Atualmente, os arquivos PDF são um formato de documento muito importante e popular. Eles oferecem um meio fácil de transmitir informações, preservar a formatação e garantir a unidade de estilo em várias plataformas. No entanto, o problema mais significativo dos PDFs pode ser sua natureza não pesquisável. Imagine que você tem uma grande quantidade de dados que não consegue classificar facilmente em um único documento. Isso pode ser muito frustrante e uma distração que pode reduzir sua produção.
O lado bom da história é que há várias maneiras de tornar os PDFs pesquisáveis, e o guia a seguir apresentará as maneiras mais eficientes.
Por que tornar os PDFs pesquisáveis?
Há várias vantagens em tornar os PDFs pesquisáveis. Aqui estão algumas delas:
1. Produtividade aprimorada:
Uma pesquisa do McKinsey Global Institute demonstrou que os profissionais do conhecimento gastam aproximadamente 1,8 semanas por ano procurando e recuperando informações. PDFs não pesquisáveis causariam perda de tempo, pois, em vez de rolar página por página, você teria que rolar o PDF inteiro. Um PDF pesquisável permite que você procure as informações desejadas simplesmente digitando a palavra-chave que está procurando.
2. Maior acessibilidade às informações:
Uma pesquisa relatou que 45% dos funcionários afirmaram ter dificuldade para encontrar as informações de que precisam para realizar bem seu trabalho. A ativação da função de pesquisa dos documentos garante que essas informações possam ser usadas por todos que precisam delas.
3. Aumento da colaboração:
Os PDFs pesquisáveis podem melhorar muito a colaboração entre os membros da equipe, pois permitem encontrar informações relevantes muito rapidamente no documento. Isso tem um efeito especial quando se trata de projetos que exigem colaboração.
Prós e contras dos PDFs pesquisáveis:
| Feature | Pros | Cons |
|---|---|---|
| Pesquisabilidade | Recuperação mais rápida de informações, melhor acessibilidade, colaboração aprimorada | Pode exigir tempo de processamento adicional (dependendo do método) |
| Conteúdo baseado em texto | Mais fácil de pesquisar e editar | Requer OCR para documentos digitalizados |
| Tamanho do arquivo | Pode ser menor do que os PDFs baseados em imagem | O tamanho do arquivo pode aumentar com recursos de pesquisa incorporados |
| Segurança | A proteção por senha e a criptografia podem ser aplicadas a PDFs pesquisáveis | Esses PDFs pesquisáveis exigem medidas de segurança adicionais para proteger informações confidenciais |
| Arquivamento | Os PDFs pesquisáveis podem ser facilmente arquivados e recuperados | O arquivamento de longo prazo de determinados formatos de PDF pesquisáveis pode exigir um software específico |
5 métodos para tornar os PDFs pesquisáveis
Os PDFs podem ser pesquisados de várias maneiras, com vantagens e desvantagens. Aqui está um detalhamento das abordagens mais comuns:
1. Utilizando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR)
Essa técnica é perfeitamente adequada para PDFs com texto em formato de imagem. A tecnologia de OCR é um processo de conversão de texto digitalizado em um formato pesquisável. Muitas ferramentas on-line e programas de software oferecem recursos de OCR, inclusive muitas ferramentas on-line e programas de software oferecem recursos de OCR, inclusive:
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Adobe Acrobat Pro DC (programa pago)
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Smallpdf (ferramenta on-line gratuita com um número limitado de opções)
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Xodo ( um aplicativo móvel gratuito com funcionalidade OCR).
Verificação da capacidade de pesquisa existente:
O texto de nem todos os PDFs é o mesmo. Alguns arquivos PDF já são projetados como documentos pesquisáveis porque foram criados com uma camada de texto incorporada ao documento. Se você tentar destacar o texto no PDF com o mouse, isso geralmente é uma forte indicação de que o documento está bloqueado. Se o texto estiver destacado, isso pode já ter sido feito pelo mecanismo de busca.
Utilizando ferramentas de conversão on-line
Há muitas ferramentas de conversão on-line disponíveis que podem ajudá-lo a converter o seu documento PDF em um formato pesquisável, incluindo um documento do Word. A ferramenta geralmente usa a tecnologia OCR para extrair o texto do documento PDF. Aqui estão algumas opções populares para criar PDFs pesquisáveis:
Aproveitamento de software pago
Para usuários avançados que buscam recursos mais avançados, softwares comerciais como o Adobe Acrobat Pro DC têm um conjunto completo de ferramentas para criar e gerenciar PDFs pesquisáveis. Esses programas geralmente incluem OCR de alta qualidade, bem como opções de edição.
Solução de PDF pesquisável sem esforço da Docsie (mais eficiente)
O Docsie, um serviço popular de gerenciamento de documentos, possibilita a criação e o armazenamento de PDFs pesquisáveis. O Docsie cria PDFs que podem ser pesquisados após o upload dos documentos. Isso significa que você não precisará passar pelo incômodo de digitalizar manualmente ou instalar outro software. Dessa forma, os membros da sua equipe podem ter acesso e pesquisa instantâneos, o que, segundo consta, aumenta a produtividade da equipe.
O recurso de pesquisa simples do Docsie permite localizar qualquer informação dentro dos PDFs em apenas alguns segundos, o que, em última análise, melhora a colaboração da sua equipe e aumenta o compartilhamento de conhecimento entre a organização.
Aqui estão algumas dicas adicionais para maximizar a capacidade de pesquisa de seus PDFs: Aqui estão algumas dicas adicionais para maximizar a capacidade de pesquisa de seus PDFs:
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Use nomes de arquivo descritivos: Dessa forma, você poderá encontrar o arquivo PDF específico ao pesquisar pelo nome do arquivo. Em vez de "Report_Oct2023.pdf", escolha "Marketing_Campaign_Performance_Report_October_2023.pdf". Esse nome não é apenas mais informativo, mas também mais pesquisável em nosso sistema Docsie.
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Empregue a formatação adequada**: O uso de títulos, subtítulos e marcadores pode melhorar a legibilidade e a capacidade de pesquisa de seus PDFs. Os mecanismos de pesquisa geralmente classificam documentos bem estruturados em posições mais altas nos resultados de pesquisa, facilitando a localização.
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Considere o uso de marcadores:** O uso de marcadores é útil para mover-se em um documento extenso, especialmente naqueles com mais de uma divisão. Eles fornecem os meios para ir diretamente à parte desejada do documento, o que economizará muito tempo dos usuários.
Conclusão
A utilização dessas técnicas fará com que seus PDFs deixem de ser apenas documentos estáticos e passem a ser fontes de informações dinâmicas. Os usuários e as equipes estão expostos a uma variedade de vantagens com os PDFs pesquisáveis. Os PDFs pesquisáveis funcionam como uma excelente ferramenta que ajuda a contribuir para a produtividade, disponibiliza informações e facilita a colaboração.
Entre todas as formas mencionadas, o Docsie é, sem dúvida, um método rápido e conveniente não apenas para criar, mas também para gerenciar PDFs pesquisáveis. Sua funcionalidade de pesquisa automatizada dispensa a necessidade de software adicional ou de trabalho trabalhoso de sua parte, economizando tempo e esforço. Com o Docsie, seus PDFs agora podem ser facilmente pesquisados e estão disponíveis, o que, consequentemente, faz com que a equipe possa usar as informações da melhor maneira possível e, por fim, obter sucesso.
Você está pronto para aproveitar os recursos ilimitados dos PDFs pesquisáveis? Docsie tem uma opção de avaliação gratuita, portanto, você pode começar a usar o produto e ver os benefícios que ele traz em tempo real e como ele pode transformar seus processos de gerenciamento de documentos.