Suponha que você seja o administrador de uma solução de suporte ao atendimento ao cliente. Agora, você tem uma equipe especializada, mas todos os esforços dela estão sendo frustrados devido à falta de um software empresarial abrangente. Definitivamente, não é uma tarefa fácil, mas primeiro você precisa ter clareza sobre quais são suas metas para proporcionar experiências de conteúdo superiores às suas equipes e clientes.
**Em que você precisa de ajuda? Design? Publicação? Manutenção de sua documentação?
Livre-se de todas as suas preocupações e apresente o HAT aos membros da sua equipe! Use um HAT e prepare-se para aperfeiçoar seu conteúdo com recursos avançados que melhoram a colaboração entre as equipes e criam os documentos tecnológicos mais eficazes. Ele também simplifica o conteúdo técnico de tal forma que a maioria das equipes o prefere a ferramentas como documentos do MS Word ou HTML simples.
Com a ajuda das Help Authoring Tools, as empresas podem produzir e manter facilmente a documentação com descrição detalhada, inclusive para diversas plataformas, como PDFs, eBooks, dispositivos móveis, Web, documentos impressos etc. Isso ajuda a eliminar o uso de plataformas como o Microsoft Word ou o Google Docs.
Este artigo leva você a uma rápida jornada sobre o que é uma HAT (Help Authoring Tool, ferramenta de criação de ajuda) e como o Docsie começou a soar como sinônimo de HAT.
O que é uma HAT (Help Authoring Tool, ferramenta de criação de ajuda)?
As ferramentas de criação de ajuda são as companheiras permanentes dos redatores técnicos. Esse programa de software ajuda os autores a projetar, escrever, editar e publicar sua documentação digitalmente. Os autores também podem acumular a documentação de ajuda do software e convertê-la em um banco de dados de fonte única usando-a em vários formatos, incluindo PDFs, HTML, XML, etc. Eles são muito mais do que simples processadores de texto, pois às vezes também têm uma ferramenta de imagem integrada que pode economizar horas. É de fato um salva-vidas para pequenas empresas.
Alguns dos HATs mais populares são Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help e HelpNDoc, entre outros.
Cinco recursos principais do HAT para produzir documentação de alta qualidade:
1. Encontrar erros:
No caso das HATs, a edição de código e a edição de texto são os principais recursos. Os HATs eliminam erros e dividem o complexo processo de redação em etapas simples. Elas oferecem sugestões gramaticais e criam modelos com os quais as empresas podem trabalhar para criar conteúdo personalizado. A maioria das HATs também fornece instruções passo a passo para que as equipes possam aprender e se familiarizar com elas para criar produtos excelentes.
Ao desenvolver guias de estilo de linguagem automatizados com a ajuda de HATs, as empresas podem desenvolver a linguagem de sua marca. Quando se trata de edição de código, os desenvolvedores web front-end costumam usar essas ferramentas. As HATs também ajudam as marcas a manter intactos o tom, o formato e a aparência de sua documentação.
2. Gerenciamento de conteúdo (ponta a ponta):
Muitas das ferramentas de criação de ajuda disponíveis no setor atualmente compartilham um conjunto de semelhanças com os sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS). Seguindo a função principal das ferramentas e plataformas de CMS, as HATs ajudam os redatores técnicos a gerenciar seus projetos de conteúdo, armazenando e acompanhando seu progresso.
O ponto em que um HAT difere de um CMS é que ele tem cada projeto de conteúdo vinculado a um conjunto específico de arquivos, ajudas, manuais e guias de explicação de software. Ao usar um HAT, você pode evitar a perda de dados e também restaurar a última versão salva dos seus documentos. Esse é um grande benefício de uma HAT que permite acessar informações valiosas mesmo depois de enfrentar uma falha técnica imprevisível. Além disso, elas oferecem suporte de logon único para garantir que tudo corra bem.
A maioria das plataformas HAT oferece criação baseada em tópicos, em que você pode dividir a documentação em partes menores, do tamanho de bytes, que podem ser facilmente compreendidas pelos seus clientes.
3. Transações de arquivos:
Ao usar HATs, você pode importar e exportar seus arquivos com facilidade, garantindo transações de arquivos perfeitas entre várias plataformas. A parte boa é que você não precisa converter cada um dos seus arquivos manualmente. Com as HATs, você pode trabalhar sem esforço no mesmo conteúdo de arquivo e criar vários formatos do mesmo documento.
Depois de ter vários formatos, o que acontece com o documento original? Não se preocupe, pois o recurso de conversão automática do HATs permite que você preserve a documentação original, mantendo a estrutura e o formato intactos. Isso diminui a possibilidade de erros, reduzindo o tempo e o esforço. Esse recurso se torna ainda mais significativo quando os autores de conteúdo precisam compartilhar os arquivos de seus projetos com outros colaboradores.
4. Aprimore o conteúdo:
Quando se trata de criação de conteúdo, nada supera a importância do brainstorming para gerar novas ideias. Soluções de software como o HATs simplificam a comunicação entre as equipes, facilitando o trabalho remoto e garantindo a colaboração constante entre os membros da equipe. Há outros recursos notáveis, como edição em tempo real, comentários e controle de versão. Com esses recursos, é possível reduzir a falta de comunicação entre os membros da sua equipe, aumentar a produtividade e reduzir consideravelmente o tempo e o esforço.
Os HATs são ótimas ferramentas que mantêm os membros da equipe bem unidos em um grupo próximo. Um dos recursos dignos de nota dos HATs é o rastreamento de alterações. Isso permite que os usuários alternem entre várias versões do mesmo documento, criando um conteúdo abrangente e bem documentado, independentemente do tópico em que se esteja trabalhando.
Além disso, você pode usar elementos como vídeos, animações e simulações interativas para aprimorar a experiência de aprendizado de suas equipes ou clientes usando as ferramentas HAT.
5. Publicação e manutenção:
Atualizar e manter a documentação regularmente é um processo cansativo. Para facilitar as coisas para os usuários, um HAT permite que os redatores façam alterações no arquivo de origem preliminar, após o que são feitas atualizações em todos os formatos de arquivo. Isso garante que todos os usuários permaneçam atualizados em relação às alterações feitas e possam acessar a versão final do arquivo sem nenhum problema.
No caso da publicação, os HATs geralmente fornecem modelos para que os autores técnicos possam trabalhar na formatação de nível básico já existente. Os modelos também sugerem vários tipos de layouts visuais, facilitando aos redatores técnicos a extração de vídeos, gráficos em movimento, vídeos etc. de outras fontes.
Por que usar o Docsie como ferramenta de criação de ajuda (HAT) para produzir documentação de alta qualidade?
Com tecnologia e inovação em sua essência, a Docsie é uma das principais empresas de software, oferecendo Help Authoring Tools (HAT) que cria novas maneiras para as equipes colaborarem, criarem e implementarem a documentação do produto. Com sede em Toronto, Ontário, a Docsie, uma das ferramentas de criação mais populares, é um serviço de documentação de autoescrita que permite que as empresas escrevam, traduzam e aprimorem sua documentação por meio de interfaces de usuário simples.
Cinco maneiras eficazes de como a Docsie ajuda sua empresa
1. Implantação rápida e portal de conhecimento personalizado:
Enquanto o portal de conhecimento interno da plataforma ajuda as empresas a compartilhar conhecimento de autoatendimento com todas as suas equipes, as bases de conhecimento de clientes externos ajudam e orientam os usuários no compartilhamento de documentação entre as equipes e minimizam as cargas de trabalho de suporte ao cliente. O gerenciamento do conhecimento e a documentação técnica são fáceis de entender e estão repletos de tópicos de ajuda para melhor compreensão do portal. Ele tem todas as ferramentas HAT necessárias para potencializar seus processos de conteúdo e criar produtos melhores para seus clientes.
Com o Docsie portal, você pode usar designs padrão ou implementar um design de base de conhecimento personalizado de acordo com a personalidade, o estilo e a imagem de sua marca. O produto de software também fornece um domínio personalizado gratuito como parte de seu plano gratuito. Ele também oferece domínios adicionais que os usuários podem aproveitar ao assinar os planos pagos, além de fornecer ajuda on-line para todas as suas dúvidas. Mas isso não é tudo, pois ele oferece recursos avançados, como tradução automática, personalização da interface do usuário, opções de publicação, opções de edição avançadas, análise de documentação, portais de conhecimento interativos e muito mais. Ele também oferece suporte a diferentes idiomas, o que o torna a melhor opção para empresas com equipes diversificadas.
Resumindo a história, o Docsie é uma ferramenta poderosa que pode fornecer ajuda eficaz em todos os aspectos da documentação. O portal pode ser facilmente acessado em diferentes dispositivos, como uma ferramenta de desktop por meio do navegador da Web, e até mesmo em dispositivos móveis sem a necessidade de nenhum aplicativo móvel. Ele tem um dos gerenciamentos de relacionamento com o cliente mais preferidos e fornece a melhor ajuda a todos os seus clientes para que eles possam atingir as metas sem nenhum problema para atender aos usuários finais.
Integração, importação e design de portal gratuitos:
Os principais elementos da documentação de integração do cliente são instruções claras, manuais de usuário on-line, guias de solução de problemas, tours de produtos e perguntas frequentes (FAQs). Com o Docsie Pilot, as empresas podem garantir uma integração gratuita. Depois de passar pela documentação de ajuda eficaz, os usuários podem importar seu conteúdo de várias plataformas e obter o máximo de valor do conteúdo criado.
Você está preocupado com Como treinar seus funcionários para maximizar sua produtividade? Use a sessão de treinamento opcional do Docsie para que sua equipe possa trabalhar com o software e aproveitar ao máximo a solução de software. O conteúdo da base de conhecimento ajuda as equipes a entender como as coisas funcionam em um piscar de olhos.
Documentação de nível empresarial:
Incluído em todos os planos pagos, o Docsie oferece suporte à migração com o Docsie Pilot. Desde a importação de conteúdo existente, portais de conhecimento inteiros, bases de conhecimento e muito mais, até a criação de portais personalizados e o treinamento da equipe, a Docsie oferece uma caixa de ferramentas completa que ajuda as empresas a aumentar sua funcionalidade. A plataforma também oferece suporte a conteúdo dinâmico.
Com fluxos de trabalho de documentação simplificados, a Docsie ajuda você a aumentar a eficácia de toda a sua documentação. Além do domínio personalizado gratuito, a plataforma também oferece 3 domínios personalizados para equipes pequenas e mais de 10 domínios personalizados para empresas e organizações.
Domínio personalizado com SSL:
A Docsie permite que todos os seus usuários tenham um domínio personalizado sem nenhum custo adicional. Toda empresa com um plano para a plataforma pode ter um domínio personalizado no qual pode hospedar um site de conhecimento.
Ao oferecer seu plano de inicialização gratuito, a Docsie incentiva todas as pequenas e médias empresas a obter um nome de domínio personalizado e usá-lo para aumentar sua visibilidade e melhorar a imagem da marca.
Gerenciamento de versões e idiomas:
Atualmente, muitas empresas estão usando a tradução de idiomas por IA. Tudo graças à enorme transformação que a IA testemunhou nos últimos anos. Se sua empresa também trabalha com muito conteúdo e tem dificuldades com problemas de copiar-colar e duplicar, escolha a Docsie como seu parceiro profissional. Integre idiomas e versões e consolide-os com a Docsie, traduzindo-os em um URL específico. Qual é a vantagem? Você não precisará mais bater a cabeça na parede para ficar no topo da classificação de SEO.
Considerações finais
Então, essa foi uma prévia do mundo do HAT. **O que vem a seguir? Selecione uma ferramenta de criação de ajuda confiável e eficiente. Certifique-se de que ela entenda seus requisitos de negócios, os objetivos da empresa e forneça todos os recursos de uma HAT eficaz dentro do seu orçamento. Antes de finalizar qualquer HAT, certifique-se de que ela ofereça suporte abrangente ao cliente, além de eficiência e escalabilidade indiscutíveis.
Escolha a Docsie como sua parceira profissional e veja sua empresa atingir novos patamares de excelência. Oferecendo uma experiência de documentação unificada aos seus clientes globais, a Docsie fornece soluções para todas as suas necessidades de documentação sob o mesmo teto, com equipes de suporte trabalhando 24 horas por dia para garantir o seu sucesso.
Perguntas frequentes sobre (HAT)
Pergunta 1: O que é uma ferramenta de criação de ajuda (HAT)?
Ans: Uma HAT é um software que ajuda os redatores técnicos a criar, editar e publicar documentação para várias plataformas, como PDFs, HTML e XML. Questão 2: Como o HAT aprimora o gerenciamento de conteúdo?
**Resposta: O HAT oferece soluções de gerenciamento de conteúdo semelhantes às plataformas de CMS (sistemas de gerenciamento de conteúdo), mas com foco na documentação. As plataformas ajudam a gerenciar projetos de conteúdo, rastreiam o progresso do trabalho e também evitam a perda de dados.
Pergunta 3: Quais são alguns dos HATs mais populares?
**Sim: Docsie, MadCap Flare, Adobe RoboHelp, Author-it, Doc-To-Help e HelpNDoc, entre outras, são algumas das ferramentas de HAT mais populares.
Pergunta 4: Como o Docsie ajuda como um HAT?
**Sim: A Docsie ajuda as empresas a fornecer às suas equipes recursos como colaboração, criação de conteúdo e implementação de documentação.
Pergunta 5: Como o HAT aprimora a colaboração entre as equipes?
**Insights Os HATs aprimoram a colaboração entre as equipes oferecendo recursos de edição em tempo real, facilidade de comentários e controle de versão.