Większość firm posiada informacje, dokumentację i projekty, nad którymi stale pracują ze swoimi zespołami, które muszą być bezpieczne, podczas gdy ich zespoły współpracują nad swoimi pomysłami. Ponadto informacje o klientach i inne wrażliwe dane muszą być bezpieczne, dlatego utrzymanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa ma kluczowe znaczenie dla każdej firmy. Zagrożenia dla bezpieczeństwa dokumentów mogą obejmować:
- Naruszenie bezpieczeństwa.
- Dane, które nie są uporządkowane
- Niezabezpieczona dokumentacja
- Dostęp do danych, który nie jest autoryzowany
Wszystko to oznacza, że możesz narażać na niebezpieczeństwo informacje o klientach, bazy danych klientów, informacje finansowe, a nawet projekty, nad którymi pracujesz Ty i Twoje zespoły.
Często zdarza się, że firmy pracują nad dokumentacją swoich nowych produktów i muszą zabezpieczyć te informacje dla innych członków firmy lub podwykonawców, z którymi współpracują, aby ukończyć pewne aspekty produktu, który nie został jeszcze udostępniony publicznie. Niektóre z tych produktów mają oczekujące patenty, a potrzeba ich zabezpieczenia stanowi różnicę między naruszeniem a przyszłym wydaniem produktu.
Współpraca i zaufanie w organizacji są ważniejsze niż kiedykolwiek wcześniej. Staje się to wymogiem komercyjnym, ponieważ coraz więcej klientów oczekuje, że ich dostawcy będą bezpieczni. Chociaż bezpieczeństwo dokumentów może wydawać się onieśmielające, istnieją proste działania, które można podjąć, aby zagwarantować, że nic nie pójdzie nie tak.
Wewnętrzne zagrożenia bezpieczeństwa dokumentów są najbardziej rozpowszechnione:
1. Uniemożliwienie pracownikom padnięcia ofiarą oszustw phishingowych.
Najpoważniejszym zagrożeniem wewnętrznym są wiadomości phishingowe. Wiadomość phishingowa to wiadomość e-mail zaprojektowana przez hakera, który sprawia, że wiadomość wygląda, jakby pochodziła od legalnej firmy powiązanej z firmą pracownika i często zawiera link, który ofiara naciska. W większości przypadków po naciśnięciu linku haker uzyskuje zdalny dostęp do komputera pracownika, a tym samym może go spenetrować w celu uzyskania prywatnych informacji o firmie i przyszłych projektach, nad którymi firma pracuje, starając się zachować prywatność do przyszłych dat wydania.
W niedawnym badaniu przeprowadzonym przez North American naukowcy odkryli, że:
-
67% klikających (13,4% ogółu użytkowników) przesłało swoje dane logowania, co również znacznie wzrosło w porównaniu z 2019 r., kiedy to tylko 2% przesłało swoje dane uwierzytelniające *.
-
Sektor publiczny i transportowy zmagały się z największymi trudnościami, odnotowując współczynnik klikalności na poziomie 28,4%.
-
Sektory edukacji oraz finansów i ubezpieczeń radziły sobie znacznie lepiej niż inne, ze wskaźnikami klikalności wynoszącymi odpowiednio 11,3% i 14,2%.
-
Użytkownicy w Ameryce Północnej najbardziej zmagali się z symulacją phishingu, odnotowując 25,5% wskaźnik kliknięć i 18% ogólny wskaźnik przesyłania danych uwierzytelniających. Oznacza to, że nieco ponad 7 na 10 klikających dobrowolnie ujawniło swoje dane logowania.
-
Użytkownicy w Europie wykazywali niższe wskaźniki kliknięć i przesyłania danych, wynoszące odpowiednio 17% i 11%".
Jest to strategia, którą niektóre podstępne firmy konkurencyjne wykorzystują do kradzieży pomysłów na produkty sprzed nosa firm. Wiadomości phishingowe stanowią obecnie około 90%-95% wszystkich udanych ataków na całym świecie. Hakerzy podszywają się pod godne zaufania podmioty, takie jak dostawcy, współpracownicy, a nawet klienci, i proszą o poufne dane. Jeśli jednak wiesz, jak je wykryć, powinieneś być bezpieczny! Upewnij się, że sprawdzasz adres e-mail nadawcy, a nie tylko jego imię i nazwisko. Nieprawidłowe lub znacznie zmodyfikowane logo, a także błędy ortograficzne i dziwne wiadomości e-mail powiązane z dziwnie napisanymi stronami internetowymi to kolejne sygnały ostrzegawcze. Zweryfikuj wiadomość e-mail z personelem IT, jeśli nie masz pewności, aby uniknąć narażenia na szwank ważnych danych.
Wiadomości phishingowych można również uniknąć, jeśli firma współpracuje przy pisaniu dokumentacji produktu, która jest chroniona hasłem i zabezpieczona przez platformę taką jak Docsie. Umożliwia ona naszym klientom tworzenie dokumentacji produktu w formacie współpracy przy jednoczesnym zachowaniu środków bezpieczeństwa, a także dodaje funkcję udostępniania dokumentacji online, która jest chroniona hasłem. Jest to znacznie bezpieczniejsze niż wysyłanie takich informacji pocztą elektroniczną, ponieważ e-maile mogą zostać naruszone.
2. Zarządzanie dokumentacją
Gdy uprawnienia dostępu do dokumentów są udzielane w zależności od potrzeb, bezpieczeństwo dokumentów produktowych jest na najwyższym poziomie. Chronione hasłem nowe projekty lub nowe projekty w ramach dokumentów produktowych z ograniczonym dostępem są doskonałym podejściem do utrzymania bezpiecznego środowiska dokumentów. Rozwiązania do elektronicznego zarządzania dokumentami, takie jak Docsie, mają ogromny potencjał. Docsie śledzi dokumenty i rejestruje wszelkie zmiany lub inne działania wykonane na dokumencie, a także czas i datę, które są cyfrowo stemplowane. Ścieżki te muszą być stale monitorowane pod kątem nietypowych zachowań, które mogłyby zagrozić wymogom bezpieczeństwa dokumentów produktu.
Wiąże się to również z problemem rzeczywistych dokumentów pozostawionych w biurze do wglądu dla każdego. Bardzo ważne jest, aby tak się nie działo. Upewnij się, że Twoi współpracownicy prawidłowo usuwają ważne dokumenty (zamiast po prostu je wyrzucać) lub starannie je przechowują, jeśli muszą je zachować. Dlatego też przechowywanie kopii w formie cyfrowej online na platformie takiej jak Docsie jest naprawdę dobrą alternatywą niż posiadanie poufnych dokumentów leżących w biurze, na które mogą natknąć się hakerzy socjotechniczni.
3. Miej oko na współdzielone urządzenia
Innym źródłem zagrożeń dla bezpieczeństwa dokumentacji są współdzielone urządzenia, takie jak drukarki i skanery. Aby zmniejszyć ryzyko, tylko autoryzowani użytkownicy powinni mieć dostęp do aplikacji i zasobów sieciowych tych systemów. Wykorzystaj obecną architekturę zabezpieczeń do ochrony drukarek za pomocą hasła lub uwierzytelniania opartego na karcie inteligentnej, zmniejszając potrzebę stosowania dodatkowych haseł. Oprogramowanie do zarządzania drukowaniem może być używane do przechowywania dokumentów w kolejce drukowania i śledzenia wszystkich działań związanych z dokumentami.
Dostęp do fizycznych portów (USB, pendrive) jest również powszechnie ograniczony, aby zapobiec kradzieży prywatnych dokumentów lub zainfekowaniu sieci firmowej.
Zagrożenia dla bezpieczeństwa dokumentów produktów oczekujących na opatentowanie pochodzące z zewnątrz również mogą być ograniczone.
Pomimo stosowania środków bezpieczeństwa, dokumenty mogą zostać zhakowane. Aby zapobiec naruszeniom bezpieczeństwa, zalecamy przestrzeganie poniższych najlepszych praktyk.
Chroń swoje dane.
Niestosowanie przez firmę odpowiedniego mechanizmu szyfrowania może być katastrofalne w skutkach. Powinno być oczywiste, że oprogramowanie antywirusowe i spyware w firmie jest aktualne.
Ponadto ograniczenie dostępu do Internetu w całym przedsiębiorstwie minimalizuje ryzyko, że pracownicy padną ofiarą zewnętrznych witryn phishingowych lub pobiorą złośliwe oprogramowanie, które może rozprzestrzeniać się w całej korporacji. Gdy publiczne Wi-Fi jest jedyną opcją, dobrym pomysłem jest również wykorzystanie biznesowej sieci VPN i stworzenie innych środków bezpieczeństwa w sieci Wi-Fi.
Modyfikacja formatu dokumentu
Według raportu z 2021 roku Thales Data Threat Report, przeprowadzonego przez 451 badaczy. Przeprowadzili oni ankietę wśród 2600 dyrektorów z różnych branż i stwierdzili, że 45% amerykańskich firm cierpi z powodu naruszenia danych w pewnym momencie ich cyklu życia biznesowego. W 2019 r. naruszenie danych stanowiło 65%. I chociaż od 2019 r. do tego roku liczba naruszeń uległa zmniejszeniu, nadal stanowią one ogromny problem dla wielu firm.
Wysyłanie dokumentów w formacie PDF eliminuje opóźnienia związane z formatem dokumentu i przekształca pliki cyfrowe w pliki chronione hasłem z silnym szyfrowaniem i ograniczeniami uprawnień do edycji. Nie jest to jednak praktyczne, jeśli dokumentacja jest dokumentacją produktu, która wymaga ciągłych zmian. PDF posiada środki bezpieczeństwa, ale korzystanie z platformy takiej jak Docsie, która pozwala kierować określonymi członkami firmy do manipulowania i zmieniania dokumentacji za pośrednictwem chmury w bezpieczny sposób, jest znacznie bardziej produktywne. Dzięki Docsie możesz ustawić określone osoby jako "administratorów", "edytorów" lub po prostu "przeglądających" określoną dokumentację. Zmniejszy to poziom naruszenia, ponieważ tylko określone osoby będą miały dostęp do dokumentacji i będą mogły nią manipulować. Docsie pozwala również na zabezpieczenie opublikowanej dokumentacji hasłem, dzięki czemu określone osoby posiadające hasło mogą przeglądać dokumentację. Środki te oznaczają, że podręczniki użytkownika, polityki lub przewodniki po produktach nie mogą być zmieniane przez nikogo innego niż twórca lub redaktor dokumentu, co zmniejsza ryzyko fałszerstwa. W przypadku korzystania z formatów Word/PowerPoint hakerzy nie są w stanie uzyskać informacji o twórcy dokumentu.
Starannie dobieraj hasła.
Jak podano w artykule napisanym przez Identity Force](https://www.identityforce.com/blog/2020-data-breaches), 10 grudnia 2020 r. Spotify zresetował swoje hasła po znalezieniu luki w oprogramowaniu, która ujawniła informacje o koncie użytkowników. Spotify twierdzi, że "mogły zawierać adres e-mail, preferowaną nazwę wyświetlaną, hasło, płeć i datę urodzenia tylko dla niektórych partnerów biznesowych Spotify.".
To pokazuje, że nawet najlepsze firmy SaaS mają słabe punkty związane z penetracją haseł. Dlatego zawsze ważne jest, aby nigdy nie zapominać o utrzymywaniu wysokiej jakości haseł! Aby zapobiec zmianie haseł co trzy miesiące, nasi administratorzy systemu w Docsie zalecają posiadanie silnej polityki haseł wraz z MFA (Multi-Factor Authentication). Dobrym pomysłem jest również przypomnienie współpracownikom kilku podstawowych zasad dotyczących haseł:
Hasła nigdy nie powinny być zapisywane na karteczkach samoprzylepnych, a następnie "chowane" pod klawiaturą.
Oto kilka kluczowych uwag dotyczących tworzenia dobrego hasła:.
-
Nie używaj tego samego hasła do kilku kont i platform.
-
Im więcej masz czasu, tym lepiej! Sprawdź siłę swojego hasła w dokumencie HowSecureismyPassword.net. -security-use-strong-password
-
Bardzo ważne jest, aby upewnić się, że nowi pracownicy przechodzą interesującą i pouczającą sesję szkolenia wewnętrznego, która obejmuje zarówno zagrożenia wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Pracodawcy często rozwiązują tę kwestię za pomocą prostego programu e-learningowego lub arkusza roboczego, ale nie zawsze jest to wystarczające, aby zapewnić, że pracownicy są świadomi zagrożenia.
Docsie pomaga we wszystkich aspektach bezpieczeństwa przy opracowywaniu dokumentacji produktu, współpracy i publikowaniu z możliwością ochrony dokumentacji hasłem.
Oto krótki film o tym, jak Docsie pomaga w bezpieczeństwie, a także w tworzeniu dokumentacji produktu chronionej hasłem:
Zacznijmy od tego, w jaki sposób wewnętrzna platforma Docsie pomaga nam zachować bezpieczeństwo nad sposobem pisania dokumentów. Jak wspomniałem powyżej, istnieje wiele przypadków, w których dokumenty związane z nowymi produktami muszą być pisane i bezpiecznie chronione. Produkty te mogą nie być jeszcze opatentowane, ale proces tworzenia dokumentacji produktu jest nadal w toku. Jednym ze sposobów, w jaki Docsie pomaga w zapewnieniu bezpieczeństwa w tej kwestii, jest upewnienie się, że cała dokumentacja jest pisana, wysyłana i zarządzana tylko przez określone osoby z określonymi obowiązkami.
Docsie pozwala właścicielowi obszaru roboczego skonfigurować "Adminów" (którzy mogą tworzyć nowe książki i półki) "Przeglądających" (którzy mogą tylko przeglądać obszar roboczy, a nie edytować lub pisać w projektach) "Redaktorów", którzy mogą tylko edytować książki i "Właścicieli", którzy mają wszystkie uprawnienia do przenoszenia wszystkich możliwości Docsie i ustawiania członków na różnych stanowiskach w projekcie Docsie.
Jest to bardzo przydatne, ponieważ pokazuje, kto pracuje nad danym projektem i co z nim robi, a także ogranicza osoby, które nie powinny brać udziału w niektórych aspektach projektu.
Możliwość ta jest dostępna w Docsie w bardzo prosty sposób. W prawym górnym rogu, gdzie widzisz trzy kropki, kliknij na swoją nazwę użytkownika:
Po przejściu do pulpitu nawigacyjnego Profil i ustawienia kliknij Użytkownicy, co spowoduje otwarcie pulpitu nawigacyjnego Zarządzanie użytkownikami obszaru roboczego:
Teraz na tym pulpicie można zapraszać nowych użytkowników, zmieniać ich "Role" na "Podgląd, Edytor, Administrator" i usuwać użytkowników, którzy nie pracują już nad danym projektem.
Teraz dodajemy kolejny poziom bezpieczeństwa. Wszyscy użytkownicy Docsie, którzy pracują nad danym projektem, będą śledzeni za pomocą naszego znacznika czasu. Jest to bardzo przydatne do śledzenia, kto edytował dokumentację, jakie poprawki wprowadził i jakie zmiany wprowadził. Dzięki temu wiemy, kto i kiedy wchodził w interakcje z określonym projektem dokumentacji produktu. Każda forma śledzenia jest bardzo przydatna ze względów bezpieczeństwa, ponieważ udostępnia informacje o tym, kto i kiedy miał dostęp do określonej dokumentacji.
Jest to również łatwo dostępne. Po otwarciu książki kliknij okrągły zegar w prawym górnym rogu:
Spowoduje to wyświetlenie listy rozwijanej po prawej stronie zawierającej informacje o tym, kto i kiedy pracował nad określoną dokumentacją:
Ochrona dokumentacji hasłem za pomocą Docsie:
Docsie pozwala nam również chronić dokumenty hasłem.
Można to zrobić na dwa sposoby. Klikając w trzy kropki obok półki lub książek.
Spowoduje to otwarcie karty ustawień, w której należy kliknąć właściwości, aby uzyskać dostęp do panelu tworzenia hasła.
Uwaga: kliknięcie trzech kropek obok półki spowoduje zabezpieczenie hasłem wszystkich książek na półce. Jeśli jednak klikniesz trzy kropki, a następnie właściwości w książce, hasło będzie chronić tylko książkę, dla której kliknąłeś właściwości!
Po kliknięciu właściwości otworzy się ten pulpit nawigacyjny, a następnie kliknij "Więcej opcji":
Po kliknięciu więcej opcji otworzy się cały panel haseł. Teraz możesz wpisać hasło do książki lub półki i włączyć ochronę hasłem. Gotowe! Twoje książki i półki będą całkowicie chronione hasłem i tylko osoby posiadające hasło będą mogły uzyskać do nich dostęp.
Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź nas pod adresem help.docsie.io lub wyślij nam wiadomość e-mail na adres hello@docsie.io.