Najcenniejszym talentem, jaki menedżerowie produktu mogą posiadać, aby wprowadzić swoją koncepcję produktu w życie, jest umiejętność skutecznego pisania.
Dlaczego dokumentacja jest ważna?
Na początek, dlaczego właściwa dokumentacja ma kluczowe znaczenie dla projektu rozwoju produktu cyfrowego?
Dwa podstawowe wyjaśnienia są następujące:
1. Służy jako repozytorium wszystkich istotnych wyborów.
Podczas pracy nad skomplikowanym, długoterminowym projektem, każdego dnia dokonywane są krytyczne wybory dotyczące priorytetów, funkcji i celów strategicznych.
W miarę upływu czasu i rozwoju projektu rozwoju produktu łatwo jest stracić orientację, kiedy i dlaczego podjęto krytyczne decyzje. Bardzo ważne jest, aby prowadzić szczegółową dokumentację, aby móc szybko odpowiadać na zapytania i wyjaśniać, dlaczego podjęto określone decyzje.
Jest to ważne, aby upewnić się, że osiągnąłeś to, co zamierzałeś zbudować, a dokładniej, że spełniłeś kryteria projektu od samego początku. Ponadto ma to kluczowe znaczenie dla monitorowania odpowiedzialności.
2. Pomaga w przechowywaniu informacji o produkcie.
Często zdarza się, że nad projektem pracuje wiele zespołów, z niewielką lub żadną interakcją między nimi, a w niektórych przypadkach rotacja personelu jest dość powszechna i chociaż skuteczne przekazanie jest krytyczne, szczegóły są czasami pomijane. Dlatego dokumentacja służy jako namacalny zapis wszystkich informacji zdobytych w trakcie projektu, zarówno w celu zapewnienia, że nic nie zostanie utracone, jak i w celu ułatwienia transferu tej wiedzy.
I to jeszcze zanim weźmiemy pod uwagę przekazywanie informacji zespołom wsparcia i użytkownikom końcowym po wydaniu produktu; co jest kolejną ważną rolą skutecznej dokumentacji.
Z tych powodów potrzebujemy dokumentacji, aby pomóc zespołom wsparcia i utrzymać dobre połączenie i współpracę między zespołami i działami, aby produkt mógł zostać wydany z pomocą wszystkich.
Jak ożywić koncepcję produktu?
Aby być skutecznym menedżerem produktu, musisz posiadać wiedzę techniczną, dogłębne zrozumienie swoich klientów oraz wystarczającą kreatywność i dyscyplinę, aby ożywić świeżą koncepcję produktu.
Jednak najcenniejszy talent, jakiego może nauczyć się menedżer produktu, nie jest związany z programowaniem lub projektowaniem; jest to umiejętność skutecznego pisania.
Jako menedżer produktu, głównym ograniczeniem wydajności jest zdolność do skutecznego komunikowania się z resztą zespołu.
Twoją rolą nie jest gaszenie pożarów, kontrolowanie każdego aspektu tworzenia produktu czy organizowanie spotkań na stojąco. Jak ujął to Ethan Hollinshead, starszy menedżer produktu w Strava " Największym wyzwaniem związanym z zarządzaniem produktem jest dostosowanie zasobów. Rozmiary zespołów zawsze się zmieniają i często są nierówne. W niektórych tygodniach masz dużą przepustowość projektowania i nie masz iOS, w innych nie masz projektowania i masz cały iOS. Posiadanie głębokiego backlogu dobrze uszeregowanych projektów jest kluczem do efektywnego działania zespołu". Ponieważ zespoły ciągle się zmieniają, posiadanie dobrze zorganizowanego procesu dokumentowania i rozmieszczenia jest niezbędne, aby wszystko działało dobrze i skutecznie.
Pisanie skutecznej dokumentacji jest kluczowe w każdym głównym obszarze produktu, za który odpowiedzialny jest menedżer produktu:
Proces pisania "dlaczego" projektu zmusza menedżerów produktu do podejmowania trudnych wyborów na wczesnym etapie i zapewnia reszcie zespołu wyraźną gwiazdę północną, na której mogą skupić swoje wysiłki.
Planowanie: Rozbijając tę wizję na zwięzłe, dobrze sformułowane historie, cele i sprinty, projekty stają się łatwiejsze w zarządzaniu i pozostają zgodne z wymaganiami klienta.
Wykonanie: Menedżerowie produktu, którzy są biegli w komunikowaniu się w formie pisemnej z projektantami, inżynierami i innymi osobami, są najlepsi w usuwaniu wąskich gardeł, rozwiązywaniu konfliktów i doprowadzaniu swoich pomysłów do skutku.
Ogólnie rzecz biorąc, im skuteczniej komunikujesz swoje myśli werbalnie jako menedżer produktu, tym bardziej przystępne będzie Twoje myślenie dla innych. Oznacza to poświęcanie mniejszej ilości czasu i energii na poprawianie lub wyjaśnianie siebie, a więcej czasu na skupienie się na ważnych wyzwaniach.
Dokumentacja wymagań produktowych jest równoznaczna z bardziej kompleksową wizją produktu.
Jedną z najważniejszych dokumentacji, którą muszą opracować menedżerowie produktu, jest PRD (dokumentacja wymagań produktu). Rozpoczynając nowy projekt, dobry menedżer produktu bierze pod uwagę każdy element produktu i jego otoczenia. Ustala rodzaje klientów, którzy chcieliby skorzystać z oferty firmy i dlaczego. Sprawdzają, co robią inne firmy w danym obszarze i jak mogą poprawić swoje wyniki. Gdy nie są czegoś pewni, szukają informacji i oceniają swoje hipotezy i uprzedzenia w oparciu o tę wiedzę.
Świetni menedżerowie produktu wykorzystują powyższe informacje, aby przekazać narrację o kliencie i jego wymaganiach, pobudzając cały zespół produktu do pracy na rzecz wspólnego celu.
Krytyczne elementy PRD obejmują następujące elementy:
Cel: Cel PRD opisuje problem klienta, który próbujesz rozwiązać i w jaki sposób łączy się on z wizją, celami i ambicjami Twojej organizacji. Określa to nadrzędny cel tego, co próbujesz osiągnąć i docelowych odbiorców twojego produktu.
-
Wydanie:** Omawiana kwestia Określ, co zostanie dostarczone i kiedy w wydanej części PRD. Umożliwia to wewnętrznym zespołom zorganizowanie pracy poprzez zrozumienie zakresu i ram czasowych wydania. Śledź krytyczne kamienie milowe i zależności, aby upewnić się, że wszyscy pozostają na dobrej drodze.
-
Funkcje:** Kolejnym etapem jest określenie każdej funkcji (lub warstwy użytkownika) zawartej w wydaniu. Ta część PRD to miejsce, w którym dokładnie opisujesz, co należy utworzyć i jak zespół programistów powinien to zrobić.
-
Przepływ użytkownika i projekt:** Uwzględnij wizualne szkielety i makiety w swoim PRD, aby pokazać, jak będzie wyglądać funkcja i gdzie pasuje do ogólnej mapy witryny lub strony. Pomaga to zespołowi programistów dokładnie zrozumieć, co przewidujesz i jak funkcjonalność powinna zostać wdrożona.
-
Analityka: **Bardzo ważne jest, aby z góry określić, w jaki sposób będziesz oceniać wydajność swoich funkcji. Stwórz hipotezę dotyczącą wpływu, jaki Twoim zdaniem będzie miała dana funkcja, aby określić, czy zapewnia ona zamierzone wyniki.
-
Przyszłe prace:** Korzystne może być dodanie w PRD ogólnych informacji na temat przyszłych planów dotyczących produktu. Uwzględnij wszelkie istotne fakty, które pomogą zespołowi zrozumieć, w jaki sposób produkt może się zmieniać w czasie.
Historie użytkownika z kontekstem zapewniają, że wymagania klienta są spełnione.
Ożywienie produktu wymaga czegoś więcej niż tylko stworzenia strategii, a następnie wprowadzenia funkcji. Jako menedżer produktu, Twoim najcenniejszym zadaniem jest dokładne określenie, co każda funkcja musi zrobić dla klienta, a następnie skondensowanie jej w możliwie najbardziej zwięzłej formie dla zespołu.
Chociaż opracowanie nieprzeniknionej narracji użytkownika, która stawia zespół dostarczający na sukces - takiej, która prawie eliminuje możliwość zbudowania przez nich niewłaściwej rzeczy - może zająć więcej czasu - oszczędzasz znacznie więcej czasu w fazie realizacji. Menedżerowie produktu, którzy pójdą na skróty w tej kwestii, zaoszczędzą czas w najbliższym czasie, ale później zapłacą za to cenę.
Problem polega na tym, że gdy określasz tylko, co robi twoja funkcja, ignorujesz kontekst konsumenta.
Kiedy po prostu poprosisz zespół dostarczający o dostarczenie listy funkcji, zawsze napotkasz rozbieżności między swoją wizją a ich wizją.
Nadanie priorytetu dobrze zaprojektowanej i napisanej dokumentacji produktu jest niezbędne do ukończenia procesu wdrażania użytkowników, aby wiedzieli, jak najefektywniej korzystać z produktu. Jednak powinna ona również zawierać historie użytkowników, aby podać przykłady korzystania z produktu i jego możliwości w oparciu o badania użytkowników.
Komunikacja pisemna pociąga za sobą odpowiedzialność poszczególnych osób i utrzymuje inicjatywy w toku.
Kiepski menedżer produktu gromadzi informacje i musi poświęcać czas na uzasadnianie swoich działań pracownikom. Zabija to dynamikę produktu - pracownicy spędzają czas na rozmowach z menedżerem produktu, zamiast wykonywać swoją pracę, a menedżer produktu spędza czas na gaszeniu pożarów, zamiast skupiać się na ważnej pracy.
Kluczowym elementem pracy każdego skutecznego menedżera produktu jest zapewnienie, że wszyscy członkowie jego zespołu mają ciągły, nieograniczony dostęp do bogactwa informacji o produkcie, który tworzą, w tym: FAQ, materiały marketingowe, wytyczne dotyczące stylu, wywiady z klientami, badania rynku i prezentacje, by wymienić tylko kilka. Gdy inżynierowie, projektanci i marketingowcy mają jasno określone terminy i kompleksowy dostęp do danych i informacji niezbędnych do wypełniania swoich obowiązków, projekty mogą przebiegać znacznie szybciej.
Gdy menedżer produktu fanatycznie dba o wewnętrzną dokumentację i regularnie ją aktualizuje, nakłada również odpowiedzialność na cały zespół.
Menedżer produktu podlega wiceprezesowi lub dyrektorowi generalnemu, ponieważ jego wizja produktu i opinie na temat tego, jak należy go wykonać, są dokumentowane publicznie.
Inżynierowie, projektanci i inni liderzy zespołów są odpowiedzialni, ponieważ wkład ich zespołu w projekt jest podobnie zdefiniowany w wizji. Wszyscy są świadomi kryteriów, które oni i inni muszą spełnić, co zwiększa zrozumienie zespołu i utrzymuje wszystkich na dobrej drodze.
Wreszcie, w miarę postępu projektów, nowa wiedza wymaga zmian w planie. Niezależnie od tego, czy jest to wynikiem badań rynkowych, wywiadów z klientami, czy zmieniających się celów firmy, możliwość wykazania uzasadnienia dla wszelkich dostosowań PRD pomaga zapewnić, że zespół wie "dlaczego" za tymi zmianami.
Praca odnoszącego sukcesy menedżera produktu polega w równym stopniu na aktualizowaniu PRD, jak i na jego generowaniu. W miarę jak zespoły stawiają nowe pytania, rywale dostosowują swoje strategie i pojawiają się przeszkody technologiczne, należy uwzględnić je w PRD i zagwarantować, że "żywy dokument" nie pozostanie w tyle za rzeczywistością. Gdy PRD opóźnia się w stosunku do harmonogramu, członkowie zespołu przestają postrzegać go jako autorytatywny i są mniej skłonni do skonsultowania się z nim następnym razem, gdy będą mieli problem.
Pisanie dokumentacji to sekretny sos zespołu produktowego.
Podczas gdy wszystkie zespoły borykają się z kwestią zarządzania informacjami, zespoły produktowe mają wyjątkowy zestaw wyzwań, jeśli chodzi o zarządzanie zbiorową wiedzą na temat ich misji.
Spójność ma kluczowe znaczenie dla przetrwania produktów. Nie chodzi o montaż widżetów; chodzi o zarządzanie dostarczaniem ujednoliconego doświadczenia klienta przez kilka różnych działów.
Pisanie w rozszerzonej formie wymaga odpowiedzialności. Zmusza do wczesnej konfrontacji z logicznymi sprzecznościami i może ujawnić wady, których nie byłeś świadomy, gdy po prostu zastanawiałeś się nad rzeczami w swoich myślach. Ponadto pomaga w spójnym myśleniu o tym, kim jest konsument i czego naprawdę potrzebuje od produktu, a nie tylko w tworzeniu listy rzeczy, które Twoim zdaniem powinny być uwzględnione.
Zapisywanie swoich celów i myśli - i bycie dokładnym w tym, co mówisz i jak to mówisz - jest najskuteczniejszą dźwignią, jaką masz jako menedżer produktu, aby zapewnić, że Twój produkt oferuje spójne doświadczenie, gdy jest kompletny.
Docsie zapewnia wszystkie narzędzia do tworzenia dokumentacji i funkcje potrzebne każdemu menedżerowi produktu, aby odnieść sukces. Wypróbuj Docsie za darmo ](https://www.docsie.io/), aby zobaczyć, jak możemy pomóc w zaspokojeniu Twoich potrzeb związanych z dokumentacją.