Utworzenie wewnętrznej wiki jest niezbędne dla wielu aspektów organizacji. W tym artykule omówimy, w jaki sposób tworzone są wiki, ich zastosowania i dlaczego są one ważne dla organizacji.
Czym jest wewnętrzna wiki i dlaczego jest potrzebna w firmie?
Wewnętrzna wiki firmy to dedykowana lokalizacja, w której zespoły mogą przechowywać, lokalizować i wymieniać między sobą istotne informacje. Potraktuj ją jako pamięć długoterminową swojej organizacji lub wewnętrzne repozytorium wiedzy. Firmy wykorzystują wiki do rejestrowania istotnych informacji dotyczących działalności firmy, takich jak zasady korporacyjne, procedury, procesy, notatki techniczne (notatki dotyczące wersji i inne opisy historii), plany projektów oraz dokumentacja szkoleniowa i wdrożeniowa.
Korporacyjna wiki eliminuje zbędne zapytania i umożliwia pracownikom niezależne działanie. Ponadto zabezpiecza firmę przed utratą pracowników - wiki zapisuje informacje, które w przeciwnym razie mogłyby zostać utracone.
Ponadto wiki ma korzystny wpływ na kulturę organizacyjną. Pracownicy są zmuszeni do doskonalenia swoich umiejętności pisania - aby przekazywać swoje uwagi w prosty i zwięzły sposób. Pisząc jaśniej, można myśleć jaśniej, co poprawia pracę zespołową i produktywność.
Jakie są kluczowe cechy platformy do tworzenia wiki, na które należy zwrócić uwagę przy jej wyborze, aby zaspokoić wewnętrzne potrzeby firmy w tym zakresie?
Twoja firma dostosuje swoje doświadczenie wiki do konkretnych wymagań. Jednak poniższe elementy mają kluczowe znaczenie dla korzystania z wiki. Wybierając wewnętrzną wiki dla swojej organizacji, upewnij się, że zapewnia ona te cechy.
Twoja wiki powinna płynnie integrować się z technologiami, z których obecnie korzysta Twój zespół.
Twój zespół już komunikuje się i udostępnia informacje za pomocą platform takich jak Github Gist, Air table, a także edytorów dokumentów, takich jak Arkusze Google. W konsekwencji, twoja zbiorowa wiedza jest rozproszona w niewielkiej liczbie aplikacji. Twoi pracownicy muszą nieustannie zmieniać narzędzia, aby mieć dostęp do krytycznych informacji korporacyjnych.
Chociaż wewnętrzna wiki może pomóc, faktem jest, że część istotnej wiedzy zespołu będzie nadal znajdować się w ograniczeniach technologii innych niż wiki. Właśnie dlatego posiadanie twórcy wiki, który może zintegrować się z technologiami firmy, jest niezbędne przy wyborze odpowiedniej wiki dla organizacji.
Narzędzie wyszukiwania powinno być solidne i skuteczne.
Solidne narzędzie wyszukiwania (którego używamy w Docsie) umożliwia użytkownikom szybkie znajdowanie materiałów bez konieczności przeglądania folderów lub tematów.
Przynajmniej funkcja wyszukiwania wiki powinna być tak szybka i prosta jak Google.
Wyszukiwarka Docsie pozwala naszym użytkownikom na szybkie i efektywne znajdowanie treści i wiedzy. Po wpisaniu słowa, którego szukają, pojawią się wszystkie artykuły i ich lokalizacje:
Rozważmy funkcję wyszukiwania w Docsie. Docsie umożliwia zespołom centralne przechowywanie, organizowanie i rozpowszechnianie ważnych informacji. Polegają one na naszej platformie, aby pomóc im w szybkim zlokalizowaniu tego, czego szukają. Właśnie dlatego, gdy klikniesz pole wyszukiwania w Docsie, wyświetlimy ostatnio czytane posty - ponieważ artykuł, którego szukasz, jest z pewnością tym, który właśnie odwiedziłeś.
Dodatkowo zapewniamy wyszukiwanie fasetowe, które pomaga zawęzić wyszukiwanie. Na przykład, w ten sposób można znaleźć odniesienia do słowa "Javascript" w dokumentacji i różnych artykułach:
Szybka i wydajna funkcja wyszukiwania to nie tylko sposób na skrócenie czasu spędzonego na poszukiwaniu informacji. Dodatkowo, zapewnia ona świetne doświadczenie użytkownika dla twojego zespołu, zwiększając prawdopodobieństwo wykorzystania i dodając doskonałą funkcjonalność do wiki Docsie.
Możliwość współpracy
Wewnętrzne wiki eliminują silosy wiedzy, które naturalnie istnieją w każdej organizacji z wieloma zespołami. Zespoły powinny jednak zachować swoje własne dedykowane miejsce na wiki.
Zespoły robią to za pomocą książek na półkach z Docsie (inne foldery typu wiki). Zespoły inżynieryjne, na przykład, mają swój własny dedykowany temat, podobnie jak Marketing. Dodatkowo, każdy zespół może rozwijać zagnieżdżone podtematy. Na przykład każdy z zespołów ds. marki i rozwoju może mieć własny dedykowany podtemat w temacie Marketing.
Niezależnie od nazwy tych wyspecjalizowanych miejsc, powinny one ułatwiać dotarcie z odpowiednimi informacjami do właściwych osób we właściwym czasie.
Docsie pozwala na płynną współpracę z zespołem. Oto film, który demonstruje kilka funkcji współpracy w Docsie.
Ponadto Docsie pozwala na ustawienie różnych ról na platformie, co jest ważne, aby określić, kto może robić co i w jakim zakresie.
Oto przykład tego, jak ustawiliśmy role naszych użytkowników w Docsie:
Współpraca jest niezwykle ważna, zwłaszcza w dzisiejszych czasach, gdy większość zespołów pracuje zdalnie. Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak Docse może pomóc we współpracy kliknij tutaj.
Metoda utrzymywania aktualnych i poprawnych materiałów
Niektóre wiki sprawiają, że ustalenie, czy materiał jest aktualny i poprawny, stanowi wyzwanie. Poszukaj wiki, która w widoczny sposób wyświetla krytyczne informacje, takie jak data i autor postu
Kto ostatnio modyfikował zawartość wiki?
Jeśli chcesz wiedzieć, kto ostatnio modyfikował twoją dokumentację, posiadanie platformy, która pokazuje znaczniki czasu jest kluczowe! Docsie pozwala wszystkim naszym użytkownikom zobaczyć, co zostało zrobione w różnych książkach, co pomaga im zrozumieć, jakie prace należy jeszcze wykonać.
Jakie są kluczowe potrzeby dobrze zorganizowanej wewnętrznej platformy wiki?
Efektywna organizacja
Aby przechowywać i organizować materiały, edytory dokumentów korzystają z konwencjonalnego folderu, a także mogą mieć artykuły i podartykuły, nagłówki i różne konfiguracje układu, które mogą pomóc w bardziej efektywnym zarządzaniu układem wewnętrznej wiki. Jednak w większości przypadków znalezienie tych plików i ustalenie, który plik należy do którego działu, może być uciążliwe bez odpowiedniej organizacji dokumentacji. Utrudnia to współpracownikom lokalizowanie i przechowywanie informacji.
Posiadanie możliwości wyszukiwania na platformie pozwala różnym zespołom i pracownikom działów szybko i skutecznie znaleźć odpowiednią dokumentację. Ponadto podział informacji na książki i półki tworzy bardziej zorganizowaną sytuację dla wewnętrznej dokumentacji organizacji.
Oto przykład przestrzeni roboczej Docsies. Jak widać, zorganizowaliśmy już naszą dokumentację w ramach książek i półek. Książki to artykuły, a półki to zbiór różnych artykułów w ramach specjalnie dostosowanego portalu wiedzy.
Utrzymanie spójnego i czytelnego formatu
Dokumentacja powinna być prosta i nieskomplikowana. Wraz z dodatkowymi opcjami formatowania dostępnymi dla zespołu, dokumentacja staje się bardziej uciążliwa. Kiedy każdy może dowolnie kształtować swoje posty, rezultatem jest nierówne i kłopotliwe doświadczenie wiki. Jeśli masz prosty do odczytania format, który jest łatwy do naśladowania, nie tylko będzie to łatwe do opracowania i utrzymania, ale będzie to szybszy i bardziej efektywny proces tworzenia dokumentacji w ramach prostej struktury, która jest taka sama dla wszystkich.
Oto przykład podręcznika użytkownika opracowanego przez Docsie. Jest to nasz portal pomocy i pomoże ci zrozumieć, jak wygląda użyteczny i dynamiczny format.
-
Główny obszar pisania: Dobrym pomysłem jest posiadanie obrazów i diagramów, a także opisów, które najlepiej wyjaśniają dokumentację. Jest w ładnej lokalizacji i ma dobry rozmiar z nagłówkami i tytułami, dobrze rozmieszczonymi.
-
W pełni funkcjonalna nawigacja wyszukiwania: Jest to niezwykle ważne, aby przyspieszyć proces, w którym czytelnicy znajdują odpowiednie informacje
-
Linki: Linki są kluczem do kierowania czytelników na inne strony, które są dla nich niezbędne do przejrzenia.
-
Spis treści: Pozwala czytelnikom na wskazanie konkretnych artykułów w portalu wiedzy i wewnętrznej dokumentacji.
-
Wybór języka i wersji: Możliwość zmiany języka przez czytelników jest kluczowa dla firm, które mają wielu pracowników pracujących za granicą, w różnych krajach.
Wyszukiwanie to nie tylko przelotny pomysł
Kiedy masz ograniczoną ilość napisanej dokumentacji i niewielką liczbę pracowników, szybkie znalezienie odpowiednich informacji może nie być problematyczne. Jednak w miarę powiększania się zespołu i zwiększania liczby osób wnoszących wkład w wewnętrzną bazę wiedzy, zaczniesz zdawać sobie sprawę z ograniczeń edytorów dokumentów.
Większość wewnętrznej dokumentacji nie jest przeznaczona dla rozwijającej się wewnętrznej wiki z wieloma pracownikami. Posiadanie dynamicznej wyszukiwarki wraz z dobrze zorganizowaną wiki jest niezbędne do utrzymania płynnego przepływu pracy w celu znalezienia przydatnych informacji, zasad, instrukcji obsługi i samouczków, których pracownicy potrzebują podczas przeszukiwania dokumentacji.
Samodzielny hosting czy wiki w chmurze - które rozwiązanie jest lepsze dla Twojej organizacji?
Porozmawiajmy teraz o tym, jak publikować dokumentację, czy lepiej jest mieć własną, czy opartą na chmurze wiki?
Zacznijmy od przyjrzenia się zaletom i wadom każdej z alternatyw.
Wiki, która jest hostowana samodzielnie.
Jeśli masz pieniądze i zasoby, możesz hostować swoją korporacyjną wiki w intranecie, na serwerze lub u dostawcy usług hostingowych. Wśród zalet samodzielnie hostowanej wiki są następujące:
-
Jesteś jedynym właścicielem swoich danych.
-
Możesz zaprojektować doświadczenie wiki, które jest dostosowane do twoich indywidualnych wymagań i specyfikacji.
Samodzielnie hostowana wiki wymaga jednak znacznych zasobów technicznych. Zazwyczaj najlepiej nadaje się dla zespołów o bardzo wyspecjalizowanych wymaganiach.
Wiki hostowana w chmurze.
Docsie, na przykład, umożliwia utworzenie wewnętrznej wiki bez poświęcania znacznych zasobów technicznych. W ciągu jednego dnia roboczego można rozpocząć pracę.
Będzie ona łatwa w zarządzaniu i obsłudze. Ponadto można ją łatwo osadzić na stronie internetowej firmy za pomocą jednej linii kodu, co sprawi, że będzie płynnie łączyć się z wyglądem i stylem marki firmy, zapewniając ogólny komfort użytkowania. W dłuższej perspektywie korzystanie z Docsie, aby pomóc w hostowaniu dokumentacji za pośrednictwem naszego portalu lub osadzonych stron Docsie na stronie internetowej firmy, pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze w dłuższej perspektywie oraz doprowadzi do bardziej wystarczającego przepływu dokumentacji.
Tworzenie podstaw dla architektury informacji
Wygląd struktury informacji będzie w dużej mierze zależał od wybranego rozwiązania wiki.
W Docsie materiały są zorganizowane na trzy sposoby: półki (które działają podobnie do folderów) i książki (które zawierają samą treść). Tak więc, jeśli twój zespół korzysta z Docsie, twoja architektura informacji odnosi się do sposobu organizacji tematów.
Jak zorganizować wewnętrzną wiki zespołu:
Skoncentruj się na przejrzystości. Każdy w zespole, nie tylko ci, którzy ją stworzyli, powinien być w stanie po prostu eksplorować wiki. Wykorzystaj wiele par oczu, aby upewnić się, że struktura wiki ma sens i że wszyscy rozumieją, skąd czerpać informacje.
Pozwól zespołom na elastyczność. Pozwól każdemu zespołowi na utworzenie tematu lub folderu w sposób, który ma największy sens dla ich przepływu pracy. Struktura, która działa dla jednego zespołu, może nie działać dla innego.
Importowanie i uzupełnianie zawartości
Po ustaleniu architektury można rozpocząć dodawanie materiałów do wewnętrznej wiki. Jeśli posiadasz już dokumentację (na przykład w plikach DocX, Markdown PDF i/lub JSON), powinieneś zaimportować ją do nowej wiki przed jej uruchomieniem. Ułatwiamy importowanie materiałów z wielu narzędzi, a także plików Markdown do Docsie.
Ponadto, przed oficjalnym debiutem wiki należy dodać do niej wszelkie istotne nowe materiały. Kilka elementów, które zespoły często dodają podczas uruchamiania firmowej wiki, to podręcznik pracownika i samouczek dotyczący nawigacji po nowej wiki lub bazie wiedzy.
Konfiguracja integracji
Jak wspomniano wcześniej, Twój zespół prawdopodobnie polega na niewielkiej liczbie technologii do przechowywania krytycznych danych. Zamiast zastępować te narzędzia, odkryliśmy, że integracja ich z bazą wiedzy przynosi więcej korzyści zespołowi.
Zastanów się, które materiały powinny być przechowywane na wiki, a które powinny być z nią powiązane. Niektóre rodzaje materiałów powinny być przechowywane w narzędziu innym niż wiki. Na przykład zespoły inżynierskie korzystające z GitHub mogą używać Docsie do synchronizowania plików markdown i dołączania błędów i pull requestów z GitHub. W ten sposób użytkownicy mogą nadal korzystać z GitHub do swojego przepływu pracy, jednocześnie dodając bez wysiłku do firmowej wiki.
Docsie pozwala naszym użytkownikom na integrację różnych innych rozwiązań SaaS w ramach naszej platformy. Umożliwiamy naszym użytkownikom integrację:
-
**CodePen w Docsie**
-
**Loom w Docsie**
-
**GRID w Docsie**
-
**Miro w Docsie**
-
**Figma w Docsie**
-
**iorad w Docsie**
-
**Jotform w Docsie**
Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy zintegrować inne technologie z Docsie, kliknij tutaj.
Utwórz plan uruchomienia.
Możesz teraz rozpocząć planowanie uruchomienia. Musisz podjąć krytyczną decyzję: czy pierwsze wdrożenie będzie ograniczone do jednego zespołu, czy obejmie całą organizację?
Specyficzne dla zespołu: Jeśli chcesz otworzyć wiki dla pojedynczego zespołu, zespół ten będzie miał możliwość zanurzenia się w produkcie i rozpoczęcia opracowywania własnej architektury informacji. Następnie, w miarę rozwoju wewnętrznej wiki, początkowy personel może zapewnić nieoceniony wgląd i pomoc.
W całej firmie: Jeśli zdecydujesz się wdrożyć wiki w całej organizacji od razu, upewnij się, że wszyscy są świadomi procedury zarządzania autoryzowaną bazą wiedzy. W przeciwnym razie zaleca się rozpoczęcie od jednego zespołu, a następnie rozszerzenie na działy i jeszcze dalej. W przypadku wdrożeń obejmujących całą firmę zalecamy zatrudnienie ambasadorów zespołu. Rozwiną się oni w specjalistów ds. produktów i będą w stanie przewodzić w swoich zespołach.
Końcowe przemyślenia
Wewnętrzna wiki organizacji to coś więcej niż repozytorium polityki urlopowej. Twoja wiki przyczynia się do rozwoju kultury pisania i dzielenia się informacjami.
Wybór wiki ma jednak duże znaczenie. Wybierz wiki, które upraszcza i usprawnia dokumentację. Nikt nie powinien być zmuszany do skakania przez obręcze, aby dobrze zrozumieć wiedzę, którą się dzielisz. Dlatego sugerujemy, że posiadanie dobrze przemyślanej wewnętrznej wiki jest świetnym sposobem na dzielenie się informacjami w strategiczny i metodologiczny sposób, aby pomóc utrzymać silne morale firmy.