Wprowadzenie produktu na rynek wymaga ogromnego wysiłku, nie tylko od Ciebie, ale także od Twojego zespołu. Muszą oni chodzić tam i z powrotem, współpracować z różnymi interesariuszami, dbać o wszystkie wymagania i poprawiać współpracę między działami. Menedżerowie produktu, programiści back-end i front-end oraz inni członkowie zespołu technicznego siedzą razem, aby przeprowadzić burzę mózgów przed uruchomieniem nowych wersji. Przejście przez ten proces oznacza przygotowanie wielu dokumentów. Jak gorączkowe jest to dla twojego zespołu?
W takich czasach posiadanie platformy oferującej dostosowywanie treści, elastyczność i funkcje zarządzania wiedzą staje się koniecznością. W ten sposób można uzyskać potrzebne wsparcie podczas planowania, śledzenia, komunikacji i oceny projektu.
Dlaczego istnieje potrzeba dostosowywania dokumentacji?
Każdy projekt ma swoją skalę i znaczenie. Rozmiar, złożoność, zakres i ryzyko związane z projektem decydują o tym, w jaki sposób należy dostosować dostosowanie dokumentacji. Utrzymywanie bazy wiedzy i dostosowywanie wymagań projektu za pomocą narzędzi do dostosowywania treści odgrywa kluczową rolę w oszczędzaniu czasu, unikaniu nieporozumień i lepszym dostosowaniu zespołu.
Ale skąd będziesz wiedzieć, czy potrzebujesz narzędzia do dostosowywania, aby usprawnić przepływ projektu? Czy musisz przejść przez określony zestaw procedur? Cóż, przeczytaj następną sekcję, aby zrozumieć, jak ocenić swoje potrzeby w zakresie dokumentacji projektu.
Jak ocenić potrzeby w zakresie dokumentacji projektu?
Złotą zasadą w biznesie jest nie podejmowanie żadnych decyzji bez rozważenia ich zalet i wad. Ale trzymajmy potrzebę dostosowywania treści z dala od tej złotej zasady.
Aby ocenić zapotrzebowanie na narzędzia do dostosowywania projektu, należy rozważyć cele, wymagania i oczekiwania dotyczące dokumentacji projektu z różnych punktów widzenia. Aby uzyskać jasność, należy zadać pytania dotyczące:
Zakresu dokumentacji projektu
odbiorców i użytkowników
Zastosowanie produktu
Normy i wytyczne związane z produktem
Zadawanie tych pytań da ci jasny obraz tego, jaką platformę wybrać i jakich funkcji szukać, planując wdrożenie narzędzi do dokumentacji.
Jak zidentyfikować najlepiej dopasowane narzędzie do dostosowywania treści?
W ostatnim raporcie opublikowanym przez M-File on Intelligent Information Management stwierdzono, że posiadanie nieefektywnego narzędzia do dostosowywania treści może prowadzić do wyzwań związanych z przepływem pracy. 65% respondentów w tej ankiecie wspomniało, że napotykają wyzwania związane z przeglądaniem, zatwierdzaniem i podpisywaniem dokumentów w przypadku braku odpowiedniego narzędzia do bazy wiedzy i dostosowywania treści.
To sprawia, że znalezienie odpowiedniego narzędzia jest jeszcze bardziej konieczne. Ale jak znaleźć to idealne rozwiązanie? Oto kilka punktów, które należy wziąć pod uwagę, szukając narzędzi oferujących personalizację dokumentacji.
Zidentyfikuj odpowiedni tryb pracy
Dokumentacja korporacyjna ma dwa tryby: system zarządzania dokumentami przedsiębiorstwa na miejscu i system zarządzania dokumentami w chmurze. Lokalny system DMS umożliwia firmom dostęp do danych z własnego serwera, ale aby korzystać z tego narzędzia, musisz być obecny w kampusie biura. Jednak narzędzia DMS oparte na chmurze oferują większą elastyczność pracownikom zdalnym, ponieważ mogą oni uzyskać dostęp do danych z dowolnego miejsca.
Rozważ czynnik kosztów
Koszt jest tutaj czynnikiem decydującym. Jeśli decydujesz się na DMS na miejscu, spodziewaj się dużych kosztów początkowych, aby ułatwić współpracę zespołową. Jeśli jednak planujesz system oparty na chmurze, możesz spodziewać się, że cała konfiguracja zostanie przeprowadzona o połowę taniej niż w przypadku lokalnego systemu DMS.
Sprawdź bezpieczeństwo danych
Bezpieczeństwo danych to podstawa. Twoje dokumenty muszą być odporne na włamania, nawet o to nie prosząc. W przypadku lokalnego systemu DMS masz większą kontrolę nad bezpieczeństwem, podczas gdy w przypadku systemu DMS opartego na chmurze odpowiedzialność za bezpieczeństwo spoczywa na barkach dostawcy usług.
Opcja tworzenia kopii zapasowych plików
W przypadku lokalnego systemu DMS, pliki danych muszą być często archiwizowane, ponieważ nie ma opcji automatycznego tworzenia kopii zapasowych. W związku z tym szanse na utratę danych są wyższe. W systemie opartym na chmurze kopia zapasowa jest tworzona samodzielnie. Nie musisz więc martwić się o utratę danych w przypadku niefortunnych zdarzeń.
5 funkcji, których należy szukać w oprogramowaniu do dokumentacji
Tworzenie przestrzeni współpracy zespołowej staje się łatwe, gdy masz przy sobie odpowiednie narzędzia. Oto lista funkcji, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze odpowiednich narzędzi do dokumentacji dla swojej organizacji.
1. Udostępnianie dokumentów
Pracując z wieloma interesariuszami, musisz utrzymywać wszystkich na tej samej stronie. Jednym ze sposobów na zaangażowanie wszystkich w projekt jest uwzględnianie ich opinii i wprowadzanie zmian w produkcie zgodnie z otrzymanymi cennymi uwagami. Platforma zarządzania treścią dokumentacji powinna zapewniać elastyczność udostępniania danych klientom i interesariuszom.
2. Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo powinno być najwyższym priorytetem przy wyborze oprogramowania do zarządzania dokumentacją odpowiedniego dla danej organizacji. Preferowany wybór powinien obejmować najnowsze narzędzia i oprogramowanie zabezpieczające, aby zapewnić, że tylko upoważnione osoby mają dostęp do danych.
3. Opcje edycji
Znalezienie odpowiedniego dokumentu nie powinno być trudnością dla Twojego zespołu. 83% pracowników traci swój cenny czas odtwarzając dokumenty, które już istnieją. Dlatego DMS powinien mieć opcję wyświetlania najpierw zaktualizowanej wersji dokumentu. Co więcej, osoby z dostępem do edycji dokumentu muszą mieć możliwość bezpośredniego wprowadzania w nim zmian.
4. Klasyfikacja dokumentów
Błędy w klasyfikacji i etykietowaniu dokumentów utrudniają pracownikom znalezienie właściwego dokumentu na czas. Dobry system DMS musi mieć funkcję automatycznego tworzenia metadanych dla dokumentów po ich przygotowaniu przez zespół. Uwolni to zespół od odpowiedzialności za tworzenie nazw dla plików, zmniejszając w ten sposób liczbę błędów ręcznych i oszczędzając czas.
5. Wyszukiwanie słów kluczowych
Odpowiednie oprogramowanie do dokumentacji powinno zapewniać zespołowi elastyczność w wyszukiwaniu odpowiednich dokumentów za pomocą słów kluczowych. Powinno wyświetlać odpowiednie wyniki na ekranie, aby ułatwić szybsze wyszukiwanie dokumentów.
Posiadanie tych pięciu niesamowitych funkcji w narzędziu do dokumentacji zapewnia elastyczność platformy i pomaga zespołowi zaoszczędzić czas na znajdowaniu i edytowaniu odpowiednich dokumentów. Funkcje te pomagają również organizacji usprawnić planowanie, współpracę, ocenę i zarządzanie wiedzą podczas obsługi różnych projektów.
Dokonanie właściwego wyboru z Docsie
Docsie oferuje funkcję dokumentacji korporacyjnej, która pomaga zespołowi łatwo współpracować bez marnowania dużej ilości czasu. Jest to kompleksowe rozwiązanie, które zmniejsza zależność od wielu narzędzi. Dostosowane do wszystkich wymagań dokumentacji korporacyjnej, Docsie ma niesamowite funkcje, które są wymienione poniżej.
Dokumentacja gotowa dla przedsiębiorstw
Gdy nie musisz przenosić się z jednej platformy na drugą, możesz bardziej skupić się na wykonaniu zadania bez czkawki. Scentralizowana platforma (https://site.docsie.io/enterprise-documentation) ułatwia zespołowi obieg dokumentacji i pomaga zwiększyć wydajność. Możesz zaimportować istniejące dokumenty i bazy wiedzy, dostosować zarządzanie wiedzą i zaprojektować niestandardowy portal bez większego wysiłku. Wyjątkowy zespół obsługi klienta Docsie zapewnia pełne zrozumienie naszych podstawowych i zaawansowanych funkcji przed przystąpieniem do dalszych działań.
|CTA: Ulepsz personalizację dokumentów z Docsie| |-|### Płynna współpraca z globalną siłą roboczą
Możesz współpracować ze swoimi zdalnymi pracownikami, wykonawcami, freelancerami i specjalistami dzięki nowym rolom użytkowników i kontroli dostępu. Dzięki tej funkcji Docsie można łatwo kontrolować, kto może przeglądać, edytować i publikować dokumenty. Jeśli chcesz zasugerować jakiekolwiek zmiany, zrób to, dodając komentarze za pomocą naszej wbudowanej funkcji czatu lub przypisując zadania i terminy członkom zespołu.
Interaktywne portale wiedzy
Poinformowanie innych o tajnikach swojego produktu jest ważne dla podjęcia mądrej decyzji. Dzięki Docsie możesz tworzyć interaktywne portale wiedzy, witryny pomocy, często zadawane pytania, bazy wiedzy i strony samoobsługowe, aby zapewnić odpowiednie informacje. Możesz skorzystać z zalet dostosowywania bazy wiedzy, aby publikować treści, które odnoszą się do ról i dynamiki klientów.
Dostosowane centra dokumentacji
Możesz wybrać sposób hostowania centrów dokumentacji. Oferujemy opcję wyboru spośród chmury publicznej lub prywatnej oraz lokalnego systemu DMS. Dzięki dostosowanym centrom dokumentacji możesz z łatwością zarządzać wiedzą, przesyłać dane i zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa.
Spostrzeżenia i informacje zwrotne
Możesz zobaczyć, w jaki sposób realizowany jest projekt, status postępu i współpracę zespołu dzięki praktycznym spostrzeżeniom i informacjom zwrotnym. Wprowadzanie zmian w dokumentach i przyjmowanie najlepszych danych wejściowych stało się łatwiejsze dzięki możliwości dostosowywania dokumentacji przez Docsie.
Dostosowane funkcje zapewniają, że zapotrzebowanie organizacji na dokumentację zostanie rozwiązane na czas, a wydajność zespołu wzrośnie. Zarządzanie wiedzą, personalizacja treści i funkcje informacji zwrotnej w Docsie zapewniają najlepsze wyniki podczas zarządzania wieloma projektami.
Kluczowe wnioski
Docsie pomaga zabezpieczyć poufne dokumenty i cały portal wiedzy za pomocą zaszyfrowanych haseł.
Docsie zapewnia zarówno oparty na chmurze, jak i lokalny system zarządzania dokumentami do bezpiecznego przechowywania krytycznych plików.
Docsie umożliwia udostępnianie dokumentów freelancerom i wykonawcom poprzez dodawanie tymczasowych haseł.
Docsie zapewnia pełne wsparcie w zakresie dostosowywania portalu wiedzy, bazy wiedzy i witryn pomocy.
Podsumowanie
Pracując z wieloma interesariuszami nad różnymi projektami, potrzebujesz narzędzia, które dba o współpracę, pomaga w zarządzaniu wiedzą, oferuje personalizację dokumentacji, upraszcza przepływy pracy i zapewnia najwyższej jakości funkcje bezpieczeństwa w celu usprawnienia projektu. Platforma, która ułatwia edycję, udostępnianie i klasyfikację dokumentów, ułatwia menedżerom produktu, freelancerom i zespołom technicznym intensywną współpracę bez żadnych przeszkód. Docsie to kompleksowy sklep, którego potrzebujesz, aby przechowywać wszystkie dokumenty na centralnej platformie, oszczędzając w ten sposób czas i upraszczając przepływ pracy dla swoich zespołów. Skontaktuj się z naszym zespołem, aby wdrożyć inteligentną platformę dokumentacji korporacyjnej.
Często zadawane pytania
**1. Czy freelancer lub wykonawca może współpracować z wewnętrznymi zespołami za pomocą Docsie?
Freelancerzy i zewnętrzni wykonawcy mogą z łatwością współpracować z wewnętrznymi zespołami za pomocą Docsie. Menedżerowie produktu, pisarze, freelancerzy i programiści mogą edytować dokumenty w razie potrzeby. Jednak przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w plikach wymagany jest wymagany dostęp.
**2. Jakie funkcje bezpieczeństwa są dostępne w Docsie, aby chronić dokumenty o wysokim priorytecie?
Otrzymujesz uwierzytelnianie tokenem JWT, IAM RBAC i ochronę hasłem do przechowywania poufnych danych.
**3. Czy Docsie oferuje niestandardowe portale?
Otrzymujesz niestandardowy portal z szyfrowaniem SSL, aby Twoje dokumenty były bezpieczniejsze.