Czy jesteś odpowiedzialny za edukację i szkolenie swoich współpracowników, klientów lub nowych pracowników? Jeśli tak, czytaj dalej.
Dzielenie się i edukowanie innych może być trudne. Zwłaszcza jeśli nie masz dobrego przykładu szablonu podręcznika szkoleniowego, aby szybko zacząć. W tym artykule pokażę ci, jak zwiększyć produktywność i zmniejszyć przestoje, używając Docsie do stworzenia prostego szablonu podręcznika szkoleniowego i udostępnienia go swojemu zespołowi.
Krok 1: Utwórz konto w Docsie (jest bezpłatne).
Docsie to proste narzędzie do tworzenia podręczników szkoleniowych, które zapewnia firmom szablony wielokrotnego użytku, aby pomóc im w opracowaniu lepszych podręczników szkoleniowych. Aby rozpocząć, jest całkowicie darmowy i możesz stworzyć swój pierwszy podręcznik szkoleniowy w mniej niż 10 minut. Po zarejestrowaniu się możemy zacząć wyjaśniać, jak napisać podręcznik szkoleniowy za pomocą Docsie.
Krok 2: Utwórz książkę, aby stworzyć niesamowity szablon podstawowego podręcznika szkoleniowego.
Docsie opiera się na koncepcji książek i półek, przy czym książki służą zasadniczo jako instrukcje obsługi, a półki służą jako działy i centra bazy wiedzy.
Załóżmy, że jesteś zapracowanym zespołem sprzedaży, który potrzebuje mieć wszystkie materiały szkoleniowe w jednym miejscu. Możesz użyć Docsie do organizowania i kategoryzowania podręczników szkoleniowych za pomocą zestawów. Następnie możesz zaprosić resztę zespołu szkoleniowego do współpracy i wspólnego tworzenia lepszych podręczników szkoleniowych, gdy tylko będziesz gotowy.
Krok 3 - Zdefiniuj instrukcje szkoleniowe
W tym miejscu zidentyfikujesz kategorie szkoleń i ścieżki, które musisz utworzyć, aby edukować docelowych odbiorców.
Należy pamiętać, że niniejszy przewodnik zakłada, że wiesz już, kim są Twoi docelowi odbiorcy; celem tego przewodnika jest pokazanie, jak łatwo tworzyć treści do instruktażowego podręcznika szkoleniowego.
Weźmy pod uwagę dział sprzedaży. Ma on początkujące i zaawansowane ścieżki sprzedaży dla różnych stanowisk, w tym SDR (Sales Growth Representatives), Account Executives, Customer Success Representatives i tak dalej. Stanowiska mogą mieć różne nazwy i obowiązki w zależności od charakteru firmy handlowej, ale wszystkie wymagają podręczników szkoleniowych i identyfikowalnego sposobu udostępniania informacji.
W rezultacie po zidentyfikowaniu ścieżek szkoleniowych można rozpocząć rozmowy z ekspertami na tych stanowiskach, aby pomóc w określeniu treści dla tych ścieżek. Na przykład, możesz przeprowadzić wywiad z kierownikiem ds. obsługi klienta, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak pracują.
Gdy poznasz ich codzienną rutynę, praktyki i obowiązki, skonstruujesz diagram procesu, który szczegółowo opisuje zadania na tym konkretnym stanowisku, dając ci jasny obraz tych obowiązków.
Następnie podzielisz te obowiązki na możliwe do wykonania kroki według etapu / stanowiska, co sprawi, że stworzenie podręcznika szkoleniowego będzie dziecinnie proste, ponieważ będziesz wiedział, co i jak napisać podręcznik dla konkretnego zespołu.
Po zebraniu wystarczającej ilości informacji można je wykorzystać do opracowania materiałów szkoleniowych przy użyciu szablonu podręcznika szkoleniowego.
Krok 4: Opracowanie materiałów szkoleniowych
Postępując zgodnie z zarysem i mapą drogową, które sporządziłeś dla siebie w poprzednich krokach, i uzbrojony w informacje zebrane od zespołu. Zaczniesz wypełniać prototyp szablonu szkolenia i instrukcji treścią, etap po etapie, stopniowo rozszerzając każdy etap, aby pomóc uczestnikom szkolenia rozwinąć odpowiednią bazę szkoleniową.
Różne artykuły mogą opracowywać różne kroki w Docsie, aby zilustrować je w podręcznikach szkoleniowych. Istnieje wiele świetnych narzędzi, które współpracują z Docsie, aby pomóc ci w łatwym tworzeniu niesamowitych podręczników.
Niesamowite narzędzia
Istnieje wiele niesamowitych narzędzi, których można użyć, aby uzyskać przewagę nad tworzeniem podręczników szkoleniowych i pomóc w opracowaniu i wypełnieniu szablonu instrukcji obsługi.
Snag-It
Uwaga: Jeśli jesteś użytkownikiem Maca, aby skopiować i wkleić obraz do Docsie, użyj Shift, Command i 4.
Snag-it umożliwia łatwe zrobienie zdjęcia zawartości strony i dodanie do niego adnotacji za pomocą eleganckiego i prostego narzędzia do adnotacji.
Camtasia
Camtasia pomoże ci łatwo nagrywać filmy instruktażowe, aby poprawić wrażenia szkoleniowe i zwiększyć skuteczność podręczników szkoleniowych.
Docsie Guides
Korzystając z prostego rozszerzenia Chrome, możesz użyć Docsie Guides do automatycznego nagrywania podręczników szkoleniowych, a także wszystkich obrazów szkoleniowych z adnotacjami. Docsie Guides pomoże ci również w tworzeniu niekodowanych wycieczek z przewodnikiem, aby zademonstrować klientom lub nowym uczestnikom szkolenia, jak korzystać z produktu.
Krok 5 - Opublikuj podręcznik szkoleniowy i udostępnij go swojemu zespołowi
Musisz chcieć podzielić się swoimi materiałami szkoleniowymi z nowymi stażystami i/lub klientami teraz, gdy opracowałeś je w Docsie. Jest to tak proste, jak kliknięcie przycisku opublikuj i wyświetlenie go na stronie osadzonej w Docsie w Twojej witrynie.
Jeśli chcesz ograniczyć dostęp do wszystkich swoich materiałów szkoleniowych, możesz to łatwo zrobić w Docsie. Możesz także przydzielić unikalne hasło konkretnemu uczestnikowi szkolenia i odebrać mu dostęp w dowolnym momencie.
Wystarczy tylko jedna linia kodu, aby wstawić materiały szkoleniowe bezpośrednio do firmowego intranetu za pomocą Docsie.
Krok 6: Zbierz opinie na temat podręcznika szkoleniowego i zaktualizuj go na Docsie.
Po opublikowaniu prototypu podręcznika szkoleniowego jesteś gotowy do pracy. Możesz chcieć dowiedzieć się, w jaki sposób Twoi stażyści i/lub klienci komunikują się z Twoim podręcznikiem szkoleniowym i dać im szansę na przekazanie Ci przydatnych informacji zwrotnych, abyś mógł poprawić swoją pracę.
W tym miejscu możesz użyć Vocally (rozszerzenie Docsie) do zbierania klipów wideo z doświadczeń szkoleniowych uczestników, aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób radzą sobie z szablonem instrukcji. Możesz również dać im możliwość przekazania informacji na temat ich doświadczeń szkoleniowych, które zostaną skategoryzowane w menedżerze Vocally.
Następnie możesz użyć Vocally Manager, który można łatwo zintegrować z oprogramowaniem do monitorowania projektu, aby utworzyć zadania, które można wykonać, aby zaktualizować i udoskonalić sposób pisania podręcznika w oparciu o opinie użytkowników.
Krok 7: Utrzymanie i tłumaczenie materiałów zawartych w podręczniku szkoleniowym.
Możesz teraz przetłumaczyć swoje szablony instrukcji na wiele języków bezpośrednio na Docsie, a nawet możesz komunikować się z doświadczonymi tłumaczami treści, którzy pomogą Ci zaktualizować zawartość po obniżonej stawce.
Co więcej, tworzenie nowych wersji materiałów szkoleniowych w Docsie jest tak proste, jak kliknięcie przycisku. W rezultacie nie stracisz żadnych cennych kopii szkoleniowych i nadal będziesz mieć punkt odniesienia, do którego możesz się odwołać.
Przemyślenia końcowe
Docsie może być używany, jeśli poważnie myślisz o tworzeniu doskonałych podręczników szkoleniowych i korzystasz z szablonów instrukcji. Znacznie uprości i usprawni przepływ pracy nad podręcznikiem szkoleniowym.
Szablony instrukcji obsługi odgrywają ważną rolę w szkoleniu pracowników, informując nowych pracowników o organizacji i jej procedurach. Pracownicy dojrzewają i uczą się nowych technologii, technik i procesów.
Pracownicy, którzy nie uczą się aktywnie lub nie mają wiedzy na temat urządzeń, aplikacji, sprzętu lub maszyn używanych przez ich firmę, mogą przestać angażować się w pracę.
Jednak brak zaangażowania często prowadzi do wysokiej rotacji pracowników i niskiej satysfakcji z pracy. Ostatecznie straty ponoszą zarówno pracodawcy, jak i pracownicy.
Nie wspominając już o statystykach, które to potwierdzają:
40% pracowników z nieodpowiednim wykształceniem odchodzi z pracy w ciągu roku.
Z powodu braku możliwości rozwoju 74% pracowników uważa, że nie wykorzystuje w pełni swojego potencjału w pracy.
Pracownicy rozważają wkład finansowy w szkolenia w 72% przypadków.
Według 68% pracowników, najważniejszym celem firmy jest rozwój i szkolenia.
Tylko 13% pracowników na całym świecie jest zaangażowanych.
Brak zaangażowania pracowników kosztuje gospodarkę ponad 500 miliardów dolarów rocznie.
Z drugiej strony, liczby są nieskończone. Problem jest realny. Pracownicy chcą się rozwijać i doskonalić swoje umiejętności zarówno w ramach tradycyjnych szkoleń, jak i możliwości rozwoju.
Świetnym sposobem dla firm na rozpoczęcie tej bardzo potrzebnej metody jest stworzenie fantastycznego firmowego przewodnika szkoleniowego lub podręcznika szkoleniowego.
Musimy przejść do sedna i dowiedzieć się, jakie są najważniejsze aspekty fantastycznego podręcznika szkoleniowego i jak go napisać.
Według ATD (Association-for-Talent-Development-in-the-United-States) w 2017 r. 45% godzin nauki w typowej firmie zostało stworzonych za pomocą metod online lub nawet e-learningu. W porównaniu do 2015 r. stanowi to 42-procentowy wzrost.
Zdolność do opracowania szablonu instrukcji obsługi jest naturalną umiejętnością, która jest niezbędna dla ciągłości biznesowej i rozwoju.