Como escrever uma documentação técnica incrível?

Toda equipe de gerenciamento de produtos e projetos precisa de pessoas-chave para criar e gerenciar vários projetos de documentação técnica. Isso é importante para vários aspectos da criação e do desenvolvimento de produtos e projetos, bem como para lançá-los e educar clientes e funcionários sobre diferentes aspectos dos produtos, recursos e suas funções.

Embora a documentação técnica possa parecer difícil, ela não precisa ser. Neste artigo, ensinaremos tudo o que você precisa saber sobre ela para que possa começar a criar e manter uma documentação técnica incrível para seus produtos e projetos.

O que é redação técnica?

A documentação técnica existe em uma variedade de formas e formatos, embora agora esteja disponível principalmente on-line. Apesar de a documentação técnica ser frequentemente criada por redatores técnicos, equipes de desenvolvimento, gerentes de projeto, desenvolvedores e outros profissionais do setor, a melhor documentação técnica comunica as informações de forma simples e clara o suficiente para que todos possam compreendê-las. Caso contrário, ela fica aquém de sua função pretendida.

A documentação técnica refere-se a documentos que detalham as características e funções de um produto. Ela é desenvolvida com mais frequência no setor de desenvolvimento de software por equipes de desenvolvimento e de produtos e pode ser usada para atender às necessidades de suporte de várias partes interessadas de uma organização.

Eles fornecem contexto para itens relacionados ao produto. Independentemente de descreverem o uso, a técnica, as funções, os recursos ou o desenvolvimento de um produto, o objetivo final é instruir o leitor sobre um elemento específico do produto. Isso é verdadeiro independentemente de serem utilizados no desenvolvimento de software, no desenvolvimento de produtos ou em outras áreas.

Quem é o público-alvo da documentação técnica?

Os públicos-alvo podem ser definidos de várias maneiras, desde usuários finais a programadores e partes interessadas. Isso varia consideravelmente, dependendo do tipo de material em questão.

No entanto, a documentação técnica baseada em processos é frequentemente produzida com vistas a outros públicos. Eles podem ser desenvolvedores, partes interessadas, clientes ou outros membros da equipe interna. Embora esse tipo de documentação seja utilizado com menos frequência do que a documentação baseada em produto, seu objetivo é oferecer uma visão mais aprofundada dos vários elementos técnicos que compõem um produto.

No final das contas, a documentação técnica geralmente é criada para o benefício dos usuários do produto. Seu objetivo principal costuma ser ajudar os usuários a realizar determinadas tarefas com um produto e, portanto, os usuários finais sempre devem ser considerados ao produzir os diferentes tipos de documentação técnica.

Qual é a importância da documentação técnica?

Há vários motivos para a importância da documentação técnica. No entanto, tudo se resume a uma vantagem fundamental. O principal motivo para a criação da documentação técnica é informar o público sobre um produto.

Essa afirmação pode parecer óbvia, mas vamos um pouco mais longe. Afinal de contas, um produto é completamente inútil se os consumidores não tiverem conhecimento suficiente sobre ele. A falta de informações faz com que as pessoas não consigam utilizar um produto adequadamente ou não tenham o conhecimento necessário para compreendê-lo de fato.

A documentação técnica é fundamental do ponto de vista do usuário final, pois permite que ele utilize um produto com eficiência. Isso é duplamente vantajoso para a empresa que produz a documentação técnica, pois reduz as horas de atendimento ao cliente e resulta em usuários satisfeitos que podem solucionar problemas e responder às suas próprias perguntas.

Internamente, a documentação técnica é fundamental porque fornece aos funcionários o conhecimento necessário para trabalhar com eficiência em um produto, seja um material altamente técnico ou uma visão geral de alto nível do planejamento e dos processos.

De qualquer forma, os produtos nem sempre são autoexplicativos. É por isso que precisamos de documentação técnica para nos fornecer todas as informações necessárias sobre eles.

Quais são os diferentes tipos de documentação técnica existentes?

A documentação técnica vem em uma variedade de formas. O método mais simples de distinguir entre as várias formas de documentação técnica é determinar para quem elas foram escritas. Em termos gerais, elas podem ser classificadas em dois tipos: documentação do produto e documentação do processo.

Em todo caso, os produtos nem sempre são autoexplicativos. É por isso que exigimos que a documentação técnica nos forneça todas as informações necessárias sobre eles.

Documentação orientada a processos

Em termos simples, a documentação orientada a processos detalha o método pelo qual um produto é desenvolvido. Ela não se preocupa com o resultado final, mas com os vários processos, dados e eventos que contribuem para seu avanço e evolução.

Esse tipo de redação técnica geralmente é mantido internamente e tem pouco valor ou interesse para os consumidores ou usuários finais (exceto para as partes interessadas externas que têm interesse no desenvolvimento de um produto). É benéfico, pois denota os vários estágios da vida útil de um produto. Esse tipo de documentação é usado pelas equipes de gerenciamento de produtos e de projetos, bem como por outras equipes corporativas que precisam iniciar vários processos e catalogar a documentação, como as equipes de RH e até mesmo de desenvolvimento.

A documentação orientada a processos pode consistir6 em Propostas de projetos, que apresentam objetivos e cronogramas relacionados ao desenvolvimento de produtos. Requisitos do produto, que são documentos convincentes que descrevem fatos e números essenciais sobre um novo produto ou serviço. Metas, personas e histórias de usuários, detalhes de lançamento, roteiros, wireframes e detalhes de design, riscos e dependências são aspectos comuns.

A documentação orientada a processos também pode consistir em planos de projeto, esboços, resumos e cartas.

Os gerentes de projetos e de produtos têm uma necessidade especialmente forte de roteiros de produtos e projetos, portanto, ter documentação e planos para apoiar esse aspecto do fluxo de trabalho é essencial para a progressão dos projetos e o desenvolvimento de produtos.

Relatórios e atualizações de projetos, bem como especificações de determinados estágios de processos no desenvolvimento de produtos ou projetos, são outro aspecto da documentação orientada a processos. Isso proporciona visões gerais fantásticas das várias fases da vida útil de seu produto.

Documentação orientada a produtos

O próximo tipo de documentação técnica é a documentação baseada no produto. Geralmente conhecida como documentação do usuário, descreve o que é um produto concluído e como usá-lo. Em vez de descrever o processo de desenvolvimento, ela enfatiza o resultado final.

Há vários tipos diferentes de documentação orientada ao produto, mas os principais são manuais do usuário, tutoriais, diretrizes de instalação, guias de solução de problemas, perguntas frequentes, bases de conhecimento, wikis e outros recursos de aprendizagem: Esses tipos de documentação fornecem informações sobre o seu produto e ajudam os usuários finais a aprender a usá-lo.

A documentação da experiência do usuário é outra forma de documentação orientada ao produto para empresas de SaaS. A documentação de experiência do usuário descreve a experiência do usuário (UX) do seu produto. Uma lista de todas as capturas de tela e personas de usuários pertinentes. Isso inclui personas de usuários, casos de uso, diretrizes de estilo, maquetes, protótipos, wireframes e quaisquer capturas de tela necessárias.

O próximo tipo de documentação do produto são as notas de versão. Elas podem ser usadas para documentação interna para manter as vendas e o marketing informados sobre as atualizações de produtos SaaS ou para informar os usuários e clientes sobre novos recursos e atualizações de um produto técnico.

Documentação orientada a software

Se estiver escrevendo para usuários ou desenvolvedores, certifique-se de que sua documentação seja completa e responda às perguntas deles. Você economizará tempo respondendo às mesmas perguntas várias vezes.

A documentação de software inclui: documentação de API, projeto de arquitetura de software, documentação e documentação de código-fonte. Essas documentações são muito importantes para que as equipes de software saibam como criar e estruturar determinadas plataformas e produtos técnicos. Para os desenvolvedores, é essencial criar documentação para requisitos de software, documentação de sistema, documentação de código, planos de teste e criar outras formas de documentação para aumentar e manter equipes eficazes.

Quais são as vantagens de uma documentação técnica excelente?

A excelente documentação técnica é importante para o processo de desenvolvimento de produtos por vários motivos. Acima de tudo, ela ajuda todos a atingir seus objetivos.

O que queremos dizer com isso? Se você estiver criando um produto, seu objetivo final é que as pessoas gostem de usá-lo. Como consumidor, seu objetivo é usar um produto com sucesso para resolver um problema ou oferecer um serviço. Isso é impossível se os consumidores não compreenderem ou não usarem um produto.

Uma boa documentação técnica ajuda nesse sentido. Ela fornece aos consumidores o conhecimento do produto e os ajuda a utilizá-lo com sucesso, além de auxiliar as equipes de produto em seu processo de desenvolvimento.

Para garantir que sua documentação técnica seja bem redigida, o truque é definir um processo, um fluxo de trabalho e uma estratégia adequados para redigir uma documentação técnica de qualidade que seja clara e decisiva. Ela deve ser simples de usar e compreender para seus usuários. Caso contrário, não ajudará todos a atingir seus objetivos.

O Docsie é uma solução clara para ajudar você a escrever uma documentação melhor

Uma documentação técnica clara, de alta qualidade e de fácil acesso é essencial. Para ajudar você e sua equipe de desenvolvimento a tornar isso uma realidade, a avaliação gratuita do Docsie pode ajudá-lo a começar a criar e escrever documentação técnica.

Nosso criador de portal de conhecimento, bonito e facilmente personalizável, permite que sua equipe colabore sem esforço na documentação técnica, mantendo-se organizada.

Esqueça as dores de cabeça associadas à documentação que está dispersa entre e-mails, equipes da Microsoft, GitHub e Google Drive. Ao utilizar nossa plataforma, você pode garantir que todas as informações necessárias sejam centralizadas, permitindo que você concentre sua atenção em dar vazão à sua criatividade e criar um conteúdo incrível. Comece agora!

Qual é a melhor maneira de desenvolver documentação técnica?

Muitas pessoas não sabem ao certo por onde começar ao produzir documentação técnica. Não se preocupe; a criação de uma excelente documentação técnica é um talento aprendido. Para ajudá-lo nesse meio tempo, detalhamos alguns métodos simples para produzir rapidamente uma boa documentação técnica.

1. Realize pesquisas

Vamos encarar os fatos: é difícil gerar uma boa documentação técnica a menos que você tenha total clareza sobre o material que está tentando fornecer. Se você já tiver exemplos, pesquisas, amostras e outros dados para trabalhar, passe para a etapa dois.

Entretanto, se estiver começando do zero, é fundamental que faça uma pesquisa. Reúna-se com a equipe que será responsável pela documentação técnica em questão, discuta e atribua várias tarefas de pesquisa a vários membros da equipe.

Para sua pesquisa, é uma boa ideia compilar todas as informações e documentações atuais com as quais você tem que trabalhar.

A próxima etapa da pesquisa é considerar o que a documentação técnica abrangerá, as metas e os objetivos que você deseja alcançar com a documentação técnica.

Em seguida, a próxima etapa é listar os tipos de software, ferramentas e guias de estilo específicos para o desenvolvimento de sua documentação técnica. Essas ferramentas podem ser facilmente gerenciadas com o Docsie. Na verdade, toda a sua pesquisa pode ser escrita e colaborada para ser concluída no Docsie também.

2. Projeto de documentação técnica

O conteúdo da documentação técnica é fundamental. No entanto, a aparência da sua documentação técnica também é essencial. Um documento bem organizado e visualmente atraente comunicará as informações de forma muito mais eficaz do que um emaranhado desorganizado de documentos.

Dessa forma, há alguns pontos a serem considerados ao projetar sua documentação. Para começar, considere a estrutura e a navegação. As pessoas costumam utilizar a documentação técnica para localizar informações específicas ou uma solução para um problema, e precisam fazer isso prontamente para garantir a eficácia do recurso. Como resultado, a organização de sua documentação é altamente essencial por esse motivo.

É uma boa ideia categorizar e subcategorizar seu conhecimento para que ele possa ser prontamente acessado. Isso pode ser feito por meio dos artigos do Docsie em um Docsie Book. Os artigos serão exibidos no lado direito de toda documentação publicada pelo Docsie:

Também é essencial que sua documentação inclua um recurso de pesquisa robusto e um índice dinâmico que permita aos usuários acessar facilmente as informações necessárias. O software de documentação mais eficaz, como o Docsie, também possui esse recurso, além de muitos outros.

Além disso, é uma boa ideia começar com um esqueleto de documentação técnica. Um layout de esqueleto da sua documentação técnica é fácil de criar e o ajudará a garantir que você não ignore nenhum dado crítico que deseja incluir na documentação técnica. Discutiremos o esqueleto da redação de sua documentação técnica na etapa a seguir. Isso manterá a consistência visual e a organização de todo o seu material.

3. Estrutura da redação

Neste ponto do processo, é hora de começar a produção real do conteúdo. Reúna-se com a equipe responsável pela documentação técnica da sua empresa e reúna toda a pesquisa realizada na primeira etapa. Em seguida, com base nas habilidades de cada membro da equipe, você pode atribuir tarefas de redação a eles.

A melhor documentação técnica começa com um esqueleto, que é o esboço da documentação.

A documentação também deve ser fácil de ler e acompanhar, e é uma boa ideia permitir que outras pessoas da sua equipe revisem a documentação e façam comentários sobre ela. Isso pode ser feito facilmente com o recurso de comentários do Docsie.

Depois que todos tiverem concluído um primeiro rascunho do material de documentação técnica, é fundamental revisar, avaliar e revisar mais um pouco. É uma boa ideia ter pelo menos dois pares de olhos revisando cada parte de sua documentação. Isso garante que o material não seja apenas claro, bem escrito e gramaticalmente preciso, mas também eficaz para o público-alvo.

Se a sua documentação técnica contiver instruções de como fazer ou etapas a serem seguidas, certifique-se de que os membros da sua equipe testem essas etapas e verifiquem se elas atingem o objetivo pretendido.

4. Teste como os usuários interagem com a sua documentação

Você pode acreditar que validou sua documentação durante todo o processo de revisão, mas esse não é o caso. Depois de concluir a documentação técnica, é fundamental submetê-la a um processo de teste para garantir que ela esteja livre de falhas organizacionais, conteúdo confuso e dificuldades de usabilidade.

Para atingir esse estágio, você deve procurar usuários externos para fazer uma revisão da documentação. Permita que eles a leiam, utilizem-na para ajudá-los a realizar as tarefas atribuídas e ofereçam seus comentários sinceros. É fundamental que seus testadores sejam externos, pois eles verão a documentação de forma objetiva e sem preconceitos, o que afetará a avaliação deles. Tudo isso pode ser feito com a análise da Web do Docsie. Ele permite que você veja no que os leitores estão se concentrando na sua documentação, receba feedback e também saiba o que os incomoda na documentação e no formato dos seus documentos técnicos.

Na análise da Web do Docsie, você pode ver um pequeno vídeo de como os leitores estão interagindo com sua documentação técnica e usar essas informações, juntamente com uma classificação feita pelo leitor, para otimizar sua documentação. É muito importante entender como abordar o feedback do cliente e integrá-lo à criação de sua documentação técnica e ao fluxo de trabalho.

5. Otimize a documentação técnica com feedback

Considere que agora você está preparado para lançar sua documentação técnica totalmente nova! Depois de incorporar todos os feedbacks e comentários obtidos durante a fase de testes, você pode atualizar e republicar a documentação técnica para que os usuários a utilizem! Isso deve proporcionar a eles uma experiência de documentação mais completa.

No entanto, sua jornada de documentação técnica não termina aqui. Os documentos técnicos são dinâmicos e são constantemente atualizados e modificados para refletir os produtos que abrangem. Por isso, é uma boa ideia estabelecer um protocolo que defina o que precisa ser feito quando novas informações são adicionadas, alterações são feitas ou a manutenção geral é realizada.

Muitas empresas optam por implementar atualizações de cronograma de manutenção em sua documentação. Elas estabelecem datas específicas para avaliar se são necessárias alterações, garantindo que todas as informações estejam sempre atualizadas e que as modificações nunca sejam negligenciadas.

Dicas rápidas para começar

Registre-se no Docsie

O Docsie tem um conjunto robusto de ferramentas para ajudá-lo a criar uma documentação técnica incrível e atraente.

Conheça seu público

Há várias formas de documentação técnica. Considere quem lerá sua documentação para determinar o tipo de documento, o material e a linguagem a serem empregados. Programadores, engenheiros, partes interessadas, gerentes de projeto, usuários finais, etc.

Planeje sua documentação

Prepare uma estratégia inicial que descreva os tipos de documentos que você criará. Considere os tipos de documentação necessários para o seu produto e o que eles cobrirão e o que não cobrirão.

Seja sucinto e evite a repetição.

A primeira etapa é fácil se você já a tiver concluído anteriormente. Você trabalhou arduamente em sua documentação técnica; certifique-se de que ela seja útil e fácil de usar. Certifique-se de que sua redação seja sucinta e que você não duplique material em artigos, a menos que seja absolutamente necessário.

Consistência

É uma questão pequena, mas a consistência na documentação técnica é vital. Fontes, estilos de escrita, design, formatação e localização são exemplos. Defina diretrizes no início do processo de desenvolvimento da documentação e mantenha-as. Será útil se elas corresponderem à aparência da marca de sua empresa. Você pode usar o Docsie's styling guide para garantir isso.

Lembre-se de seu objetivo

Ao trabalhar em um documento, pergunte a si mesmo ou à sua equipe: "O que eu quero que o leitor seja capaz de fazer?" Ao se concentrar em seu objetivo, você garantirá que sua documentação seja útil e acionável sem detalhes desnecessários.

Comece a criar sua documentação técnica

Pronto para entrar no mundo da redação técnica? Mantenha estes conselhos à mão enquanto prepara a documentação técnica de seu produto. A prática leva à perfeição, e não há melhor momento do que agora para começar.

Comece a planejar seus documentos e a definir seu conteúdo. Com o nosso teste gratuito e este artigo como guia, você estará produzindo uma documentação técnica excelente em pouco tempo!