Que estilo de documentação os gerentes de produto devem usar para comunicar a mensagem adequada?

*A documentação é um dos componentes mais cruciais e subestimados de qualquer projeto de código aberto e não deve ser considerada levianamente.

De modo geral, a maioria dos projetos de código aberto não recebe a devida atenção simplesmente porque seus autores não estão realmente interessados, são incapazes ou não têm tempo para criar um ambiente de documentação eficaz para a documentação de suas APIs e produtos.

Embora seu aplicativo possa ser excelente, se a documentação for inadequada, os consumidores não poderão se beneficiar de seu uso.

No entanto, mesmo que eles não tenham outra opção a não ser utilizá-lo por qualquer motivo, não conseguirão fazê-lo com sucesso ou da maneira que você gostaria que fizessem.

Entender como produzir uma documentação excelente exige uma quantidade significativa de trabalho, assim como a revisão periódica de outros projetos de documentação. Mas acredite na minha palavra - como alguém que criou uma infinidade de documentação para o Docsie - se você estiver criando um código que será usado por alguém que não seja você mesmo e, principalmente, se essas pessoas forem seus clientes, seu produto deverá ser bem documentado, formatado e apresentado de forma dinâmica.

Quando se trata de tutoriais, instruções, explicações e referências, qual é a diferença?

Muitas pessoas acreditam erroneamente que as quatro frases se referem ao mesmo item. No entanto, elas expressam uma variedade de significados diferentes. Esses tipos diferentes de documentações são bastante essenciais e têm algumas diferenças importantes:

Documentação de tutoriais: Esses tipos de documentação são baseados em informações e orientados para treinamento.

Documentação de guias de instruções/guias do usuário: As documentações de guias do usuário expressam como resolver problemas específicos por meio de uma série de etapas para atingir um objetivo específico.

Documentação de explicação: São documentações do tipo artigo projetadas para ajudar o usuário/leitor a obter uma compreensão mais profunda de um produto por meio de várias explicações e contexto de fundo.

**Documentação de notas de referência: Essa documentação foi criada para informar o usuário sobre a descrição de várias atualizações e usos de novos recursos. Esse tipo de documentação pode ser muito "bruto" na forma de documentação do desenvolvedor; no entanto, também pode ser traduzido em notas de versão mais fáceis de usar, que podem ser facilmente compreendidas pelo usuário final.

Razões para produzir documentação de alta qualidade

Antes de prosseguir, é fundamental compreender por que a redação competente de documentação é uma necessidade muito importante, porém subestimada, na sociedade atual. A disponibilidade de uma documentação extensa e bem escrita é um dos critérios mais importantes para se conseguir uma adoção generalizada, especialmente em projetos de código aberto em que praticamente todas as ações estão disponíveis ao público e em que essas atividades desempenham um papel crucial no sucesso do projeto.

Vamos dar uma olhada nos motivos mais importantes para escrever uma documentação eficaz.

Permite que você crie uma melhor experiência de integração para seus clientes.

Ao fornecer documentação adequada sobre o seu produto aos clientes, você os ajudará, fazendo com que se sintam mais confortáveis com o produto e protegidos por suas diretrizes específicas. Para que isso ocorra, você deve fazer o seguinte:

1. Certifique-se de que a documentação do seu produto esteja visível e facilmente acessível, seja por meio de links no aplicativo ou em uma plataforma de documentação pesquisável.

2. Certifique-se de que eles estejam bem escritos e ajudem o cliente a encontrar a resposta de forma rápida e fácil

Um conselho é escrever a documentação apenas uma vez, e ela será digerida várias vezes quando novos clientes forem contratados por sua empresa.

Como consequência, há menos solicitações de suporte.

Os clientes que leem e entendem sua documentação têm maior probabilidade de comprar seus produtos. Quando os clientes não conseguem entender alguma coisa, isso pode ser bastante irritante e eles podem começar a culpar o seu produto.

Alguns clientes podem entrar em contato instantaneamente ou enviar um e-mail para a equipe de suporte se encontrarem um obstáculo; mas, se a documentação for atraente, de fácil acesso e inteligível, eles poderão resolver seus próprios problemas sem a necessidade de consultá-lo, o que, por sua vez, fará com que se sintam mais capacitados.

Ajuda você a dar suporte à sua própria equipe.

Uma base de conhecimento robusta também pode ser usada para ajudar os membros da sua própria equipe. Portanto, sua equipe interna deve ser informada sobre novos recursos, roteiros planejados, documentação de API e tudo o mais que for necessário para manter todos na mesma página.

Instruções passo a passo sobre como escrever uma documentação eficaz

Escrever o conteúdo do documento e organizar essa atividade são duas tarefas totalmente distintas de determinar o tom a ser usado e como garantir que sua documentação seja compreensível. Conforme declarado por O'Reilly, existem 8 regras para uma documentação excelente:

1. **Crie uma documentação que seja convidativa para o leitor.

2. **Produza uma documentação completa que abranja todas as áreas do projeto.

3. **Produzir material de fácil compreensão.

4. **Crie uma documentação que demonstre como utilizar o produto por meio de estudos de caso.

5. **Escreva uma documentação que contenha repetições onde for necessário.

6. Escreva uma documentação que esteja atualizada

7. Escreva uma documentação para a qual seja fácil contribuir

8. Escreva uma documentação que seja simples de descobrir e entender

Esses elementos dizem respeito principalmente ao conteúdo. Depois disso, abordaremos o "como" estruturar essas informações em seis etapas:

Tome uma decisão sobre o que deve ser registrado.

Reserve algum tempo para considerar que tipo de documentação você produzirá antes de começar: será um tutorial, um documento de referência, um manual de instruções ou uma explicação?

Observe que a natureza do seu produto terá um impacto direto sobre o tipo de documentação que você será responsável por criar.

Crie uma estrutura.

Primeiro, crie uma base para sua documentação. Isso pode ser algo muito pequeno no início e pode incluir apenas alguns grupos, mas, com o tempo, toda a plataforma sobre a qual você está construindo começará a crescer em tamanho e complexidade. Você deve revisar sua estrutura organizacional regularmente.

Lembre-se de que você é o instrutor e, em última instância, é responsável pela forma como os alunos aprendem em sua classe. Eles serão orientados por suas instruções; portanto, quanto mais tempo você dedicar à estrutura, mais sucesso os alunos terão em seus esforços.

Sempre tire proveito de técnicas sólidas de multimídia.

Certifique-se de fazer uso de vídeos, desenhos e estilos variados e conecte-os diretamente à sua documentação. O Docsie permite a incorporação de qualquer um desses recursos em nossa plataforma para facilitar esse processo.

Eles não apenas ajudarão os consumidores a entender melhor as informações que você expressa, mas também proporcionarão uma fantástica otimização para mecanismos de pesquisa, o que levará a um número maior de leads de alta qualidade como resultado de sua documentação dinâmica.

Certifique-se de que ele seja pesquisável.

Há diferenças nos recursos de pesquisa de diferentes plataformas de base de conhecimento: algumas delas oferecem apenas pesquisa básica, sem a possibilidade de detalhar segmentações (o que é tecnicamente bom se você não tiver milhares de arquivos), enquanto outras oferecem opções de consulta que permitem pesquisar não apenas em documentos, mas também em nomes de usuário.

No entanto, há um aspecto fundamental: você deve utilizar uma ferramenta que lhe permita pesquisar rapidamente. Um recurso de pesquisa incluído no aplicativo simplifica a pesquisa de arquivos e a visualização deles sem sair do aplicativo.

O Docsie permite que você tenha uma navegação dinamicamente pesquisável para obter informações facilmente acessíveis.

Esforço constante para melhorar e atualizar

Criar e usar documentos é difícil porque eles são rapidamente esquecidos pelas pessoas que os geraram ou lucraram com eles. Os documentos também enfrentam uma série de desafios ao longo de sua jornada.

Com o passar do tempo, a estrutura de pastas assume a aparência de um cemitério, pois a documentação mais antiga tende a permanecer em uma posição inferior na tela do monitor.

Portanto, não deixe de revisar sua documentação antiga e fazer melhorias, além de incentivar seus colegas a fazer o mesmo de tempos em tempos. O Docsie permite que você crie atualizações por meio do nosso avançado sistema de controle de versão, que é simples e fácil de fazer.

Considerações finais:

Deseja saber mais sobre como escrever uma documentação eficaz? Para profissionais de documentação de software, há muitos blogs e informações que podem ser encontrados aqui.