Enquanto tivermos ferramentas e software, precisaremos de uma comunicação eficaz para transmitir a outras pessoas o uso, a criação, a funcionalidade e a arquitetura de nossos produtos. POR QUÊ? Simplesmente porque as habilidades de comunicação técnica são necessárias para capturar informações e ajudar o público a compreender melhor o produto ou a tecnologia que estamos vendendo.
Enquanto a comunicação no mundo real ocorre por meio do uso de palavras ou expressões, a comunicação técnica ocorre por meio do uso da documentação técnica no mundo virtual!
A documentação técnica do produto é criada com o único objetivo de ajudar o usuário final a compreender a operação e a arquitetura do produto ou da tecnologia que está usando. É mais uma descrição detalhada das porcas e parafusos de um produto - um manual de "como usar" para novos funcionários, usuários e qualquer outra pessoa que precise saber como ele funciona!
Entretanto, por mais simples que pareça, a documentação técnica pode ser desconcertante! A maioria dos documentos técnicos contém várias fases, desde "Como usar" até "Como usar": Se você é novo e tem pouca experiência" a "Como solucionar problemas: No caso de um bug ou erro"
Portanto, se você não souber por onde começar, aqui está um guia abrangente que o ajudará a responder o que, por que e como da documentação técnica, além de simplificar o processo!
Vamos começar!
Você chegou ao lugar certo se é novo na documentação de produtos e nunca teve de desenvolver uma especificação de documentação de produtos.
Embora você possa ter dominado os fundamentos da criação de uma especificação de documentação do produto, colocá-la em ação requer reflexão e uma abordagem comprometida. Aqui está um guia sobre o que você precisa saber e como desenvolver uma especificação de documentação do produto flexível e adequada.
Definiremos os requisitos do produto e discutiremos sua finalidade, além de fornecer vários exemplos de padrões de produtos. Você aprenderá o que incluir na documentação do produto, como redigi-la, desde o estabelecimento de uma descrição do produto até sua modificação com base na opinião do cliente e em testes limitados com usuários, e como iniciar seus produtos no caminho da produção ou no processo de desenvolvimento de software.
Qual é o objetivo das especificações da documentação do produto?
Para desenvolver uma especificação de documentação do produto, primeiro você deve ter uma boa noção do que é o produto. Uma especificação de documentação do produto é um projeto para a documentação do produto que você está desenvolvendo, detalhando como ela aparecerá para os clientes, bem como os requisitos e a funcionalidade específicos da documentação do produto, como recursos de pesquisa, capacidade de alterar o idioma e muito mais. Além disso, pode incluir a persona ou o consumidor para o qual o produto está sendo criado, mas isso se aplica principalmente a produtos destinados a determinadas faixas etárias.
Essa especificação da documentação do produto deve ser extremamente clara, de fácil acesso e conter todas as informações exigidas pela sua equipe de design e pela equipe do produto. Inclua o máximo de detalhes possível para garantir que a equipe de redação técnica entenda o que deve ser escrito e que a equipe de design entenda o layout da documentação do produto. Uma tabela ou gráfico de especificações escritas indicará onde mais informações podem ser encontradas. No entanto, lembre-se de que esta é apenas a folha de especificação da documentação do produto - você pode deixar as especificações dos aspectos detalhados do produto a serem escritos na documentação do produto para a sua equipe em parcelas posteriores do trabalho.
Que informações deve conter uma especificação de documentação do produto?
Cada especificação de produto é criada com base em requisitos técnicos, especificações de engenharia e outras informações específicas do produto. No entanto, as informações a seguir devem ser incluídas na documentação do produto, no mínimo:
Resumo: Esta é uma visão geral de alto nível do produto. Ela começa com uma visão geral do conceito do produto e termina com uma descrição concisa do produto e seus detalhes gerais. Além disso, esclarece por que o produto foi desenvolvido e sua finalidade geral. A descrição do produto descreve a aparência do produto acabado e os recursos que ele terá.
Especificações funcionais: Trata-se de aspectos escritos que definem a aparência e os recursos do seu produto. Além disso, deve descrever como as pessoas se envolverão com ele. É muito importante ser o mais detalhado possível nessas explicações, sem deixar nada de fora.
Caso de uso: o produto deve indicar o caso de uso de cada função ou recurso do produto e como ele beneficia o usuário final. Isso pode ser considerado mais um material de nível de marketing. No entanto, se o usuário comum tiver um manual do usuário que também indique o caso de uso de cada recurso, isso o ajudará a entender como ele deve ser usado.
Personas de usuário: Essa seção descreve o público-alvo para o qual o produto foi desenvolvido. Ela detalha o perfil demográfico alvo e os problemas que o produto abordará. Conhecer o público-alvo do produto garante que seu trabalho permaneça centrado no cliente. Além disso, se o seu produto tiver certos perigos que não se destinam a crianças, é aconselhável informar isso na documentação do produto.
Fotos/vídeo: Cada seção deve ter as fotos ou os vídeos necessários dos seus produtos em correlação com informações escritas relacionadas ao uso dos produtos. Isso aprimorará a documentação do produto e os casos de uso dos produtos.
Como planejar, escrever e entregar uma documentação técnica eficaz
A documentação técnica pode se tornar extremamente sofisticada e complexa! Portanto, o mais importante é garantir que o conteúdo permaneça atualizado, preciso e interessante para o público, seguindo estas etapas simples:
Seja explícito sobre o que você quer que o leitor faça quando você terminar:
A documentação técnica é totalmente focada na ação seguinte do leitor. Expresse o seu objetivo para cada etapa e estágio da documentação do seu produto para que o usuário entenda o que poderá realizar após a leitura. Se você tiver clareza sobre os guias do usuário final do documento, será mais fácil escrever a sua parte. E quanto mais extensa for a documentação, mais fácil será para os leitores navegarem pelas informações. O Docsie também tem muitas ferramentas que ajudarão nisso, por exemplo, nosso recurso search navigation permite que os usuários pesquisem na documentação e encontrem informações rapidamente!
Crie uma visão geral para a documentação:
Sem um plano estruturado, pode ser difícil criar uma documentação do produto que flua bem e seja eficaz para atingir o objetivo principal dos seus critérios de documentação. Como resultado, é altamente recomendável começar com um esqueleto sobre o qual sua documentação possa se expandir. Utilize cabeçalhos, categorias, subcategorias e temas para organizar e agrupar adequadamente seus materiais. O Docsie tem muitas ferramentas excelentes que permitem que você crie documentação de forma rápida e eficaz e tem como objetivo criar documentos de produtos dinâmicos.
Temos recursos de pesquisa, uma organização bem elaborada para sua documentação, além de muitos outros recursos avançados.
Defina seu público-alvo:
É fundamental entender o público que usa os seus produtos para determinar se a sua documentação é direcionada a desenvolvedores, funcionários ou usuários. Isso é para garantir que os consumidores entendam o contexto, os objetivos e os recursos do produto ou da tecnologia para ajudá-lo a se adaptar ao seu público. Além disso, se o seu público for de um determinado país fora do país de sua sede, ter documentação traduzida é outro fator que deve ser considerado.
Inclua desenhos e legendas em seu conteúdo:
A ilustração ou os diagramas de uma documentação técnica devem incluir várias medidas que expliquem a dimensão ou os aspectos de seus produtos. Se você estiver demonstrando os recursos de um produto SaaS digital, ter trechos desses recursos faz maravilhas, desde que você demonstre o que eles fazem e como funcionam.
Além disso, as imagens ajudam a quebrar a monotonia das palavras e a despertar o interesse pelo documento. As legendas podem ajudar a colocar em perspectiva os diagramas e desenhos do produto com instruções claras.
Releia, edite e reescreva:
Revise sua documentação técnica várias vezes para garantir que não tenha perdido nada! Além disso, seu trabalho pode ser editado por um colega de trabalho ou supervisor para verificar se você não deixou passar nada. Um mecanismo de revisão e modificação garantiria que o material publicado fosse preciso.
A Docsie tem ferramentas incríveis que podem ajudá-lo a criar a documentação do seu produto. Se quiser saber mais sobre a Docsie Clique aqui.