Tak długo, jak mamy narzędzia i oprogramowanie, będziemy potrzebować skutecznej komunikacji, aby skutecznie przekazywać innym informacje na temat użytkowania, tworzenia, funkcjonalności i architektury naszych produktów. DLACZEGO? Po prostu dlatego, że umiejętności komunikacji technicznej są niezbędne do przechwytywania informacji i pomagania odbiorcom w lepszym zrozumieniu produktu lub technologii, którą sprzedajemy.
Podczas gdy komunikacja w świecie rzeczywistym odbywa się za pomocą słów lub wyrażeń, komunikacja techniczna odbywa się za pomocą Dokumentacji Technicznej w świecie wirtualnym!
Dokumentacja techniczna produktu jest tworzona wyłącznie w celu pomocy użytkownikowi końcowemu w zrozumieniu działania i architektury produktu lub technologii, z której korzysta. Jest to bardziej szczegółowy opis produktu - instrukcja "jak używać" dla nowych pracowników, użytkowników i każdego, kto musi wiedzieć, jak to działa!
Jakkolwiek prosto by to nie brzmiało, dokumentacja techniczna może być kłopotliwa! Większość dokumentów technicznych składa się z wielu etapów, począwszy od "Jak używać": Jeśli jesteś nowy i masz ograniczone doświadczenie" do "Jak rozwiązywać problemy: W przypadku wystąpienia błędu lub usterki"
Dlatego też, jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, oto kompleksowy przewodnik, który pomoże Ci odpowiedzieć na pytania co, dlaczego i jak w dokumentacji technicznej, jednocześnie upraszczając proces!
Zaczynajmy!
Trafiłeś we właściwe miejsce, jeśli dopiero zaczynasz przygodę z dokumentacją produktu i nigdy nie musiałeś opracowywać specyfikacji dokumentacji produktu.
Chociaż być może opanowałeś już podstawy tworzenia specyfikacji dokumentacji produktu, wprowadzenie jej w życie wymaga myślenia i zaangażowanego podejścia. Oto przewodnik po tym, co musisz wiedzieć i jak opracować elastyczną i właściwą specyfikację dokumentacji produktu.
Zdefiniujemy wymagania dotyczące produktu i omówimy jego cel, a także przedstawimy liczne przykłady standardów produktowych. Dowiesz się, co należy uwzględnić w dokumentacji produktu, jak ją napisać, od ustalenia opisu produktu po modyfikację w oparciu o opinie klientów i ograniczone testy użytkowników, a także jak rozpocząć produkcję produktów lub proces tworzenia oprogramowania.
Jaki jest cel specyfikacji dokumentacji produktu?
Aby opracować specyfikację dokumentacji produktu, musisz najpierw dobrze zrozumieć, czym jest produkt. Specyfikacja dokumentacji produktu to plan opracowywanej dokumentacji produktu, szczegółowo opisujący, jak będzie ona wyglądać dla klientów, a także jej szczególne wymagania i funkcjonalność dokumentacji produktu, takie jak możliwości wyszukiwania, możliwości zmiany języka i wiele innych. Dodatkowo może ona obejmować persony lub konsumentów, dla których produkt jest tworzony, ale dotyczy to głównie produktów przeznaczonych dla określonych grup wiekowych.
Specyfikacja dokumentacji produktu powinna być niezwykle przejrzysta, łatwo dostępna i zawierać wszystkie informacje wymagane przez zespół projektowy i produktowy. Uwzględnij jak najwięcej szczegółów, aby upewnić się, że Twój zespół techniczny rozumie, co należy napisać, a zespół projektowy rozumie układ dokumentacji produktu. Tabela lub wykres pisemnych specyfikacji wskaże, gdzie można znaleźć więcej informacji. Pamiętaj jednak, że jest to tylko arkusz specyfikacji dokumentacji produktu - możesz pozostawić specyfikację szczegółowych aspektów produktu, które mają zostać zapisane w dokumentacji produktu, zespołowi na późniejsze etapy pracy.
Jakie informacje powinna zawierać specyfikacja dokumentacji produktu?
Każda specyfikacja produktu opiera się na wymaganiach technicznych, specyfikacjach technicznych i innych informacjach specyficznych dla produktu. Dokumentacja produktu powinna jednak zawierać co najmniej następujące informacje:
Podsumowanie: Jest to ogólny przegląd produktu. Rozpoczyna się od przeglądu koncepcji produktu, a kończy zwięzłym opisem produktu i jego ogólnymi szczegółami. Dodatkowo wyjaśnia, dlaczego produkt został opracowany i jaki jest jego ogólny cel. Opis produktu opisuje wygląd gotowego produktu i jego funkcje.
Specyfikacja funkcjonalna: Jest to pisemny aspekt, który definiuje wygląd i możliwości produktu. Dodatkowo powinien opisywać, w jaki sposób ludzie będą z niego korzystać. Bardzo ważne jest, aby być jak najbardziej szczegółowym w tych wyjaśnieniach i niczego nie pomijać.
Przypadek użycia: produkt powinien określać przypadek użycia każdej funkcji lub cechy produktu oraz to, w jaki sposób przynosi on korzyści użytkownikowi końcowemu. Można to uznać za materiał bardziej marketingowy. Ale jeśli zwykle ma instrukcję obsługi, która określa również przypadek użycia każdej funkcji, pomoże to zrozumieć, w jaki sposób należy z niej korzystać.
Personas użytkownika: Ta sekcja opisuje grupę docelową, dla której produkt został opracowany. Wyszczególnia docelową grupę demograficzną i problemy, które produkt będzie rozwiązywał. Znajomość docelowych odbiorców produktu gwarantuje, że praca pozostanie skoncentrowana na kliencie. Ponadto, jeśli produkt zawiera pewne zagrożenia, które nie są przeznaczone dla dzieci, warto zaznaczyć to w dokumentacji produktu.
Zdjęcia/wideo: Każda sekcja powinna zawierać niezbędne zdjęcia lub filmy przedstawiające produkty w korelacji z pisemnymi informacjami dotyczącymi sposobu korzystania z produktów. Wzbogaci to dokumentację produktu i jego przypadki użycia.
Jak zaplanować, napisać i dostarczyć skuteczną dokumentację techniczną
Dokumentacja techniczna może być niezwykle skomplikowana i złożona! Dlatego najważniejsze jest, aby upewnić się, że treść pozostaje aktualna, dokładna i interesująca dla odbiorców, postępując zgodnie z tymi prostymi krokami:
Sprecyzuj, co chcesz, aby czytelnik zrobił po zakończeniu:
Dokumentacja techniczna jest całkowicie skoncentrowana na kolejnych działaniach czytelnika. Wyraź swój cel dla każdego kroku i etapu dokumentacji produktu, aby użytkownik zrozumiał, co będzie mógł osiągnąć po przeczytaniu. Jeśli masz jasność co do przewodników użytkownika końcowego dokumentu, napisanie jego części będzie łatwiejsze. A im obszerniejsza dokumentacja, tym łatwiej będzie czytelnikom poruszać się po informacjach. Docsie posiada również wiele narzędzi, które w tym pomogą, na przykład nasza funkcja szukaj nawigacji pozwala użytkownikom na przeszukiwanie dokumentacji i szybkie znajdowanie informacji!
Utwórz przegląd dokumentacji:
Bez ustrukturyzowanego planu może być trudno skonstruować dokumentację produktu, która dobrze przepływa i jest skuteczna w osiąganiu głównego celu kryteriów dokumentacji. W związku z tym zdecydowanie zaleca się rozpoczęcie od szkieletu, na którym dokumentacja może się rozwijać. Wykorzystaj nagłówki, kategorie, podkategorie i motywy, aby odpowiednio uporządkować i pogrupować swoje materiały. Docsie posiada wiele świetnych narzędzi, które pozwalają na szybkie i efektywne tworzenie dokumentacji, a jego celem jest tworzenie dynamicznych dokumentów produktowych.
Mamy możliwości wyszukiwania, dobrze przygotowaną organizację dokumentacji, a także wiele innych zaawansowanych funkcji.
Zdefiniuj grupę docelową:
Kluczowe znaczenie ma zrozumienie odbiorców korzystających z produktów w celu określenia, czy dokumentacja jest skierowana do programistów, pracowników czy użytkowników. Ma to na celu zapewnienie, że konsumenci rozumieją kontekst, cele i możliwości produktu lub technologii, aby pomóc w dostosowaniu się do odbiorców. A także, jeśli odbiorcy pochodzą z określonego kraju poza krajem siedziby głównej, posiadanie przetłumaczonej dokumentacji jest kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę.
Dołącz rysunki i podpisy do treści:
Ilustracje lub schematy dokumentacji technicznej muszą zawierać różne pomiary, które wyjaśniają wymiary lub aspekty produktów. Jeśli demonstrujesz funkcje cyfrowego produktu SaaS, posiadanie fragmentów tych funkcji działa cuda, o ile pokazujesz, co robią i jak działają.
Ponadto obrazy pomagają przełamać monotonię słów i zapewniają zainteresowanie dokumentem. Podpisy mogą pomóc w przedstawieniu schematów produktów i rysunków z jasnymi wskazówkami.
Przeczytaj ponownie, edytuj i napisz ponownie:
Przejrzyj swoją dokumentację techniczną wiele razy, aby upewnić się, że niczego nie przeoczyłeś! Ponadto możesz zlecić edycję swojej pracy współpracownikowi lub przełożonemu, aby sprawdzić, czy niczego nie przeoczyłeś. Mechanizm przeglądu i modyfikacji gwarantuje, że opublikowany materiał jest dokładny.
Docsie ma niesamowite narzędzia, które mogą pomóc w tworzeniu dokumentacji produktu, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Docsie Kliknij tutaj.