Każdy zespół zarządzania produktem i projektem wymaga kluczowych osób do tworzenia i zarządzania różnymi projektami dokumentacji technicznej. Jest to ważne dla różnych aspektów tworzenia i rozwijania produktów i projektów, a także ich wydawania i edukowania klientów i pracowników na temat różnych aspektów produktów, funkcji i ich ról.
Chociaż dokumentacja techniczna może wydawać się trudna, wcale nie musi taka być. W tym artykule nauczymy Cię wszystkiego, co musisz wiedzieć na ten temat, abyś mógł zacząć tworzyć i utrzymywać niesamowitą dokumentację techniczną dla swoich produktów i projektów.
Czym jest pisanie techniczne?
Dokumentacja techniczna istnieje w różnych formach i formatach, choć obecnie jest ona głównie dostępna online. Pomimo faktu, że dokumentacja techniczna jest często tworzona przez pisarzy technicznych, zespoły programistów, kierowników projektów, programistów i innych specjalistów z branży, najlepsza dokumentacja techniczna przekazuje informacje w sposób prosty i wystarczająco jasny, aby każdy mógł je zrozumieć. W przeciwnym razie nie spełnia ona swojej zamierzonej funkcji.
Dokumentacja techniczna odnosi się do dokumentów, które szczegółowo opisują cechy i funkcje produktu. Jest ona najczęściej opracowywana w branży tworzenia oprogramowania przez zespoły programistyczne i produktowe i może być wykorzystywana do zaspokajania potrzeb różnych interesariuszy w organizacji.
Zapewniają one kontekst dla elementów związanych z produktem. Niezależnie od tego, czy opisują użycie produktu, technikę, funkcje, cechy czy rozwój, celem końcowym jest poinformowanie czytelnika o konkretnym elemencie produktu. Jest to prawdą niezależnie od tego, czy są one wykorzystywane w rozwoju oprogramowania, rozwoju produktu czy w innych obszarach.
Kto jest docelowym odbiorcą dokumentacji technicznej?
.jpg)
Odbiorcy mogą być definiowani na różne sposoby, od użytkowników końcowych, przez programistów, po interesariuszy. Różnią się one znacznie w zależności od rodzaju danego materiału.
Niemniej jednak dokumentacja techniczna oparta na procesach jest często tworzona z myślą o innych odbiorcach. Mogą to być programiści, interesariusze, klienci lub inni członkowie zespołu wewnętrznego. Chociaż ten rodzaj dokumentacji jest rzadziej wykorzystywany niż dokumentacja oparta na produkcie, jego celem jest zaoferowanie bardziej dogłębnego spojrzenia na różne elementy techniczne, które składają się na produkt.
Ostatecznie dokumentacja techniczna jest często tworzona z korzyścią dla użytkowników produktu. Jej głównym celem jest często pomoc użytkownikom w wykonywaniu określonych zadań z produktem, dlatego też użytkownicy końcowi powinni być zawsze brani pod uwagę podczas tworzenia różnych rodzajów dokumentacji technicznej.
Jakie jest znaczenie dokumentacji technicznej?
Istnieje kilka powodów, dla których dokumentacja techniczna jest tak ważna. Wszystko sprowadza się jednak do jednej kluczowej zalety. Głównym powodem tworzenia dokumentacji technicznej jest informowanie opinii publicznej o produkcie.
Stwierdzenie to może wydawać się oczywiste, ale pójdźmy nieco dalej. W końcu produkt jest całkowicie bezużyteczny, jeśli konsumenci nie mają wystarczającej wiedzy na jego temat. Brak informacji powoduje, że osoby nie są w stanie prawidłowo korzystać z produktu lub nie mają niezbędnej wiedzy, aby naprawdę go zrozumieć.
Dokumentacja techniczna ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia użytkownika końcowego, ponieważ umożliwia mu efektywne korzystanie z produktu. Jest to podwójnie korzystne dla firmy, która tworzy dokumentację techniczną, ponieważ skraca godziny obsługi klienta i skutkuje zadowolonymi użytkownikami, którzy mogą rozwiązywać problemy i odpowiadać na własne pytania.
Wewnętrznie, dokumentacja techniczna ma kluczowe znaczenie, ponieważ zapewnia pracownikom wiedzę potrzebną do wydajnej pracy nad produktem, niezależnie od tego, czy jest to materiał wysoce techniczny, czy też ogólny przegląd planowania i procesów.
W każdym razie produkty nie zawsze są oczywiste. Dlatego potrzebujemy dokumentacji technicznej, która dostarczy nam wszystkich potrzebnych informacji na ich temat.
Jakie są różne rodzaje dokumentacji technicznej?
Dokumentacja techniczna występuje w różnych formach. Najprostszą metodą rozróżnienia różnych form dokumentacji technicznej jest określenie, dla kogo są one napisane. Można je ogólnie podzielić na dwa rodzaje: dokumentację produktu i dokumentację procesu.
W każdym razie produkty nie zawsze są oczywiste. Dlatego właśnie potrzebujemy dokumentacji technicznej, która dostarczy nam wszystkich potrzebnych informacji na ich temat.
Dokumentacja zorientowana na proces
Mówiąc najprościej, dokumentacja zorientowana na proces szczegółowo opisuje metodę, za pomocą której opracowywany jest produkt. Nie dotyczy ona końcowego rezultatu, ale różnych procesów, danych i zdarzeń, które przyczyniają się do jego rozwoju i ewolucji.
Ten rodzaj dokumentacji technicznej jest zazwyczaj przechowywany wewnątrz firmy i ma niewielką wartość lub zainteresowanie konsumentów lub użytkowników końcowych (z wyjątkiem zewnętrznych interesariuszy, którzy mają żywotny interes w rozwoju produktu). Jest to korzystne, ponieważ oznacza wiele etapów życia produktu. Ten rodzaj dokumentacji jest wykorzystywany w zespołach zarządzania produktem i zarządzania projektami, a także w innych zespołach korporacyjnych, które muszą inicjować różne procesy i dokumentację katalogową, takich jak HR, a nawet zespoły programistyczne.
Dokumentacja zorientowana na proces może składać się6 z propozycji projektów, które przedstawiają cele i harmonogramy związane z rozwojem produktu. Wymagania produktowe, które są atrakcyjnymi dokumentami opisującymi istotne fakty i liczby dotyczące nowego produktu lub usługi. Cele, persony użytkowników i historie, szczegóły wydania, mapy drogowe, szkielety i szczegóły projektu, ryzyko i zależności to typowe aspekty.
Dokumentacja zorientowana na proces może również składać się z planów projektu, konspektów, podsumowań i kart.
Menedżerowie projektów i produktów mają szczególnie duże zapotrzebowanie na mapy drogowe produktów i projektów, więc posiadanie dokumentacji i planów wspierających ten aspekt ich przepływu pracy jest niezbędne dla postępu projektów i rozwoju produktów.
Kolejnym aspektem dokumentacji zorientowanej na proces jest raportowanie i aktualizacje projektów, a także specyfikacje niektórych etapów procesów w ramach rozwoju produktu lub projektu. Zapewnia to fantastyczny przegląd wielu etapów życia produktu.
Dokumentacja zorientowana na produkt
Kolejnym rodzajem dokumentacji technicznej jest dokumentacja oparta na produkcie. Często znana jako dokumentacja użytkownika, opisuje, czym jest ukończony produkt i jak go używać. Zamiast opisywać proces rozwoju, kładzie nacisk na gotowy wynik.
Istnieją różne rodzaje dokumentacji zorientowanej na produkt, jednak głównymi kluczowymi typami są podręczniki użytkownika, samouczki, wytyczne dotyczące instalacji, przewodniki rozwiązywania problemów, często zadawane pytania, bazy wiedzy, wiki i inne zasoby edukacyjne: Te rodzaje dokumentacji dostarczają informacji o produkcie i pomagają użytkownikom końcowym nauczyć się z niego korzystać.
Dokumentacja User Experience to kolejna forma dokumentacji zorientowanej na produkt dla firm SaaS. Dokumentacja UX opisuje doświadczenie użytkownika produktu (UX). Obejmuje ona personę użytkownika, przypadki użycia, wytyczne dotyczące stylu, makiety, prototypy, makiety szkieletowe i wszelkie niezbędne zrzuty ekranu.
Kolejnym rodzajem dokumentacji produktu są informacje o wydaniu. Może być ona wykorzystywana do dokumentacji wewnętrznej, aby informować sprzedaż i marketing o aktualizacjach produktów SaaS lub informować użytkowników i klientów o nowych funkcjach i aktualizacjach produktu technicznego.
Dokumentacja zorientowana na oprogramowanie
Niezależnie od tego, czy piszesz dla użytkowników, czy programistów, upewnij się, że twoja dokumentacja jest dokładna i odpowiada na ich pytania. Zaoszczędzisz czas odpowiadając na te same pytania.
Dokumentacja oprogramowania obejmuje: dokumentację API, projekt architektury oprogramowania, dokumentację i dokumentację kodu źródłowego. Dokumentacje te są bardzo ważne dla zespołów programistycznych, aby wiedzieć, jak budować i strukturyzować określone platformy techniczne i produkty. Dla programistów niezbędne jest tworzenie dokumentacji wymagań oprogramowania, dokumentacji systemu, dokumentacji kodu, planów testów i innych form dokumentacji w celu zwiększenia i utrzymania efektywności zespołów.
Jakie są zalety doskonałej dokumentacji technicznej?
Doskonała dokumentacja techniczna jest ważna dla procesu rozwoju produktu z kilku powodów. Przede wszystkim pomaga wszystkim realizować swoje cele.
Co mamy na myśli? Jeśli tworzysz produkt, Twoim ostatecznym celem jest, aby ludzie czerpali przyjemność z jego użytkowania. Twoim celem jako konsumenta jest skuteczne wykorzystanie produktu do rozwiązania problemu lub zaoferowania usługi. Jest to niemożliwe, jeśli konsumenci nie rozumieją lub nie używają produktu.
Pomaga w tym doskonała dokumentacja techniczna. Wyposaża konsumentów w wiedzę o produkcie i pomaga im z powodzeniem z niego korzystać, jednocześnie pomagając zespołom produktowym w procesie rozwoju.
Aby upewnić się, że dokumentacja techniczna jest dobrze napisana, sztuczka polega na skonfigurowaniu odpowiedniego procesu, przepływu pracy i strategii pisania wysokiej jakości dokumentacji technicznej, która jest jasna i zdecydowanie napisana. Musi być ona prosta w użyciu i zrozumiała dla użytkowników. W przeciwnym razie nie pomoże wszystkim w osiągnięciu ich celów.
Docsie to przejrzyste rozwiązanie, które pomoże Ci pisać lepszą dokumentację
Przejrzysta, wysokiej jakości i łatwo dostępna dokumentacja techniczna jest niezbędna. Aby pomóc Tobie i Twojemu zespołowi programistów w urzeczywistnieniu tego celu, bezpłatna wersja próbna Docsie może pomóc w rozpoczęciu tworzenia i pisania dokumentacji technicznej.
Nasz piękny, łatwo konfigurowalny kreator portali wiedzy umożliwia zespołowi łatwą współpracę nad dokumentacją techniczną przy jednoczesnym zachowaniu porządku.
Zapomnij o bólu głowy związanym z dokumentacją, która jest rozproszona między wiadomościami e-mail, zespołami Microsoft, GitHub i Dyskiem Google. Korzystając z naszej platformy, możesz upewnić się, że wszystkie niezbędne informacje są scentralizowane, co pozwoli Ci skupić się na kreatywności i tworzeniu niesamowitych treści. Zacznij już teraz!
Jaki jest najlepszy sposób tworzenia dokumentacji technicznej?
Wiele osób nie wie, od czego zacząć tworzenie dokumentacji technicznej. Bez obaw, tworzenie doskonałej dokumentacji technicznej to wyuczony talent. Aby pomóc ci w międzyczasie, podzieliliśmy się kilkoma prostymi metodami szybkiego tworzenia dobrej dokumentacji technicznej.
1. Przeprowadź badania
Spójrzmy prawdzie w oczy: trudno jest wygenerować dobrą dokumentację techniczną, chyba że masz całkowitą jasność co do materiału, który próbujesz dostarczyć. Jeśli masz już przykłady, badania, próbki i inne dane do pracy, przejdź do kroku drugiego.
Jeśli jednak zaczynasz od zera, bardzo ważne jest przeprowadzenie badań. Spotkaj się z zespołem, który będzie odpowiedzialny za daną dokumentację techniczną, przedyskutuj i przydziel różne zadania badawcze różnym członkom zespołu.
Dobrym pomysłem jest zebranie wszystkich aktualnych informacji i dokumentacji, z którymi musisz pracować.
Następnym krokiem w badaniach jest rozważenie, co będzie obejmować dokumentacja techniczna, jakie cele i zadania chcesz osiągnąć dzięki dokumentacji technicznej.
Kolejnym krokiem jest sporządzenie listy konkretnego oprogramowania, narzędzi i przewodników po stylach w procesie opracowywania dokumentacji technicznej. Narzędziami tymi można łatwo zarządzać za pomocą Docsie. W rzeczywistości wszystkie badania mogą być napisane i opracowane w Docsie.
2. Projektowanie dokumentacji technicznej
Treść dokumentacji technicznej ma kluczowe znaczenie. Niemniej jednak, wygląd dokumentacji technicznej jest również istotny. Dobrze zorganizowany, atrakcyjny wizualnie dokument przekaże informacje znacznie skuteczniej niż zdezorganizowana plątanina dokumentów.
W związku z tym podczas projektowania dokumentacji należy wziąć pod uwagę kilka kwestii. Na początek należy rozważyć strukturę i nawigację. Osoby często korzystają z dokumentacji technicznej w celu zlokalizowania konkretnych informacji lub rozwiązania problemu i muszą to zrobić szybko, aby zapewnić skuteczność zasobu. Z tego powodu organizacja dokumentacji jest niezwykle istotna.
Dobrym pomysłem jest kategoryzowanie i podkategoryzowanie wiedzy, aby można było łatwo uzyskać do niej dostęp. Można to zrobić za pomocą artykułów Docsie w Docsie Book. Artykuły będą wyświetlane po prawej stronie każdej opublikowanej dokumentacji Docsie:
Ważne jest również, aby dokumentacja zawierała solidną funkcję wyszukiwania i dynamiczny spis treści, który umożliwia użytkownikom łatwy dostęp do potrzebnych informacji. Najbardziej efektywne oprogramowanie do tworzenia dokumentacji, takie jak Docsie, posiada również te i wiele innych funkcji.
Dodatkowo, dobrym pomysłem jest rozpoczęcie od stworzenia szkieletu dokumentacji technicznej. Szkieletowy układ dokumentacji technicznej jest łatwy do utworzenia i pomoże ci upewnić się, że nie przeoczysz żadnych krytycznych danych, które chcesz uwzględnić w dokumentacji technicznej. Szkielet dokumentacji technicznej omówimy w poniższym kroku. Pozwoli to zachować spójność wizualną i organizację wszystkich materiałów.
3. Struktura pisania
Na tym etapie procesu nadszedł czas, aby rozpocząć prawdziwą produkcję treści. Spotkaj się z zespołem odpowiedzialnym za dokumentację techniczną Twojej firmy i zbierz wszystkie badania przeprowadzone w kroku pierwszym. Następnie, w oparciu o umiejętności każdego członka zespołu, możesz przydzielić im zadania związane z pisaniem.
Najwyższa dokumentacja techniczna zaczyna się od szkieletu, który jest zarysem dokumentacji.
Dokumentacja musi być również łatwa do czytania i śledzenia, a dobrym pomysłem jest umożliwienie innym osobom w zespole przeglądania dokumentacji i komentowania jej. Można to łatwo zrobić za pomocą funkcji komentowania Docsie.
Gdy wszyscy ukończą pierwszą wersję roboczą swoich materiałów dokumentacji technicznej, bardzo ważne jest, aby je przejrzeć, ocenić i jeszcze raz przejrzeć. Dobrym pomysłem jest sprawdzenie każdej części dokumentacji przez co najmniej dwie osoby. Gwarantuje to, że materiał jest nie tylko jasny, dobrze napisany i poprawny gramatycznie, ale także skuteczny dla zamierzonych odbiorców.
Jeśli dokumentacja techniczna zawiera instrukcje lub kroki, które należy wykonać, upewnij się, że członkowie zespołu przetestowali te kroki i sprawdzili, czy osiągają to, co zamierzają.
4. Przetestuj sposób interakcji użytkowników z dokumentacją
Możesz sądzić, że zweryfikowałeś swoją dokumentację w trakcie procesu przeglądu, ale tak nie jest. Po ukończeniu dokumentacji technicznej ważne jest, aby przeprowadzić ją przez proces testowania, aby upewnić się, że jest ona wolna od błędów organizacyjnych, mylących treści i trudności z użytecznością.
Aby osiągnąć ten etap, należy poszukać użytkowników zewnętrznych, którzy przeprowadzą przegląd dokumentacji. Pozwól im ją przeczytać, wykorzystaj ją, aby pomóc im w wykonywaniu przydzielonych obowiązków i zaoferuj swoje szczere komentarze. Bardzo ważne jest, aby testerzy byli zewnętrzni, ponieważ zobaczą dokumentację obiektywnie i bez uprzedzeń, co wpłynie na ich ocenę. Wszystko to można zrobić za pomocą analityki internetowej Docsie. Pozwala ona zobaczyć, na czym czytelnicy koncentrują się w dokumentacji, otrzymać informacje zwrotne, a także dowiedzieć się, co przeszkadza im w dokumentacji i formacie dokumentów technicznych.
Analityka internetowa Docsie umożliwia obejrzenie krótkiego filmu wideo pokazującego, w jaki sposób czytelnicy wchodzą w interakcję z dokumentacją techniczną i wykorzystanie tych informacji w połączeniu z oceną dokonaną przez czytelnika w celu optymalizacji dokumentacji. Bardzo ważne jest, aby zrozumieć, jak podejść do opinii klientów i zintegrować je z tworzeniem dokumentacji technicznej i przepływem pracy.
5. Optymalizacja dokumentacji technicznej dzięki opiniom
Pamiętaj, że jesteś teraz przygotowany do uruchomienia nowej dokumentacji technicznej! Po uwzględnieniu wszelkich opinii i komentarzy zebranych podczas fazy testowania, możesz zaktualizować i ponownie opublikować dokumentację techniczną, aby użytkownicy mogli z niej korzystać! Powinno to zapewnić im bardziej zdrowe doświadczenie związane z dokumentacją.
Niemniej jednak podróż po dokumentacji technicznej nie kończy się na tym etapie. Dokumenty techniczne są dynamiczne i są stale aktualizowane i modyfikowane w celu odzwierciedlenia produktów, których dotyczą. W związku z tym dobrym pomysłem jest ustanowienie protokołu określającego, co należy zrobić, gdy dodawane są nowe informacje, wprowadzane są zmiany lub przeprowadzana jest ogólna konserwacja.
Wiele firm decyduje się na wdrożenie aktualizacji harmonogramu konserwacji swojej dokumentacji. Ustalają one konkretne daty oceny, czy konieczne są jakiekolwiek zmiany, zapewniając, że wszystkie ich informacje są zawsze aktualne i że modyfikacje nigdy nie zostaną przeoczone.
Szybkie wskazówki na początek
Zarejestruj się w Docsie
Docsie ma solidny zestaw narzędzi, które pomogą Ci stworzyć niesamowitą i atrakcyjną dokumentację techniczną.
Poznaj swoich odbiorców
Istnieje kilka form dokumentacji technicznej. Zastanów się, kto będzie czytał twoją dokumentację, aby określić typ dokumentu, materiał i język, który należy zastosować. Programiści, inżynierowie, interesariusze, kierownicy projektów, użytkownicy końcowi itp.
Zaplanuj swoją dokumentację
Przygotuj wstępną strategię, która określa rodzaj tworzonych dokumentów. Zastanów się, jakie rodzaje dokumentacji są wymagane dla Twojego produktu i co będą one obejmować, a czego nie.
Bądź zwięzły i unikaj powtórzeń.
Krok pierwszy jest łatwy, jeśli został wcześniej ukończony. Ciężko pracowałeś nad dokumentacją techniczną; upewnij się, że jest przydatna i łatwa w użyciu. Upewnij się, że Twoje teksty są zwięzłe i nie powielasz materiału w artykułach, chyba że jest to absolutnie konieczne.
Spójność
To drobna kwestia, ale spójność w dokumentacji technicznej ma kluczowe znaczenie. Przykładami są czcionki, style pisania, projekt, formatowanie i lokalizacja. Ustal wytyczne na wczesnym etapie procesu tworzenia dokumentacji i trzymaj się ich. Pomocne jest, jeśli pasują one do wyglądu i stylu marki Twojej firmy. Możesz skorzystać z Docsie's styling guide, aby to zapewnić.
Przypomnij sobie swój cel
Pracując nad dokumentem, zadaj sobie lub swojemu zespołowi pytanie: "Co chcę, aby czytelnik mógł zrobić?". Skupiając się na swoim celu, zagwarantujesz, że Twoja dokumentacja będzie przydatna i wykonalna bez zbędnych szczegółów.
Rozpocznij pracę z dokumentacją techniczną
Gotowy do wkroczenia w świat pisania dokumentacji technicznej? Zachowaj te porady pod ręką podczas przygotowywania dokumentacji technicznej produktu. Praktyka czyni mistrza, a nie ma lepszego czasu niż teraz, aby zacząć.
Zacznij planować swoje dokumenty i definiować ich zawartość. Z naszą bezpłatną wersją próbną i tym artykułem jako przewodnikiem, będziesz tworzyć wyjątkową dokumentację techniczną w mgnieniu oka!