Bases de conhecimento personalizadas: Prós e contras

Conhecimento é poder. E ele é muito necessário no ambiente corporativo acelerado de hoje. Para atender a essa necessidade, as bases de conhecimento personalizadas estão ganhando popularidade. Você sabia que as empresas com práticas sólidas de gerenciamento e disseminação de conhecimento são 20% mais produtivas do que suas rivais?

Uma base de conhecimento personalizada pode ajudar na produtividade, na redução de custos e na satisfação do cliente ao tornar essas informações disponíveis gratuitamente para a equipe e os consumidores. Nesta postagem, exploraremos os prós e os contras das bases de conhecimento personalizadas e discutiremos como elas podem beneficiar o futuro de sua empresa. Também falaremos sobre como o Docsie atende à necessidade de documentação simplificada para as organizações.

O que é um software de base de conhecimento personalizada?

Simplificando, o software de base de conhecimento personalizado é um depósito de informações que foi projetado especificamente para atender às demandas de sua empresa. E você ficaria surpreso em saber que é possível esperar até 50% menos tíquetes de suporte de clientes satisfeitos ao usar uma base de conhecimento bem mantida. Diferentemente dos programas prontos para uso, o software de base de conhecimento personalizado é desenvolvido do zero para atender aos requisitos de uma determinada organização.

Por que eles são importantes? Digamos que você seja o responsável por um estaleiro e queira fornecer aos seus engenheiros uma referência que os ajude a navegar pelas muitas etapas difíceis envolvidas na produção de um navio. Em contraste com a abordagem ampla do software pronto para uso, uma base de conhecimento personalizada pode orientá-lo passo a passo em seus processos específicos.

Prós das bases de conhecimento personalizadas	Cons das bases de conhecimento personalizadas
Adaptado às suas necessidades	Tempo de desenvolvimento
Escalabilidade sob demanda	Custo
Controle total dos dados	Desafios de manutenção
Experiência aprimorada do cliente	Curva de aprendizado
Integração com os sistemas existentes	Intensivo em recursos
Análise avançada	Risco de complicação excessiva
Segurança	Complexidade da configuração inicial
Suporte para fluxos de trabalho complexos	Dependência do fornecedor
Controle de marca e design	Falta de soluções imediatas
Conteúdo altamente direcionado	Problemas de incompatibilidade
## Prós das bases de conhecimento personalizadas

1. Personalização

A marca registrada das bases de conhecimento personalizadas é sua flexibilidade incomparável. Você tem a liberdade de moldá-las precisamente às suas necessidades. Por exemplo, se você for um gigante do comércio eletrônico, poderá projetar uma base de conhecimento que se adapte ao seu catálogo de produtos em constante mudança, criando uma experiência perfeita para seus clientes. Por exemplo, a base de conhecimento personalizada da Amazon evolui constantemente para acompanhar o ritmo de sua vasta gama de produtos e serviços.

2. Escalabilidade

As empresas crescem, assim como suas necessidades de conhecimento. Não é de surpreender que uma base de conhecimento personalizada possa economizar às empresas uma média de US$ 10.000 por ano. As soluções personalizadas são dimensionadas sem esforço com sua organização, garantindo que sua base de conhecimento acompanhe sua expansão. Por exemplo, uma empresa iniciante pode começar com um software básico de base de conhecimento personalizada e ampliá-lo à medida que se torna uma corporação multinacional.

3. Controle de dados

Com uma base de conhecimento personalizada, você detém as rédeas dos seus dados. Esse acesso irrestrito permite que você gerencie, atualize e proteja suas informações como achar melhor. Por exemplo, os provedores de serviços de saúde podem garantir a máxima privacidade dos dados dos pacientes em sua base de conhecimentos personalizada.

4. Experiência aprimorada do cliente

Estudos mostraram que 82% dos clientes esperam acesso imediato às informações. O software de base de conhecimento personalizado permite que você forneça conteúdo relevante em tempo real, o que leva a uma maior satisfação do usuário. Por exemplo, a base de conhecimento personalizada do Airbnb (https://www.airbnb.com/help/article/2575) garante que os viajantes encontrem rapidamente as acomodações perfeitas.

5. Integração com sistemas existentes

As bases de conhecimento personalizadas não são sistemas isolados. Em vez disso, elas funcionam em harmonia com seus programas e infraestrutura atuais. Como resultado, você pode oferecer aos seus clientes uma experiência uniforme e unificada em todas as mídias. As bases de conhecimento podem ser conectadas a outros sistemas, como software bancário, para que os clientes tenham sempre as informações mais recentes. Isso pode deixar os clientes mais satisfeitos e menos irritados.

6. Análises aprofundadas

As bases de conhecimento personalizadas fazem mais do que simplesmente armazenar fatos e números. Melhores decisões comerciais podem ser tomadas com os dados que elas coletam e avaliam. Ao monitorar as ações e preferências de seus consumidores, as lojas podem direcionar melhor sua publicidade.

7. Segurança

As empresas perdem bilhões de dólares anualmente devido a violações de segurança em seus dados. Para a proteção de dados privados, os provedores de soluções personalizadas oferecem um nível maior de segurança. As bases de conhecimento personalizadas, por exemplo, são usadas por organizações governamentais para proteger informações confidenciais. As bases de conhecimento personalizadas podem ser adaptadas aos tipos específicos de dados que precisam ser protegidos e são criadas para atender às demandas exclusivas da organização.

8. Ajuda com processos complicados

Os fluxos de trabalho são tão exclusivos quanto as empresas que os utilizam. O software de base de conhecimento personalizado pode ser criado para atender às necessidades exclusivas de eficiência de sua organização. As bases de conhecimento personalizadas podem ser usadas por organizações de manufatura para aprimorar seus processos de produção, por exemplo.

9. Gerenciamento de marcas e direção visual

A qualidade do seu conjunto de informações representa a sua empresa. A personalização permite que você mantenha a integridade da marca e a consistência do design para a sua base de usuários. [A documentação de suporte da Apple (https://developer.apple.com/design/human-interface-guidelines/accessibility) ilustra muito bem sua atenção aos detalhes e a facilidade de uso.

10. Informações superespecíficas

A relevância é fundamental na era digital moderna. Graças às bases de conhecimento personalizadas, é possível fornecer material altamente direcionado que atenda às necessidades individuais de vários grupos de usuários. Um exemplo são as informações personalizadas para crianças, professores e funcionários de escolas.

Contras das bases de conhecimento personalizadas

1. Tempo de desenvolvimento

A criação de uma base de conhecimento personalizada exige tempo e esforço. Isso não vai acontecer em um dia. Para encontrar uma solução que funcione para você, é preciso primeiro identificar quais são essas necessidades. Pode levar muitos meses, por exemplo, para criar uma base de conhecimento especializada para um profissional de saúde.

2. Alto custo

A personalização tem um preço alto. Pode ser caro criar e gerenciar seu próprio banco de dados de informações. Por exemplo, uma solução personalizada pode estar fora do alcance financeiro de uma organização pequena.

3. Desafios de manutenção

As soluções personalizadas, em contraste com o software pré-embalado, exigem manutenção regular para garantir que estejam sempre atualizadas e seguras. A título de ilustração, as bases de conhecimento personalizadas das empresas de tecnologia precisam de atualizações constantes para evitar novos perigos.

4. Curva de aprendizado

Os funcionários podem precisar de algum tempo para se adaptar a um sistema novo e personalizado. Como resultado, o ritmo da integração pode ser reduzido. Por exemplo, os novos usuários podem precisar de treinamento quando passam de um software pré-embalado para uma solução personalizada.

5. Uso intensivo de recursos

As implementações de soluções personalizadas precisam de um compromisso de tempo, esforço e conhecimento técnico. As empresas do setor de manufatura, por exemplo, precisam de pessoal qualificado para supervisionar sua base de conhecimento exclusiva.

6. Risco de complicação excessiva

Na busca pela personalização, há o risco de tornar o sistema excessivamente complexo, o que pode levar à ineficiência. Por exemplo, bases de conhecimento personalizadas complexas confundem os usuários em vez de ajudá-los.

7. Complexidade da configuração inicial

A configuração de uma base de conhecimento personalizada pode ser difícil, especialmente se você nunca fez isso antes. As empresas iniciantes, por exemplo, podem ter problemas com a documentação inicial e a configuração de uma solução personalizada.

8. Dependência do fornecedor

As soluções personalizadas geralmente implicam a dependência de fornecedores específicos para desenvolvimento e suporte. Por exemplo, as empresas podem depender muito de uma empresa de desenvolvimento de software para sua base de conhecimento personalizada.

9. Falta de soluções imediatas

Diferentemente do software pronto para uso que oferece soluções instantâneas, o desenvolvimento personalizado leva tempo para ser implementado, atrasando os benefícios imediatos. Por exemplo, uma empresa de varejo pode não ver melhorias imediatas após iniciar o processo de desenvolvimento da base de conhecimento personalizada.

10. Problemas de incompatibilidade

Às vezes, as soluções personalizadas podem entrar em conflito com outros softwares em sua organização, o que pode causar problemas. Por exemplo, pode ser complicado integrar uma base de conhecimento personalizada com sistemas legados.

Pronto para uso vs. personalizado: Qual é a melhor opção para você?

Link para a fonte ðŸ"-

Agora que analisamos os prós e os contras das bases de conhecimento personalizadas, chegou a hora de responder à grande pergunta: qual delas é a ideal para sua organização? Nesta seção, faremos um mergulho profundo para ajudá-lo a tomar uma decisão informada. Para ajudá-lo a tomar uma decisão informada, exploraremos o que exatamente são bases de conhecimento prontas para uso, juntamente com seus prós e contras.

Bases de conhecimento prontas para uso

Como pratos pré-cozidos, as bases de conhecimento prontas para uso ou o software pronto para uso economizam tempo e esforço. Você não precisará gastar tempo ou energia para montar a sua própria base, pois ela inclui tudo o que você precisa para começar a trabalhar imediatamente. As pessoas que precisam implementar uma solução de [gerenciamento de] conhecimento (https://site.docsie.io/centralized-team-collaboration-and-project-management) rapidamente as acharão ideais. Explore suas vantagens e desvantagens agora:

Prós	Cons
Implementação rápida: A personalização é restrita, portanto, os recursos e formulários prontos podem não atender a necessidades específicas.
Custo-benefício: Custo mais baixo em comparação com as soluções personalizadas. Use-as para iniciar o gerenciamento do conhecimento em pequenas organizações com restrições financeiras.	Com o software pronto para uso, as limitações de escalabilidade podem se tornar um problema à medida que sua empresa se expande.
Redução dos custos de TI devido ao fato de o provedor cuidar das atualizações e da manutenção.	Experiência do usuário menos personalizada: Fornece uma solução de tamanho único, o que pode levar a uma experiência de usuário menos individualizada.
As funções padronizadas aceleram o gerenciamento do conhecimento ao fornecer recursos e modelos predefinidos.	Você tem menos controle sobre seus dados porque eles são armazenados nos servidores do provedor, o que gera problemas de privacidade e segurança.
## O caminho para o sucesso

1. Nordstrom

A popular loja de roupas americana Nordstrom emprega uma base de conhecimento proprietária para facilitar o acesso dos consumidores aos detalhes do produto e aos artigos de ajuda. Isso ajudou a Nordstrom a diminuir a quantidade de tíquetes de suporte e aumentar a satisfação do cliente. Se um consumidor tiver uma dúvida sobre um produto, por exemplo, ele poderá procurar a solução para sua pergunta na base de conhecimento. Isso não apenas ajuda os clientes a economizar tempo e esforço, mas também diminui a carga da equipe de suporte ao cliente da Nordstrom.

2. Asana

A plataforma de gerenciamento de projetos Asana tem sua própria base de conhecimento interna para ajudar os novos usuários a se familiarizarem com as diversas ferramentas à sua disposição. Graças a isso, a Asana agora pode integrar novos usuários de forma mais rápida e eficaz. Artigos sobre tópicos como "Como criar um projeto", "Como adicionar tarefas" e "Como atribuir tarefas a membros da equipe" podem ser encontrados na base de conhecimento. Todos os usuários têm acesso a essa documentação, o que lhes permite estudá-la à vontade à medida que se acostumam com a plataforma.

3. HubSpot

A HubSpot, desenvolvedora de software de marketing de entrada, tem sua própria base de conhecimento proprietária que utiliza para ajudar seus clientes. Isso permitiu que a HubSpot diminuísse o tempo necessário para lidar com as preocupações dos clientes e aumentasse a satisfação deles. Artigos sobre como usar as plataformas de gerenciamento de relacionamento com o cliente e de marketing por correio eletrônico da HubSpot, por exemplo, podem ser encontrados no banco de dados. Todos os clientes têm acesso a esse banco de dados de conhecimento, para que possam resolver seus próprios problemas sem entrar em contato com a equipe de suporte da HubSpot.

4. Zendesk

A Zendesk, um fornecedor de software de atendimento ao cliente, emprega uma base de conhecimento sob medida para facilitar a autoajuda para sua clientela. Com isso, a Zendesk conseguiu reduzir a quantidade de tíquetes que os clientes enviam para obter ajuda e aumentar suas classificações. Artigos sobre como usar o software de help desk da Zendesk são apenas um exemplo dos tipos de conteúdo que você encontrará no wiki. Todos os clientes têm acesso a essa base de conhecimento, para que possam resolver seus próprios problemas sem entrar em contato com a equipe de suporte da Zendesk.

Tomando a decisão certa com o Docsie

Dependendo das necessidades específicas e dos principais objetivos da sua empresa, você pode escolher entre um software pronto para uso e um software de base de conhecimento personalizado. Veja como o Docsie pode revolucionar seu processo de criação de bases de conhecimento. Brilhantismo econômico: A Docsie oferece soluções econômicas que se alinham ao seu orçamento. Sem despesas ocultas ou surpresas.

• Escalonamento sem problemas:** À medida que sua empresa cresce, o Docsie é escalonado sem esforço para acomodar suas necessidades de expansão da base de conhecimento.

• Soluções especializadas:** A Docsie entende que sua organização pode precisar de uma solução exclusiva que um software pronto para uso não pode oferecer.

• Experiências de usuário personalizadas:** Crie uma base de conhecimento que ofereça ao seu público-alvo uma experiência única.

• Governança e proteção de dados:** Com a Docsie, você obtém recursos rápidos, seguros e abrangentes de governança e proteção de dados.

• Implementação rápida:** O Docsie oferece uma implementação rápida, para que você possa começar a usar sem demora.

Não existe uma solução única para todos, mas com a Docsie, você tem um parceiro que adapta a criação da base de conhecimento à sua situação e objetivos específicos. Experimente o Docsie agora!

Principais conclusões:

• Sua empresa pode obter até 20% mais resultados se usar estratégias eficazes para gerenciar sua base de conhecimento.

• A personalização é fundamental. As informações não disponíveis em programas genéricos podem ser descobertas em bases de conhecimento personalizadas.

• Com uma base de conhecimento bem mantida, as empresas devem esperar uma redução de 50% no número de problemas de suporte enviados.

• Você pode economizar quase US$ 20.000 por ano usando uma base de conhecimento personalizada à medida que sua empresa se expande.

• Ao criar seus próprios bancos de dados, você pode garantir a segurança e a confidencialidade de suas informações.

• Os usuários ficam mais satisfeitos quando recebem informações oportunas e relevantes.

• Os usuários devem ter uma experiência consistente em todas as suas plataformas, e isso inclui o acesso a bases de conhecimento padrão e personalizadas.

• Melhores decisões comerciais e publicidade direcionada podem resultar da coleta e análise de dados.

• A proteção de dados confidenciais exige o uso de soluções altamente seguras e personalizadas.

Considerações finais

Em última análise, há muitas vantagens em usar bases de conhecimento personalizadas, mas isso exige uma pesquisa rigorosa. Os requisitos e objetivos específicos de sua empresa devem informar sua decisão de personalizar o serviço. Lembre-se de que a Docsie, seu balcão único, está sempre pronta para ajudá-lo.

A Docsie é uma solução completa para gerenciamento de documentos, edição, compartilhamento e colaboração. Você pode economizar tempo e esforço usando os modelos de documentos, o histórico de versões e o gerenciamento de tarefas que o Docsie oferece. Você pode interromper sua pesquisa agora, pois o Docsie é a solução mais eficaz e fácil de usar para todas as suas necessidades de documentos.

Se você está animado para usar o Docsie para criar bases de conhecimento personalizadas, inscreva-se agora ](https://www.docsie.io/)para começar a gerenciar o conhecimento especializado!

Perguntas frequentes

**1. O que é uma base de conhecimento personalizada?

Uma base de conhecimento personalizada é um banco de dados que foi adaptado às necessidades específicas de sua empresa. Como ela oferece atenção individual, é capaz de fornecer soluções que aumentam a produtividade e a satisfação do usuário. Para criar uma, basta usar Docsie.

**2. Quais são as vantagens de uma base de conhecimento personalizada?

A escalabilidade, o gerenciamento de dados, a experiência aprimorada do usuário e a análise detalhada são apenas algumas das vantagens das bases de conhecimento personalizadas. A Docsie oferece soluções econômicas e escalonáveis.

**3. Como o Docsie ajuda no desenvolvimento de uma base de conhecimento?

Com as soluções acessíveis da Docsie, escalabilidade, opções personalizadas, experiências de usuário personalizadas e uma sólida governança de dados, sua organização pode prosperar.

**4. Posso confiar em uma base de conhecimento personalizada para atender às necessidades da minha empresa?

A decisão deve se basear em seus próprios requisitos e objetivos. A Docsie pode ser sua parceira ideal na criação de uma base de conhecimento personalizada se você valoriza a personalização, a escalabilidade e o gerenciamento de dados.

**5. Como posso criar minha própria base de conhecimento?

Use uma plataforma como a Docsie, que oferece recursos simples de gerenciamento de documentos, edição e colaboração, para criar sua base de conhecimento. Comece a trabalhar organizando e rotulando as informações para facilitar a navegação. O Docsie simplifica o procedimento.

**6. O que deve ser incluído em uma base de conhecimento?

Qualquer documentação que você tenha sobre seus produtos, serviços ou procedimentos deve ser incluída em sua base de conhecimento. Informações como perguntas frequentes, tutoriais e dicas de solução de problemas devem ser incluídas.