A colaboração é muito importante ao concluir a documentação do produto com a sua equipe. Escrever o material certo da maneira certa com sua equipe de produção é vital e ter as ferramentas certas para colaborar é fundamental!
Embora o termo "colaboração" tenha se tornado um tanto clichê no mundo dos negócios, ele está longe de ser um clichê. A colaboração no local de trabalho leva a equipes produtivas e isso é especialmente verdadeiro no caso da produção de documentação de produtos de alta qualidade!
A colaboração ocorre quando um grupo de pessoas em uma equipe de documentação de produto, como o gerente de produto, o proprietário do produto, os redatores técnicos, os designers, os desenvolvedores, os profissionais de marketing e outras facetas que criam uma equipe de documentação de produto bem-feita, une forças para compartilhar seus conhecimentos e habilidades a fim de atingir um objetivo comum, que é produzir uma documentação de produto incrível e refinada que os clientes adorem ler.
Vamos encarar os fatos! Seja para criar documentação de produto, guias de usuário, manuais de usuário ou mostrar qualquer portal de conhecimento em sua página, a colaboração é essencial para garantir que todas as peças estejam conectadas da maneira correta. E, portanto, o resultado da documentação do produto da empresa é fortemente influenciado por sua capacidade de colaborar com outras pessoas.
Vejamos sete motivos pelos quais o trabalho em equipe e a colaboração são tão importantes no desenvolvimento da documentação do produto.
Por que a colaboração é essencial e benéfica na criação da documentação do produto?
Ela cria novas vias de comunicação.
Trabalhar com novos indivíduos, diferentes setores de um departamento de gerenciamento de produtos e outros departamentos da empresa abre caminhos que, de outra forma, estariam fechados. Encontrar maneiras inovadoras de interagir e trocar informações é fundamental para o sucesso de uma empresa na produção de documentação útil de produtos que seus clientes entenderão e compreenderão. É possível reunir diferentes fontes de informações e insumos por meio da colaboração com várias facetas da empresa para ajudar a desenvolver conhecimento útil sobre a documentação do produto para os clientes. É por isso que a colaboração deve ser usada para criar vínculos entre departamentos sempre que possível.
De acordo com Mark Sanborn, "No trabalho em equipe, o silêncio não é dourado, é mortal". Assim, criar um local de trabalho mais unificado e aberto para que os diferentes departamentos se comuniquem beneficia a todos. Além disso, isso aproxima um pouco mais todos e esclarece o objetivo final de sua organização, além de ajudar a produzir uma documentação de produto incrível.
A colaboração nos permite trabalhar com mais eficiência.
Trabalhar por conta própria tem muitos benefícios, mas quando se trata de projetos de documentação de produtos, a falta de informações de vários departamentos pode ser bastante prejudicial. Podemos nos concentrar apenas em um trabalho sem nos preocuparmos com o tempo que perderemos se formos desviados ou como reunir uma equipe a tempo de cumprir um prazo apertado. Se o trabalho em questão exigir independência, então vá em frente. No entanto, quando se trata de documentação de produtos, duas cabeças ou até mais são melhores do que uma, especialmente quando conceitos diferentes de departamentos diferentes se combinam para criar uma documentação de produto refinada.
Um [trabalho de pesquisa] de Stanford (https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S0022103114000420?via%3Dihub) descobriu que até mesmo a percepção de trabalhar em um ambiente colaborativo pode aumentar a produtividade e o desempenho geral. A Forbes também observou que, nesse estudo: "Os participantes da pesquisa que foram preparados para agir de forma colaborativa permaneceram em suas tarefas 64% mais tempo do que seus colegas solitários, além de relatarem níveis mais altos de envolvimento, níveis mais baixos de fadiga e uma taxa de sucesso mais alta."
A colaboração, por outro lado, é simplesmente mais eficiente para criar documentação de produtos. Devemos estar prontos para confessar a nós mesmos que precisaremos de ajuda para combinar ideias e conceitos para criar documentos de produtos refinados. Terá de ser um esforço colaborativo. É nesse momento que o trabalho em equipe entra em ação. Ele ajuda na divisão de uma grande carga de trabalho de muitas documentações de produtos e/ou guias do usuário, o desenvolvimento de soluções inovadoras para criar documentações de produtos compreensíveis e atraentes que seus clientes entenderão é o resultado do panorama geral.
Uma organização que prioriza a colaboração para criar uma documentação de produto incrível que seus clientes gostem de ler como um de seus valores fundamentais inevitavelmente integrará essa maneira de trabalhar, resultando em um fluxo de trabalho de documentação de produto mais eficiente (e atraente).
Colaboração para a documentação do produto com uma alta porcentagem de retenção
A colaboração atrai os funcionários atuais e futuros porque fornece a base para um local de trabalho mais aberto, conectado e engajado - talvez até mais do que as empresas que são isoladas. Seus funcionários valorizarão um ambiente que prioriza a cooperação e isso contribuirá muito para que eles não procurem trabalho em outro lugar.
Além disso, quando se trata de produzir documentação de produtos de qualidade, com boa aparência, informativa e adequada ao que o cliente está tentando aprender sobre os produtos da empresa, é essencial que as várias facetas da empresa insiram suas informações para criar esse tipo de portal de conhecimento. O marketing pode falar sobre o tipo de cliente que está sendo atraído pela empresa, a região do mundo e outros dados que adquiriram com suas análises e estatísticas. Os gerentes de produto que desenvolvem a documentação do produto para seus clientes precisam das vias mais colaborativas. Eles precisam saber informações sobre o quarto produto de engenharia, o marketing e as vendas do produto e o feedback dos clientes. Para criar uma documentação bem-sucedida, eles precisam colaborar com essas equipes e departamentos para saber como os produtos funcionam, que tipo de clientes se encaixam no produto e usar todas essas informações para ajudar a orientar suas equipes de redação técnica, equipes de design e equipes de tecnologia para criar, produzir, gerenciar e publicar uma documentação de produto eficaz.
As pessoas valorizam a promoção de conexões, especialmente no processo de produção de documentação de produtos que seja atraente e abrangente para seus clientes e consumidores. Todos nós queremos trabalhar com pessoas em quem possamos confiar, que entendam e respeitem nossos pontos de vista e que colaborem de forma eficaz com outras pessoas, especialmente aquelas com diferentes formações e áreas de especialização. Simplesmente, a colaboração permite que isso aconteça.
A colaboração melhora o moral de sua empresa.
As pessoas naturalmente confiarão mais umas nas outras à medida que os vínculos forem formados entre as equipes e os departamentos, o que aumentará progressivamente o humor da empresa como um todo. Afinal de contas, se houver falta de confiança, sinergia ruim e moral baixa em uma organização, ela fracassará. Trabalhar regularmente com pessoas de fora da sua equipe ou departamento é um dos métodos mais eficazes para estabelecer a confiança.
Isso também funciona ao contrário: quanto melhor for o moral de sua empresa, maior será a probabilidade de seus funcionários se sentirem à vontade para trabalhar com colegas de diferentes divisões. Isso também é atraente para os funcionários de alto desempenho, que estão buscando cada vez mais locais de trabalho mais abertos e participativos.
Crie métodos úteis para colaborar e suas equipes não apenas serão produtivas, mas também terão orgulho e alegria em trabalhar com a sua organização.
A colaboração nos ajuda na solução de problemas.
Quando você está perplexo, o que faz? Suponha que você tenha feito um progresso significativo no projeto de documentação do seu produto, mas atingiu uma barreira que parece desafiar todas as tentativas de superá-la. Você ficou sem ideias, o desenvolvimento foi interrompido e o prazo para a conclusão da documentação do produto está se aproximando rapidamente. Você se rende?
Não, claro que não; você procura ajuda ou busca um ponto de vista diferente. Você pode fazer uma sessão de brainstorming/whiteboarding com sua equipe ou solicitar feedback de um colega de trabalho. Em outras palavras, você trabalha com a equipe de gerenciamento de produtos para enfrentar o desafio em questão. Os projetos de documentação de produtos que foram interrompidos começarão a avançar novamente quando a sua equipe combinar seus conhecimentos, habilidades e experiência e, em seguida, discutir as dificuldades e as possíveis soluções.
De acordo com um estudo de pesquisa da ADP, o engajamento de maior qualidade ocorre em equipes com muitas possibilidades de colaboração e exposição a problemas novos.
Por outro lado, a colaboração não precisa ser um último recurso. A colaboração deve estar enraizada nas operações da sua equipe de gerenciamento de produtos. Quanto mais olhos estiverem voltados para um projeto desde o início, mais fácil será detectar problemas (e resolvê-los de forma eficaz).
A colaboração permite que as pessoas aprendam umas com as outras
Isso é fundamental! Especialmente para a criação e o desenvolvimento da documentação do produto.
Um dos aspectos mais agradáveis de trabalhar de forma colaborativa com pessoas que trazem uma variedade de conjuntos de habilidades e formações para a mesa é a oportunidade de aprender com as experiências e as informações que cada um reuniu em seus vários departamentos. A colaboração com membros da equipe ou mesmo com equipes diferentes deve ser vista como uma oportunidade de aprendizado para produzir documentação de produtos que seus clientes compreendam e gostem de ler.
Isso implica solicitar opiniões e ideias, trocar informações, aprender como seus parceiros abordam a parte deles no projeto e entender melhor como eles trabalham. Aprender com os colegas não é apenas um benefício da cooperação; é também o primeiro passo para criar uma cultura de aprendizado e desenvolvimento no local de trabalho.
As equipes que cooperam não apenas aprendem umas com as outras - seus erros, conquistas, fracassos, processos e assim por diante - mas também desenvolvem um melhor conhecimento do ponto de vista da outra equipe. Você pode ouvir o lado da história da outra equipe: seus problemas, prioridades e até mesmo sua forma de pensar. Isso será incrivelmente útil quando vocês trabalharem juntos no futuro.
Algumas reflexões:
Com muitas facetas e equipes que precisam trabalhar juntas para criar e desenvolver manuais de usuário, documentação de produtos e portais de conhecimento bonitos e refinados de qualquer tipo, é altamente essencial trabalhar em equipe.
Muitas tecnologias colaborativas, como uma intranet, fazem isso. Elas se destinam basicamente a abrir sua empresa para que todos os departamentos possam se conectar uns com os outros e acompanhar o que as outras equipes estão fazendo por meio de atualizações de notícias, anúncios, eventos e canais de discussão, para citar alguns. Mas e quanto às ferramentas específicas que atendem à criação de documentação de produtos?
É essencial ter uma plataforma de criação de documentação baseada na nuvem que permita à sua equipe colaborar de forma eficaz. O uso do Zoom e de outras tecnologias de vídeo virtual é uma ótima maneira de se manter conectado com equipes remotas e exibir alterações ou problemas que surgem ao escrever a documentação do produto.
Além disso, uma interface como o Slack ou o Matermost é uma ótima maneira de se conectar em um ambiente de bate-papo, além de permitir arrastar e soltar itens em bate-papos organizados, o que é excelente para colaborar com diferentes equipes.
É por isso que o Docsie produziu recursos úteis para ajudá-lo a colaborar e atribuir várias tarefas às equipes de documentação de produtos com esses motivos em mente!
Conceitos fundamentais de equipes de documentação de produtos bem-sucedidas e colaboração
O mundo está reformulando a maneira como trabalhamos com documentação de produtos. Especialmente em termos de como colaboramos.
A maior parte do trabalho tem se tornado cada vez mais baseada em equipes, à medida que as organizações se tornam mais globais e complicadas. Nas últimas duas décadas, o tempo gasto por gerentes e funcionários em atividades colaborativas aumentou 50% ou mais, de acordo com pesquisa publicada na Harvard Business Review. Isso significa que a comunicação com várias facetas da empresa acontece de forma consistente.
Além disso, as equipes de documentação de produtos estão maiores, mais variadas, dispersas e mais especializadas do que nunca. Embora essas equipes de documentação de produtos possam ser bastante eficientes na solução dos difíceis desafios enfrentados por muitas empresas modernas, algumas delas ainda têm problemas para implementar estratégias de colaboração eficazes.
Então, como os funcionários de hoje podem se comunicar de forma eficaz enquanto negociam as estruturas e dinâmicas de trabalho predominantes que obstruem a colaboração eficiente no local de trabalho? Vamos começar falando sobre o que é colaboração e como ela é implementada de forma eficaz para aumentar a produtividade das equipes de desenvolvimento de documentação de produtos.
O que implica o trabalho em equipe eficaz no desenvolvimento da documentação do produto?
A colaboração é definida como quando dois ou mais indivíduos trabalham juntos para desenvolver ou criar algo. Isso pode ocorrer pessoalmente ou eletronicamente, devido às inúmeras tecnologias de comunicação e aos aplicativos baseados em nuvem projetados especificamente para essa finalidade.
Embora existam vários métodos para desenvolver e manter uma equipe de desenvolvimento de documentação de produtos bem-sucedida, as mais bem-sucedidas geralmente têm algumas características principais. É um ambiente em que os funcionários se sentem vistos, ouvidos e livres para se expressar e expressar suas ideias. As reuniões e sessões de trabalho são conduzidas com eficiência. Eles implementaram sistemas padronizados e procedimentos colaborativos. Suas equipes estão cientes da importância da comunicação eficaz entre si. Além disso, as equipes de tecnologia e os redatores técnicos, bem como os gerentes de produtos, têm um local eficaz para ver e acompanhar a documentação dos produtos que está sendo escrita, bem como os manuais do usuário para seus produtos.
A capacidade de atribuir tarefas, fixar tarefas e ver quais tarefas precisam ser feitas de maneira gerencial também dá um grande impulso à conclusão dos prazos da documentação do produto e à separação de funções para ajudar a promover a conclusão.
O mais importante é que a gerência dessas empresas reconhece que a cooperação efetiva no local de trabalho para desenvolver uma documentação de produtos eficaz, abrangente e bem-feita beneficia não apenas a equipe, mas também os clientes, que entenderão melhor o caso de uso de seus produtos e como usá-los.
Vamos explorar as vantagens da colaboração.
Garantir que a sua equipe trabalhe em conjunto e de forma eficiente no escritório pode parecer algo óbvio.
Ainda assim, reunir indivíduos de várias origens e, dependendo do tamanho e da estrutura da sua organização, de diferentes fusos horários para trabalhar em prol de um objetivo compartilhado não é uma tarefa fácil. Entretanto, os benefícios de uma boa comunicação e cooperação no local de trabalho superam em muito as desvantagens.
As equipes acrescentam mais força à criação eficaz da documentação do produto.
O que alguns dos melhores produtos do mundo têm em comum? Eles se esforçam para formar uma equipe eficaz de documentação de produtos para informar seus clientes sobre a eficácia de seus produtos. Independentemente de o produto de uma empresa ser um software SaaS não tangível ou um produto tangível, o fato de a equipe trabalhar em prol de um objetivo comum não apenas instila um forte senso de propósito nos membros da equipe, mas também permite que eles preencham as lacunas de habilidades uns dos outros e dividam as tarefas para aproveitar os pontos fortes de cada um. Por que isso é importante para a documentação do produto? A documentação de produtos tem muitas facetas. Ela tem aspectos técnicos, linguísticos e de design. Ao combinar a equipe técnica com a equipe de design e os redatores técnicos, todos gerenciados pelo gerente de produto e pelo proprietário do produto, você tem uma força a ser considerada, e eles podem criar uma documentação de produto incrível.
As equipes de documentação de produtos que colaboram entre si são mais habilidosas e bem informadas.
Boas equipes de colaboração têm a chance de adquirir novas habilidades umas das outras, o que as ajuda a avançar em todo o seu crescimento pessoal e profissional. O ato de colaborar força os indivíduos a pensar de forma mais crítica, a se explicar com mais clareza e a aprender mais sobre suas habilidades, o que pode ajudar no desenvolvimento da autoconsciência e em um melhor conhecimento de seus pontos fortes e fracos, além de aumentar a compreensão dos produtos que estão sendo vendidos.
Os membros da equipe de documentação de produtos que têm uma mistura de diferentes visões culturais têm maior probabilidade de obter sucesso. Isso inclui pessoas que viveram em vários lugares e falam vários idiomas, bem como aquelas que têm fortes raízes na região em que estão trabalhando e promovendo seus produtos.
Traduzir a documentação do produto para vários idiomas e ter uma equipe que entenda esses idiomas é uma maneira eficaz de aperfeiçoar a documentação com base nesses fatores para atingir melhor o coração dos clientes que vivem no exterior.
É preciso mais criatividade para produzir documentação de produtos de qualidade.
Cada vez mais empresas estão formando equipes que reúnem funcionários de todos os departamentos para explorar problemas e apresentar novas ideias que ajudarão a criar uma documentação de produto abrangente e atraente que os clientes gostem de ler.
Além de esforços como esses ajudarem as organizações a aproveitar os talentos dos vários departamentos e pontos de vista, estudos indicam que os grupos criam mais rapidamente, percebem as falhas mais cedo e apresentam melhores soluções para os problemas do que os indivíduos que trabalham sozinhos.
Uma experiência mais positiva para o cliente
Uma documentação bem polida e versada que pode ser visualizada em diferentes idiomas e versões. Além disso, com todos os aspectos técnicos da documentação exibidos de forma simples e metódica e apresentados de forma atraente para o cliente, os clientes usarão mais os produtos e compreenderão seus casos de uso. Tudo isso pode ser alcançado com equipes eficazes que criam documentação de produtos que combinam com todos os aspectos de seus clientes, criando explicações tecnicamente sólidas, que são bem exibidas e expressas em diferentes idiomas e para diferentes culturas. Isso só pode ser feito por uma equipe forte que trabalhe bem em conjunto para comunicar suas ideias sobre as diferentes facetas da produção de um produto e os casos de uso dos clientes.
Clientes satisfeitos que entendem os usos dos produtos, especialmente os produtos técnicos, farão boas avaliações e, essencialmente, se tornarão clientes fiéis por um longo período e, por meio do boca a boca, compartilharão suas experiências positivas com outras pessoas. Isso basicamente aumentará o fluxo de receita e promoverá uma boa reputação para a empresa.
6 virtudes para uma colaboração eficaz
Embora as habilidades listadas acima possam ajudá-lo a colaborar de forma eficaz e a criar uma documentação de produto incrível, trabalhar bem com os outros não se trata apenas do que você faz, mas também do processo em que você e sua equipe implementam. A atitude com que você e sua equipe abordam a colaboração pode fazer toda a diferença do mundo. Da próxima vez que se encontrar em uma situação em que precise colaborar com sua equipe, tenha em mente esses ideais.
1. Em primeiro lugar, a eficácia
As reuniões são uma necessidade muito bem definida para a colaboração. Apesar de as reuniões serem uma parte necessária do trabalho em equipe, elas receberam uma má reputação ao longo do tempo. De fato, a Harvard Business Review afirmou em seu estudo de pesquisa que as pessoas gastam muito tempo em reuniões, telefonemas e respondendo a e-mails. A pesquisa afirma: "Quanto tempo as pessoas gastam em reuniões, ao telefone e respondendo a e-mails? Em muitas empresas, a proporção gira em torno de 80%, o que deixa os funcionários com pouco tempo para todo o trabalho essencial que precisam concluir por conta própria. "
E quem nunca passou um tempo excessivo em uma reunião que parecia sem sentido? Várias ações podem ser tomadas para transformar sua equipe em uma máquina de produtividade de alto desempenho. Ter reuniões bem programadas ao longo do dia por meio de prioridades é uma maneira muito útil de marcar reuniões e resolver problemas à medida que eles surgem.
Além disso, um scrum diário ajuda a informar a todos quais são suas tarefas e quais problemas podem estar ocorrendo, bem como o que foi realizado no dia anterior. O scrum é útil para que ninguém pise nos pés dos outros em tarefas que precisam ser concluídas, além de permitir que todos compartilhem suas ideias sobre como ajudar a gerenciar determinadas situações.
Outro método é garantir que cada reunião ou conferência telefônica tenha uma pauta e que as metas específicas sejam bem definidas.
Por fim, não se esqueça de atribuir itens de ação a todos os participantes do projeto de documentação do produto na conclusão de cada projeto de documentação do produto concluído. Dessa forma, a equipe poderá falar sobre os pontos fortes e fracos que precisam ser trabalhados para o desenvolvimento da próxima documentação do produto, de modo que tudo corra melhor na próxima vez.
2. Explicidade
Não é comum que todos os membros de uma equipe estejam na mesma página desde o início. Os indivíduos naturalmente têm suas próprias prioridades e interesses. É por isso que é fundamental estabelecer os objetivos e as agendas de todos com antecedência, a fim de desenvolver um denominador comum que impulsionará o projeto.
3. Atitude positiva
O simples fato de um esforço colaborativo ter fracassado no passado não significa que fracassará novamente. Livre-se de qualquer problema residual e aceite cada cenário de trabalho em grupo como um novo começo, com uma mentalidade aberta e otimista. A positividade é tão contagiosa quanto a negatividade. No entanto, a positividade inspira crescimento, inspiração e promove bons hábitos de trabalho que, essencialmente, aumentarão o moral geral da empresa. Seja positivo e recompense a positividade!
É claro que todos nós temos nossos dias de folga, mas os membros que têm seus dias de folga devem receber espaço para que possam contemplar e transformar seu dia de folga em um bom dia para a próxima reunião. Isso não é uma perda, mas uma vitória! Porque um dia de folga é melhor do que uma semana de folga. E se um dia de folga puder ser recuperado para que no dia seguinte o funcionário esteja no ponto, isso funcionará a longo prazo, e o funcionário apreciará muito mais trabalhar para a equipe.
4. Promoção da confiança
As pessoas devem se sentir seguras para dar e receber críticas construtivas reais, feedback, ser motivadas por um objetivo compartilhado e ter as ferramentas e as oportunidades para interagir. Isso só pode ocorrer em uma atmosfera de confiança na qual os funcionários acreditam que seus colegas e líderes estão cuidando de seus melhores interesses.
5. Insight e inteligência emocional
Cada membro da equipe desempenha um papel fundamental. No entanto, o trabalho em equipe pode ser interrompido quando um ou mais membros da equipe acreditam que estão sendo tratados injustamente ou que outros membros da equipe estão tentando derrubá-los. Quanto mais você aprender sobre seus colegas de trabalho e entender como eles trabalham e os problemas que enfrentam, maior será a probabilidade de colaborar com sucesso.
6. Produtividade
As organizações mais bem-sucedidas têm sistemas e processos que permitem que os funcionários consultem o cronograma e as tarefas de um projeto para ter um conhecimento claro de como suas contribuições afetam o grupo. Dessa forma, se os prazos não forem cumpridos ou se alguém não estiver cumprindo seu papel, a situação poderá ser resolvida imediatamente.
Agora que sabemos como é uma boa equipe colaborativa e como ela deve ser estruturada, vamos nos aprofundar na criação de determinados processos que ajudarão a promover uma equipe de documentação de produtos eficaz e colaborativa incrível!
5 processos poderosos para criar uma colaboração eficaz para a equipe de criação de documentação de produtos
Se você já trabalhou em um projeto de documentação de produto que não saiu como planejado, sabe que incentivar a cooperação no local de trabalho às vezes é mais fácil falar do que fazer. Talvez seus colegas trabalhem remotamente e sejam inacessíveis. Ou talvez sua organização seja excessivamente compartimentada e os departamentos não estejam dispostos a trocar conhecimentos.
Se a sua empresa estiver enfrentando dificuldades com a colaboração, uma das melhores coisas que você pode fazer é concentrar-se no fortalecimento de suas habilidades interpessoais. Acredite em nós quando dizemos que aprender essas cinco habilidades de colaboração tornará o trabalho em equipe muito mais fácil e bem-sucedido.
1. Comunicar a intenção
Antes de começar o trabalho ou a tarefa, certifique-se de que seus objetivos estejam claros. Informe os seus colegas de equipe sobre as suas atividades e estabeleça expectativas razoáveis de quando as concluirá - e não deixe de cumpri-las. Esses exemplos de boa ética de trabalho mostrarão e abrirão o caminho para a forma como o trabalho é feito em sua empresa. Seja um bom exemplo e comunique o trabalho realizado e as exigências.
Além disso, compartilhe quaisquer alterações na estratégia que você estabeleceu. Se algo inesperado ocorrer e você não conseguir produzir os resultados esperados, explique esses ajustes à equipe de desenvolvimento da documentação do produto.
Novamente, é aqui que ter uma ferramenta de comunicação completa é útil. Além disso, se a equipe de documentação do produto puder fazer chamadas de vídeo e enviar mensagens instantâneas entre si a partir do mesmo aplicativo, haverá maior probabilidade de que se comuniquem prontamente quando surgir um problema:
2. Estabelecimento de objetivos
Ao trabalhar em equipe, é fundamental que todos entendam a meta e a visão do projeto, bem como como o sucesso será medido. A definição de metas e objetivos deve ser feita para pequenos aspectos dos projetos, bem como para os grandes, de modo que todos os objetos possam ser monitorados com prazos e otimizados para aumentar a produtividade.
Além disso, se alguém estiver trabalhando arduamente e cumprir os objetivos no prazo ou antes da data programada, certifique-se de recompensá-lo para que seu trabalho árduo seja valorizado.
A transparência em todos os ângulos da criação e do cumprimento de prazos e objetivos, desde o início, fomenta a confiança e ajuda a garantir que todos se dediquem ao sucesso e trabalhem em prol de um objetivo semelhante.
3. Ouvir atentamente
Quando você trabalha em estreita colaboração com as pessoas, deve prestar muita atenção às ideias, críticas e conselhos de cada membro da equipe e responder com consideração e respeito. Esse é o conceito por trás de ouvir ativamente e com intenção.
Embora você possa ter suas próprias opiniões sobre como deseja que o projeto de documentação do produto prossiga ou quem deve fazer o quê, você deve considerar as perspectivas de seus colegas. Embora nem sempre concorde com a conclusão, você deve, em última análise, escolher as necessidades e obrigações do grupo em vez de seus desejos pessoais.
4. Resolução de problemas
Ocasionalmente, surgem situações e as pessoas cometem erros. Isso ocorre. Quando surgirem dificuldades, tente avaliar cuidadosamente a situação como um grupo sem criticar nenhum indivíduo em particular. Em vez disso, dedique seus esforços à colaboração para descobrir respostas. Isso contribui para o desenvolvimento da confiança entre os membros da equipe e garante que todos se sintam à vontade para falar e ser honestos uns com os outros, mesmo que cometam um erro.
5. Gerenciamento eficaz do tempo
A colaboração com outras pessoas exige que você seja responsável não apenas por si mesmo, mas também pelos membros da equipe de documentação do produto que dependem de você. É aqui que as habilidades de gerenciamento de tempo se tornam úteis. Priorizar suas tarefas e programá-las adequadamente é fundamental para cumprir os prazos e concluir o trabalho que a sua equipe espera que você realize.
O Docsie oferece muitas ferramentas incríveis para colaboração!
Para ver um vídeo com essas instruções, assista a este vídeo aqui:
A primeira coisa que você verá ao fazer login no Docsie é Discussões, Alterações - feitas em projetos de documentação e Notificações - que se referem a tarefas concluídas ou que estão prestes a ser concluídas.
Além disso, há um menu de alternância para que você possa escolher a qual pessoa elas estão relacionadas em termos de projeto:
Essas informações são ótimas para que você e sua equipe comecem a trabalhar e estejam no caminho certo para o dia, a fim de cumprir prazos e objetos com mais diligência e eficiência. Além de saber quem está fazendo o quê e o que foi feito. Dessa forma, ninguém pisará no calo de ninguém e sua equipe de desenvolvimento de documentação manterá a alta produtividade.
Além disso, se você clicar na guia do canto superior e pressionar o botão que leva à sua conta:
No painel de controle do usuário, no lado esquerdo:
Você terá acesso aos usuários do espaço de trabalho. Isso permite que você controle quem está trabalhando em qual projeto com a documentação do seu produto e em que capacidade você deseja que eles estejam envolvidos no projeto:
Além disso, você pode adicionar novos usuários a cada documentação de produto em que estiver trabalhando, o que é ótimo para formar sua equipe e ajudar a orientá-la na criação de documentação de produto e guias de usuário incríveis no Docsie.
Em cada livro, tudo é registrado com data e hora. Você pode saber quem fez o quê e quando, e assim, quando colaborar com a sua equipe, não haverá dúvidas sobre quem fez o quê! Tudo fica visível em nosso recurso de histórico de revisão de artigos, que é o relógio que aparece ao lado do ícone de comentário no canto superior direito do painel do livro.
Quando você clicar nesse botão, todas as revisões serão apresentadas e marcadas com a hora no canto esquerdo do navegador:
Precisa informar à sua equipe o que está acontecendo com os projetos, fazer comentários sobre determinados artigos no Docsie Books ou atribuir tarefas?
O Docsie tem uma ótima solução que permite que a sua equipe crie comentários, atribua tarefas, identifique tarefas que precisam ser feitas, comunique-se com a sua equipe sobre determinadas tarefas e aspectos da documentação do produto e tudo isso pode ser feito clicando no ícone de comentário no canto superior direito do painel do Book, ao lado de publicar.
Agora você tem todas as ferramentas necessárias para manter a alta produtividade com equipes colaboradoras supereficientes para criar uma documentação de produto incrível que seus clientes adorarão ler.
Se tiver alguma dúvida sobre o Docsie ou quiser compartilhar comentários sobre nossa plataforma, entre em contato conosco pelo e-mail hello@docsie.io