Suponha que você seja o administrador de uma solução de suporte ao atendimento ao cliente. Agora, você tem uma equipe especializada, mas todos os esforços dela estão sendo frustrados devido à falta de um software empresarial abrangente.
Em que você precisa de ajuda? Design? Publicação? Manutenção de sua documentação?
Livre-se de todas as suas preocupações e apresente o HAT aos membros da sua equipe! Use um HAT e prepare-se para ajustar seu conteúdo e criar os documentos tecnológicos mais eficazes.
Com a ajuda das Help Authoring Tools, as empresas podem produzir e manter a documentação sem esforço, e isso também para diversas plataformas, como PDFs, eBooks, dispositivos móveis, Web, documentos impressos etc.
Este artigo leva você a uma rápida jornada sobre o que é uma HAT e como a Docsie começou a soar como sinônimo de ser uma HAT.
O que é um HAT?
As ferramentas de criação de ajuda são as companheiras permanentes dos redatores técnicos. Esse software ajuda os autores a projetar, escrever, editar e publicar sua documentação digitalmente. Os autores também podem acumular a documentação de ajuda do software e convertê-la em um único banco de dados, usando-a em vários formatos, incluindo PDFs, HTML, XML, etc.
Principais recursos:
1. Descoberta de erros:
No caso dos HATs, a edição de código e a edição de texto são os principais recursos. As HATs eliminam erros e dividem o complexo processo de redação em etapas simples. Elas oferecem sugestões gramaticais e criam modelos com os quais as empresas podem trabalhar para criar conteúdo personalizado.
Ao desenvolver guias de estilo de linguagem automatizados com a ajuda de HATs, as empresas podem desenvolver a linguagem de sua marca. Quando se trata de edição de código, os desenvolvedores web front-end costumam usar essas ferramentas. As HATs também ajudam as marcas a manter intactos o tom, o formato e a aparência de sua documentação.
2. Gerenciamento de conteúdo:
Muitas das ferramentas de criação de ajuda disponíveis no setor atualmente compartilham um conjunto de semelhanças com os sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS). Seguindo a função principal das ferramentas e plataformas de CMS, as HATs ajudam os redatores técnicos a gerenciar seus projetos de conteúdo, armazenando e acompanhando seu progresso.
O ponto em que um HAT difere de um CMS é que ele tem cada projeto de conteúdo vinculado a um conjunto específico de arquivos, ajudas, manuais e guias de explicação de software. Ao usar um HAT, você pode evitar a perda de dados e também restaurar a última versão salva dos seus documentos. Esse é um grande benefício de uma HAT que permite acessar informações valiosas mesmo depois de enfrentar uma falha técnica imprevisível.
3. Transações de arquivos:
Ao usar HATs, você pode importar e exportar seus arquivos com facilidade, garantindo transações de arquivos perfeitas entre várias plataformas. A parte boa é que você não precisa converter cada um dos seus arquivos manualmente. Com as HATs, você pode trabalhar sem esforço no mesmo conteúdo de arquivo e criar vários formatos do mesmo documento.
Quando você tiver vários formatos, o que acontecerá com o documento original? Não se preocupe, pois o recurso de conversão automática do HATs permite que você preserve a documentação original, mantendo a estrutura e o formato intactos. Isso diminui a possibilidade de erros, reduzindo o tempo e o esforço. Esse recurso se torna ainda mais significativo quando os autores de conteúdo precisam compartilhar os arquivos de seus projetos com outros colaboradores.
4. Aprimore o conteúdo:
Quando se trata de criação de conteúdo, nada supera a importância do brainstorming para gerar novas ideias. Os HATs simplificam a comunicação entre as equipes, facilitando o trabalho remoto e garantindo a colaboração constante entre os membros da equipe. Há outros recursos notáveis, como edição em tempo real, comentários e controle de versão. Com esses recursos, é possível reduzir a falta de comunicação entre os membros da sua equipe, aumentar a produtividade e reduzir consideravelmente o tempo e o esforço.
Os HATs são ótimas ferramentas que mantêm os membros da equipe bem unidos em um grupo próximo. Um dos recursos dignos de nota dos HATs é o rastreamento de alterações. Isso permite que os usuários alternem entre várias versões do mesmo documento, criando um conteúdo abrangente e bem documentado.
5. Publicação e manutenção:
Atualizar e manter a documentação regularmente é um processo cansativo. Para facilitar as coisas para os usuários, um HAT permite que os redatores façam alterações no arquivo de origem preliminar, após o que são feitas atualizações em todos os formatos de arquivo. Isso garante que todos os usuários permaneçam atualizados em relação às alterações feitas e possam acessar a versão final do arquivo sem nenhum problema.
No caso da publicação, os HATs geralmente fornecem modelos para que os autores técnicos possam trabalhar na formatação de nível básico já existente. Os modelos também sugerem vários tipos de layouts visuais, facilitando aos redatores técnicos a extração de vídeos, gráficos em movimento, vídeos etc. de outras fontes.
Como o Docsie é um chapéu?
Com tecnologia e inovação em sua essência, a Docsie é uma das principais ferramentas de criação de ajuda que cria novas maneiras para as equipes colaborarem, criarem e implementarem a documentação do produto. Com sede em Toronto, Ontário, é um serviço de documentação de autoescrita que permite que as empresas escrevam, traduzam e aprimorem sua documentação.
Como isso ajuda?
Implementação rápida e portal de conhecimento personalizado:
Enquanto o portal de conhecimento interno da plataforma ajuda as empresas a compartilhar conhecimento de autoatendimento com todas as suas equipes, as bases de conhecimento de clientes externos ajudam no compartilhamento de documentação entre as equipes e na minimização das cargas de trabalho de suporte ao cliente.
Com o Docsie portal, você pode usar designs padrão ou implementar um design de base de conhecimento personalizado de acordo com a personalidade, o estilo e a imagem de sua marca. A plataforma também fornece um domínio personalizado gratuito como parte de seu plano gratuito. Ela também oferece domínios adicionais que os usuários podem aproveitar ao assinar os planos pagos.
Integração, importação e design de portal gratuitos:
Os principais elementos da documentação de integração do cliente são instruções claras, guias de solução de problemas, tours de produtos e perguntas frequentes. Com o Docsie Pilot, as empresas podem garantir uma integração gratuita. Os usuários podem importar seu conteúdo de várias plataformas e obter o máximo de valor do conteúdo criado.
Está preocupado em como treinar seus funcionários para maximizar a produtividade deles? Use a sessão de treinamento opcional do Docsie para que sua equipe possa trabalhar com o software e aproveitar ao máximo a solução de software.
Documentação de nível empresarial:
Incluída em todos os planos pagos, a Docsie oferece suporte à migração com o Docsie Pilot. Desde a importação de conteúdo existente, portais de conhecimento inteiros, bases de conhecimento, etc., até a criação de portais personalizados e o treinamento da equipe, a Docsie oferece uma caixa de ferramentas completa que ajuda as empresas a aumentar sua funcionalidade.
Com fluxos de trabalho de documentação simplificados, o Docsie ajuda você a aumentar a eficácia de toda a sua documentação. Além do domínio personalizado gratuito, a plataforma também oferece 3 domínios personalizados para equipes pequenas e mais de 10 domínios personalizados para empresas e organizações.
Domínio personalizado com SSL:
A Docsie permite que todos os seus usuários tenham um domínio personalizado sem nenhum custo adicional. Toda empresa com um plano para a plataforma pode ter um domínio personalizado no qual pode hospedar um site de conhecimento.
Ao oferecer seu plano de inicialização gratuito, a Docsie incentiva todas as pequenas e médias empresas a obter um nome de domínio personalizado e usá-lo para aumentar sua visibilidade e melhorar a imagem da marca.
Gerenciamento de versões e idiomas:
Atualmente, muitas empresas estão usando a tradução de idiomas por IA. Tudo graças à enorme transformação que a IA testemunhou nos últimos anos. Se sua empresa também trabalha com muito conteúdo e tem dificuldades com problemas de copiar-colar e duplicar, escolha a Docsie como seu parceiro profissional. Integre idiomas e versões e consolide-os com a Docsie, traduzindo-os em um URL específico. Qual é a vantagem? Você não precisará mais bater a cabeça na parede para ficar no topo da classificação de SEO.
Considerações finais
Então, essa foi uma prévia do mundo do HAT. O que vem a seguir? Selecionar uma ferramenta de criação de ajuda confiável e eficiente. Certifique-se de que ela entenda seus requisitos comerciais, os objetivos da empresa e forneça todos os recursos de uma HAT eficaz dentro do seu orçamento. Antes de finalizar qualquer HAT, certifique-se de que ela ofereça suporte abrangente ao cliente, além de eficiência e escalabilidade indiscutíveis.
Escolha a Docsie como sua parceira profissional e veja sua empresa atingir novos patamares de excelência. Oferecendo uma experiência de documentação unificada para seus clientes globais, a Docsie fornece as soluções para todas as suas necessidades de documentação sob o mesmo teto.