Você é responsável por educar e treinar seus colegas de trabalho, clientes ou novos contratados? Se esse for o caso, continue lendo.
Pode ser difícil compartilhar e educar outras pessoas. Especialmente se você não tiver um bom exemplo de modelo de manual de treinamento para começar rapidamente. Neste artigo, mostrarei como aumentar a produtividade e diminuir o tempo de inatividade usando o Docsie para criar um modelo simples de manual de treinamento e compartilhá-lo com sua equipe.
Etapa 1: Crie uma conta no Docsie (é gratuito).
O Docsie é uma ferramenta simples de desenvolvimento de manuais de treinamento que fornece às empresas modelos reutilizáveis para ajudá-las a desenvolver melhores manuais de treinamento. Para começar, ele é totalmente gratuito e você pode criar seu primeiro manual de treinamento em menos de 10 minutos. Depois que você se inscrever, poderemos começar a explicar como escrever um manual de treinamento por meio do Docsie.
Etapa 2: Crie um livro para criar um modelo de manual de treinamento básico incrível.
O Docsie baseia-se no conceito de livros e prateleiras, com livros servindo essencialmente como manuais de instrução e prateleiras servindo como departamentos e centros de base de conhecimento.
Suponha que você seja uma equipe de vendas ocupada que precisa ter todos os seus materiais de treinamento de saída em um só lugar. Você pode usar o Docsie para organizar e categorizar seus manuais de treinamento usando conjuntos. Em seguida, poderá convidar o restante da equipe de treinamento para colaborar e criar melhores manuais de treinamento em conjunto quando estiver pronto.
Etapa 3 - Definir instruções de treinamento
É aqui que você identificará as categorias e os caminhos de treinamento que precisará criar para educar o seu público-alvo.
Lembre-se de que este guia pressupõe que você já sabe quem é o seu público-alvo; o objetivo deste guia é mostrar como criar facilmente conteúdo para o seu manual de treinamento instrucional.
Considere uma equipe de vendas. Ela tem cursos de vendas para iniciantes e avançados para vários cargos, inclusive SDRs (Sales Growth Representatives), executivos de contas, representantes de sucesso do cliente e assim por diante. Os cargos podem ter nomes e responsabilidades diferentes, dependendo da natureza de sua empresa de vendas, mas todos eles exigem manuais de treinamento e uma maneira rastreável de compartilhar informações.
Como resultado, depois de identificar suas trilhas de treinamento, você pode começar a entrevistar especialistas nesses cargos para ajudá-lo a determinar o conteúdo dessas trilhas. Por exemplo, você poderia entrevistar um executivo de contas para saber mais sobre como ele trabalha.
Depois de conhecer a rotina, as práticas e os deveres diários, você construirá um diagrama de processo que detalha as tarefas desse cargo específico, dando-lhe uma visão clara dessas responsabilidades.
Em seguida, dividirá essas tarefas em etapas acionáveis por estágio/senioridade, o que facilitará a criação de um manual de treinamento, pois você saberá o que e como escrever um manual para sua equipe específica.
Depois de reunir informações suficientes, você pode usá-las para desenvolver seu material de treinamento usando um modelo de manual de treinamento.
Etapa 4: Desenvolver materiais de treinamento
Seguindo o esboço e o roteiro que você elaborou para si mesmo nas etapas anteriores e munido das informações coletadas da sua equipe. Você começará a preencher seu protótipo de modelo de manual de instruções e treinamento com conteúdo, etapa por etapa, expandindo gradualmente cada etapa para ajudar os trainees a desenvolver uma base de treinamento adequada.
Diferentes artigos podem conceber diferentes etapas no Docsie para ilustrar os manuais de treinamento. Há muitas ferramentas excelentes que funcionam em conjunto com o Docsie para ajudá-lo a criar facilmente manuais incríveis.
Ferramentas incríveis
Há muitas ferramentas incríveis que podem ser usadas para ajudá-lo a obter vantagem na criação de seus manuais de treinamento e ajudá-lo a desenvolver e preencher seu modelo de manual de instruções.
Snag-It
Observação: se você for um usuário de Mac, para copiar e colar a imagem no Docsie, use Shift, Command e 4.
O Snag-it permite que você tire facilmente uma foto do conteúdo da sua página e faça anotações nela com uma ferramenta de anotações simples e elegante.
Camtasia
O Camtasia o ajudará a gravar facilmente vídeos de instruções para aprimorar a experiência de treinamento e aumentar a eficácia dos seus manuais de treinamento.
Guias Docsie
Com uma simples extensão do Chrome, você pode usar o Docsie Guides para gravar automaticamente seus manuais de treinamento, bem como todas as suas imagens de treinamento com anotações. O Docsie Guides também o ajudará a criar visitas guiadas não codificadas para demonstrar como usar o seu produto para consumidores ou novos estagiários.
Etapa 5 - Publique o manual de treinamento e compartilhe-o com a sua equipe
Você deve querer compartilhar seu material de treinamento com seus novos estagiários e/ou clientes, agora que o desenvolveu no Docsie. É tão fácil quanto clicar em publicar e fazer com que ele apareça em uma página incorporada do Docsie em seu site.
Se quiser limitar o acesso a todo o seu material de treinamento, você pode fazer isso facilmente no Docsie. Você também pode atribuir uma senha exclusiva a um determinado trainee e revogar o acesso a qualquer momento.
Com apenas uma linha de código, você também pode inserir seu material de treinamento diretamente na intranet da sua empresa usando o Docsie.
Etapa 6: obtenha feedback sobre o manual de treinamento e atualize-o no Docsie.
Depois de lançar o protótipo do manual de treinamento, você está pronto para começar. Talvez você queira saber como os estagiários e/ou clientes se comunicam com o manual de treinamento e dar a eles a oportunidade de fornecer feedback prático para que você possa melhorar o seu trabalho.
É nesse ponto que você pode usar o Vocally (uma extensão do Docsie) para coletar videoclipes das experiências de treinamento dos seus alunos e entender melhor como eles lidam com o modelo do seu manual de instruções. Você também pode dar a eles a opção de fornecer opiniões sobre a experiência de treinamento, que serão categorizadas no gerenciador do Vocally.
Em seguida, você pode usar o Vocally Manager, que é facilmente incorporado ao seu software de monitoramento de projetos, para criar tarefas acionáveis para atualizar e refinar a forma como você escreve um manual com base no feedback do usuário.
Etapa 7: Mantenha e traduza o material do seu manual de treinamento.
Agora você pode traduzir seus modelos de manual de instrução para vários idiomas diretamente no Docsie e pode até mesmo se comunicar com tradutores de conteúdo experientes que podem ajudá-lo a atualizar seu conteúdo com desconto.
Além disso, criar novas versões de seus materiais de treinamento na Docsie é tão fácil quanto clicar em um botão à medida que seus materiais de treinamento crescem. Como resultado, você não perderá nenhuma cópia de treinamento mais valiosa e ainda terá um ponto de referência para consultar.
Considerações finais
O Docsie pode ser usado se você realmente quiser criar excelentes manuais de treinamento e usar modelos de manuais de instrução. Ele simplificará e melhorará significativamente o fluxo de trabalho do seu manual de treinamento.
Os modelos de manual de instruções desempenham um papel importante no treinamento de funcionários, pois informam os novos funcionários sobre a organização e seus procedimentos. Os funcionários estão amadurecendo e aprendendo novas tecnologias, técnicas e processos.
Os funcionários que não estão aprendendo ativamente ou que não têm conhecimento sobre os dispositivos, aplicativos, equipamentos ou maquinário usados pela empresa podem ficar desmotivados no trabalho.
Entretanto, o desinteresse geralmente leva a uma alta rotatividade de funcionários e a uma baixa satisfação no trabalho. No final, tanto os empregadores quanto os funcionários sofrem perdas.
Sem mencionar que há estatísticas que comprovam isso:
Em um ano, 40% dos trabalhadores com treinamento inadequado abandonam seus empregos.
Devido à falta de oportunidades de crescimento, 74% dos trabalhadores sentem que não estão atingindo todo o seu potencial no trabalho.
Os funcionários consideram contribuir financeiramente para o treinamento em 72% dos casos.
De acordo com 68% dos funcionários, a agenda mais importante da empresa é o crescimento e o treinamento.
Apenas 13% dos trabalhadores em todo o mundo estão engajados.
O desengajamento dos funcionários custa à economia mais de US$ 500 bilhões por ano.
Os números, por outro lado, são infinitos. O problema é real. Os funcionários querem crescer e aprimorar suas habilidades tanto no treinamento tradicional quanto nas oportunidades de desenvolvimento.
Uma ótima maneira de as empresas começarem a usar esse método tão necessário é criar um fantástico guia ou manual de treinamento da empresa.
Precisamos ir direto ao ponto e descobrir quais seriam os aspectos mais importantes de um manual de treinamento fantástico e como redigir um manual.
Em 2017, 45% das horas de aprendizado em uma empresa típica foram criadas por métodos on-line ou mesmo de e-learning, de acordo com a ATD (Association-for-Talent-Development-in-the-United-States). Em comparação com 2015, isso representa um aumento de 42%.
A capacidade de desenvolver um modelo de manual de instruções é uma habilidade natural, necessária para a continuidade e o crescimento dos negócios.