Estabelecer um wiki interno é essencial para muitas facetas de sua organização. Neste artigo, discutiremos como os wikis são desenvolvidos, seus usos e por que eles são importantes para sua organização.
O que é um wiki interno e por que você precisa de um para sua empresa?
O wiki interno de uma empresa é um local dedicado onde as equipes podem armazenar, localizar e trocar informações vitais entre si. Considere-o como a memória de longo prazo de sua organização ou o repositório de conhecimento interno. As empresas utilizam wikis para registrar informações vitais para as operações da empresa, como políticas corporativas, procedimentos, processos, notas técnicas (notas de lançamento e outras descrições de histórias), planos de projeto e documentação de treinamento e integração.
Um wiki corporativo elimina consultas redundantes e permite que sua equipe opere de forma independente. Além disso, ele protege sua empresa contra o desgaste - os wikis salvam informações que, de outra forma, poderiam ser perdidas.
Além disso, os wikis têm um efeito benéfico sobre a cultura organizacional. Os funcionários são compelidos a aprimorar suas habilidades de redação - para comunicar seus pontos de vista de forma simples e sucinta. Ao escrever com mais clareza, é possível pensar com mais clareza, o que aumenta o trabalho em equipe e a produtividade.
Quais são os principais recursos de uma plataforma de criação de wiki que você deve procurar ao escolher uma para atender às necessidades internas de wiki da sua empresa?
Sua empresa adaptará a experiência wiki às suas necessidades específicas. Entretanto, os elementos a seguir são essenciais para sua experiência com o wiki. Ao selecionar um wiki interno para sua organização, certifique-se de que ele ofereça essas características.
Seu wiki deve se integrar perfeitamente às tecnologias que sua equipe utiliza atualmente.
Sua equipe já se comunica e compartilha informações usando plataformas como o Github Gist, Air table e editores de documentos como o Google Sheets. Como consequência, seu conhecimento coletivo está disperso em um pequeno número de aplicativos. Sua equipe precisa trocar continuamente de ferramentas para ter acesso a informações corporativas essenciais.
Embora um wiki interno possa ajudar, o fato é que parte do conhecimento vital da sua equipe continuará a residir dentro das restrições de outras tecnologias que não o seu wiki. É por isso que ter um criador de wiki que possa se integrar às tecnologias de sua empresa é essencial ao escolher o wiki certo para sua organização.
A ferramenta de pesquisa deve ser robusta e eficaz.
Uma ferramenta de pesquisa robusta (que é a que usamos na Docsie) permite que os usuários localizem rapidamente o material sem precisar passar por pastas ou tópicos.
No mínimo, a funcionalidade de pesquisa de seu wiki deve ser tão rápida e direta quanto a do Google.
A pesquisa do Docsie permite que nossos usuários encontrem conteúdo e conhecimento de forma rápida e eficiente. Ao digitar a palavra que estão procurando, todos os artigos e suas localizações serão exibidos:
Considere o recurso de pesquisa do Docsie. A Docsie permite que as equipes armazenem, organizem e distribuam informações vitais de forma centralizada. Elas dependem da nossa plataforma para ajudá-las a localizar rapidamente o que estão procurando. É por isso que, quando você clica na caixa de pesquisa do Docsie, exibimos as publicações lidas mais recentemente, já que o artigo que você está procurando é certamente um que você acabou de visitar.
Além disso, oferecemos a pesquisa facetada, que ajuda você a refinar sua pesquisa. Por exemplo, é assim que você pode localizar referências à palavra "Javascript" em sua documentação e em vários artigos:
Uma função de pesquisa rápida e eficiente não é apenas um meio de reduzir o tempo gasto na busca de informações. Além disso, ela proporciona uma ótima experiência de usuário para a sua equipe, aumentando a probabilidade de utilização e adicionando excelente funcionalidade ao seu wiki do Docsie.
A capacidade de colaborar
Os wikis internos eliminam os silos de conhecimento que existem naturalmente em todas as organizações com várias equipes. No entanto, as equipes devem manter seu próprio espaço dedicado no wiki.
As equipes fazem isso por meio do uso de livros em prateleiras com Docsie (outras pastas do tipo wikis). As equipes de engenharia, por exemplo, têm seu próprio assunto dedicado, assim como o Marketing. Além disso, cada equipe pode desenvolver subtópicos aninhados. Por exemplo, cada uma de suas equipes de Marca e Crescimento pode ter seu próprio subtópico dedicado dentro do assunto Marketing.
Qualquer que seja o nome dado a esses locais especializados, eles devem simplificar a obtenção das informações apropriadas para as pessoas certas, no momento certo.
O Docsie permite a colaboração perfeita com a sua equipe. Aqui está um vídeo que demonstra alguns recursos de colaboração no Docsie.
Além disso, o Docsie permite que você defina várias funções dentro da plataforma, o que é importante para estipular quem pode fazer o quê e até que ponto pode fazê-lo.
Aqui está um exemplo de como posicionamos as funções dos nossos usuários no Docsie:
A colaboração é extremamente importante, especialmente nos tempos atuais, em que a maioria das equipes trabalha remotamente. Para saber mais sobre como o Docse pode ajudar na colaboração clique aqui.
Um método para manter o material atual e correto
Certos wikis tornam desafiador determinar se o seu material está atualizado e correto. Procure um wiki que exiba com destaque informações essenciais, como a data e o autor de uma postagem
Quem modificou o conteúdo de seu wiki pela última vez?
Se você quiser saber quem modificou sua documentação pela última vez, é fundamental ter uma plataforma que mostre registros de data e hora! O Docsie permite que todos os nossos usuários vejam o que foi feito em vários livros, o que os ajuda a entender o trabalho que ainda precisa ser concluído.
Quais são as principais necessidades de uma plataforma wiki interna bem organizada?
Organização eficaz
Para armazenar e organizar o material, os editores de documentos usam a pasta convencional. Eles também podem ter artigos e subartigos, cabeçalhos e várias configurações de layout que podem ajudar a gerenciar o layout do seu wiki interno com muito mais eficiência. Entretanto, na maioria das vezes, encontrar esses arquivos e saber qual arquivo pertence a qual departamento pode ser entediante sem a organização adequada da documentação. Isso dificulta a localização e a manutenção das informações pelos colegas.
Ter recursos de pesquisa na plataforma permite que diferentes equipes e associados de departamentos encontrem a documentação apropriada de forma rápida e eficaz. Além disso, o fato de as informações estarem divididas em livros e prateleiras cria uma situação mais organizada para a documentação interna da organização.
Aqui está um exemplo do espaço de trabalho do Docsies. Como você pode ver, já organizamos nossa documentação em livros e prateleiras. Os livros são artigos e as prateleiras são uma coleção de diferentes artigos em um portal de conhecimento especificamente adaptado.
Manter o formato consistente e fácil de ler
A documentação deve ser simples e descomplicada. Com mais opções de formatação disponíveis para a sua equipe, a experiência de documentação se torna mais onerosa. Quando todos têm liberdade para estruturar suas postagens como quiserem, o resultado é uma experiência wiki desigual e desconcertante. Se você tiver um formato simples de ler e fácil de seguir, não só será fácil de desenvolver e manter, como também será um processo mais rápido e eficaz de desenvolver a documentação dentro de uma estrutura simples que tenha o mesmo design em todos os aspectos.
Aqui está um exemplo de um guia do usuário desenvolvido pela Docsie. Ele é o nosso portal de ajuda e o ajudará a entender como é um formato útil e dinâmico.
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A área de redação principal: É uma boa ideia ter imagens e diagramas, bem como a redação para explicar melhor sua documentação. Ela está em um bom local e tem um bom tamanho, com cabeçalhos e títulos bem posicionados.
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Navegação de pesquisa totalmente funcional: Isso é extremamente importante para acelerar o processo em que seus leitores encontram as informações adequadas
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Links: Os links são essenciais para direcionar seus leitores a outras páginas que eles precisam revisar.
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Índice: Isso permite que os leitores localizem artigos específicos em seu portal de conhecimento e na documentação interna.
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Seletor de idioma e versão: A possibilidade de os leitores mudarem de idioma é fundamental para empresas que têm muitos funcionários que trabalham no exterior, em diferentes países.
A pesquisa não é apenas uma ideia passageira
Quando você tem uma quantidade limitada de documentação escrita e um pequeno número de funcionários, pode não ser problemático encontrar as informações certas rapidamente. No entanto, à medida que a sua equipe crescer e mais pessoas contribuírem para a sua base de conhecimento interna, você se dará conta dos limites desses editores de documentos.
A maior parte da documentação interna não se destina a um wiki interno em expansão com muitos funcionários. Ter um mecanismo de busca dinâmico junto com um wiki bem organizado é essencial para manter um fluxo de trabalho tranquilo para encontrar informações úteis, políticas, guias de usuário e tutoriais de que os funcionários precisam ao pesquisar a documentação.
wikis auto-hospedados ou baseados em nuvem, qual é o melhor para sua organização?
Agora vamos falar sobre como publicar sua documentação. É melhor ter um wiki proprietário auto-hospedado ou baseado na nuvem?
Vamos começar analisando os prós e os contras de cada alternativa.
Wiki auto-hospedado.
Se você tiver dinheiro e recursos, poderá hospedar seu wiki corporativo em sua intranet, servidor ou provedor de hospedagem na Internet.. Entre as vantagens de um wiki auto-hospedado estão as seguintes:
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Você é o único proprietário de seus dados.
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Você pode projetar uma experiência wiki que seja adaptada às suas necessidades e especificações individuais.
Entretanto, um wiki auto-hospedado consome recursos técnicos significativos. Normalmente, ele é mais adequado para equipes com requisitos muito especializados.
Wiki hospedado na nuvem.
O Docsie, por exemplo, permite que você crie um wiki interno sem dedicar recursos técnicos significativos. Em um dia útil, você pode estar pronto e funcionando.
Será fácil gerenciar e trabalhar com ele. Além disso, ele pode ser facilmente incorporado ao site da sua empresa com uma linha de código, o que fará com que ele se integre perfeitamente à aparência da marca da sua empresa para proporcionar uma experiência geral confortável ao usuário. A longo prazo, o uso do Docsie para ajudá-lo a hospedar sua documentação por meio do nosso portal ou de páginas do Docsie incorporadas ao site da sua empresa economizará tempo e dinheiro a longo prazo e resultará em um fluxo de trabalho de documentação mais suficiente.
Estabelecendo as bases para sua arquitetura de informações
A aparência da sua estrutura de informações será determinada em grande parte pela solução wiki que você escolher.
No Docsie, o material é organizado de três maneiras: prateleiras (que funcionam de forma semelhante às pastas) e livros (que abrigam o conteúdo propriamente dito). Portanto, se a sua equipe usa o Docsie, a arquitetura de informações se refere à forma como os assuntos são organizados.
Como você organiza o wiki interno da sua equipe:
Concentre-se na clareza. Todos na sua equipe, não apenas aqueles que o criaram, devem poder explorar seu wiki de forma simples. Utilize vários pares de olhos para garantir que a estrutura do wiki faça sentido e que todos saibam onde obter informações.
Permita que as equipes sejam flexíveis. Permita que cada equipe crie um assunto ou pasta da maneira que fizer mais sentido para seu fluxo de trabalho. Uma estrutura que funciona para uma equipe pode não funcionar para outra.
Importar e complementar conteúdo
Depois de estabelecer sua arquitetura, você pode começar a adicionar material ao wiki interno. Se você já tiver documentação (por exemplo, em arquivos DocX, Markdown, PDF e/ou JSON), deverá importá-la para o novo wiki antes que ele entre no ar. Simplificamos a importação de material de várias ferramentas, bem como de arquivos markdown para o Docsie.
Além disso, você deve incluir qualquer novo material significativo em seu wiki antes de seu lançamento formal. Vários itens que as equipes geralmente adicionam ao lançar o wiki corporativo são o manual do funcionário e um tutorial sobre como navegar no novo wiki ou na base de conhecimento.
**Configurar integrações
Conforme indicado anteriormente, é provável que sua equipe dependa de um pequeno número de tecnologias para manter dados essenciais. Em vez de substituir essas ferramentas, descobrimos que integrá-las à sua base de conhecimento beneficia mais a sua equipe.
Considere qual material deve ser armazenado em seu wiki e qual deve ser vinculado a ele. Certos tipos de material devem ser armazenados em uma ferramenta que não seja o wiki. Por exemplo, as equipes de engenharia que utilizam o GitHub podem usar o Docsie para sincronizar arquivos markdown e incluir bugs e solicitações pull do GitHub. Assim, os usuários podem continuar a usar o GitHub para seu fluxo de trabalho e, ao mesmo tempo, adicionar sem esforço ao wiki da empresa.
A Docsie permite que nossos usuários integrem várias outras soluções SaaS em nossa plataforma. Permitimos que nossos usuários integrem:
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**Loom in Docsie**
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**GRID no Docsie**
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**Miro no Docsie**
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**Figma no Docsie**
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**iorad in Docsie**
Para saber mais sobre como podemos integrar outras tecnologias ao Docsie, clique aqui.
Crie um plano de lançamento.
Agora você pode começar a planejar o lançamento. Você precisará tomar uma decisão crítica: a primeira implementação será limitada a uma única equipe ou abrangerá toda a organização?
Específico para a equipe: Se quiser abrir o wiki para uma única equipe, essa equipe terá a oportunidade de se aprofundar no produto e começar a desenvolver sua própria arquitetura de informações. Depois, à medida que o wiki interno crescer, a equipe inicial poderá fornecer informações e assistência inestimáveis.
Em toda a empresa: Se você optar por implantar o wiki em toda a organização de uma só vez, certifique-se de que todos estejam cientes do procedimento de gerenciamento da base de conhecimento autorizada. Caso contrário, é recomendável começar com uma única equipe e depois expandir para os departamentos e expandir ainda mais. Para implementações em toda a empresa, recomendamos a contratação de embaixadores da equipe. Eles se tornarão especialistas em produtos e poderão liderar o trabalho em suas respectivas equipes.
Considerações finais
O wiki interno de sua organização é mais do que um repositório de políticas de férias. Seu wiki contribui para o desenvolvimento de uma cultura de escrita e compartilhamento de informações.
Entretanto, o wiki que você seleciona é importante. Escolha um wiki que simplifique e agilize a documentação. Ninguém deve ser obrigado a passar por obstáculos para ter uma boa compreensão do conhecimento que você está compartilhando. É por isso que sugerimos que ter um wiki interno bem planejado é uma ótima maneira de compartilhar informações de forma estratégica e metodológica para ajudar a manter o moral da empresa forte.