazy wiedzy, jeśli cenisz sobie personalizację, skalowalność i zarządzanie danymi.

**5. Jak stworzyć własną bazę wiedzy?

Użyj platformy takiej jak Docsie, która zapewnia proste funkcje zarządzania dokumentami, edycji i współpracy, aby zbudować bazę wiedzy. Zacznij od uporządkowania i oznaczenia informacji w celu łatwej nawigacji. Docsie usprawnia tę procedurę.

**6. Co powinna zawierać baza wiedzy?

Wszelka dokumentacja dotycząca produktów, usług lub procedur powinna być zawarta w bazie wiedzy. Informacje takie jak najczęściej zadawane pytania, samouczki i wskazówki dotyczące rozwiązywania problemów powinny zostać uwzględnione.