Criação de POPs eficazes: Diretrizes, exemplos, modelos

Já se perguntou o que aconteceria se todos os detalhes de suas reuniões, pontos de dados ou dados de treinamento fossem perdidos? Como sua empresa trabalhará? O que acontecerá com a enorme quantidade de informações valiosas?

Graças a Deus, temos a documentação, que é imprescindível para o bom funcionamento de qualquer organização. Seja uma pequena tarefa ou um grande projeto, por meio de uma documentação eficaz, é possível criar, manter, publicar e compartilhar informações com todas as partes interessadas.

É nesse ponto que os Procedimentos Operacionais Padrão têm ajudado as empresas!

Para as empresas que buscam aumentar a eficiência, melhorar a qualidade e escalonar as operações sem problemas, a implementação de procedimentos operacionais padrão (SOPs) é essencial. Entretanto, embora a maioria das organizações reconheça a importância da documentação dos POPs, muitas não conseguem perceber todos os seus benefícios. Por que existe essa desconexão? Execução adequada.**

A simples documentação dos SOPs em um manual ou wiki não é suficiente para transformar as formas de trabalho. Assim como uma assinatura de academia não utilizada, esses procedimentos não terão impacto se ficarem parados em uma prateleira. Para otimizar de fato o treinamento, a conformidade, a segurança e a consistência multifuncional, os POPs devem ser incorporados ao trabalho diário dos funcionários de forma acessível e interativa. A integração de novos funcionários aos POPs é insuficiente. O reforço contínuo e o monitoramento da adesão são essenciais.

A utilização de um software específico eleva os benefícios dos POPs a um novo patamar. Com acesso centralizado, guias visuais, notificações, análises e muito mais, as plataformas em nuvem tornam fácil e gratificante para os funcionários integrar os POPs em suas rotinas regulares. Mas a tecnologia por si só não é a panaceia. As técnicas estratégicas de adoção, desde o treinamento e o feedback até as recompensas e a responsabilidade, promovem uma mudança cultural.

O artigo a seguir explora as principais práticas para criar, gerenciar e maximizar os programas corporativos de SOPs.

Ao hospedar SOPs no Docsie, você pode compartilhar todo o seu portal do conhecimento por meio de implantação rápida, auto-hospedagem, incorporação em documentos compartilhados, hospedagem em uma nuvem privada etc.

Mas o que é exatamente um SOP? Como ele funciona?

Este blog explora vários aspectos do SOP: sua finalidade, recursos, formato, benefícios etc. Como bônus, ele também compartilha informações valiosas sobre o Docsie, uma plataforma completa de criação de documentos para todas as suas necessidades comerciais.

É hora de aumentar a produtividade, o moral e a qualidade dando vida aos procedimentos operacionais padrão em sua organização.

O que é um SOP (procedimento operacional padrão)?

Um procedimento operacional padrão (SOP) é um processo documentado que descreve como concluir uma atividade ou tarefa de rotina. Os POPs detalham as etapas necessárias para concluir uma tarefa ou processo do início ao fim. Eles fornecem instruções claras e concisas para os funcionários seguirem ao realizarem funções ou processos de trabalho importantes.

*Os POPs são essenciais para gerenciar as operações de forma eficiente e consistente em uma empresa. Eles desempenham várias funções importantes

1. Garantir a consistência - Os POPs fornecem instruções padronizadas para que os funcionários executem as tarefas corretamente e com o mínimo de variação. Isso aumenta o controle de qualidade.

2. Melhorar a eficiência - Ao fornecer diretrizes claras para os funcionários, os POPs podem aumentar a produtividade e agilizar os fluxos de trabalho. Os funcionários não precisam descobrir como concluir as tarefas do zero todas as vezes.

3. Integração de novos funcionários - Os POPs ajudam a treinar novos funcionários detalhando os procedimentos da empresa. Os novos funcionários podem consultar os POPs quando estiverem aprendendo sua função.

4. Garantir a conformidade - Os POPs ajudam as empresas a atender aos requisitos regulatórios e aos padrões do setor, documentando os protocolos adequados.

5. Preservar o conhecimento institucional - Se um funcionário sair, os POPs preservam os métodos e o conhecimento para que o trabalho possa continuar sem interrupções.

Os POPs devem fornecer instruções diretas e abranger todas as etapas necessárias, do início ao fim. Eles podem incluir listas de verificação, recursos visuais, como capturas de tela, ou tabelas para organizar as informações. Para garantir a utilidade, os POPs devem ser escritos de forma clara, prontamente acessíveis aos funcionários e mantidos atualizados.

A implementação de SOPs exige um esforço inicial, mas os benefícios são inúmeros. Com os POPs em vigor, os funcionários têm os recursos necessários para executar as tarefas de forma consistente e as empresas otimizam os processos multifuncionais. Em resumo, os SOPs são um componente essencial de uma operação eficiente e de alta qualidade.

Modelo de SOP

Aqui está um exemplo de estrutura para um Procedimento Operacional Padrão. Veja a seguir alguns dos principais benefícios de usar esse modelo de POP:

1. Fornece uma estrutura consistente - O modelo fornece a todos os POPs o mesmo fluxo organizado com seções padrão, facilitando o acompanhamento dos procedimentos.

2. Melhora a acessibilidade - Seções numeradas e rótulos claros permitem que os funcionários encontrem rapidamente as informações de que precisam.

3. Melhora a compreensão - Seções como Propósito, Escopo, Termos e Definições garantem contexto e clareza para os usuários.

4. Apoia a conformidade - Elementos como Responsabilidades, Informações de segurança e Documentação ajudam na adesão aos regulamentos.

5. Permite a personalização - Embora estruturado, o modelo pode ser adaptado a qualquer processo com etapas adaptadas ao procedimento.

6. Facilita a consistência - Os modelos promovem a consistência das informações fornecidas em todos os POPs da organização.

7. Simplifica a criação - Com seções predefinidas, os autores só precisam preencher as informações relevantes para cada procedimento.

8. Permite escalabilidade - O modelo pode ser usado universalmente para qualquer número de POPs à medida que a biblioteca de procedimentos de uma organização cresce.

9. Promove a melhoria contínua - A seção Histórico de atualizações garante que os procedimentos permaneçam atualizados e precisos ao longo do tempo.

10. Fornece supervisão - O campo Nome do aprovador oferece suporte a um processo de aprovação e responsabilidade pelas revisões do POP.

11. Economia de tempo - Os modelos pré-formatados permitem a criação mais rápida de POPs em comparação com a elaboração do zero.

Em resumo, esse modelo oferece uma base sólida para POPs abrangentes e legíveis que promoverão a compreensão, a acessibilidade, a conformidade e a manutenção.

Formato de Procedimentos Operacionais Padrão

Os formatos de POP definem como você gostaria de estruturar e organizar as informações por meio de suas palavras escritas. Antes de selecionar qualquer formato de POP, descubra por que você o está criando e, em seguida, escolha um dos modelos amplamente disponíveis para começar. Escolha um formato que se alinhe à meta geral de sua empresa, transmita as informações de forma eficaz e cumpra o propósito de escrever um POP.

Formato escrito	Formato hierárquico	Formato de fluxograma	Formato de lista de verificação	Formato de vídeo	Formato interativo
Isso envolve escrever documentos de maneira direta. Você pode usar marcadores ou listas numeradas.	Um formato um pouco complexo, mas que fornece detalhes adicionais com um índice e títulos separados.	Ilustra os POPs quando as empresas preveem mais de um resultado para uma determinada tarefa. Essas tarefas vêm com procedimentos complexos e têm um escopo flexível.	Apresenta apenas uma lista organizada de etapas que são fáceis de seguir. Replica o formato de uma lista de afazeres que você pode marcar ao concluir várias tarefas.	Um guia visual sobre como concluir uma determinada tarefa. É uma maneira divertida e interativa de envolver o público.	Os SOPs podem ser estruturados como cursos on-line interativos, incluindo materiais escritos, questionários, demonstrações em vídeo etc.
Melhor utilizado para: Fornecer um breve resumo com instruções passo a passo e mencionar o nome da pessoa responsável por cada aspecto do trabalho. Melhor utilizado para: Escrever o objetivo, uma visão geral e instruções detalhadas sobre como cada etapa da tarefa deve ser concluída, juntamente com os nomes das partes interessadas responsáveis.	Melhor utilizado para: POPs que contenham tarefas repetitivas que exijam mais trabalho manual e menos criatividade. Melhor utilizado para: treinamento ou integração, em que os funcionários possam ter uma ideia de como executar uma determinada tarefa.

Se não tiver certeza sobre qual plataforma escolher para criar os POPs de sua empresa, experimente o Docsie para ter uma experiência perfeita, sem complicações e agradável. Aumente o potencial de sua empresa e libere a produtividade de seus funcionários criando POPs seguindo algumas etapas simples no Docsie. Se você precisa criar uma proposta para um novo plano de negócios ou elaborar um documento sobre alocação de tarefas, escolha o Docsie como seu parceiro de confiança e elabore POPs com perfeição!

Procedimento Operacional Padrão: [Título do POP]

1. Objetivo

Descreva brevemente o objetivo deste POP. Por que o procedimento existe e quais objetivos ele pretende atingir?

2. Escopo

Especifique os departamentos, as equipes, o pessoal, os sistemas ou outras entidades aos quais este SOP se aplica. Quem deve seguir este procedimento?

3. Responsabilidades

Descreva as funções e responsabilidades do pessoal envolvido na execução deste SOP. Quem é o proprietário, executa, apóia e revisa o procedimento?

4. Materiais e equipamentos

Liste todos os materiais, formulários, sistemas, software, ferramentas ou equipamentos necessários para executar com êxito este POP. Inclua detalhes específicos, como nomes de sistemas e locais de recursos físicos.

5. Informações de segurança

Se aplicável, forneça precauções gerais, avisos ou diretrizes de manuseio que o pessoal deve conhecer para a segurança ao executar este POP. Anote qualquer treinamento ou EPI necessário.

6. Procedimento passo a passo

Forneça as instruções passo a passo para concluir o processo do início ao fim.

• Numere cada etapa

• Comece cada etapa com um verbo de ação

• Inclua quaisquer recursos visuais ou capturas de tela relevantes

**Anote as etapas que podem divergir devido a contingências usando marcadores

7. Documentação e manutenção de registros

Descreva todos os formulários, registros, relatórios ou outras documentações que devem ser mantidos para descrever a conclusão deste POP. Descreva os locais de armazenamento e os prazos de retenção.

8. Termos e definições

Defina quaisquer termos-chave ou acrônimos usados no POP que possam não ser familiares aos usuários. Forneça definições claras.

9. Referências

Liste todos os documentos ou recursos externos que forneçam informações complementares relacionadas ao POP. Inclua hiperlinks, se disponíveis.

10. Histórico de atualização do POP

Forneça um registro do histórico de versões documentando as revisões feitas no POP ao longo do tempo. Inclua o número da versão, a data, o autor, o aprovador e as alterações de alto nível.

1. Aprovado por: [Nome, Cargo]

2. Última atualização: [Data]

3. Revisão: [Número da versão]

Por que os POPs são importantes para uma empresa?

Os procedimentos operacionais padrão (POPs) são inestimáveis para as empresas que buscam aumentar a eficiência, cumprir as regulamentações e escalonar as operações. Há muitos motivos importantes pelos quais os POPs beneficiam as organizações:

1. Melhorar a consistência - Com POPs documentados em vigor, os funcionários sabem exatamente como executar os processos todas as vezes. Em vez de confiar no conhecimento tribal, os POPs fornecem instruções padronizadas para os funcionários seguirem. Esse nível de consistência é vital para o controle de qualidade.

2. Melhorar o treinamento - A integração de novos funcionários é mais rápida e fácil com os POPs. Os novos funcionários podem consultar os POPs para aprender rapidamente suas funções e começar a contribuir mais cedo. Os POPs garantem o treinamento adequado para que os padrões não sejam negligenciados.

3. Preservar o conhecimento institucional - Quando um funcionário deixa a empresa, os POPs retêm os métodos, as técnicas e o conhecimento que ele aplicou. Com a rotatividade de pessoal, os POPs evitam interrupções na continuidade das operações comerciais sem problemas.

4. Garantir a conformidade - Os POPs ajudam as organizações a atender às normas legais e aos padrões do setor por meio de práticas recomendadas documentadas. Com os POPs, as empresas podem demonstrar conformidade durante auditorias ou inspeções.

5. Permitir a delegação - Os gerentes podem delegar tarefas com confiança, sabendo que os funcionários podem seguir os POPs para manter a consistência. POPs bem documentados capacitam os funcionários a trabalhar de forma mais autônoma.

6. Facilitar a melhoria contínua- Os POPs oferecem uma oportunidade de avaliar frequentemente os processos e melhorá-los. Os gerentes podem otimizar os POPs ao longo do tempo para aumentar a eficiência.

7. Reduzir erros - Ao descrever as etapas exatas para os funcionários, os POPs minimizam os erros. Os funcionários têm recursos para fazer o trabalho corretamente na primeira vez.

8. Agilizar o trabalho multifuncional- Os POPs melhoram a coordenação entre os departamentos ao padronizar os processos e as transferências.

9. Apoiar o dimensionamento - À medida que uma empresa cresce, os POPs permitem que ela expanda eficientemente as operações e integre mais funcionários.

10. Fortalecer o atendimento ao cliente - Os funcionários capacitados com SOPs podem oferecer um serviço consistente e de alta qualidade que encanta os clientes.

Em resumo, os POPs são uma prática comercial fundamental que leva a melhorias significativas nos processos, na eficiência e na qualidade. Investir tempo na criação de POPs gera dividendos a longo prazo.

Quais são os benefícios de usar o software SOP?

A adoção de um software de POP oferece às organizações muitas vantagens em relação à dependência de procedimentos operacionais padrão baseados em papel ou ad hoc. O software de SOP centraliza as informações do SOP e automatiza os elementos do processo do SOP. Os benefícios do uso do software de POP incluem:

1. Acessibilidade aprimorada - O software SOP armazena todos os procedimentos em um banco de dados centralizado, acessível de qualquer local. Os funcionários podem encontrar facilmente o POP de que precisam sem precisar procurar em manuais. O acesso móvel torna os POPs acessíveis em qualquer lugar.

2. Controle aprimorado de POPs - O software de POP permite definir permissões de usuário para que os funcionários acessem apenas os procedimentos relevantes. Os fluxos de trabalho de atualização garantem que os POPs sejam mantidos atualizados. Os históricos de versões permitem restaurar versões anteriores, se necessário.

3. Criação simplificada de POPs - O software intuitivo de POP facilita a criação de POPs com modelos, seções, imagens, procedimentos aninhados e muito mais para usuários não técnicos. Os recursos de colaboração simplificam a elaboração de POPs.

4. Documentação multimídia - Ao contrário dos POPs em papel, o software suporta imagens, instruções de voz, vídeos e outros recursos multimídia. Isso melhora a compreensão de alunos visuais e auditivos.

5. Guias de POP interativos - Os POPs interativos funcionam como guias passo a passo que conduzem os usuários pelos procedimentos. Os funcionários podem inserir dados durante os POPs para aumentar o envolvimento.

6. Rastreamento de reconhecimento do POP - Os gerentes podem rastrear a compreensão da leitura do POP. Os registros de confirmação garantem a adesão e a responsabilidade dos funcionários.

7. Métricas de desempenho - O software SOP gera relatórios sobre as métricas de uso do SOP. Essa visibilidade ajuda a identificar problemas de adoção ou necessidades de treinamento.

8. Manutenção automatizada do POP - O software solicita revisões ou atualizações periódicas do POP para manter os procedimentos atualizados. A automação também reduz a dependência do controle manual de versões.

9. Integrações - O software de POP de qualidade integra-se a softwares de treinamento, sistemas de controle de documentos, assinaturas digitais e muito mais. Isso unifica as plataformas.

10. Conformidade aprimorada - Protocolos automatizados, como confirmações digitais de POPs, melhoram a preparação para auditorias. Os registros do software demonstram a adesão aos POPs.

11. Melhor treinamento - O acesso centralizado aos POPs facilita o treinamento de novos funcionários. Guias interativos reforçam o aprendizado. As métricas identificam oportunidades de treinamento.

Em resumo, o software de POP desenvolvido para fins específicos torna os procedimentos operacionais padrão mais eficazes e impactantes em todas as organizações. O acesso centralizado, a automação e a análise resultam em maior produtividade e melhoria contínua.

Quais recursos devo procurar em um software de POP?

A seleção do software de POP correto é fundamental para otimizar os procedimentos operacionais padrão em uma organização. Ao avaliar as soluções, considere estes recursos importantes:

1. Modelos personalizáveis - Procure uma plataforma que ofereça modelos para simplificar a criação de POPs para diferentes departamentos e casos de uso. Os modelos ideais são personalizáveis.

2. Ferramentas de colaboração - A funcionalidade de colaboração, como fluxos de comentários, atribuições de tarefas e aprovações de versões, é essencial para a criação e revisão de POPs multifuncionais.

3. Controles de acesso - Para administrar adequadamente os POPs, o software deve ter controles avançados para definir permissões de usuários e grupos para criar, editar, revisar e acessar os procedimentos de POP.

4. Integração multimídia - A capacidade de incorporar imagens, vídeos, arquivos de áudio, capturas de tela e muito mais torna as instruções do POP mais visuais e atraentes para os funcionários.

5. Guias interativos - Guias interativos que conduzem os usuários pelos POPs em uma interface passo a passo melhoram a compreensão e o treinamento. Procure também a lógica de ramificação.

6. Notificações e lembretes - As notificações por e-mail, no celular e no aplicativo sobre as próximas revisões, aprovações, reconhecimentos e muito mais ajudam a manter os POPs atualizados e a reforçar a adesão.

7. Publicação multicanal - Um hub centralizado para publicar e distribuir POPs pela Web, dispositivos móveis, impressão, PDF e outros garante que os funcionários acessem as versões mais recentes.

8. Histórico de revisões e controle de versões - O controle robusto de versões oferece visibilidade de auditoria e simplifica as revisões de POPs. Ele também permite reverter ou comparar versões anteriores.

9. Análise e relatórios - As métricas de uso ajudam os gerentes a identificar problemas de adoção, otimizar o treinamento e destacar as melhorias do POP. Uma análise robusta é essencial.

10. Pesquisa e indexação - A pesquisa empresarial intuitiva facilita a localização de SOPs relevantes. A marcação e os metadados melhoram a capacidade de descoberta na biblioteca de procedimentos.

11. Integrações - Plataformas como sistemas de treinamento, controle de documentos, assinatura eletrônica e software de produtividade aumentam o valor. As APIs permitem integrações personalizadas.

12. Baseado em nuvem - As plataformas em nuvem oferecem acessibilidade, atualizações contínuas, segurança e escalabilidade. Opções no local também podem estar disponíveis.

Ao avaliar os sistemas SOP, priorize os recursos que maximizarão a adoção organizacional, o treinamento, a conformidade e a melhoria contínua. Isso gera maior impacto dos investimentos em SOP.

Quais são algumas das principais soluções de software de SOP?

Com o software de POP correto, as organizações podem maximizar o valor de seus procedimentos operacionais padrão. Aqui estão algumas das principais plataformas a serem consideradas:

1. Process Street - Esse popular software baseado em nuvem simplifica a criação, o rastreamento e o gerenciamento de POPs. Modelos personalizáveis, fluxos de trabalho de aprovação e integração com aplicativos como o Slack simplificam a colaboração. As métricas de uso fornecem visibilidade da adoção de POPs.

2. SweetProcess - Oferecendo um controle robusto de documentos de POP, esse software centraliza os POPs com históricos de versões, permissões, publicação multicanal e revisões. Guias digitais interativos facilitam o acompanhamento dos procedimentos.

3. StepShot - Ideal para setores altamente regulamentados, o StepShot permite a criação de POPs detalhados com imagens, anotações, lógica de ramificação e multimídia. Os registros de alterações ajudam na preparação para auditorias. Os modelos aceleram a elaboração.

4. OpsHub - O OpsHub se integra a ferramentas como Documentum, SharePoint e Google Drive para acesso e edição unificados de POPs. Permissões granulares de usuário controlam o acesso. Os painéis fornecem análises sobre o desempenho do SOP.

5. Curve - O Curve visa otimizar a forma como os funcionários criam, gerenciam e concluem os POPs. Instruções interativas fornecem orientação passo a passo. O Curve se integra a aplicativos corporativos e plataformas de mensagens.

6. SafetyCulture IQ - Voltado para setores regulamentados, o IQ gerencia permissões, agendamento e necessidades de POPs em vários locais. A interface móvel garante acessibilidade aos funcionários da linha de frente. O acesso off-line permite a continuidade.

7. Qualio - Essa solução para o setor regulamentado oferece controle robusto de documentos de POP com controle de versões, comparações, aprovações e distribuição. A integração do resultado do teste melhora o gerenciamento da qualidade.

8. Kissflow Procedure - Essa plataforma intuitiva e sem código permite que qualquer pessoa crie POPs interativos avançados e os torne acessíveis em todos os dispositivos. Os registros de auditoria rastreiam o acesso e as alterações dos POPs.

9. Zenkit - Com a funcionalidade de gerenciamento de projetos, o Zenkit permite a criação de POPs detalhados com atribuições de tarefas e atualizações de status. A plataforma baseada na nuvem garante o acesso de qualquer lugar.

10. MasterControl - Com recursos avançados de automação, gerenciamento de mudanças, integração de treinamentos e mobilidade, o MasterControl ajuda as organizações a administrar e obter o máximo dos POPs.

Essas plataformas altamente conceituadas fornecem às organizações as ferramentas necessárias para desenvolver, gerenciar e otimizar os POPs de forma eficaz. O software certo se alinha às necessidades específicas de governança, colaboração e adoção de uma organização.

Como o software de POP pode ajudar a aumentar a eficiência?

Os procedimentos operacionais padrão são inestimáveis para as organizações, mas somente se os funcionários realmente os seguirem. O software SOP oferece vários recursos para ajudar a aumentar a eficiência e a adesão aos SOPs:

1. Guias interativos - Listas de verificação e fluxos de trabalho interativos facilitam o cumprimento dos POPs, conduzindo os usuários passo a passo pelos procedimentos necessários. Os funcionários podem inserir dados durante os POPs.

2. Acesso móvel - Permitir o acesso aos POPs a partir de qualquer dispositivo melhora a acessibilidade dos funcionários em trânsito e sem acesso ao desktop. Isso aumenta a adesão.

3. Notificações - Notifique proativamente os funcionários por e-mail, texto ou mensagens no aplicativo quando as revisões ou confirmações dos POPs estiverem vencendo. Isso promove o engajamento.

4. Responsabilidade - As assinaturas, confirmações e registros digitais dos POPs de quem acessou os procedimentos e quando aumentam a responsabilidade de seguir os POPs.

5. Acesso off-line - Para os funcionários sem conectividade constante com a Internet, o acesso off-line aos POPs garante que eles ainda possam manter a conformidade quando as conexões forem interrompidas.

6. Loops de feedback - A coleta de feedback dos funcionários sobre os POPs frequentemente identifica áreas de confusão e oportunidades de otimizar as instruções para maior clareza.

7. Procedimentos baseados em funções - Organize POPs e listas de verificação específicos para diferentes usuários e funções. Isso promove a relevância e o envolvimento.

8. Gamificação - A aplicação de elementos de jogos, como pontos, distintivos e tabelas de classificação, torna a conclusão dos POPs mais motivadora e interativa para os funcionários.

9. Vídeos - Incorpore vídeos diretamente nos POPs quando for útil para demonstrar processos visualmente. Os vídeos melhoram a compreensão.

10. Análise de notificações - Visualize métricas sobre a capacidade de entrega de notificações e taxas de abertura. Use os insights para refinar o tempo e aumentar o impacto das notificações.

11. Orientação da versão do SOP - Forneça notas de versão explicando as alterações entre as versões do SOP. Essa orientação proativa reduz a confusão durante as atualizações.

12. Integração de treinamento - Sincronize os módulos de treinamento de POPs concluídos com o sistema de gerenciamento de aprendizado para que os gerentes tenham visibilidade da participação no programa.

A atmosfera correta do software torna mais fácil e mais gratificante para os funcionários interagirem regularmente com os POPs. Habilite todos os recursos que impulsionarão a adoção contínua dos POPs por toda a força de trabalho. A adesão consistente aumentará a produtividade, a segurança, a qualidade e muito mais.

Como posso criar POPs eficazes para a minha empresa?

A criação de procedimentos operacionais padrão (SOPs) eficazes é fundamental para que as empresas otimizem as operações, reduzam os erros e ampliem o crescimento. Aqui estão algumas dicas importantes para desenvolver POPs de alta qualidade:

1. Analise os processos primeiro - Observe os processos em ação, envolva os funcionários que os executam e analise as etapas e os pontos problemáticos antes de elaborar os POPs. Registre os detalhes com precisão.

2. Use uma linguagem simples - Escreva as instruções do POP de forma clara e concisa usando uma linguagem simples. Evite jargões. Concentre-se em frases curtas e voz ativa para facilitar a leitura.

3. Estruture o conteúdo - Organize o conteúdo do POP usando títulos numerados consistentes, marcadores e espaços em branco. Use parágrafos específicos para cada etapa do processo.

4. Adicione recursos visuais - Incorpore capturas de tela, fotos, ilustrações, gráficos e diagramas para esclarecer as instruções e tornar os POPs mais visuais. Os recursos visuais melhoram a compreensão.

5. Seja preciso - Elimine qualquer ambiguidade nas instruções. Especifique as ferramentas e os materiais necessários para cada etapa, para que os usuários tenham tudo o que precisam para executar corretamente.

6. Descreva as contingências - Aborde possíveis problemas, exceções e alternativas que possam surgir ao seguir o POP. Forneça orientações claras para lidar com eles.

7. Adicione chamadas - Use dicas, avisos e lembretes para chamar a atenção para informações críticas, possíveis problemas ou percepções que os usuários precisam saber.

8. Destaque a segurança - Enfatize todas as precauções importantes de saúde e segurança associadas ao processo usando dicas visuais, como negrito, ícones ou textos explicativos destacados.

9. Torne as instruções acionáveis - Formule as etapas como ações diretas, começando com verbos imperativos como "Clique", "Selecione", "Escaneie" etc. Isso torna o caminho claro.

10. Testar e refinar - Peça aos funcionários que não estão familiarizados com o SOP que testem as instruções. Em seguida, refine as áreas que não estiverem claras. Repita até que o POP esteja aperfeiçoado.

11. Torne os POPs acessíveis - Armazene os documentos do POP de forma centralizada usando um software para que os funcionários possam pesquisar e acessar facilmente os POPs a qualquer momento, de qualquer local ou dispositivo.

12. Revisão e atualização - Defina lembretes para revisar e atualizar periodicamente os POPs para mantê-los atualizados. Faça com que os especialistas no assunto revalidem a correção.

A elaboração de POPs abrangentes e fáceis de seguir leva tempo no início, mas rende dividendos a longo prazo por meio da execução consistente dos processos. SOPs bem elaborados são documentos vivos que evoluem.

Criação de POPs - Desafios

Embora os POPs tenham o objetivo de facilitar as tarefas, introduzi-los em sua organização geralmente traz seu próprio conjunto de desafios. Aqui estão alguns dos obstáculos que as empresas enfrentam:

1. SOPs obsoletos:

Os documentos de POP são dinâmicos. Eles são vivos e, portanto, exigem atualizações constantes, manutenção etc. Para resolver o problema de POPs desatualizados, use o serviço de criação de POPs da Docsie para adicionar novas informações facilmente.

2. Problemas de participação:

Se o POP for algo novo para sua empresa, ele pode sofrer com o não envolvimento de seus funcionários. Para descobrir como os membros de sua empresa usam as etapas mencionadas no POP, acompanhe de perto as métricas e as análises. Com o , você pode não apenas criar documentos excepcionais de POP, mas também acompanhar como os funcionários estão interagindo com eles.

3. Treinamento adequado:

Treinamento suficiente e manutenção adequada são necessários para prolongar a vida útil de seus POPs. Portanto, todos os membros da sua equipe devem ser capazes de usar recursos que possam ajudá-los a concluir as tarefas mencionadas no POP. Ao usar o Docsie, você pode ficar tranquilo, pois ele foi projetado para iniciantes que podem facilmente seguir as instruções e concluir a tarefa conforme estabelecido no POP.

Como posso garantir que os funcionários sigam os POPs corretamente?

As organizações investem muito tempo na criação de procedimentos operacionais padrão (SOPs) para otimizar as operações e o treinamento. Mas os benefícios dos POPs só são percebidos se os funcionários realmente os seguirem corretamente. Aqui estão algumas dicas para garantir a adesão aos POPs:

1. Faça do cumprimento dos POPs uma política - A instituição de uma política segundo a qual os protocolos dos POPs devem ser seguidos conforme escritos estabelece o cumprimento como obrigatório, não opcional. Aplique de forma consistente.

2. Forneça treinamento contínuo sobre os POPs - Não treine apenas os novos funcionários sobre os POPs. Forneça atualizações regulares sobre a importância da adesão aos POPs e sobre como acessar e usar os POPs corretamente.

3. Auditar a execução dos POPs - Audite rotineiramente os funcionários que executam os POPs por meio de observação ou verificações de controle de qualidade. Identifique lacunas para treinamento e orientação adicionais.

4. Automatize as listas de verificação dos POPs - O uso de um software que forneça listas de verificação interativas e guiadas dos POPs facilita o cumprimento dos procedimentos e cria registros de responsabilidade.

5. Solicite a confirmação do funcionário - Peça aos funcionários que assinem digitalmente a leitura e a compreensão de cada POP novo ou atualizado. Mantenha esses registros de confirmação.

6. Incorporar a adesão aos POPs nas avaliações - Faça com que o cumprimento dos protocolos dos POPs seja um elemento considerado nas avaliações de desempenho dos funcionários para ressaltar a importância da adesão.

7. Monitore a análise dos POPs - Aproveite a análise do software que mostra as taxas de uso dos POPs, as métricas de conclusão, os registros de confirmação e muito mais para identificar problemas de adoção.

8. Implemente recompensas e reconhecimento - Comemore os funcionários que mantêm registros perfeitos de adesão aos POPs. Crie competições ou exiba os líderes em um mural de reconhecimento de funcionários.

9. Aborde a não conformidade imediatamente - Se os funcionários forem pegos não seguindo os POPs, aborde rapidamente a violação, treinando-os novamente sobre a relevância. A não conformidade contínua justifica uma ação disciplinar.

10. Capacite os gerentes para aplicar - Forneça aos gerentes autoridade e orientação para treinar suas equipes quanto à adesão aos POPs e responsabilize-os. Certifique-se de que eles liderem pelo exemplo.

11. Simplifique o acesso aos POPs - Use um software centralizado para que os funcionários possam pesquisar e acessar facilmente os POPs mais atualizados a qualquer hora e em qualquer lugar. Simplifique o acesso.

12. Obtenha feedback dos funcionários - Verifique com os funcionários o conteúdo dos POPs e aborde as áreas de confusão. Otimize os POPs continuamente com base nas informações.

É essencial reforçar a adesão aos POPs em todas as oportunidades. Uma combinação de treinamento, supervisão, responsabilidade e reconhecimento conduzirá a uma cultura no local de trabalho em que o uso adequado dos POPs seja a norma.

Quanto custa um software de SOP?

A implementação de procedimentos operacionais padrão (SOPs) exige um investimento inicial de tempo e esforço. Mas os benefícios de longo prazo das operações simplificadas e da qualidade consistente fazem com que os POPs valham o custo. Aqui estão alguns fatores a serem considerados com relação aos custos do software SOP:

1. Modelo de licenciamento - O preço do software SOP geralmente é uma assinatura anual baseada no número de usuários. As taxas de assinatura normalmente variam de US$ 3 a US$ 12 por usuário por mês, com preços mais baixos para níveis de usuários mais altos.

2. Recursos necessários - Os pacotes com recursos mais avançados, como trilhas de auditoria, análises e sistemas de crachás, têm um preço mais alto. Opte pelos recursos necessários para controlar os custos.

3. Nuvem vs. local - O software SOP baseado em nuvem envolve um custo inicial mais baixo, mas taxas de assinatura contínuas. As opções auto-hospedadas exigem mais infraestrutura de TI, mas evitam taxas recorrentes.

4. Necessidades de integração - Muitas plataformas oferecem integrações embutidas com aplicativos complementares por um preço adicional. Leve em consideração todas as integrações com outros sistemas de que você precisará.

5. Treinamento e suporte - Alguns fornecedores incluem integração, treinamento, suporte e manutenção. Outros cobram mais por esses serviços à la carte.

6. Personalizações - A personalização significativa das plataformas para atender a fluxos de trabalho específicos pode exigir cobranças adicionais pelo tempo de desenvolvimento personalizado. Mantenha as necessidades personalizadas simples.

7. Segurança e conformidade - A atualização para recursos ou capacidades de segurança mais elevados para atender aos padrões de conformidade regulamentar aumentará os custos. Mas isso pode ser necessário.

8. Número de SOPs - Ter uma biblioteca de procedimentos extensa nem sempre é mais caro, pois o preço é baseado nos usuários. Mas bibliotecas maiores levam mais tempo para serem migradas ou criadas.

9. Opções de introdução gradual - A introdução gradual do software de POP nos departamentos pode distribuir os custos ao longo do tempo. O crescimento em um sistema é mais econômico para algumas organizações.

10. Oportunidades de economia de custos - Opções como assinaturas anuais, pré-pagamento de vários anos, descontos para organizações sem fins lucrativos e educacionais podem reduzir os custos gerais do software SOP.

Embora o avanço das operações com o software de POP exija orçamento, o retorno sobre o investimento decorrente do aumento da eficiência, da produtividade e da conformidade normalmente supera em muito o investimento. Priorizar os componentes obrigatórios ajuda a otimizar os custos do software.

Como faço para que os funcionários se envolvam com o uso do software SOP?

Para que os funcionários fiquem realmente entusiasmados com o uso do novo software de procedimento operacional padrão (SOP), é necessário um gerenciamento cuidadoso das mudanças. Os funcionários geralmente veem os POPs como algo banal. Aqui estão algumas dicas para promover a adoção do software SOP:

1. Comunique os benefícios - Explique o que os funcionários ganham com isso. Destaque como o software SOP tornará os procedimentos acessíveis em qualquer lugar para facilitar o trabalho deles e mantê-los em conformidade.

2. Envolva os funcionários desde o início - Obtenha a opinião dos usuários sobre os recursos desejados durante o processo de seleção do software para que eles se sintam ouvidos. Faça com que usuários-piloto avaliem as plataformas.

3. Discuta durante a integração - Descreva o software SOP durante a integração de novos funcionários para que eles comecem a entender o valor desde o primeiro dia.

4. Forneça treinamento completo - Vá além de como usar o software. Treine os funcionários extensivamente sobre a importância dos POPs, como a adesão a eles os beneficia e sua função.

5. Torne o engajamento mais divertido - Inclua diversão no uso dos POPs concedendo pontos ou distintivos para atividades como reconhecimento de procedimentos e relato de problemas.

6. Destaque os líderes - Chame a atenção dos funcionários que se envolvem de forma consistente e fornecem informações para melhorar os SOPs. O reconhecimento motiva o uso.

7. Solicite feedback - Peça sugestões sobre a própria plataforma e a clareza do conteúdo dos POPs. Os funcionários se sentem valorizados por contribuírem com insights.

8. Resolva as preocupações prontamente - Se surgirem problemas técnicos ou se os POPs parecerem desatualizados, resolva as preocupações rapidamente para manter a confiança no sistema.

9. Analise as métricas - Aproveite a análise de uso para ver onde a adoção está atrasada. Direcione os grupos relevantes com treinamento ou comunicações adicionais.

10. Promova as vitórias - Compartilhe os resultados e as melhorias resultantes da adoção do software SOP, como ganhos de eficiência, redução de erros e maior segurança.

11. Vincule-se ao desempenho - Estabeleça o cumprimento dos POPs como um elemento do gerenciamento de desempenho para motivar intrinsecamente o uso.

12. Recompensa pela participação - Considere a possibilidade de oferecer pequenas recompensas, como cartões-presente ou folgas extras para os funcionários que atingirem altos índices de utilização dos POPs.

Fazer com que os funcionários participem de uma revisão do software SOP requer táticas estratégicas de gerenciamento de mudanças, não apenas treinamento técnico. Quando os funcionários reconhecem que sua contribuição é importante e que há recompensas à sua espera, a adoção excederá as expectativas.

Por que escolher o Docsie?

Os POPs explicam os processos que definem as tarefas e os fluxos de trabalho. Além de permitir que as empresas hospedem seus POPs, a Docsie também ajuda nas seguintes áreas:

Poderosa formatação de texto em termos de adição de títulos, subtítulos, marcadores, listas numeradas, tabelas de dicionário, etc.)

Incorporação de conteúdo por meio de hiperlinks, incorporação de imagens e vídeos, links clicáveis, incorporação de conteúdo iFrame, etc.

Controle de versão e fácil gerenciamento de atualizações e alterações (manutenção de várias versões, remoção de documentos desatualizados, melhoria da qualidade do conteúdo por meio da conformidade e do cumprimento das normas).

Mantém a alta segurança dos documentos, fornecendo controles de acesso baseados em funções e autenticação de usuário de dois fatores.

Melhora a clareza ao demarcar as funções da equipe e aumenta a produtividade geral.

Principais conclusões:

Um Procedimento de Operação Padrão descreve as etapas necessárias a serem seguidas para concluir um grande projeto.

Um SOP comum, independentemente do formato, deve conter o título, o número do SOP, as datas de publicação ou revisão, os nomes e as assinaturas, além dos papéis e das funções de todos os que criaram os SOPs.

Ao seguir os POPs, as empresas podem padronizar os produtos e produzir resultados de alta qualidade. Seguir os POPs permite que as organizações se mantenham no caminho certo, avancem em direção a um objetivo comum e não se desviem do caminho de conclusão da tarefa.

Com o Docsie, crie documentação fácil de manter e compartilhe-a com os membros da sua equipe com o clique de um botão. Colabore, faça brainstorming e gerencie vários espaços de trabalho na mesma plataforma.

Está enfrentando problemas? Tem uma dúvida? Deixe que o recurso de Ajuda e Suporte do Docsie o ajude a resolver problemas comuns de documentação.

Conclusão

Concluindo, os procedimentos operacionais padrão e o software SOP oferecem um enorme valor para as organizações que buscam otimizar as operações, o treinamento, a conformidade, a segurança, a qualidade e o crescimento. No entanto, a obtenção desses benefícios exige planejamento e execução estratégicos. As empresas devem investir tempo antecipadamente na análise dos processos e no desenvolvimento de POPs abrangentes e fáceis de seguir. Um software específico centraliza o acesso e os controles desses procedimentos. Para promover a adesão contínua, são necessárias estratégias em várias camadas, incluindo treinamento, mecanismos de responsabilidade, canais de feedback e reforço cultural. Embora a implementação de protocolos de POP exija um esforço inicial, os dividendos de longo prazo valem bem o investimento. Com SOPs e software robustos como base, as organizações podem se expandir com eficiência e, ao mesmo tempo, manter a consistência, desenvolver os funcionários e encantar os clientes. Os POPs demonstram o ROI ao aprimorar a maneira como o trabalho é realizado em todos os setores.

Perguntas frequentes:

**Q1 - Qual é a finalidade da criação de um POP?

Ans: Os POPs ajudam a dividir um grande projeto em partes pequenas e digeríveis de tarefas executáveis. O objetivo principal de um POP é criar uma estrutura sólida que contenha um conjunto de instruções necessárias para concluir um trabalho. Ao manter os POPs, você pode garantir que suas operações sejam realizadas de forma tranquila e eficaz, sem distrações.

**Q2 - Quem deve elaborar os POPs?

**Os POPs devem sempre ser redigidos por especialistas no assunto ou membros diretamente envolvidos no projeto. Isso reduz o risco de fornecer informações incorretas e também exclui a possibilidade de se concentrar em áreas sem importância do projeto. Quer se trate de uma grande organização ou de uma PME, a elaboração de POPs requer conhecimento em primeira mão, especialização, credibilidade e experiência em fazer as coisas seguindo um conjunto predeterminado de instruções.

**Pergunta 3 - Onde você deve armazenar seus POPs?

Ans: Há várias maneiras e locais onde você pode armazenar seus POPs. Mas certifique-se de que o local escolhido atenda a dois critérios: segurança e acessibilidade.

Escolha um local seguro para seu POP, pois ele pode conter informações confidenciais sobre sua empresa que devem ser manuseadas apenas por funcionários de confiança. Com o Docsie, você pode controlar a quem está dando acesso para proteger seus documentos sem nenhuma dor de cabeça.

Os responsáveis por seguir as instruções e concluir a tarefa precisam ter acesso total ao documento de POP. Eles são responsáveis por adicionar ou modificar quaisquer etapas mencionadas no POP de acordo com as alterações que possam surgir durante a implementação do projeto. Para que isso seja possível, certifique-se de que o POP esteja armazenado em um local acessível para que os membros da equipe possam consultá-lo quando necessário.