Lançar o seu produto no mercado exige um esforço imenso, não apenas da sua parte, mas também da parte da sua equipe. Eles precisam ir e voltar, colaborar com diferentes partes interessadas, cuidar de todos os requisitos e melhorar a colaboração interdepartamental. Os gerentes de produto, os desenvolvedores back-end e front-end e outros membros da equipe técnica se reúnem para fazer um brainstorming antes de lançar novas versões. Passar por esse processo significa preparar vários documentos. Isso é muito agitado para a sua equipe?
Em momentos como esse, ter uma plataforma que ofereça personalização de conteúdo, flexibilidade e recursos de gerenciamento de conhecimento torna-se uma necessidade. Você obtém a proteção de que precisa ao planejar, acompanhar, comunicar e avaliar seu projeto.
Por que há necessidade de personalização na documentação?
Todo projeto tem sua magnitude e importância. O tamanho, a complexidade, o escopo e os riscos relacionados a um projeto decidem como você precisa ajustar a personalização da documentação. A manutenção de uma base de conhecimento e o ajuste dos requisitos de um projeto com ferramentas de personalização de conteúdo desempenham um papel fundamental para ajudá-lo a economizar tempo, evitar confusão e alinhar melhor a sua equipe.
Mas como você saberá se precisa de uma ferramenta de personalização para melhorar o fluxo do projeto? Você precisa passar por um determinado conjunto de procedimentos? Bem, leia a próxima seção para entender como avaliar sua necessidade de documentação de projeto.
Como avaliar as necessidades de documentação do projeto?
A regra de ouro dos negócios é não se envolver em nada sem medir os prós e os contras de sua decisão. Mas vamos manter a necessidade de personalização do conteúdo longe dessa regra de ouro.
Para avaliar a necessidade de ferramentas de personalização de projetos, você deve considerar os objetivos, os requisitos e as expectativas da documentação do seu projeto sob diferentes ângulos. Para obter clareza, você deve fazer perguntas relacionadas a:
O escopo da documentação do projeto
Públicos e usuários
Usos do produto
Padrões e diretrizes relacionados ao produto
Ao fazer essas perguntas, você terá uma visão clara da plataforma a ser escolhida e dos recursos a serem procurados ao planejar a implementação de ferramentas de documentação.
Como identificar a melhor opção para uma ferramenta de personalização de conteúdo?
No último relatório publicado pelo M-File on Intelligent Information Management, eles descobriram que ter uma ferramenta de personalização de conteúdo ineficiente pode levar a desafios de fluxo de trabalho. 65% dos entrevistados nessa pesquisa mencionaram que enfrentam desafios para revisar, aprovar e assinar documentos na ausência de uma ferramenta adequada para a base de conhecimento e a personalização de conteúdo.
Isso torna ainda mais necessário encontrar a ferramenta certa. Mas como você encontrará a combinação perfeita? Aqui estão alguns pontos a serem considerados ao procurar ferramentas que ofereçam personalização na documentação.
Identificar um modo de operação adequado
A documentação corporativa tem dois modos: um sistema de gerenciamento de documentos corporativos no local e um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem. O DMS no local permite que as empresas acessem os dados de seu próprio servidor, mas, para usar essa ferramenta, é necessário estar presente no campus do escritório. No entanto, as ferramentas de DMS baseadas na nuvem oferecem maior flexibilidade à força de trabalho remota, pois ela pode ter acesso aos dados de qualquer lugar.
Considere o fator custo
O custo é um fator decisivo aqui. Se estiver optando por um DMS no local, espere desembolsar grandes custos iniciais para facilitar a colaboração da equipe. No entanto, se estiver planejando um sistema baseado em nuvem, você pode esperar que toda a configuração seja feita pela metade do custo do DMS no local.
Procure segurança de dados
A segurança dos dados é algo óbvio. Seus documentos devem ser à prova de hackers, mesmo sem pedir por isso. No caso do DMS no local, você tem mais controle sobre a segurança, enquanto a propriedade da segurança recai sobre os ombros do seu provedor de serviços no caso do DMS baseado em nuvem.
Opção para fazer backup de arquivos
No caso do DMS no local, é necessário fazer backup dos arquivos de dados com frequência, pois não há opção de backup automático. Portanto, as chances de perda de dados são maiores. No sistema baseado na nuvem, o backup é feito por conta própria. Portanto, você não precisa se preocupar com a perda de dados em caso de eventos infelizes.
5 recursos que você deve procurar em um software de documentação
Criar um espaço colaborativo para a equipe fica fácil quando você tem as ferramentas certas. Aqui está uma lista de recursos que você deve procurar ao selecionar as ferramentas de documentação certas para a sua organização.
1. Compartilhamento de documentos
Ao trabalhar com várias partes interessadas, você precisa manter todos na mesma página. Uma das maneiras de manter todos envolvidos em um projeto é aceitar suas opiniões e fazer alterações no produto de acordo com as valiosas contribuições recebidas. Uma plataforma de gerenciamento de conteúdo de documentação deve oferecer a flexibilidade de compartilhar dados internamente com clientes e partes interessadas.
2. Segurança
A segurança deve ser a principal prioridade ao selecionar o software de documentação adequado para sua organização. Sua escolha preferida deve ter as ferramentas e o software de segurança mais recentes para garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso aos dados.
3. Opções de edição
Encontrar o documento certo não deve ser uma dificuldade para a sua equipe. 83% dos funcionários perdem seu precioso tempo recriando documentos que já existem. Portanto, o DMS deve ter a opção de mostrar primeiro a versão atualizada do documento. Além disso, as pessoas com acesso de edição ao documento devem poder fazer alterações diretamente nele.
4. Classificação de documentos
Os erros de classificação e rotulagem de documentos dificultam que os funcionários encontrem o documento certo na hora certa. Um bom DMS deve ter o recurso de criar metadados automaticamente para os documentos depois que eles são preparados pela equipe. Isso livrará a equipe da responsabilidade de criar nomes para os arquivos, reduzindo assim os erros manuais e economizando tempo.
5. Pesquisa de palavras-chave
O software de documentação certo deve dar flexibilidade à equipe para pesquisar documentos relevantes usando palavras-chave. Ele deve exibir resultados relevantes na tela para facilitar a busca mais rápida de documentos.
Ter esses cinco recursos incríveis em uma ferramenta de documentação oferece flexibilidade de plataforma e ajuda a sua equipe a economizar tempo para encontrar e editar os documentos certos. Esses recursos também ajudam a sua organização a aprimorar o planejamento, a colaboração, a avaliação e o gerenciamento do conhecimento ao lidar com diferentes projetos.
Fazendo a escolha certa com o Docsie
A Docsie oferece um recurso de documentação empresarial para ajudar a sua equipe a colaborar facilmente sem perder muito tempo. É uma solução completa que reduz sua dependência de várias ferramentas. Feito sob medida para atender a todos os requisitos de documentação empresarial, o Docsie tem recursos incríveis que estão listados abaixo.
Documentação pronta para a empresa
Quando você não precisa mudar de uma plataforma para outra, pode se concentrar mais em concluir a tarefa sem problemas. A plataforma centralizada facilita os fluxos de trabalho de documentação para a equipe e a ajuda a aumentar a eficiência. Você pode importar seus documentos e bases de conhecimento existentes, alinhar o gerenciamento de conhecimento e projetar um portal personalizado sem muito esforço. A excepcional equipe de atendimento ao cliente da Docsie garante que você entenda completamente nossos recursos básicos e avançados antes de prosseguir.
|CTA: Atualize sua personalização de documentos com o Docsie| |-|### Colaboração perfeita com uma força de trabalho global
Você pode colaborar com seus funcionários remotos, prestadores de serviços, freelancers e especialistas com as funções de usuário e o controle de acesso da nova era. Com esse recurso do Docsie, você pode controlar facilmente quem pode visualizar, editar e publicar os documentos. Caso queira sugerir alterações, faça isso adicionando comentários com o nosso recurso de bate-papo integrado ou atribuindo tarefas e datas de vencimento aos membros da equipe.
Portais de conhecimento interativos
É importante que as pessoas conheçam os prós e contras do seu produto para tomar uma decisão sábia. Com a Docsie, você pode criar portais de conhecimento interativos, sites de ajuda, FAQs, bases de conhecimento e páginas de autoatendimento para fornecer as informações corretas. Você pode aproveitar os benefícios da personalização da base de conhecimento para publicar conteúdo relacionado às funções e à dinâmica de seus clientes.
Hubs de documentação personalizados
Você pode escolher como deseja hospedar seus hubs de documentação. Oferecemos a opção de escolher entre nuvem pública ou privada e DMS no local. Com os hubs de documentação personalizados, você pode realizar o gerenciamento do conhecimento, a transferência de dados e habilitar a segurança de ponta com facilidade.
Insights e feedbacks
Você pode ver como o projeto está sendo realizado, o status do progresso e a colaboração da equipe com insights e feedbacks acionáveis. Fazer alterações nos documentos e obter os melhores insumos ficou mais fácil com a capacidade do Docsie de personalizar a documentação.
Os recursos personalizados garantem que a necessidade de documentação de uma organização seja resolvida a tempo e que a eficiência da equipe aumente. Os recursos de gerenciamento de conhecimento, personalização de conteúdo e feedback do Docsie proporcionam o melhor resultado ao gerenciar vários projetos.
Principais conclusões
O Docsie ajuda a proteger seus documentos confidenciais e todo o portal de conhecimento com senhas criptografadas
A Docsie oferece um sistema de gerenciamento de documentos baseado na nuvem e no local para armazenar seus arquivos críticos com segurança
O Docsie permite que você compartilhe documentos com freelancers e prestadores de serviços, permitindo que você adicione senhas temporárias
O Docsie oferece suporte completo à personalização de seu portal de conhecimento, base de conhecimento e sites de ajuda
Conclusão
Ao trabalhar com várias partes interessadas em diferentes projetos, você precisa de uma ferramenta que cuide da colaboração, ajude no gerenciamento do conhecimento, ofereça personalização na documentação, simplifique os fluxos de trabalho e forneça recursos de segurança premium para agilizar seu projeto. Uma plataforma que facilite a edição, o compartilhamento e a classificação de documentos torna mais fácil para seus gerentes de produto, freelancers e equipes de tecnologia colaborarem extensivamente sem nenhum obstáculo. O Docsie é o balcão único de que você precisa para manter todos os documentos em uma plataforma central, economizando tempo e simplificando os fluxos de trabalho de suas equipes. Conecte-se com nossa equipe para adotar uma plataforma de documentação empresarial inteligente.
Perguntas frequentes
**1. Um freelancer ou prestador de serviços pode colaborar com equipes internas usando o Docsie?
Freelancers e prestadores de serviços terceirizados podem colaborar facilmente com as equipes internas usando a Docsie. Gerentes de produto, redatores, freelancers e desenvolvedores de software podem editar os documentos como e quando necessário. No entanto, é necessário o acesso obrigatório antes de fazer qualquer alteração nos arquivos.
**2. Quais recursos de segurança estão disponíveis no Docsie para proteger documentos de alta prioridade?
Você obtém autenticação por token JWT, IAM RBAC e proteção por senha para armazenar dados confidenciais.
**3. A Docsie oferece portais personalizados?
Você obtém um portal personalizado com criptografia SSL para tornar seus documentos mais seguros.