A comunicação escrita é, sem dúvida, um método mais coeso de troca de informações sobre um produto de software, com o qual todos os membros da equipa devem estar familiarizados. Esta é a razão pela qual os gestores de produto dedicam uma parte significativa do seu tempo a atualizar a documentação de qualquer trabalho que envolva software.
A compreensão de que a produção de documentação variada para inúmeros procedimentos ajuda a manter todo o processo de desenvolvimento estruturado, evitando dificuldades imprevistas causadas por falhas de comunicação, é amplamente aceite em todas as indústrias.
Vejamos alguns dos benefícios da documentação para os gestores de produto para compreender melhor a sua real importância.
Qual é a importância da documentação para os gestores de produto?
Para desenvolver uma visão precisa do produto
A documentação ajuda os gestores de produto a identificar as respostas a todos os "porquês" que surgem em iniciativas que giram em torno do produto ou serviço principal. Escrever tudo ajuda os gestores de produto a fazer escolhas críticas e a receber respostas a questões como para quem é que o produto foi criado e porque é que a aplicação ou o produto tem de ser desenvolvido desde o início. Isto evita qualquer possibilidade de mal-entendidos ou erros.
Uma ajuda significativa no processo de planeamento
Não se pode simplesmente assumir que o seu produto é a melhor resposta para o problema periférico; é preciso ter uma estratégia para que ele seja a melhor solução. Agora, antes de mais nada, a preparação é essencial. Ao documentar de forma clara e concisa a sua visão através da criação de histórias, sprints e objectivos, os gestores permitem que toda a equipa de desenvolvimento produza software que esteja alinhado com as exigências dos consumidores que servem.
Apoia a execução dentro do prazo
Se os planos não forem executados atempadamente e de forma adequada, tornam-se ineficazes. Para transformar um conceito de aplicação numa aplicação genuína e funcional, um gestor de produto utiliza documentação e comunicação escrita com designers, programadores e outras partes interessadas para os empurrar na direção certa e executar os planos bem articulados que foram desenvolvidos.
As equipas são responsáveis
Ao manter uma documentação completa de todo o trabalho associado a um determinado produto, os gestores de produto podem aceder a uma grande quantidade de informação sobre o que os membros da equipa estão a fazer e responsabilizá-los pela sua parte das tarefas. Manter registos detalhados de tudo ajuda a manter as coisas simples e directas.
As necessidades dos clientes são satisfeitas
Os gestores de produto podem aceder facilmente às funcionalidades que devem ser incluídas na aplicação e às tarefas que cada funcionalidade deve cumprir, documentando tudo, desde o conceito da aplicação até à fase de planeamento. Mais tarde, podem comunicar esta avaliação à equipa de uma forma precisa e compreensível, garantindo que o produto final é exatamente o que os consumidores pretendem.
**A criação de documentação é um aspeto fundamental da gestão de produtos. Segue-se uma lista de 10 documentações fundamentais com que os gestores de produtos trabalham para maximizar a produtividade da sua equipa e dos seus projectos.
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Documentação relativa à análise da concorrência
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Documentação que descreve a estratégia e a visão do produto
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Documentação dos requisitos do produto (PRDs)
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OKRs, indicadores-chave de desempenho e métricas de sucesso
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Documentação dos roteiros
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Documentação relativa a projectos e protótipos
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Documentação que descreve o percurso e as histórias do utilizador
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Documentação que descreve as notas de lançamento e o âmbito
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Guias internos e perguntas frequentes
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Guias do utilizador e documentação do produto dirigidos ao cliente
Documentação relativa à análise da concorrência
A realização de uma pesquisa de análise competitiva é uma grande parte da pesquisa de mercado que lhe permite investigar a vantagem competitiva do seu produto em relação à concorrência que produz o mesmo produto ou um produto semelhante.
A análise da concorrência inclui a investigação dos bens e serviços oferecidos pelos rivais, bem como a sua quota de mercado e os seus pontos fortes e fracos. A documentação da análise competitiva, que inclui todos os factores acima mencionados, é criada e enviada a toda a equipa de desenvolvimento para revisão. Um gestor de produto só tomará uma decisão final sobre a conceção da sua aplicação ou produto depois de efetuar uma pesquisa exaustiva sobre a concorrência.
Segue-se um exemplo de como a tabela de um concorrente apareceria na documentação de análise da concorrência:
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O nome da empresa é referido como o concorrente.
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O endereço do sítio Web do concorrente
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O número de utilizadores, que é (para estimar a eficácia dos seus produtos e serviços)
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O período de tempo em que o concorrente está no mercado
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As especificidades e os domínios de especialização dos concorrentes
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O custo de um serviço ou de um produto
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Notas sobre vários temas
Uma vez que os gestores de produto efectuam uma grande variedade de tipos de análise, o conteúdo do documento pode variar drasticamente de um para outro. A análise das capacidades, a análise da paisagem competitiva, a análise da diferenciação competitiva, a análise da Escada de Imitabilidade e a análise da Proposta de Valor são alguns dos tipos mais conhecidos.
Documentação que descreve a estratégia e a visão do produto
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Quando se trata da visão do produto, é algo que cria uma imagem do futuro do produto que estamos a tentar desenvolver. Sob a forma de um storyboard, de uma narrativa ou de um protótipo, destina-se a atrair equipas, investidores e parceiros para investir e apoiar o produto de alguma forma.
O que define a estratégia do produto é a sequência de bens que se pretende gerar até se atingir o produto final.
Uma das competências mais importantes dos gestores de produto eficazes é a capacidade de desenvolver uma visão do produto, mas isso é apenas o começo. Devem também construir uma estratégia de produto aliciante para transmitir ao público um ponto de vista claro sobre o produto. Tanto a visão do produto como a estratégia do produto devem ser altamente objectivas para que sejam bem sucedidas. Consequentemente, são preparadas documentações para captar toda a informação relacionada com a determinação do produto final e a forma de concretizar um conceito. Na maioria das vezes, estes materiais são partilhados com as partes interessadas, a fim de solicitar os seus comentários e opiniões.
Documentação de requisitos do produto (PRDs)
A documentação de requisitos do produto é uma documentação completa que reúne os vários aspectos de uma aplicação num único local. A documentação de especificações é o tipo de documento mais popular e fornece uma descrição das características das aplicações, entre outras coisas. Também são conhecidos como documentos de especificação.
É possível que cada PRD seja diferente dos outros. Estas documentações estabelecem as declarações de problemas de investigação, as métricas de sucesso, a lista de características do MVP, os detalhes de implementação técnica, etc., para o projeto de investigação.
Os documentos de requisitos do produto (PRD) incluem todas as etapas de todo o processo do produto, bem como a decisão de incluir ou remover determinadas características, e indicam eventuais dificuldades. Os gestores de produto podem utilizar este documento para visualizar a quantidade de tempo necessária para os processos de desenvolvimento do projeto, compreender a quantidade de dinheiro necessária para os processos de desenvolvimento do projeto e estabelecer um entendimento mutuamente completo entre os clientes e a equipa de desenvolvimento.
Já falei sobre a importância dos PRD's em outro artigo. Para saber mais clique aqui.
Documentação de objectivos e resultados chave, indicadores chave de desempenho e métricas de sucesso
Objectivos e resultados chave, indicadores chave de desempenho e documentação de métricas de sucesso](https://cdn.docsie.io/workspace_8D5W1pxgb7Jq3oZO7/doc_vQfR1TFvrUMWGTXFc/file_C5dij4zpuNJfYdxuZ/boo_tt3aeZp07xsCA9YkY/944a57c7-e03b-eb86-7f94-c5335ba726c3domenico_loia_hGV2TfOh0ns_unsplash.jpg)
Objetivo e Resultados-chave é um mecanismo utilizado pelos gestores de produto para determinar os objectivos de um processo de desenvolvimento de produto e, em seguida, aceder aos resultados desse processo à medida que este prossegue. O objetivo orienta a equipa para os objectivos, enquanto os resultados indicam se os objectivos foram ou não alcançados. Duas perguntas são feitas e respondidas ao longo do processo: "Para onde quer ir?" e "Chegou ou não chegou" a um objetivo específico ou a um objetivo de produto.
No entanto, um indicador-chave de desempenho, ou KPI, mede o sucesso global de um processo de desenvolvimento na sua fase atual de desenvolvimento. O valor da vida útil do cliente e a taxa de conversão de teste em cliente nas vendas, o tráfego Web e a taxa de conversão no marketing, para citar alguns exemplos de indicadores-chave de desempenho (KPI). Todos estes objectivos, bem como os resultados obtidos ao longo do processo, são detalhados na documentação relevante.
Documentação de Roadmaps
Os roadmaps são uma das documentações mais importantes que os gestores de produto devem formular. Um roadmap serve como um meio de comunicar à equipa a importância do produto.
Um gestor de produto cria um ciclo de vida do produto que descreve o que tem de ser feito, quando tem de ser feito e como todo o processo será efectuado. Um roteiro é um documento que contém uma lista de todas as iniciativas que foram tomadas para construir eficazmente um software ou qualquer outro produto. É um percurso que os gestores de produto traçaram e que toda a equipa segue. Estes podem ser preparados no Docsie para apresentar aos seus empregados com apresentações PowerPoint incorporadas na documentação criada pelo Google Slides. A Docsie permite a integração com o Google Slides através das nossas capacidades de integração. Para saber mais sobre as capacidades de integração do Docsie clique aqui
Documentação relativa a designs e protótipos
Criar algo de raiz sem um projeto é bastante difícil. Isto também é verdade no caso do design de produtos. Embora o conceito básico seja importante, existem centenas de variantes que podem ocorrer durante o processo de desenvolvimento. Por conseguinte, os gestores de produto devem manter um documento que registe todas as alterações e revisões efectuadas à conceção do produto.
No que respeita à criação de protótipos de produtos, os gestores de produtos têm uma experiência muito diferente da dos engenheiros ou designers. Os gestores de produtos definem o tom da prototipagem, estabelecendo objectivos claros e definindo um roteiro a seguir pela equipa.
Se está a pensar porque é que um gestor de produto precisa de produzir uma documentação de protótipo de aplicação, considere as seguintes vantagens de o fazer:
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O potencial de mal-entendidos é completamente eliminado.
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As iterações são concluídas rapidamente
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No início do processo, é importante justificar as noções
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Melhorias na qualidade do feedback técnico
Por este motivo e por outros, a documentação de prototipagem é essencial.
Documentação que descreve o percurso do utilizador e as histórias
No desenvolvimento de qualquer aplicação ou plataforma, as histórias de utilizador e os mapas de percurso do cliente são duas ferramentas críticas que devem ser utilizadas em conjunto. Os gestores de produto desenvolvem e mantêm documentação para estas duas posições, de forma a garantir que todos os detalhes são registados e mantidos em segurança.
Ao criar um documento de narrativa do utilizador, é importante pensar nas muitas razões que levam um utilizador a querer utilizar um determinado produto. Os gestores de produtos registam todos os motivos concebíveis que possam levar um utilizador a interagir com uma funcionalidade da plataforma, incluindo bugs e pedidos de funcionalidades. Neste caso, uma viagem do utilizador pode ser considerada a um nível microscópico.
Em contrapartida, o percurso do utilizador é um documento que mapeia toda a experiência do utilizador, desde o ponto de compra ou de transferência até ao ponto de utilização das funcionalidades do produto. Isto ajuda os gestores de produto a explicar melhor o produto à sua equipa e a outras partes interessadas (stakeholders, por exemplo), bem como a estabelecer a sua confiança no próprio produto. Além disso, estas informações podem ser utilizadas como recursos de marketing para campanhas publicitárias ou para explicar o caso de utilização de um produto a potenciais clientes.
Documentação que descreve as notas de lançamento e o âmbito
As Notas de Lançamento, como o nome indica, são as documentações que são enviadas em conjunto com o lançamento de novas plataformas ou produtos SaaS. Para notificar os utilizadores sobre novas normas, identificar os problemas que foram resolvidos e comercializar a aplicação quando a atualização estiver concluída, os gestores de produto elaboram esta documentação. Como os produtos SaaS são muito diferentes uns dos outros, não há duas documentações exatamente iguais.
As notas de âmbito são por vezes referidas como documentos de âmbito de trabalho em determinados círculos. Os gerentes usam essa ferramenta para definir a amplitude dos recursos que um aplicativo ou um software contém. O que é que essas características tornarão possível e assim por diante.
Guias internos e perguntas frequentes
É necessário produzir FAQs internas confidenciais para as partes interessadas, a fim de as manter informadas ao longo de todo o processo de desenvolvimento do produto. A forma como estas FAQs são escritas é muito simples. Os wireframes de um produto com uma forte componente de experiência do utilizador, ou uma ligação para dividir a documentação do wireframe, podem ser encontrados nesta pasta.
Toda a informação sobre o funcionamento do processo de desenvolvimento está incluída nestes manuais internos. Para além de garantir que os dados são registados de forma a permitir uma transferência sem problemas entre os membros, também serve de referência para trabalhos externos, como vendas, marketing, apoio ao cliente e outras posições semelhantes para ajudar os clientes.
Guias do utilizador e documentação do produto orientados para o cliente
Para os não iniciados, o guia virado para o cliente é um documento de manual do utilizador no sentido tradicional. É da responsabilidade dos gestores de produto preparar esta documentação, que fornecerá instruções sobre como utilizar o produto SaaS recentemente criado.
Os utilizadores podem ficar confusos quanto à forma de utilizar o produto se tal não for feito, pelo menos nas fases iniciais, até descobrirem o fluxo por si próprios. Consequentemente, deve ser bastante óbvio porque é que este documento é tão importante que é um dos documentos mais frequentemente utilizados ou desenvolvidos pelos gestores de produtos na indústria.
Conclusões:
Resumidamente, as seguintes documentações são os dez principais documentos em que os gestores de produto competentes confiam para garantir que um processo de gestão de produto eficiente seja seguido.
Devido a estas documentações, é impossível que haja quaisquer mal-entendidos ou disputas, uma vez que separaram a informação sobre os deveres em vários papéis. Produz um processo de desenvolvimento altamente estruturado e contínuo que foi meticulosamente documentado em todas as fases.
Como é que o Docsie pode ajudar a criar todas estas documentações?
A Docsie é uma plataforma robusta que é a melhor amiga dos gestores de produto quando se trata de documentação. A Docsie é especializada na criação, gestão e publicação de documentação que pode ser traduzida para várias línguas com um sistema de versões sofisticado, um editor fácil de utilizar e várias outras funcionalidades fantásticas que ajudam os gestores de produto a criar documentação online robusta e dinâmica.