Você está administrando uma empresa em 2022? Qual é o seu ativo mais precioso? A informação é um dos ativos mais úteis na administração de uma empresa. Os proprietários e acionistas da empresa dependem de dados para tomar decisões comerciais prudentes.
O departamento de marketing depende de informações para avaliar o potencial de sucesso do produto. Os profissionais de marketing também usam as mesmas informações para atingir seus alvos pretendidos. O mais importante é que você precisa de todas as informações da sua empresa em um único lugar para fazer documentos comerciais e de transações.
Nesse caso, você deseja uma plataforma de documentação inovadora que garanta a segurança das informações e o acesso múltiplo para a colaboração dos funcionários. Você pode aproveitar um sistema confiávelcomo o Docsie para gerenciar a documentação interna do seu software.
Continue lendo enquanto exploramos os 5 principais benefícios de usar uma plataforma de documentação para manter a documentação de software em sua empresa.
- Segurança aprimorada
Como uma empresa on-line, sua principal preocupação deve ser a segurança de suas informações e os dados dos clientes. A segurança é um grande desafio com o qual muitas organizações têm de lidar, especialmente durante a pandemia, quando a insegurança cibernética está em alta. A situação pode ser ainda pior se você depender de documentação manual, pois ela é facilmente acessível a qualquer pessoa. Informações confidenciais podem cair nas mãos da pessoa errada, que pode acabar vazando-as para os concorrentes.
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Obter uma plataforma de documentação sólida para manter os documentos do software garante uma segurança estanque. As plataformas de documentação de software têm uma trilha digital e você pode rastrear facilmente o acesso não autorizado. Independentemente de o acesso ser interno ou externo, você pode recuperar as informações do editor, inclusive o horário do acesso. Assim, você pode saber rapidamente se houve um ataque externo ou apenas um funcionário desonesto.
Mais importante ainda, você pode regular as pessoas que podem acessar determinados documentos com base no cargo e na autorização. Isso facilita o gerenciamento dos funcionários em seus respectivos departamentos.
- Fluxo de trabalho aprimorado e automatizado
Toda empresa elabora e compila vários documentos rotineiramente. No final do mês, quando chega a hora de conciliar o trabalho do período, todos os departamentos precisam de cópias dos documentos. Pode ser bastante desafiador recriar cópias sem desperdiçar tempo e recursos.
Além disso, os seres humanos se cansam de realizar tarefas repetitivas por longos períodos. Além de ficar sem tempo, você provavelmente acabará com arquivos desorganizados.
Uma plataforma de documentação de software confiável garante linhas de comunicação perfeitas para os departamentos internos e externos. Você pode classificar facilmente os documentos à medida que os gera. Assim, você aprimora processos de negócios mais rápidos e otimizados para economizar nos custos de operação. Isso também pode evitar que você perca receita devido à insuficiência de dados.
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- **Backup e recuperação aprimorados
A última coisa que você deseja para sua empresa é perder dados. Será como uma nova startup, pois você precisará criar um novo banco de dados de clientes. Você também pode perder sua fortuna se informações vitais, como dados bancários, caírem nas mãos de criminosos.
Sem esquecer que você não terá um ambiente competitivo favorável se perder todos os dados que construíram sua empresa do zero. Dificilmente ela voltará a ser a mesma, especialmente se a empresa tiver mais de uma década de existência.
Uma plataforma inovadora de documentação de software aprimora seu processo de backup e recuperação. Se você perder todos os dados, por exemplo, devido a um problema técnico interno, poderá recuperá-los em menos de uma hora. A plataforma também ajuda se seu sistema de backup primário for comprometido. Você pode restaurar facilmente os dados sem precisar pagar nenhum resgate.
- **Recuperação mais fácil
O consumidor on-line médio espera que sua marca resolva o problema em cerca de três horas durante os dias úteis. Caso contrário, você receberá reclamações em todas as mensagens de mídia social da marca. A última coisa que você quer é perder clientes regulares e afugentar clientes em potencial. Além disso, você também gostaria de reduzir os custos de atendimento ao cliente o máximo possível para obter melhores margens de lucro.
Adquirir uma avançada plataforma de documentação de software significa que você pode recuperar arquivos facilmente em segundos. Você pode aproveitar as dicas de recuperação, como pesquisar por palavra, frase ou credenciais do cliente. Para arquivos comerciais maiores, você pode organizá-los por índice, facilitando a referência de números.
- Controle de versão
As empresas lidam com vários tipos de documentos, inclusive confidenciais e públicos. Alguns documentos exigem apenas a entrada de um departamento específico, mas, ainda assim, outros funcionários podem precisar de acesso.
Por exemplo, alguns documentos financeiros, como relatórios trimestrais e anuais, devem ser inseridos apenas pelo departamento de contabilidade. Mesmo assim, os funcionários e acionistas também precisam acessá-los para ver o crescimento da empresa e se o compromisso deles está valendo a pena.
As plataformas modernas de documentação de software permitem o compartilhamento de arquivos em diferentes versões. Por exemplo, uma versão "somente leitura" seria suficiente para documentos contábeis confidenciais. Você também pode automatizar o processo de compartilhamento desses documentos personalizados.
**Conclusão
Automatizar o gerenciamento de documentos usando um software avançado é inevitável para o sucesso de sua empresa. Além de reduzir os custos operacionais, ela garante a existência perpétua da empresa. Você desfrutará de processos confiáveis de backup e recuperação de dados. Entre em contato com plataformas de documentação de software confiáveis, como a Docsie, para saber o que está faltando nas práticas comerciais modernas.